Ch19_Kiểm soát.pptx Richard I Daft ky nguyen moi cua quan tri

Vietnamese ver

1. Chương 19 Kiểm tra

2. 2 KIỂM TRA Kiểm tra Kiểm tra trong tổ chức là quy trình giám sát có hệ thống các hoạt động nhằm đảm bảo cho chúng tương thích với các kỳ vọng đặt ra trong kế hoạch , các mục tiêu và các tiêu chuẩn cần thực hiện của tổ chức Kiểm tra là tiến trình nhằm đảm bảo hành vi và thành tích của cá nhân và các bộ phận tuân theo tiêu chuẩn của tổ chức như : Quy tắc , thủ tục , mục tiêu , kế hoạch Kiểm tra hiệu quả cần có : Thông tin về các tiêu chuẩn cần thực hiện Thông tin về kết quả đã thực hiện trên thực tế Các hành động điều chỉnh sai lệch khi cần thiết

3. 3 Phân loại và các công cụ kiểm tra Các loại kiểm tra Công cụ kiểm tra : Nhà quản trị sử dụng những cách thức đo lường khác nhau để giám sát kết quả thực hiện . Quy trình thực hiện công việc Quy định / quy tắc để điều chỉnh hành vi của nhân viên Thiết lập hệ thống phân bổ nguồn lực tài chính Phát triển nguồn nhân lực Phân tích tài chính Đánh giá mức độ sinh lợi toàn diện Hậu kiểm Phản hồi Ngăn ngừa Đầu ra Các quy trình bên trong Tiền kiểm D ự báo H iện hành Quá trình Đầu vào Hiệu chỉnh

4. CÁC NGUỒN KIỂM TRA Nguồn kiểm tra Loại kiểm tra Ngăn ngừa Hiệu chỉnh Giới hữu quan Duy trì định mức tuyển dụng nhân sự trong các nhóm được bảo vệ Thay đổi chính sách chiêu mộ để thu hút các ứng viên giỏi , tiềm năng Tổ chức Sử dụng ngân sách để hướng dẫn việc tiêu dùng Phạt nhân viên do không tuân thủ quy định”cấm hút thuốc” tại khu vực nguy hiểm Nhóm Thông báo cho nhân viên mới về các quy tắc của công ty trong mối quan hệ với kết quả mong đợi Cô lập và phản đối nhân viên không tuân theo các quy tắc của nhóm Cá nhân Quyết định bỏ qua buổi ăn trưa để hoàn thành công việc, dự án đúng hạn Hiệu chỉnh các báo cáo đã viết

5. KIỂM TRA HỮU HIỆU ( Mô hình chi phí – lợi ích ) Điểm cân bằng Không hiệu quả Chi phí kiểm tra Lợi ích ròng tối ưu Điểm cân bằng Không hiệu quả Thấp Cao Mức độ kiểm tra Zero Cao Chi phí & lợi ích

6. TIÊU CHUẨN KIỂM TRA HỮU HIỆU Kết nối với mục tiêu mong muốn Khách quan Đầy đủ / toàn diện Đúng lúc / kịp thời Chấp nhận được

7. 7 MÔ HÌNH KIỂM TRA PHẢN HỒI 7 Phản hồi Phản hồi Nếu phù hợp không phù hợp Nếu Thiết lập các mục tiêu , chiến lược , kỳ vọng của tổ chức 1 .Thiết lập các tiêu chuẩn thực hiện 2 .Đo lường kết quả thực hiện 3 . So sánh kết quả thực hiện với tiêu chuẩn 4 . Tiến hành điều chỉnh Điều chỉnh tiêu chuẩn Điều chỉnh việc thực hiện 4 . Không làm gì cả hoặc tăng cường thêm

8. 8 Thiết lập các tiêu chuẩn thực hiện Tiêu chuẩn là những gì phải tuân theo khi thực hiện công việc Có tác dụng hướng dẫn hoạt động trên thực tế Vừa là căn cứ để đánh giá thực hiện và kết quả có được như mong muốn Tiêu chuẩn có thể là định lượng hoặc định tính Đo lường kết quả thực hiện thực tế Nhà quản trị sử dụng công cụ khác nhau để đo lường việc thực hiện và kết quả thực tế đạt được So sánh kết quả thực hiện với các tiêu chuẩn So sánh kết quả thực tế với tiêu chuẩn đặt ra Tính phương sai và độ lệch chuẩn của kết quả và tiêu chuẩn Phương sai chỉ là trung bình của tổng bình phương các độ lệch giữa con số thực tế với tiêu chuẩn Tiến hành các hành động điều chỉnh khi cần Điều chỉnh tiêu chuẩn / hoặc Điều chỉnh thực hiện Điều chỉnh phải đúng nguyên nhân và mức độ cần điều chỉnh Bốn bước của kiểm tra phản hồi 8

