Capítulo 3 Organización Formal v0.pptx

Organización Formal

1. Universidad Nacional de Asunción Facultad de Ingeniería

2. Organización de Empresas UNIDAD 3 – LA ORGANIZACIÓN FORMAL

3. CONTENIDO 3.1 Estructura de las Organizaciones: Concepto de estructura; 3.2 Planeación: concepto de objetivo. Objetivos organizacionales. El Planeamiento empresario. Proceso. Tipos de planes. Niveles de planeamiento. Herramientas para la planeación; 3.4 Comunicación: concepto, elementos del proceso de comunicación. Comunicación formal e informal; 3.5 Información: concepto. Características. Importancia; 3.6 Toma de Decisiones: Concepto. Clasificación. Elementos. La toma de decisiones individual y grupal; 3.7 Control: Niveles y tipos de control: control preventivo; control por retroalimentación. Control de Gestión.

4. Estructura - Concepto Marco fundamental en el que operará el grupo social, es decir, la organización. Marco en el que se desenvuelve la organización, de acuerdo con el cual las tareas son divididas, agrupadas, coordinadas y controladas, para el logro de objetivos Esto comprende la disposición y correlación de funciones, jerarquías y actividades necesarias

5. Organización Formal Ubica los puestos de trabajo, funciones diferenciadas, unidades y departamentos, relaciones establecidas y áreas de incidencia Se basa en una división del trabajo racional, en la diferenciación e integración de los participantes de acuerdo con algún criterio establecido por aquellos que manejan el proceso decisorio. Comprende la estructura organizacional, directrices, normas y reglamentos de la organización, rutinas y procedimientos,

6. Organización Formal Tipos de organizaciones formales: Lineal o militar Funcional o de taylor Lineo-funcional Staff Por comités  Matricial

7. Tipos de organización formal Organización lineal o militar Existen líneas directas y únicas de autoridad y responsabilidad entre superior y subordinados La toma de decisiones se concentra en una sola persona, quien tiene la responsabilidad básica del mando. El jefe superior asigna y distribuye el trabajo a los subalternos, quienes a su vez reporta a un solo jefe. Es la utilizada en instituciones militares, de ahí su denominación

8. Tipos de organización formal Organización lineal o militar

9. Tipos de organización formal Organización lineal o militar

10. Tipos de organización formal Organización funcional o de Taylor.  Propone que el trabajo del supervisor se dividiera entre ocho especialistas, uno por cada actividad principal, y que los ocho tuvieran autoridad dentro de su área La organización funcional consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecute el menor número posible de funciones.

11. Tipos de organización formal Organización funcional o de Taylor. 

12. Tipos de organización formal Organización Líneo - Funcional Combina los tipos de organización lineal y funcional, Conserva de la funcional la especialización de cada actividad en una función Conserva de la lineal la autoridad y responsabilidad que se transmite a través de un sólo jefe por cada función en especial  

13. Tipos de organización formal Organización Líneo - Funcional  

14. Tipos de organización formal Organización Staff La organización staff surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnología, lo que origina la necesidad de contar con ayuda en el manejo de detalles, y de contar con especialistas capaces de proporcionar información experta y de asesoría a los departamentos de línea.

15. Tipos de organización formal Organización Staff

16. Tipos de organización formal Organización por comités Consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se reúnen y se comprometen para discutir y decidir en común los problemas que se les recomiendan.  Los comités más usuales son: 1.- DIRECTIVO. Representa a los accionistas de la empresa que se encargan de deliberar  y resolver los asuntos que surgen en la misma. 2.- EJECUTIVO. Es nombrado por el comité directivo, para que ejecuten los acuerdos que ellos toman. 3.-  VIGILANCIA. Personal de confianza que se encarga de inspeccionar las labores de los empleados de la empresa. 4.-  CONSULTIVO. Integrado por especialistas, que pos sus conocimientos y estudios, emiten dictámenes sobre asuntos que les son consultados.

17. Tipos de organización formal Organización por comités

18. Tipos de organización formal Organización por comités

19. Tipos de organización formal Organización matricial Consiste en combinar la departamentalización por productos con la de funciones, se distingue de otros tipos de organización porque se abandona el principio de la unidad de mando.

