Apostila de outlook 2010

Apostila de outlook 2010

1. Curso de Outlook 2010 PIT – Programa Interno de Treinamento Denis Katko
Sumário
O que é o Outlook? ............................................................................................................2
Adicionar uma conta de e-mail .........................................................................................2
Criar uma nova mensagem de e-mail ...............................................................................3
Encaminhar ou responder a um e-mail .............................................................................3
Adicionar um anexo a uma mensagem de e-mail.............................................................4
Abrir ou salvar um anexo de mensagem de e-mail ..........................................................4
Etapas Rápidas ..................................................................................................................5
Adicionar uma assinatura de e-mail às mensagens ..........................................................6
Adicionar uma assinatura padrão no Microsoft Outlook 2010.........................................7
Criar um compromisso de calendário ...............................................................................9
Agendar uma reunião com outras pessoas .......................................................................9
Agendar uma reunião com outras pessoas ..................................................................... 11
Criar um contato.............................................................................................................. 13
Criar uma tarefa............................................................................................................... 13
Criar uma anotação ......................................................................................................... 14
Criando um Grupo de Contatos...................................................................................... 14
Adicionar sinalizador para acompanhamento ................................................................ 15
Registrando informações em diário ................................................................................ 23
Registrar itens e arquivos no diário ................................................................................ 24
Registrar manualmente um arquivo de fora do Outlook ............................................... 25
Alterar automaticamente as horas de início e de término de todas as entradas ............ 26
Desativar o Diário............................................................................................................ 27
Esvaziar o Diário ............................................................................................................. 27

2. Curso de Outlook 2010 PIT – Programa Interno de Treinamento Denis Katko

O que é o Outlook?
O programa Microsoft Outlook 2010 é um dos programas que faz parte da suíte
Microsoft Office 2010, que é um conjunto de programas desenvolvido pela empresa
Microsoft Corporation, São eles Microsoft Excel 2010, Microsoft Word 2010 e Microsoft
Outlook 2010.
O Outlook 2010 começou a ser desenvolvido com base em um outro programa também
da Microsoft chamado OUTLOOK EXPRESS, até o surgimento do Windows 98 ele era
um dos componentes desse sistema operacional com a chegada em 2000 pelo Windows
XP ele foi incluído como um dos programas do Microsoft Office 2003, 2007 e 2010.

Adicionar uma conta de e-mail
Antes de poder enviar e receber e-mails no Outlook 2010, você precisa adicionar e
configurar uma conta de e-mail. Se tiver usado uma versão anterior do Microsoft
Outlook no mesmo computador em que instalou o Outlook 2010, suas configurações de
conta serão importadas automaticamente.
Se você não tem experiência com o Outlook ou se estiver instalando o Outlook 2010 em
um computador novo, o recurso Configuração Automática de Conta será iniciado
automaticamente e o ajudará a configurar as definições de suas contas de e-mail. Essa
configuração exige somente seu nome, endereço de e-mail e senha. Se não for possível
configurar sua conta de e-mail automaticamente, será necessário digitar as informações
adicionais obrigatórias manualmente.
1. Clique na guia Arquivo.
2. Em Dados da Conta e clique em Adicionar Conta.

3. Curso de Outlook 2010 PIT – Programa Interno de Treinamento Denis Katko

Criar uma nova mensagem de e-mail
O Outlook 2010 permite que você se comunique com um ou mais destinatários usando
um amplo conjunto de recursos e personalizações.
 Em E-mail, na guia Página Inicial, no grupo Novo, clique em Novo E-mail.

Atalho do teclado Para criar uma mensagem de e-mail, pressione CTRL+SHIFT+M.
Encaminhar ou responder a um e-mail
 Na guia Página Inicial ou Mensagem, no grupo Responder, clique
em Responder, Responder a Todos ou Encaminhar.

OBSERVAÇÃO O nome da guia depende de a mensagem estar selecionada na lista
de mensagens ou aberta em sua própria janela.
Para remover um nome das linhas Para e Cc, clique nele e pressione DELETE. Para
adicionar um destinatário, clique na caixa Para, Cc ou Cco e digite o destinatário.

