4-Unidad 1: Proceso y Procedimientos - 1.3 Proceso vs Procedimiento

4-Unidad 1: Proceso y Procedimientos - 1.3 Proceso vs Procedimiento

1. Unidad 1: PROCESO Y PROCEDIMIENTOS 1.3 PROCESO VS PROCEDIMIENTO Análisis de Procesos Informáticos Modalidad de estudios: Presencial Mg. Luis Fernando Aguas Bucheli [phone] @ Aguaszoft [email protected] [email protected]

2. Objetivos del encuentro : Adquirir los conceptos básicos relacionados con PROCESO Y PROCEDIMIENTOS Reconocer las características de PROCESO Y PROCEDIMIENTOS Conocer la historia de PROCESO Y PROCEDIMIENTOS Semana Nro. 4

3. Frase Motivacional Lo peor que hacen los malos es obligarnos a dudar de los buenos (Jacinto Benavente)

4. INTRODUCCION • Dos conceptos de organización: Organización como función o proceso. O rg a n i za c i ó n c om o e l estado d e e s a proceso: f un c i ó n o  Organización como estructura formal.  Organización como estructura y sistemas administrativos. • Organización como estructura y sistemas adminitrativos. • Organización Formal: Estructura y Sistemas Administrativos • S i s t em a A dm i n i s t ra t i v o : C o n j u n t o o r d e n ad o d e procedimientos relacionados entre sí que sirven de base para el c u m p l i mi e n t o d e u n a f u nc ió n o a c t i v i d a d , a c o m p a ñ a d o s co n frecuencia de políticas.

5. C O NCEPTO Procedimiento: es una sucesión cronológica y secuencial de operaciones. Mediante procedimientos se cumplen las tareas que se llevan a cabo en una organización. Procedimiento: que es un conjunto de operaciones generalmente secuencialmente vinculadas y su método o forma de ejecución. opera c ione s r e l a c ionada s en t r e s í P r o ced i m i e n t o : qu e e s u n c onjun to d e y ejecutadas en base a determinado método .

6. Estructura y Pr ocedim i entos • Estructura y procedimientos administrativos son elementos estrechamente interrelacionados . • Los procedimientos , o las operaciones, son los actos mínimos a partir de los cuales se integran tanto el aspecto estructural de la organización (funciones y relaciones) como el aspecto operativos (sistemas administrativos). • Los procedimientos administrativos “transitan”, a través de las estructuras . Por eso cualquier modificación e n l os en los a s p e c t o s e s t ru c t ur a l e s p u e d e a p ar e j a r c ambi o s procedimientos y viceversa .

7. Estructura y Pr ocedim i entos • Un conjunto de procedimientos afines conforman una actividad y actividades afines constituyen una función . • Un grupo de funciones afines y la gente involucrada en su cumplimiento conforman un órgano . • Lo s ó rg an os y su s r el ac io ne s fo r m a l e s co n s ti t u y e n la es t r u c tura f o rm a l . L as estr u c t u ra j un to c o n l os s i st e m a s a d m i n i s t r a t i vo s co m pone n l a organización formal.

8. ALCANCE DE LA TÉCNICA y VENTAJAS Alcance: En el campo de los procedimientos, el alcance de O y M es muy amplio , logrando entre otras cosas: flujos de operaciones ágiles y constantes, evitar exceso de burocracia, promover una eficaz delegación, lograr unificación. Ventajas: maximización de la eficiencia de los administrativos , para una buena toma de decisiones. circuitos sencillez, claridad, exactitud, uniformidad y flexibilidad, lo s s i s t e m a s d e 6 c o m u n i ca c i o n es ág i l e s y pr e c i s a s d e información..