20. Tipos de organización formal Organización matricial

21. Tipos de organización formal Organización matricial

22. PLANEACION ESTRATEGICA Al futuro se puede llegar de tres maneras: Sin hacer nada… Empujados por la solución de problemas Atraídos por un sueño. “Para quien no sabe a que puerto dirigirse ningún viento es el suyo.” Séneca

23. VISION A dónde deseamos llegar y cómo seremos al estar ahí. Es una imagen mental viva, que representa un estado futuro deseable; mientras más claridad y detalle contenga la visión, mejor podrá traducirse en una realidad. Representa el estado futuro deseable al que quiere llegar la organización.

24. “El secreto esta en considerar que NADA es imposible y luego, transformar las posibilidades en probabilidades.” David Copperfield VISION

25. La visión de tu empresa debe ser: Corta Llena de significado Motivadora Hace diferente a la organización Con estrategias implícitas Un camino de desarrollo “Ganar el respeto y la lealtad de nuestros clientes, a través del desarrollo descentralizado de productos y de las oportunidades del mercado, identificadas y explotadas por nuestros empleados.” Hewlet Packard Ejemplos de Visión: VISION

26. VALORES La balanza moral que nos guía en nuestra búsqueda. Ejemplos de Valores Respeto a las personas Responsabilidad Honestidad Puntualidad Disciplina Búsqueda del cambio Orden Lealtad Limpieza Amor al trabajo

27. MISION Razón de ser y de existir. La escalera de logros necesaria par realizar la visión. MISION VISION hoy mañana Identifica al cliente Inspiración, idea brillante Nivel de cumplimiento Eterna, sin límite de tiempo Verbo Adjetivo

28. La Misión responde a preguntas tales como: Para qué existe mi empresa? Cuáles son las funciones más importantes de mi empresa y los retos que enfrenta? Cual es la razón de ser de mi negocio? MISION Ejemplos de Misión Formar profesionales de la Contaduría Pública y la Administración de Empresas, que comprometidos con su comunidad, apliquen su máximo esfuerzo en mejorarla. ESCA UA de C

29. Es una herramienta estratégica que se utiliza para conocer la situación presente de una empresa. Identifica las amenazas y oportunidades que surgen del ambiente y las fortalezas y debilidades internas de la organización ANALISIS ESTRATEGICO Para saber a dónde vamos, debemos conocernos y a los que nos rodean, es decir la organización debe analizar su situación y su entorno Una herramienta es el análisis FODA FORTALEZAS OPORTUNIDADES DEBILIDADES AMENAZAS

30. ANALISIS ESTRATEGICO F O D A INTERNAS EXTERNAS

31. Fortalezas y Debilidades Se identifican en la estructura interna de la organización. Deben evaluarse Calidad y cantidad de los recursos con que cuenta la empresa. Eficiencia e innovación en las acciones y los procedimientos. Capacidad de satisfacer al cliente. F: Incremento en producción, prestigio, horarios, servicio, tecnología, etc. D: Faltas en el personal, costos altos, bajas en la producción, etc.

32. Oportunidades y Amenazas Se identifican en el exterior de la organización. Analiza: Los principales competidores y la posición competitiva que ocupa la empresa entre ellos. Las tendencias del mercado El impacto de la globalización, los competidores internacionales que ingresan al mercado local. Los factores macroeconómicos sociales, gubernamentales, legales y tecnológicos que puedan afectar. O: Incursionar en el mercado internacional (exportar), convertir en proveedor de alguien, adquirir un nuevo cliente, periodos de paz, mayor poder adquisitivo de las personas, etc. A: Estabilidad monetaria (devaluación), Inflación, clima, impuestos, aranceles, reglamentación, creencias, idiomas, etc.

33. Comunicación Comunicación empresarial o corporativa es la comunicación que proviene de una empresa, ONG, organización o instituto y se dirige a sus distintos públicos-meta. Interno: empleados, accionistas, Externo: clientes, proveedores, Genera un vínculo entre la organización y sus públicos metas

34. Comunicación Una eficaz comunicación empresarial debe promover: Sólida cultura empresarial Identidad corporativa consistente Adecuada relación profesional con sus diferentes públicos Comprensión de las herramientas de comunicación y las nuevas tecnologías Uso de los instrumentos globales de comunicación.