4. Curso de Outlook 2010 PIT – Programa Interno de Treinamento Denis Katko
Adicionar um anexo a uma mensagem de e-mail
Arquivos podem ser anexados a uma mensagem de e-mail. Além disso, outros itens do
Outlook, como mensagens, contatos ou tarefas, podem ser incluídos com as mensagens
enviadas.
1. Crie uma mensagem ou, para uma mensagem existente, clique
em Responder, Responder a Todos ou Encaminhar.
2. Na janela da mensagem, na guia Mensagem, no grupo Incluir, clique
em Anexar Arquivo.

Abrir ou salvar um anexo de mensagem de e-mail
Você pode abrir um anexo do Painel de Leitura ou de uma mensagem aberta. Depois
de abrir e exibir um anexo, é possível salvá-lo em uma unidade de disco. Se uma
mensagem tiver mais de um anexo, você poderá salvar vários anexos como um grupo
ou um por vez.
Abrir um anexo
 Clique duas vezes no anexo.
Salvar um anexo
1. Clique no anexo no Painel de Leitura ou na mensagem aberta.
2. Na guia Anexos, no grupo Ações, clique em Salvar como. Você também pode
clicar com o botão direito do mouse no anexo e clicar em Salvar como.

5. Curso de Outlook 2010 PIT – Programa Interno de Treinamento Denis Katko

Etapas Rápidas

Muitas das ações mais comuns que as pessoas costumam realizar nas mensagens de
email envolvem várias etapas. Por exemplo, responder a uma mensagem e depois
movê-la para outra pasta ou encaminhar uma mensagem para a equipe. O Outlook
2010 inclui as Etapas Rápidas, uma galeria de comandos que executam essas tarefas de
várias etapas em um único clique. Assista a este vídeo para saber como as Etapas
Rápidas ajudam a operar nos e-mails com mais eficiência e a criar Etapas Rápidas
personalizadas para fazer tarefas repetitivas.

A tela abaixo é mostrada quando clicamos na pequena seta localizada a parte direita
inferior da tela acima

6. Curso de Outlook 2010 PIT – Programa Interno de Treinamento Denis Katko

Podemos analisar a tela acima como um gerenciador de etapas rápidas, nele, você pode
criar, editar, renomear ou excluir uma etapa rápida de forma clara e objetiva, a tela é
meio intuitiva e não precisamos, nos ater a mínimos detalhes.

Adicionar uma assinatura de e-mail às mensagens
Você pode criar assinaturas personalizadas para suas mensagens de e-mail que
incluem texto, imagens, seu Cartão de Visita Eletrônico, um logotipo ou até mesmo
uma imagem da sua assinatura manuscrita.
Criar uma assinatura
1. Abra uma nova mensagem. Na guia Mensagem, no grupo Incluir, clique
em Assinatura e em Assinaturas.

7. Curso de Outlook 2010 PIT – Programa Interno de Treinamento Denis Katko

2. Na guia Assinatura de E-mail, clique em Novo.
Adicionar uma assinatura
 Em uma nova mensagem, na guia Mensagem, no grupo Incluir, clique
em Assinatura e clique na assinatura desejada.

Adicionar uma assinatura padrão no Microsoft Outlook 2010



Abra uma nova mensagem. Na guia Mensagem, no grupo Incluir, clique
em Assinatura e em Assinaturas.

Na guia Assinatura de Email, clique em Novo.

8. Curso de Outlook 2010 PIT – Programa Interno de Treinamento Denis Katko
Digite um nome para a assinatura, por exemplo, Semasa, e clique em OK.
Na caixa Editar assinatura, basta copiar o modelo abaixo, editando os dados
necessários.


Nome
Diretoria ou Coordenadoria
Ramal XXXX - Área - Caixa Postal XX

5. Para inserir a assinatura automaticamente nas mensagens enviadas e
respondidas, basta escolher o nome da assinatura que acabamos de criar nos campos
Novas mensagens e Respostas/encaminhamentos, como podemos ver na figura
abaixo:

6. Após selecionar, clique em OK.

9. Curso de Outlook 2010 PIT – Programa Interno de Treinamento Denis Katko

Criar um compromisso de calendário
Compromissos são atividades que você agenda no seu calendário e que não envolvem
convites a outras pessoas nem reserva de recursos.
 Em Calendário, na guia Página Inicial, no grupo Novo, clique em Novo
Compromisso. Como alternativa, você pode clicar com o botão direito do
mouse em um bloco de tempo em sua grade de calendário e clicar em Novo
Compromisso.