9. 7 APLICACIÓN DE LA TÉCNICA Descripción de Procedimientos: Forma narrativa. Diagrama de Procedimientos. Forma Narrativa, fallas:  Lectura extensa: complica interpretación ,  Relación entre la información : dificil v i s i ó n d e l p rocedimiento en su conjunto ,  Narración subjetiva: dificulta información,  Distintas interpretaciones ,  Complica elaboración sotware . v e r o m i s i ó n d e

10. Diagrama de Procedimientos : Cursograma, flujograma, fluxograma, diagrama de flujo. Definición : es la representación gráfica de los procesos y procedimientos de trabajo. Pueden aplicarse para procedimientos industriales y administrativos . Los procedimientos administrativos procesan información , representada en documentos o sopo r t e de información APLICACIÓN DE LA TÉCNICA

11.  Facilita apreciación en conjunto de procedimiento,  Evita diferencias de interpretación . APLICACIÓN DE LA TÉCNICA V e n taj as de l Di ag ra m a Procedimientos: d e

12. Utilidad del Diagrama de Procedimientos: Relevar información o sistematizar i información relevada “actual o vigente”, Analizar un procedimiento y detectar problemas, Diseñar propuestas de cambio “propuesto”, Comparar realidades administrativas en diferentes momentos históricos . APLICACIÓN DE LA TÉCNICA

13. No existe universalidad de criterios respecto a los sistemas de graficación y existe gran diversidad de lenguajes. Todos los sistemas tienen: símbolos y un conjunto de reglas . El símbolo es el elemento o figura que sirve para representar los hechos que suceden en los procedimientos . SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS

14. Metodología de Análisis • Descomposición en partes para conocer el objeto, la razón, el/los responsables, el lugar y el tiempo y los métodos utilizados. Preguntas:  Referidas al objeto : qué se hace?, es necesario?, por qué se hace?, qué sucedería si no se hace?, ... •  Referidas al responsables de ejecución : quién lo hace?, por qué lo hace?, tiene la capacitación y experiencia adecuadas?,....  Referidas al lugar : dónde se hace?, por qué se hace en ese lugar?,....  Referidas al tiempo : cuándo se hace?, por qué se hace en ese momento?, es correcto el orden en que se efectúa?,...  Referidas al método : cómo se hace?, por qué se hace de esa manera?,....

15. Ese sistema de preguntas permite describir el procedimiento , realizar su diagnóstico y ver las posibilidades de mejorarlo . Alternativas del análisis :  Eliminar el trabajo innecesario  Combinar o reordenar operaciones  Simplificar las operaciones. 28 Metodología de Análisis

16. Algunas deficiencias:  Número excesivo de etapas,  “desandar lo andado”,  falta de unificación,  demasiado movimiento de personas,  exceso de registros para fines de referencia o anotación,  elevada cantidad de documentos . Metodología de Análisis

17. Manual de Procedimientos • Se establecen y describen en detalle las operaciones que se deben ejecutar en forma cronológica y secuencial para realizar una tarea. Permiten comprender ordenada y detalladamente las operaciones, los órganos y puestos que intervienen y los portadores de información que se utilizan. Ventajas:  normatizan y estandarizan la ejecución,  facilitan la toma de decisiones programadas,  capacitan al nuevo personal,  elementos de consulta en caso de duda,  jefes no participan en decisiones programadas. Desventajas:  enlentecen el trabajo,  difícil mantenimiento actualizado,  pueden limitar la iniciativa del personal. • • • Recomendable. Tamaño, rotación del personal.

18. CONCEPTO Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan , las cuales transforman entradas en salidas (ISO 9000:2000). Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, que tienen el propósito de agregar valor a los inputs ( elementos de entrada) , transformándolos en un grupo de outputs ( elementos de salida; resultados) valiosos para un cliente. Tendencia modernas para la mejora de procesos Procesos

19. La s no rm a s U n i t- I s o 9 00 : 200 p r o m ueve n l a adopción del enfoque basado en procesos • Las organizaciones tradicionales se gestionan por funciones Las concepciones administrativas modernas indican que la eficacia aumenta cuando se identifican los procesos Tendencia modernas para la mejora de procesos Procesos

