administrative writing week 2 of huflit.

ứaasss

2. QUY ĐỊNH VỀ CHUYÊN CẦN CỦA CÔNG TY
Mục đích:
Quy định này hướng dẫn việc thực hiện chuyên cần và đi làm
đúng giờ của nhân viên nhằm đảm bảo năng suất làm việc và
hoạt động công ty được trơn tru.
COMPANY ATTENDANCE POLICY
Purpose:
This attendance policy sets guidelines for employee
attendance and punctuality to ensure smooth operations and
productivity.

3. Phạm vi áp dụng:
Quy định này áp dụng đối với tất cả nhân viên của ABC.
Scope:
This policy applies to all employees of ABC.

4. Quy định:
1. Yêu cầu về chuyên cần:
Nhân viên phải đi làm đúng giờ và chuẩn bị sẵn sàng để làm
việc. Đi làm đều đặn rất quan trọng nhằm đảm bảo hiệu quả
công việc.
Policy:
1. Attendance expectations:
Employees must report to work on time and be prepared to
work. Regular attendance is crucial for job performance.

5. Quy định:
1. Yêu cầu về chuyên cần:
Nhân viên phải đi làm đúng giờ và chuẩn bị sẵn sàng để làm
việc. Đi làm đều đặn rất quan trọng nhằm đảm bảo hiệu quả
công việc.
Policy:
1. Attendance expectations:
Employees must report to work on time and be prepared to
work. Regular attendance is crucial for job performance.

6. 2. Thông báo nghỉ:
Nếu không thể đi làm hoặc đến muộn, nhân viên phải thông
báo cho quản lý trực tiếp hoặc người liên lạc được chỉ định ít
nhất một giờ trước khi bắt đầu ca làm bằng cách gọi điện, gửi
mail, hoặc qua hệ thống nhắn tin nội bộ.
2. Absence notification:
If unable to report to work or running late, employees must
notify their supervisor or the designated contact person at
least one hour before their shift starts, using phone, email, or
the internal messaging system.

7. 3. Giấy xác nhận nghỉ:
Nhân viên có thể phải cung cấp giấy xác nhận nghỉ, như giấy
chứng nhận y tế. Việc không thể cung cấp giấy tờ khi được yêu
cầu có thể khiến việc nghỉ làm được coi là không có lý do chính
đáng.
3. Documentation of absences:
Employees may need to provide documentation, like a medical
certificate, for their absences. Failure to provide this when
requested can result in the absence being marked as
unexcused.

8. 4. Các hình thức nghỉ:
A. Nghỉ có lý do:
• nghỉ bệnh có giấy chứng nhận y tế
• nghỉ tang người thân
• nghỉ phép cá nhân hoặc nghỉ phép du lịch được phê duyệt
• các buổi hầu tòa
• các trường hợp khác được quản lý phê duyệt
4. Categories of absences:
A. Excused absences:
• sick leave with a medical certificate
• bereavement leave for immediate family
• approved personal leave or vacation
• court appearances
• other management-approved absences

9. B. Nghỉ không có lý do:
• nghỉ không thông báo theo quy định
• nghỉ không có giấy xác nhận
• nghỉ liên tục không có lý do chính đáng
B. Unexcused absences:
• absences without proper notification
• absences without acceptable documentation
• repeated absences without valid reasons

10. 5. Đi làm đúng giờ:
Nhân viên phải có mặt tại nơi làm việc và sẵn sàng làm việc
theo thời gian vào làm đã quy định. Việc đi làm muộn thường
xuyên sẽ làm gián đoạn quy trình làm việc và ảnh hưởng hiệu
quả công việc của cả nhóm.
5. Punctuality:
Employees must report to work and be prepared to work at
their scheduled start time. Regular tardiness disrupts
workflow and affects team performance.