Atalho do teclado Para criar um compromisso, pressione CTRL+SHIFT+A.



Agendar uma reunião com outras pessoas
Uma reunião é um compromisso que inclui outras pessoas e pode incluir recursos
como salas de conferência. As respostas às suas solicitações de reunião são exibidas
na Caixa de Entrada.
 Em Calendário, na guia Página Inicial, no grupo Novo, clique em Nova
Reunião.

Atalho do teclado Para criar uma nova solicitação de reunião de qualquer pasta no
Outlook, pressione CTRL+SHIFT+Q.

10. Curso de Outlook 2010 PIT – Programa Interno de Treinamento Denis Katko

Definir um lembrete
Você pode definir ou remover lembretes para vários itens, incluindo mensagens de e-
mail, compromissos e contatos.
Para compromissos ou reuniões
Em um item aberto, na guia Compromisso ou Reunião, no grupo Opções, na lista
suspensa Lembrete, selecione o período de tempo antes do compromisso ou da
reunião para que o lembrete apareça. Para desativar um lembrete, selecione Nenhum.
Para mensagens de e-mail, contatos e tarefas
 Na guia Página Inicial, no grupo Marcas, clique em Acompanhar e
em Adicionar Lembrete.

11. Curso de Outlook 2010 PIT – Programa Interno de Treinamento Denis Katko
DICA Você pode sinalizar rapidamente mensagens de e-mail como itens de tarefas
pendentes usando lembretes. Clique com o botão direito do mouse na coluna Status do
Sinalizador na lista de mensagens. Ou, se a mensagem estiver aberta, na
guia Mensagem, no grupo Controle, clique em Acompanhamento e, em seguida,
clique em Adicionar Lembrete.
Agendar uma reunião com outras pessoas
Uma reunião é um compromisso que inclui outras pessoas e pode incluir recursos como
salas de conferência. As respostas às suas solicitações de reunião são exibidas na sua Caixa
de Entrada.
1. Em Calendário, na guia Página Inicial, no grupo Nova, clique em Nova Reunião.
Atalho do teclado Para criar uma nova solicitação de reunião em qualquer pasta do
Outlook, pressione CTRL+SHIFT+Q.
2. Na caixa Assunto, digite uma descrição.
3. Na caixa Local, digite uma descrição ou um local. Se usar uma conta do Microsoft Exchange,
clique em Salas para escolher as salas disponíveis.
4. Nas listas Hora de Início e Hora de Término, clique na hora de início e de término da reunião.
Se você marcar a caixa de seleção O dia inteiro, o evento será mostrado como um evento de 24
horas, durando de meia-noite até a meia-noite do dia seguinte.
5. No corpo da solicitação de reunião, digite as informações a serem compartilhadas com os
destinatários. Também é possível anexar arquivos.
6. Na guia Reunião, no grupo Mostrar, clique em Assistente de Programação.
O Assistente de Agendamento ajuda a encontrar o melhor horário para a reunião.
7. Clique em Adicionar Outros e em Adicionar do Catálogo de endereços.

12. Curso de Outlook 2010 PIT – Programa Interno de Treinamento Denis Katko
8. Na caixa de diálogo Selecionar Participantes e Recursos, na caixa Pesquisar, digite o nome de
uma pessoa ou recurso para incluí-la na reunião. Se pesquisar com a opção Mais Colunas,
clique em Ir.
9. Na lista de resultados, clique no nome e clique em Obrigatório, Opcional ou Recursos; clique
em OK.
Os participantes Necessários e Opcionais são exibidos na caixa Para da guia Reunião, e
os Recursos são exibidos na caixa Local.
A grade de disponibilidade mostra a disponibilidade dos participantes. Uma linha vertical
verde representa o início da reunião. Uma linha vertical vermelha representa o final da
reunião.

O painel Sugestões de Reunião localiza o melhor horário para a sua reunião (o período em
que a maioria dos participantes está disponível). Para selecionar um horário de reunião,
clique na sugestão de horário, no painel Sugestões de Reunião, ou selecione um horário na
grade de disponibilidade.
10. Para configurar uma reunião recorrente, na guia Reunião, no grupo Opções, clique
em Recorrência. Escolha as opções do padrão de recorrência desejado e clique em OK.
Quando você adiciona um padrão de recorrência a uma solicitação de reunião, a
guia Reunião é alterada para Reunião Recorrente.
 Para alterar o horário do lembrete da reunião, na guia Reunião, no grupo Opções, clique em
Lembrete e clique na hora desejada. Se clicar em Nenhum, isso desativará o lembrete.

