ADMINISTRASI PRAMUuuuuuuuuuuuuuuuuKA.pptx

h yh h

1. ADMINISTRASI PRAMUKA Keputusan Kwarnas No. 162.A Tahun 2011 By Nuzul Wahyudi, S.Kom (Kasi Abdimas & Humas) GERAKAN PRAMUKA KWARTIR CABANG BANYUMAS

2. Pokok Bahasan SISTEMATIKA PENYUSUNAN SURAT ADMINISTRASI BERSIFAT TULISAN DINAS NASKAH/SURAT ADMINISTRASI TULISAN DINAS BERSIFAT MENGATUR BUKU ADMINISTRASI

3. SISTEMATIKA PENYUSUNAN ADMINISTRASI SURAT/ NASKAH Kertas yang biasa digunakan ukuran F4 (21,5 cm x 33 cm) atau A4 (21 cm x 29,7 cm) Jenis Font yang biasa digunakan Arial 11/12 , Times New Roman 12 atau Verdana 10 (untuk badan surat/ naskah) Ukuran Font untuk Kop Surat/ Naskah menyesuaikan kebutuhan, namun jenis font antara Kop dan badan naskah harus sama Margin dan spasi menyesuaikan kebutuhan KOP yang digunakan hanya KOP Kwartir/ Gudep, tidak boleh menggunakan kop Dewan Ambalan/ Racana, Panitia atau Sangga Kerja Sistematika Format dan Penomoran Surat hasrus disesuaikan dengan petunjuk yang ada.

4. KOP SURAT DAN PENOMORAN SURAT KOP SURAT DINAS PENGATURAN Digunakan untuk surat/ naskah yang bersifat mengatur yaitu Keputusan dan Surat Keputusan

5. KOP SURAT DAN PENOMORAN SURAT KOP SURAT TULISAN DINAS Digunakan untuk surat/ naskah selain Keputusan dan Surat Keputusan

6. KOP SURAT DAN PENOMORAN SURAT PENOMORAN SURAT Penomoran surat untuk lingkungan Gerakan Pramuka telah ditentukan standarnya. Penomoran surat dibagi menjadi 3 bagian, terdiri dari : Nomor Urut Surat/ Kode Kwartir atau No. Gudep-Kode Biro

7. Penjelasan Bagian Nomor Surat Nomor Urut Surat : Adalah nomor urut yang tertera pada buku agenda surat keluar yang menunjukkan surat/ naskah ke berapa dibuat. Nomor Kwartir/ Kode Kwartir/ Nomor Gudep : Berisi Nomor/Kode Kwartir yang telah ditentukan Kwarnas dan nomor gudep yang dimiliki pangkalan yang bersangkutan Kode Kwartir Cabang Banyumas : 1102 ( 11 Kwarda Jateng, 02 Kwarcab Banyumas) Kode Gudep : Enam Digit (2 digit pertama kode Kwarran, 4 digit selanjutnya adalah nomor registrasi gudep yang dipisahkan dengan tanda strip (-).) Contoh 02-0557 (02 kode Kwarran Pwt Timur, 0557 nomor gudep PA SMK N 2 Purwokerto) Kode Biro : Kode yang menunjukkan bidang yang mengeluarkan atau membuat surat/ naskah tersebut. Untuk GUDEP Kode Biro yang digunakan adalah B, yang merupakan kode Biro BINAMUDA

8. KODE BIRO DILINGKUNGAN KWARDA-KWARRAN A : Pimpinan B : BINAMUDA C : BINAWASA D : ABDIMAS & HUMAS E :ORHUM F : KEUANGAN, USAHA, SARANA, PRASARANA G : PUSDIKLAT H : PUSLITBANG J : DEWAN KERJA Dan lain-lain

9. ADMINISTRASI TULISAN DINAS BERSIFAT NASKAH/SURAT SURAT EDARAN SURAT UNDANGAN SURAT LAIN SURAT PENGANTAR SURAT PERJALANAN DINAS NOTA DINAS LEMBAR DISPOSISI PIAGAM SERTIFIKAT