35. Comunicación - Proceso

36. Comunicación – Formal e informal Comunicación Formal : Es la propia organización la que establece las vías de comunicación siguiendo los niveles jerárquicos y los protocolos establecidos. Se emplea para transmitir órdenes e instrucciones, o cuestiones relacionadas con el trabajo. Comunicación Informal : Es la que surge espontáneamente entre los miembros de una empresa movidos por la necesidad de comunicarse, sin seguir los cauces oficiales, lo cual permite agilizar muchos trámites, y en ocasiones permite obtener información adicional.

37. Información Información es un dato o un conjunto de datos que, en un contexto determinado tienen un significado para alguien, y transmiten un mensaje útil en un lugar determinado. La información es un recurso que puede determinar el éxito o el fracaso de una institución Gestionada adecuadamente constituye una parte vital y fundamental de toda empresa Le provee un alto nivel de competitividad frente a su competencia Contribuye a la mejora de la administración  y gerencia

38. Información - Importancia Aumenta el conocimiento de los miembros de la organización Por tanto, ayuda en el proceso de toma de decisiones Apoya en las actividades de rutina o repetitivas, en este caso operativas que realiza la Organización. Ej. manuales. Sirve de evidencia sobre hechos y operaciones ocurridos en la Empresa. Permite comprender la situación de la organización Presenta hechos pasados y/o provee datos para proyectar las acciones futuras

39. Toma de decisiones Proceso mediante el cual se realiza una elección entre las opciones o formas para resolver diferentes situaciones de la vida en diferentes contextos: a nivel laboral, familiar, personal o empresarial (utilizando metodologías cuantitativas que brinda la administración) Proceso de transformación de la información en acción Proceso por el cual se identifican los problemas que se le presenta a toda organización y se escogen la/las mejores vías para superarlos

40. Toma de decisiones

41. Toma de decisiones Etapas

42. Toma de decisiones individual Todos los miembros de una organización deben elegir entre dos o más alternativas La toma de decisiones a nivel individual se caracteriza por el hecho de que una persona haga uso de su razonamiento y pensamiento para elegir una solución a un problema que se le presente en la vida personal o laboral

43. Toma de decisiones en grupo

44. VENTAJAS Toma de decisiones en grupo

45. DESVENTAJAS Toma de decisiones en grupo

46. Control Mecanismo que permite corregir desviaciones a través de indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un contexto social amplio, a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos Proceso formal técnico de seguimiento e informal que evalúa factores culturales, organizativos, humanos y grupales Función administrativa que hace parte del proceso administrativo que permite verificar y evaluar la calidad, la oportunidad y pertinencia de los productos y servicios.

47. Control - Importancia Permite: Crear mejor calidad Enfrentar el cambio Producir ciclos más rápidos Agregar valor Facilitar la delegación y el trabajo en equipo

48. Según Terry (1999) Libro “Principios de la Administración” RETROALIMENTACIÒN CONCURRENTE PRELIMINAR Tipos de control

49. Control preliminar Se produce antes de que inicien las operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. Permite ejercer una influencia controladora limitando las actividades por adelantado. Tipos de control

50. Control concurrente o de gestión Tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades Puede ayudar a garantizar que lo planificado será llevado a cabo en el tiempo específico y bajo las condiciones requeridas. Tipos de control

51. Control de retroalimentación Se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable. Se ejerce después de que un producto o servicio ha sido terminado, con el objeto de verificar que éste cumpla con las normas y objetivos correspondientes Tipos de control

52. Bibliografía Chiavenato , I (2001) Administración, Teoría Proceso y Práctica http://www.master-comunicacion.com/que_es_la_comunicacion_empresarial.htm http://www.monografias.com/trabajos82/proceso-comunicacion-organizacional/proceso-comunicacion-organizacional2.shtml http://izamorar.com/la-informacion-y-su-importancia-en-las-empresas/ http://www4.ujaen.es/~cruiz/diplot-5.pdf http ://www.grandespymes.com.ar/2012/09/19/importancia-del-control-en-la-retroalimentacion-del-ciclo-administrativo/