13. Curso de Outlook 2010 PIT – Programa Interno de Treinamento Denis Katko
 O organizador também pode definir o horário do lembrete para os destinatários alterando esse
horário no convite da reunião. Se o organizador não alterar o horário padrão de lembrete, no
convite, cada destinatário usará seu próprio lembrete padrão.
Criar um contato
Contatos podem ser tão simples quanto um nome e endereço de e-mail ou incluir
outras informações detalhadas, como endereço físico, vários telefones, uma imagem,
datas de aniversário e quaisquer outras informações que se relacionem ao contato.
 Em Contatos, na guia Página Inicial, no grupo Novo, clique em Novo Contato.

Atalho do teclado Para criar um contato de qualquer pasta no Outlook, pressione
CTRL+SHIFT+C.
Criar uma tarefa
Muitas pessoas mantêm uma lista de coisas a fazer — em papel, em uma planilha ou
com uma combinação de papel e métodos eletrônicos. No Microsoft Outlook, você
pode combinar várias listas em uma só, receber lembretes e controlar o andamento das
tarefas.
 Em Tarefas, na guia Página Inicial, no grupo Novo, clique em Nova Tarefa.

Atalho do teclado Para criar uma nova tarefa, pressione CTRL+SHIFT+K.

14. Curso de Outlook 2010 PIT – Programa Interno de Treinamento Denis Katko
Criar uma anotação
Anotações são o equivalente eletrônico de notas adesivas em papel. Use-as para
rascunhar dúvidas, ideias, lembretes e qualquer coisa que você escreveria em papel.
 Em Anotações, no grupo Novo, clique em Nova Anotação.

Atalho do teclado Para criar uma anotação, pressione CTRL+SHIFT+N.
Criando um Grupo de Contatos
Use um grupo de contatos (antes chamado de “lista de distribuição”) para enviar um
email a várias pessoas: uma equipe de projeto, um comitê ou mesmo um grupo de
amigos, sem ter de adicionar cada nome sempre que escrever para elas. Para criar um
grupo de contatos:
1. Na barra de navegação, clique em Contatos.


2. Clique em Página Inicial > Novo Grupo de Contatos.

3. Na guia Grupo de Contatos, na caixa Nome, digite o nome do grupo.

15. Curso de Outlook 2010 PIT – Programa Interno de Treinamento Denis Katko

4. Clique em Adicionar Membros e adicione as pessoas de seu catálogo de
endereços ou de sua lista de contatos.


OBSERVAÇÃO Para adicionar alguém que não esteja em seu catálogo de
endereços nem em seus contatos, crie ou adicione uma pessoa como um contato.
6. Clique em Salvar e Fechar.
Adicionar sinalizador para acompanhamento
A aplicação de um sinalizador a uma mensagem ou contato no Microsoft Outlook
fornece um lembrete visual para que você faça o acompanhamento de alguma forma. É
possível usar sinalizadores padrão com datas, como Hoje, Amanhã e Próxima
Semana ou personalizar os sinalizadores com datas específicas.
Os sinalizadores de mensagens são exibidos nos modos de exibição de e-mail e os
sinalizadores de contatos são exibidos nos modos de exibição da tabela de contatos.

16. Curso de Outlook 2010 PIT – Programa Interno de Treinamento Denis Katko
Com um sinalizador Clique Rápido, também é possível atribuir sinalizadores a itens com
apenas um clique.
Um item sinalizado também aparece na Barra de Tarefas Pendentes, na Lista de Tarefas
Diárias do Calendário e no modo de exibição de tarefas.
Neste artigo
 Como funcionam as datas de sinalizador no menu Acompanhamento?
 Adicionar um sinalizador a uma mensagem
 Adicionar um sinalizador a um contato
 Adicionar um sinalizador Clique Rápido
 Adicionar um sinalizador com um lembrete
 Adicionar um sinalizador de destinatários de mensagens
 Adicionar um sinalizador automaticamente com uma regra
Como funcionam as datas de sinalizador no menu Acompanhamento?
A tabela a seguir descreve como as datas funcionam para os sinalizadores no
menu Acompanhamento, que fica no grupo Etiquetas. No entanto, você pode
personalizar as datas em qualquer sinalizador e definir lembretes para qualquer
sinalizador.