10. SURAT EDARAN Surat Edaran adalah tulisan dinas yang berisi pemberitahuan , penjelasan atau petunjuk cara melaksanakan sesuatu ketentuan yang telah ada, bersifatinternal kwartir Contoh

11. SURAT UNDANGAN Undangan adalah tulisan dinas yang memuat undangan kepada anggota Gerakan Pramuka atau di luar Gerakan Pramuka untuk menghadir i suatu acara kedinasan tertentu, misalnya rapat, upacara, pertemuan dan sebagainya . Contoh

12. SURAT LAINNYA Surat adalah tulisan dinas sebagai alat penyampaian berita yang berisi pemberitahuan, pernyataan , permintaan jawaban atau usul dan saran kepada berbagai lembaga atau perorangan . Contoh

13. SURAT PENGANTAR Surat Pengantar adalah tulisan dinas untuk mengantarkan naskah dinas atau barang. Contoh

14. PERJALANAN DINAS Surat Perjalanan D i nas adalah tul i san d i nas yang menerangkan seseorang atau beberapa orang anggota Gerakan Pramuka, melaksanakan perjalanan kedinasan sesua i dengan surat tugas . Contoh

15. NOTA DINAS Nota adalah tulisan dinas intern yang dibuat oleh pimpinan/andalan/staf dalam melaksanakan tugas guna penyampaian petunjuk, pemberitahuan , pernyataan atau permintaan dan lain-lain kepada pihak lain , yang hanya dapat dipergunakan dalam suatu lingkungan terbatas ( misalnya dalam suatu lingkunganinternal staf di kwartir). Contoh

16. LEMBAR DISPOSISI Lembar Disposisi adalah tulisan dinas sebagai alat komunikasi tertulis yang ditujukan kepada pimpinan/staf yang berisi informasi atau perintah . Contoh

17. PIAGAM DAN SERTIFIKAT/ IJAZAH Piagam adalah tulisan dinas yang menyatakan penghargaan atas prestasi yang telah dicapai atau keikutsertaan dalam suatu kegiatan . Sertifikat/Ijazah adalah tulisan dinas yang merupakan tanda bukti seseorang telah mengikuti kursus atau pelatihan . PIAGAM SERTIFIKAT

18. ADMINISTRASI TULISAN DINAS BERSIFAT MENGATUR KEPUTUSAN SURAT KEPUTUSAN SURAT TUGAS

19. KEPUTUSAN Keputusan disingkat Kep adalah tulisan dinas yang memuat kebijakan pokok ( basic policy ) organisasi Gerakan Pramuka, bersifat umum berlaku untuk seluruh atau sebagian anggota/badan dalam lingkungan Gerakan Pramuka dan merupakan dasar bagi tulisan dinas lainnya yang mempunyai persoalan yang sama. Keputusan digunakan untuk mengesahkan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Gerakan Pramuka, Rencana Strategik (Renstra), Organisasi dan Tatakerja (Orta ), Petunjuk Penyelenggaraan (Jukran), Rencana Kerja (Renja), dan Program Kerja (Progja ). Contoh

20. SURAT KEPUTUSAN Surat Keputusan disingkat SK adalah tulisan dinas yang mengatur kebijakan pelaksanaan dari kebijakan pokok, digunakan untuk : Menetapkan atau mengubah status personil/materiil. Mengesahkan petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis . Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka Membentuk , mengubah dan membubarkan suatu panitia dalam lingkungan kwartir Gerakan Pramuka Menyerahkan wewenang tertentu. Contoh

21. SURAT TUGAS Surat Tugas adalah tulisan dinas yang ditujukan kepada seorang atau beberapa orang pimpinan , andalan/badan pelaksana kwartir/anggota Gerakan Pramuka, memuat apa yang harus dilaksanakan . Contoh