11. 6. Consequences of habitual absences
and tardiness:
Repeated absences or tardiness, whether
with or without valid reasons, may result
in one of the disciplinary actions below:
A. Verbal warning: issued for the first
instance of unjustifiable absence or
habitual tardiness.
B. Final written warning: issued for the
third instance of unjustifiable absence or
habitual tardiness or continued tardiness.
C. Termination of employment: applied if
no improvement is shown after the final
written warning or in the event of a
severe incident.
6. Hiệu quả của việc nghỉ làm và đi
muộn thường xuyên:
Việc nghỉ làm hoặc đi muộn liên tục,
dù có lý do hay không, có thể phải
chịu một trong các hình thức kỷ luật
sau:
A.Nhắc nhở: khi nghỉ không có lý
do lần đầu hoặc đi muộn thường
xuyên.
B.Cảnh báo lần cuối bằng văn bản:
khi nghỉ không có lý do lần ba
hoặc đi muộn thường xuyên tiếp
tục.
C.Sa thải: nếu không tiến bộ sau khi
bị cảnh cáo lần cuối hoặc để xảy
ra sự cố nghiêm trọng.

12. 7. Leave of absence:
Employees may request leave
of absence for medical,
personal, or family reasons.
All requests must be
submitted in writing,
approved by management,
and filed as far before the
requested leave date as
possible.
.
7. Nghỉ phép:
Nhân viên có thể xin nghỉ
phép vì lý do y tế, cá nhân
hoặc gia đình. Yêu cầu nghỉ
phép phải được gửi bằng
văn bản và được quản lý
phê duyệt, và nộp càng
sớm trước ngày xin nghỉ
càng tốt.

13. 8. Attendance records:
Superviors must maintain
accurate attendance records
and address any issues
promptly.
.
8. Bảng chấm công
Quản lý phải theo dõi chính
xác bảng chấm công và giải
quyết mọi vấn đề kịp thời.

14. 9. Tính linh hoạt và các biện pháp hỗ trợ:
Chúng tôi hiểu rằng mọi nhân viên đều có thể gặp các tình
huống khẩn cấp. Nhân viên nên thảo luận với quản lý để xem
xét các hỗ trợ hoặc sắp xếp lịch làm việc linh hoạt. Chúng tôi
sẽ cô gắng hỗ trở để đảm bảo công việc được thông suốt.
9. Flexibility and accommodation
We understand that employees may encounter emergencies.
Employees are encouraged to discuss such situations with
their supervisors to explore possible accommodations or
flexible work arrangements. The company will make every
reasonable effort to provide such accommodations while
ensuring a smooth workflow / the continuity of work.

15. 10. Trách nhiệm của nhân viên:
Nhân viên phải tuân thủ chính sách này, nắm được cách báo
nghỉ và cung cấp giấy tờ cần thiết. Mọi nhân viên được khuyến
khích giao tiếp cởi mở với quản lý.
10.Employee responsibility
Employees must comply with this policy, follow the proper
notification procedures, and provide required decumentation.
Open communication with supervisors is encouraged.

16. 11. Trách nhiệm quản lý
Quản lý phải thực thi chính sách này một cách công bằng và
nhất quán, đảm bảo tất cả các thành viên trong nhóm đều
nắm được chính sách và giải quyết vấn đề thật chuyên nghiệp.
11. Supervisor responsibility
Supervisors are required to enforce this policy fairly and
consistently, ensure that all team members are well-informed
about the terms and conditions of the policy, and able to
resolve the related issues with professionalism.

17. Kết luận:
Đi làm đều đặn và đúng giờ rất quan trọng đối với sự thành
công của công ty chúng ta. Chính sách này nhằm thúc đẩy
trách nhiệm và đảm bảo cách tiếp cận công bằng trong quản
lý chuyên cần. Bằng việc tuân thủ chính sách này, nhân viên đã
góp phần xây dựng một môi trường làm việc hiệu quả.
Conclusion:
Regular attendance and punctuality are vital for our company.
This policy is introduced to promote responsibility and ensure
a fair approach to attendance management. By complying
with this policy, employees help create a productive work
environment.

18. Xác nhận:
Nhân viên phải ký tên bên dưới để xác nhận đã hiểu và chấp
nhận chính sách này.
Acknowledgement:
Every employee is required to sign below to acknowledge /
confirm that they have read, understood, and accepted this
policy.