SINALIZADOR DATA DE INÍCIO DATA DE CONCLUSÃO LEMBRETE

17. Curso de Outlook 2010 PIT – Programa Interno de Treinamento Denis Katko
Hoje Data atual Data atual Uma hora antes da hora
de término do dia de
trabalho de hoje
Amanhã Data atual mais um dia Data atual mais um dia Data de início do dia
atual mais um dia de
trabalho
Esta Semana Data atual mais dois dias,
mas não depois do último dia
de trabalho desta semana
Último dia de trabalho
desta semana
Hora de início do dia
atual mais dois dias de
trabalho
Próxima
Semana
Primeiro dia de trabalho da
próxima semana
Último dia de trabalho da
próxima semana
Hora de início do
primeiro dia da semana
da próxima semana
Sem Data Sem data Sem data Nenhum
Personalizado A data atual é exibida;
escolha uma data
personalizada se desejar
A data atual é exibida;
escolha uma data
personalizada se desejar
A data atual é exibida;
escolha uma data
personalizada se desejar
Adicionar um sinalizador a uma mensagem
Os sinalizadores criam um lembrete visível para avisar que uma ação está pendente.
Quando uma mensagem é sinalizada, um sinalizador é exibido para a mensagem na
lista de mensagens. Os itens sinalizados também aparecem na Barra de Tarefas
Pendentes, na lista de Tarefas Diárias do Calendário e na Lista de Tarefas Pendentes no
modo de exibição de tarefas.

18. Curso de Outlook 2010 PIT – Programa Interno de Treinamento Denis Katko
Além de sinalizadores, é possível incluir um lembrete para alertá-lo em uma hora
predeterminada.
Quando você passa o mouse sobre as mensagens sinalizadas na Lista de Tarefas, são
exibidos os detalhes associados ao sinalizador, como a data de conclusão, o tipo de
acompanhamento necessário ou quando um lembrete será exibido.
Adicionar um sinalizador a uma mensagem
Siga um destes procedimentos:
 Em uma mensagem aberta, na guia Página Inicial, no grupo Etiquetas, clique
em Acompanhamento e em um sinalizador.
 Em uma lista de mensagens, como a Caixa de Entrada, clique
em Acompanhamento à direita do item para definir o sinalizador padrão.
Para obter mais opções de data padrão, clique com o botão direito no
sinalizador e selecione a data na lista suspensa.
DICA Você também pode atribuir um sinalizador a uma mensagem com um clique.
Para obter mais informações, consulte Adicionar um sinalizador de Clique Rápido.
Adicionar um sinalizador com uma data personalizada a uma mensagem
Siga um destes procedimentos:
 Em uma mensagem aberta, na guia Página Inicial, no grupo Etiquetas, clique
em Acompanhamento e em Personalizar.
 Em uma lista de mensagens, como a Caixa de Entrada, clique com o botão
direito em Acompanhamento e selecione Personalizar
 Nas caixas Data de Início e Data de Conclusão, selecione as datas desejadas.
OBSERVAÇÃO A sinalização do item não atribui um lembrete ao item. Você pode
adicionar um lembrete, clicando com o botão direito do mouse no item sinalizado e

19. Curso de Outlook 2010 PIT – Programa Interno de Treinamento Denis Katko
selecionando Adicionar Lembrete. Para obter mais informações, consulte Adicionar um
sinalizador com uma data de lembrete.

Adicionar um sinalizador a um contato
Os sinalizadores também podem ser aplicados a contatos. Um sinalizador em um
contato oferece um lembrete visível para realizar uma ação relacionada ao contato
como ligar ou entrar em contato com alguém. Contatos sinalizados são exibidos na
Barra de Tarefas Pendentes, na Lista de Tarefas Diárias do Calendário e no modo de
exibição de tarefas.
Adicionar um sinalizador a um contato
Siga um destes procedimentos:
 Em um contato aberto, na guia Contato, no grupo Etiquetas, clique
em Acompanhamento e em um sinalizador.
 Em Contatos clique no contato a ser sinalizado. Em seguida, na guia Página
Inicial, no grupo Etiquetas clique em Acompanhamento e em um
sinalizador.
 Na guia Página Inicial, no grupo Modo de Exibição Atual, clique com o botão
direito em Cartão de Visita, Cartão, Telefone ou Lista, clique
em Acompanhamento e em um sinalizador.
DICA Você também pode atribuir um sinalizador a uma mensagem com um clique.
Para obter mais informações, consulte Adicionar um sinalizador Clique Rápido.
Adicionar um sinalizador com uma data personalizada a um contato
Siga um destes procedimentos:

20. Curso de Outlook 2010 PIT – Programa Interno de Treinamento Denis Katko
 Em um contato aberto, na guia Contato, no grupo Etiquetas, clique
em Acompanhamento e emPersonalizar.
 Em Contatos, clique no contato a ser sinalizado. Em seguida, na guia Página
Inicial, no grupo Etiquetas, clique em Acompanhamento e em Personalizar.
 Na guia Página Inicial, no grupo Modo de Exibição Atual, clique com o botão
direito em Cartão de Visita, Cartão, Telefone ou Lista, clique
em Acompanhamento e em Personalizar.
 Nas caixas Data de Início e Data de Conclusão, selecione as datas desejadas.
Adicionar um sinalizador de Clique Rápido
Caso haja um sinalizador que você use com frequência, como Próxima Semana, ele
pode ser atribuído como Sinalizador Rápido. Quando você clica na coluna do
sinalizador, o Sinalizador Rápido é aplicado. Por padrão, o sinalizador Clique Rápido é
definido como Hoje.

OBSERVAÇÃO Quando você alterar o sinalizador Clique Rápido padrão, os itens
sinalizados anteriormente não serão alterados.
Atribuir um sinalizador de Clique Rápido a uma mensagem
 Na Caixa de Entrada, à direita de uma mensagem, clique na coluna Status do
Sinalizador. Isso adicionará à coluna o sinalizador selecionado como o
sinalizador Clique Rápido.

21. Curso de Outlook 2010 PIT – Programa Interno de Treinamento Denis Katko
OBSERVAÇÃO Um sinalizador Clique Rápido pode ser adicionado a várias
mensagens ao mesmo tempo. Pressione e segure a tecla CTRL enquanto seleciona as
mensagens e depois clique na coluna Status do Sinalizador próximo a uma das
mensagens.
Atribuir um sinalizador de Clique Rápido a um contato
 Em Contatos, em um modo de exibição de tabela como Por Sinalizador de
Acompanhamento, próximo ao contato, clique na coluna Status do Sinalizador.
Isso adicionará à coluna o sinalizador selecionado como o sinalizador de Clique
Rápido.
OBSERVAÇÃO Um sinalizador Clique Rápido pode ser adicionado a vários contatos
ao mesmo tempo. Pressione e segure a tecla CTRL enquanto seleciona os contatos e
depois clique na coluna Status do Sinalizador próximo a uma das mensagens.
Adicionar um sinalizador com um lembrete
Se você deseja ser lembrado para realizar uma ação em item sinalizado, poderá
adicionar um lembrete. Por exemplo, adicione um lembrete a uma mensagem para que
você se lembre de respondê-la depois de um certo tempo ou adicione um lembrete a
um contato para lembrar de retornar uma chamada de telefone.
1. Siga um destes procedimentos:
 Em uma mensagem aberta, na guia Página Inicial, no grupo Etiquetas,
clique em Acompanhamento .
 Em Contatos clique no contato a ser sinalizado. Em seguida, na
guia Página Inicial, no grupo Etiquetasclique em Acompanhamento .
DICA Você também pode adicionar um sinalizador com um lembrete a um item no
modo de exibição de tabela. Na Caixa de Entrada ou em uma lista de contatos,
selecione um item e depois clique em Acompanhamento no grupo Etiquetas.
2. No menu Acompanhamento, clique em Adicionar Lembrete.