22. BUKU AGENDA AGENDA SURAT MASUK AGENDA SURAT KELUAR AGENDA SURAT PENGANTAR AGENDA SURAT TUGAS DAN SURAT PERJALANAN DINAS AGENDA NOTA DINAS REGISTRASI KEPUTUSAN DAN SURAT KEPUTUSAN REGISTRASI PIAGAM DAN SERTIFIKAT

23. AGENDA SURAT MASUK Adalah buku yang digunakan untuk mencatat/ meregistrasi surat yang masuk ke Gudep Contoh Kolom yang ada di Agenda Surat Masuk : No. Agenda Pengirim Tgl Surat Tgl Masuk Perihal No. Petunjuk 245 Kwarran Cilongok 2/10/2017 5/10/2017 Permohonan Instruktur ODMG C

24. AGENDA SURAT KELUAR Adalah buku yang digunakan untuk mencatat/ meregistrasi surat yang dibuat oleh GUDEP Contoh Kolom yang ada di Agenda Surat Keluar : No. Urut Alamat Tujuan Tgl Surat Perihal Kode Biro 255 Dinporabudpar Kab. Banyumas 15/09/2017 Surat Ijin Penggunaan Buper Kendalisada B

25. AGENDA SURAT PENGANTAR Adalah buku yang digunakan untuk mencatat/ meregistrasi surat Surat Pengantar Contoh Kolom yang ada di Agenda Surat Pengantar : Nomor Tgl Alamat Tujuan Perihal Kode Biro 14/1102-E/SP 27 Februari 2017 Komandan Subden 3 Den B Pelopor Sertifikat UBALOKA Tahun 2017 J

26. AGENDA ST dan SPPD Adalah buku yang digunakan untuk mencatat/ meregistrasi surat Surat Tugas dan Surat Perjalanan Dinas Contoh Kolom : No ST/SPPD Tgl Nama Perihal Kode Biro 20/1102-B/ST 21/1102-B/SPPD 27 Februari 2017 -Naripah, S.Pd -Ruri Eko H Menjadi Bindamping Kegiatan Pesta Siaga Binwil Banyumas B 22/1102-C/ST 23/1102-C/SPPD 29 Februari 2017 -Hery S -Subagyo Menghadiri Upacara Pembukaan Perkemahan Santri C

27. AGENDA NOTA DINAS Adalah buku yang digunakan untuk mencatat/ meregistrasi surat Surat Pengantar Contoh Kolom yang ada di Agenda Nota Dinas: Nomor Tanggal Alamat Tujuan Pengirim Perihal NOTA-11/1102-E 27 Feb 2017 Ka Kwarcab Banyumas Ka Puslitbang Kwarcab Banyumas Lap. Hasil Lomba Kwarran Tergiat

28. REGISTRASI KETERANGAN dan SURAT KETERANGAN Adalah buku yang digunakan untuk mencatat/ meregistrasi surat Keterangan dan Surat Keterangan yg dikeluarkan. Contoh Kolom : No. Tanggal Nomor Perihal KET 19 27 Feb 2017 19 Tahun 2017 Petunjuk Penyelenggaraan Latihan Halang Rintang B

29. REGISTRASI PIAGAM Adalah buku yang digunakan untuk mencatat/ meregistrasi surat Piagam Yang Dikeluarkan. Contoh Kolom : Nomor Tanggal Alamat Kegiatan 19/1102-J/2017 27 Feb 2017 Para Peserta Raimuna Cabang 2017 Raimuna Cabang Kwartir Cabang Banyumas Tahun 2017 20/1102-B/2017 28 Feb 2017 Para Peserta Dianpinru Gladian Pemimpin Regu

30. REGISTRASI SERTIFIKAT Adalah buku yang digunakan untuk mencatat/ meregistrasi Sertifikat Contoh Kolom yang ada di Agenda Nota Dinas: Nomor Tanggal Nama TTL Alamat Kegiatan Menyesuaikan 27 Feb 2017 Doni Damara T Banyumas, 12 Agustus 1998 Banyumas GT UBALOKA 2014