20. ENFOQUE A PROCESOS EN UNIT- ISO 9001: 2000 Identificar los procesos Determinar su secuencia e interacción C o m pre n s i ó n y cu m p li m i e n t o de requisitos C o n s i d e r ac i ó n d e p ro c e s o s e n t érm i n os de agregado de valor Obtención de resultados de desempeño y eficacia M e j o r a co n t i n u a e n bas e a objetivas

21. Procesos de apoyo, asociados o de soporte . Son los que sustentan los procesos centrales del negocio. Generalmente son los mismos para todas las empresas. Ej: Contabilidad, RRHH, Finanzas . CLA S IFICACI Ó N D E LOS PROCESOS Clasificación • Procesos claves, centrales, sustantivos, primarios, principales: constituyen la razón de ser de la organización , asociados a los objetivos estratégicos. Generan valor para el cliente. Varían por tipo de industria. Ej: Ventas, Producción. •

22. Mapa de Procesos – Diferencia entre proceso y procedimiento Proceso: “¿Qué se hace?” Procedimiento: “¿Cómo se hace?” Proceso 1 Sub-proceso 1.1 Actividad 1.1.1 Tarea 1.1.1.1 Tarea 1.1.1.2 Ta rea 1.1.1.n Actividad 1.1.n Sub-proceso 1.n

23. GESTIÓN POR PROCESOS • Toda la organización tiene identificados , clasificados e interrelacionados, a través de la red operativa, todos los procesos que se ejecutan . La alta dirección debe asegurar la eficacia y eficiencia de los procesos centrales y de apoyo, así como de la red de procesos para lograr la capacidad de satisfacer las necesidades de sus clientes. • PERMITE Optimización de los procesos Simplificación de los procesos Mejora continua de los procesos

24. LA MEJORA CONTINUA DE PROCESOS ES... Un proceso sistemático y continuo para conseguir el mejor producto (bien o servicio) en opinión de los clientes y con el mínimo costo de recursos.

25. MEJORA CONTINUA DE PROCESOS PAUTAS A SEGUIR: IDENTIFICAR LOS PROCESOS CLAVE Delimitar el proceso, estableciendo el principio y el fin; Identificar insumos; Identificar a los clientes y proveedores del proceso. Identificar problemas CONOCER EL PROCESO, utilizando modelos estándar de diagramación que permitan emplear un lenguaje común y realizar comparaciones ; ANALIZAR EL PROCESO 4. MEJORAR EL PROCESO 41

26. Identificar y comunicar las características de los procesos . Formar al personal . Compartir conocimiento y experiencia . Efectuar la medición de los procesos . Llevar a cabo auditorías . Analizar, revisar y mejorar los procesos . DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCESOS AYUDA A: • • • • • •

27. DIAGRA M A D E FLUJO Es la herramienta que permite representar la operativa de la empresa , observando la totalidad de las actividades del proceso desde la óptica del cliente, con independencia de los límites funcionales y organizativos de las unidades que intervienen en el mismo PERMITE: Ver un proceso o parte de él Detectar “cuellos de botella” Detectar ausencia o duplicación de controles Racionalizar la documentación Simplificar/ Eliminar actividades duplicadas o que no agregan valor Determinar la secuencia de los procesos de realización Facilitar la elaboración de la documentación • • • • • • • • Otr o s .

28. WIZSPRO: es una herramienta de documentación de información empresarial en línea, especialmente desarrollada para diseñar y documentar procesos de negocios , en forma lógica, estructurada, y secuencial. Utilidades: Graficación automática de procesos (Flow Charts). Descripción resumida de tareas y acceso a documentación ampliada. D e s i g n a c i ó n d e r e sp o ns a b l e s d e t a r e a s y t ie m p o s d e ejecución. Simulación automática de procesos. Seguimiento, control y costeo de procesos operacionales . Ejemplos de Software de Procedimientos y Procesos

29. Bibliografía

30. Direccionamiento actividades de aprendizaje Actividades: Revisar el aula virtual Realizar las actividades y tareas planteadas. Se recomienda describir por ejemplo: Tomar apuntes esenciales, revisar el material de clases

31. GRACIAS