22. Curso de Outlook 2010 PIT – Programa Interno de Treinamento Denis Katko
3. Na lista Lembrete, clique na seta e depois selecione a data na qual você deseja
ser lembrado.
4. Em seguida, selecione a hora do dia em que deseja ser lembrado.
DICA Você também pode selecionar outras informações do item nas caixas Data de
Início, Data de Conclusão e Sinalizar como. Na lista Sinalizar como, selecione outro
texto como Revisar ou Responder a Todos, para reforçar para que serve o lembrete.
Esse texto aparecerá na Barra de Informações na mensagem. Também será possível
digitar seu próprio texto na caixa Sinalizar como.
5. Para alterar o som do lembrete padrão, clique no ícone de alto-falante e
depois procure por um arquivo de som. Se a caixa de seleção Tocar este
som estiver desmarcada, selecione-a.
Adicionar um sinalizador de destinatários de mensagens
Para encorajar as pessoas a responderem a uma mensagem ou solicitar que executem
outras ações, envie uma mensagem sinalizada. Adicione o texto específico à sua
solicitação. Escolha entre as várias opções de uma lista ou digite seu próprio texto. O
texto padrão é Acompanhamento.
1. Em uma nova mensagem, na guia Mensagem, no grupo Etiquetas, clique
em Acompanhamento .
2. No menu Acompanhamento, clique em Sinalizador para Destinatários.
3. Na lista Sinalizar como, selecione uma ação ou digite seu próprio texto. O que
você selecionar ou digitar aqui aparecerá na Barra de Informações na
mensagem que o destinatário receber.
4. Se você deseja enviar um lembrete com a mensagem, desmarque a
caixa Lembrete.

23. Curso de Outlook 2010 PIT – Programa Interno de Treinamento Denis Katko
5. Para enviar um lembrete com a mensagem, na seção Sinalizador de
Destinatários, selecione uma data e uma hora nas listas. Se não desejar enviar
um lembrete, desmarque a caixa Lembrete.


Adicionar um sinalizador automaticamente com uma regra
Uma regra é uma ação que o Outlook executa automaticamente em mensagens de
entrada ou de saída com base nas condições que você especificar. Você pode decidir o
que acontece com as mensagens não lidas — por exemplo, mensagens de pessoas ou
grupos específicos — antes de chegarem à Caixa de Entrada.
1. Na guia Página Inicial, no menu Ações, clique em Regras.
2. Clique em Criar Regra.
3. Clique em Opções Avançadas para abrir o Assistente de Regras.
4. Em Etapa 1: selecionar um modelo no Assistente de Regras, selecione as
condições e clique em sinalizada para ação.
5. Clique em Avançar.
6. Siga as instruções do Assistente de Regras.
OBSERVAÇÃO Para aplicar essa regra em todas as contas e nas pastas Caixa de
Entrada, marque a caixa de seleção Criar esta regra em todas as contas na última
página do Assistente de Regras.
Registrando informações em diário
O diário registra automaticamente as ações escolhidas e relacionadas
a contatos específicos e as coloca em um Modo de Exibição da Linha do Tempo. O
diário pode ser utilizado para controlar itens do Microsoft Outlook como, por

24. Curso de Outlook 2010 PIT – Programa Interno de Treinamento Denis Katko
exemplo, mensagens de e-mail ou reuniões. Também pode controlar outros arquivos
do Microsoft Office; por exemplo, documentos do Word ou pastas de trabalho do
Excel. Pode inclusive manter um registro de qualquer interação que você queira
lembrar — mesmo que algo não esteja localizado no seu computador, como uma
conversa telefônica ou uma carta em papel que você tenha enviado ou recebido.
DICA Para acessar rapidamente o Diário, você pode adicionar o botão do modo de
exibição Diário ao Painel de Navegação. Na parte inferior do Painel de Navegação,
clique em Configurar Botões, depois em Adicionar ou Remover Botões e, por
último, clique em Diário.
Registrar itens e arquivos no diário
1. Clique na guia Arquivo para abrir o modo de exibição Backstage e, em seguida,
clique em Opções.
2. Na guia Anotações e Diário, clique em Opções de Diário.
3. Na lista Registrar estes itens automaticamente, marque as caixas de seleção
dos itens a serem registrados automaticamente no Diário.
4. Na lista Para estes contatos, marque as caixas de seleção dos contatos cujos
itens devem ser registrados automaticamente.
5. Na caixa Registrar também os arquivos do, marque as caixas de seleção ao
lado dos programas dos quais deseja registrar arquivos automaticamente
no Diário.
Registrar um item do Outlook manualmente
1. Em qualquer módulo do Outlook, na guia Página Inicial, no grupo Novo,
clique em Novos Itens, aponte para Outro e clique em Entrada de Diário.
2. Na caixa Assunto, digite uma descrição.

25. Curso de Outlook 2010 PIT – Programa Interno de Treinamento Denis Katko
3. Na caixa Tipo de entrada, clique no tipo de entrada de diário que está sendo
registrada.
4. Selecione as outras opções desejadas.
Registrar manualmente um arquivo de fora do Outlook
1. Localize o arquivo que você deseja registrar. Você pode usar o Outlook, o
Windows Explorer ou a área de trabalho.
2. Arraste os itens para o Diário.
3. Selecione as opções desejadas para a entrada de diário.
Registrar a data e a hora em que você trabalhou com um contato
1. Abra o contato.
2. Na guia Contato, no grupo Comunicar, clique em Mais e clique em Entrada de
Diário.
3. A data e a hora atuais aparecerão no cabeçalho do item do Diário. Para alterar a
data ou a hora, clique na seta anexada a cada caixa e clique na seleção desejada.
4. Para documentar a hora exata de início e término, na guia Entrada de Diário,
no grupo Timer, clique emTimer Inicial.
O item do Diário registrará a data e a duração do trabalho com o contato. Clique
em Pausar Timer para interromper o relógio.
5. Clique em Salvar e Fechar na guia Ações para registrar as informações no
Diário.

26. Curso de Outlook 2010 PIT – Programa Interno de Treinamento Denis Katko


Alterar automaticamente as horas de início e de término de todas
as entradas
1. No Diário, em Modo de Exibição da Linha do Tempo, na guia Exibir,
grupo Modo de Exibição Atual, clique em Configurações de Exibição e clique
em Colunas.
2. Na caixa Selecionar campos disponíveis em, clique no conjunto de campos
desejado que, em geral, equivale a Campos mais usados ou Todos os campos
de diário.
3. Na caixa Campos de data/hora disponíveis, clique no campo que contém a
hora a ser utilizada como hora de início do item e clique em Início.
4. Na caixa Campos de data/hora disponíveis, clique no campo que contém a
hora que você deseja usar para a data de término do item e clique em Término.
DICA O modo de exibição da linha do tempo mostra quando cada item e documento
foi criado, salvo, enviado, recebido, aberto e modificado. Quando você altera os
campos de hora usados para exibir itens na linha do tempo, o local e a duração dos
itens podem ser alterados na linha do tempo.
Alterar manualmente as horas de início e de término de uma entrada de diário
1. Abra a entrada de diário.
2. Forneça a nova data de início e a hora. Para alterar a hora de término, altere o
número na caixa Duração.
OBSERVAÇÃO A alteração das horas associadas a uma entrada de diário não altera a
hora de início do item, documento ou contato ao qual faça referência.

27. Curso de Outlook 2010 PIT – Programa Interno de Treinamento Denis Katko
Desativar o Diário
Para desativar o Diário, limpe as várias caixas de seleção na caixa de diálogo Opções de
Diário. Não é possível desativar o Diário com uma única opção.
1. Clique na guia Arquivo para abrir o modo de exibição Backstage e, em seguida,
clique em Opções.
2. Na guia Anotações e Diário, clique em Opções de Diário.
3. Na lista Registrar estes itens automaticamente, limpe todas as caixas de
seleção.
4. Na caixa Registrar também os arquivos do, limpe todas as caixas de seleção.
OBSERVAÇÃO Não é necessário desmarcar as caixas de seleção em Para estes
contatos.
Esvaziar o Diário
O esvaziamento do Diário implica a exclusão de entradas.
1. No Diário, na guia Página Inicial, no grupo Modo de Exibição Atual, clique
em Lista de Entradas. Um modo de exibição de tabela é exibido com todas as
entradas do Diário.
2. Execute um dos seguintes procedimentos:
 Para escolher uma única entrada Clique na entrada desejada.
 Para escolher várias entradas Mantenha pressionada a tecla CTRL e
clique nas entradas desejadas. Se quiser escolher um grupo de entradas
adjacentes, clique na primeira entrada, mantenha pressionada a tecla
SHIFT e clique na última entrada.
 Para escolher todas as entradas de uma pasta Clique em qualquer
entrada e pressione CTRL+A.

28. Curso de Outlook 2010 PIT – Programa Interno de Treinamento Denis Katko
3. Na guia Página Inicial, clique em Excluir ou pressione a tecla DELETE.