9. TRIẾT LÝ (CƠ CHẾ) KIỂM TRA CƠ GIỚI VÀ HỮU CƠ Kiểm tra tập trung - cơ giới Giả định : Con người không có năng lực , không tự khép mình vào kỷ luật , không đáng tin. Cần phải giám sát và kiểm tra họ một cách chặt chẽ Hành động : Sử dụng quy tắc , thủ tục bất cứ khi nào Quyền hành từ trên xuống , nhấn mạnh quyền lực hợp pháp , giám sát chất lượng Bản mô tả công việc dựa trên hoạt động , mô tả các hành vi thường ngày Nhấn mạnh vào phần thưởng bên ngoài Không tin cậy nhóm , cho rằng mục tiêu của nhóm xung đột với mục tiêu tổ chức nên nhấn mạnh kiểm tra từ trên xuống Hệ quả Nhân viên tuân thủ các chỉ dẫn và chỉ làm những gì họ được chỉ bảo Nhân viên cảm thấy bàng quan với công việc Nhân viên vắng mặt và luân chuyển công việc rất cao Kiểm tra phân quyền - hữu cơ Giả định : Con người sẽ làm việc tốt nhất khi họ hoàn toàn tận tâm với tổ chức Hành động : Sử dụng quy tắc , thủ tục chỉ khi cần thiết Quyền hành linh hoạt , nhấn mạnh quyền lực chuyên gia , mọi người giám sát chất lượng Bản mô tả công việc dựa trên kết quả , nhấn mạnh vào mục tiêu cần đạt được Nhấn mạnh vào phần thưởng bên trong và bên ngoài Tin cậy nhóm và cá nhân , cho rằng mục tiêu là thống nhất và hỗ trợ nhau nên để cá nhân và nhóm tự kiểm tra Hệ quả Nhân viên khởi xướng các sáng kiến và tìm kiếm trách nhiệm Nhân viên chủ động tham gia và tận tụy với công việc của họ Nhân viên chuyển viêc thấp Kiểm tra tập trung ( cơ giới ) Kiểm tra phi T trung ( hữu cơ )

10. Quản trị mở Quản trị mở : Là quá trình xúc tiến chia sẻ thông tin và làm việc theo nhóm , nhân viên từ các bộ phận được thu hút vào quy trình kiểm tra và chịu trách nhiệm tài chính để khuyến khích họ tham gia chủ động và cam kết với mục tiêu của họ Thông báo /c ho phép nhân viên thấy rõ điều kiện tài chính của công ty qua các sơ đồ , các báo cáo , cuộc họp … Chỉ ra cho từng người t hấy được cách thức mà công việc của họ được tích hợp vào tổ chức và tác động đến sự thành công của tổ chức như thế nào ? Gắn kết việc khen thưởng với sự thành công chung của cả công ty Mục đích : Làm cho người lao động tư duy và hành động như người chủ doanh nghiệp 10

11. Chỉ số không minh bạch thông tin ( Bí mật về kinh tế ) 11

12. 12 Bảng điểm cân bằng : Là một hệ thống kiểm tra có tính toàn diện giúp cân bằng giữa các đo lường tài chính với các hoạt động thiết yếu khác tạo nên sự thành công cho công ty Được thiết kế theo tính tích hợp và tương tác của các khía cạnh khác nhau : Thị trường , khách hàng , người lao động và tài chính . Các khía cạnh đặt trong tổng thể có sự tương tác nên việc kiểm tra sẽ thuận lợi Các nhà quản trị ghi chép , phân tích , thảo luận các thang đo để biết tổ chức đạt được mục tiêu tốt như thế nào Được dùng như hệ thống kiểm tra chủ yếu , giúp quản trị và cải thiện thực hiện trên thực tế Các khía cạnh cơ bản của bảng điểm cân bằng Hoạt động tài chính : Qua thu nhập r òng , hệ số hoàn vốn đầu tư Dịch vụ khách hàng : Qua hài lòng , khách hàng chung thủy Các quy trình nội bộ : C ác số liệu thống kê về sản xuất và điều hành Tiềm năng của sự học tập và tăng trưởng : Qua việc giữ chân nhân viên , cải tiến và đổi mới CÁCH TIẾP CẬN BẢNG ĐIỂM CÂN BẰNG TRONG KIỂM TRA 12

13. Bảng điểm cân bằng 13 Tài chính Dịch vụ khách hàng Các quy trình kinh doanh nội bộ Học tập và tăng trưởng Sứ mênh & mục tiêu Mục tiêu Đo lường Kết quả Điều chỉnh Mục tiêu Mục tiêu Đo lường Kết quả Điều chỉnh Đo lường Kết quả Điều chỉnh Mục tiêu Đo lường Kết quả Điều chỉnh Các hành động có đóng góp vào việc cải thiện hiệu quả tài chính? Chúng ta phục vụ khách hàng tốt như thế nào? Các hoạt động và qui trình nội bộ có đem lại giá trị gia tăng cho khách hàng và cổ đông? Chúng ta có đang học tập, thay đổi và cải tiến?

14. QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG TOÀN DIỆN Quản trị chất lượng toàn diện (TQM): Là quá trình đảm bảo nỗ lực trong toàn bộ tổ chức để truyền ý tưởng chất lượng vào mọi khía cạnh hoạt động hàng ngày thông qua cải tiến liên tục Khởi xướng bởi W.Edwards Deming và phổ biến tại Hoa kỳ từ thập niên 1980 Triết lý TQM tập trung vào: Làm việc theo nhóm : Nhà quản trị và nhân viên hợp tác trên tinh thần xuyên chức năng và bộ phận Gia tăng thỏa mãn của khách hàng : Hợp tác với khách hàng , và nhà cung cấp Cắt giảm chi phí : Thông qua cải tiến liên tục , hướng về sự hoàn thiện và đảm bảo không sai lỗi ngay từ đầu Kiểm soát chất lượng là công việc hàng ngày của mọi người chứ không riêng nhà quản trị hay đội về chất lượng 14

15. Các kỹ thuật để triển khai TQM Nhóm chất lượng So chuẩn/đối chuẩn Nguyên tắc 6 Sigma Thiết lập đối tác chất lượng Cải tiến liên tục 15

16. Nhóm chất lượng Nhóm chất lượng : Gồm từ 6-12 thành viên tự nguyện Tự thu thập dữ liệu và khảo sát Gặp mặt / tổ chức họp vào thời điểm xác định trong tuần để nhận dạng vấn đề và tìm giải pháp xử lý chúng Mục đích : Thúc đẩy ra quyết định kịp thời và chính xác 16

17. Đối chuẩn /so chuẩn Đối chuẩn : là quy trình cải tiến liên tục thông qua so sánh sản phẩm , dịch vụ và thực tiễn quản trị chất lượng của công ty với đối thủ mạnh nhất hoặc tổ chức đứng đầu ngành để nhận diện những lĩnh vực cần cải tiến Quy trình đối chuẩn : Có 5 bước như sau Bước 1: Hoạch định nghiên cứu đối chuẩn : Xác định mục tiêu nghiên cứu , và đặc điểm nào của sản phẩm hay dịch vụ ảnh hưởng đến sự thỏa mãn của khách hàng Bước 2: Nhận dạng nguồn cung cấp thông tin/ đối chuẩn Bước 3: Thu thập thông tin, dữ liệu cần thiết Bước 4: Phân tích và đề nghị cải tiến Bước 5: Tiến hành cải tiến và giám sát thông qua quá trình đối chuẩn 17

18. Tiến trình 5 bước đối chuẩn 18 Tiến hành cải tiến Hoạch định Phát hiện nguồn cung cấp thông tin Thu thập Phân tích & đề xuất cải tiến Nguồn:

19. Nguyên tắc 6-sigma Sigma theo tiếng Hy lạp là một đơn vị đo lường thống kê , nó được dùng để minh họa chất lượng của quá trình 6-sigma: Là cách tiếp cận trong kiểm soát chất lượng không chấp nhận sai sót , nó nhấn mạnh sự nghiêm túc và liên tục mục tiêu chất lượng cao và phí tổn thấp Nguyên tắc 6-sigma trở thành một tiêu chuẩn của chất lượng , nó chỉ cho phép 3,4 lỗi trong 1.000.000 cơ hội sinh lỗi Dự án 6-sigma triển khai theo 5 bước (DMAIC): Define – Xác định , Measure – Đo lường , Analize – Phân tích , Improve – Cải tiến , Control – Kiểm tra 6-sigma cung cấp ngôn ngữ cho người lao động loại bỏ trì trệ , ủng hộ những nỗ lực để “ làm đúng ngay từ đầu ” Để thực hiện hiệu quả 6-sigma cần có sự cam kết rất mạnh mẽ của quản trị cấp cao . Vì nó đòi hỏi sự thay đổi ở mọi nơi trong tổ chức , nên cần trao quyền và ủng hộ cải tiến của nhân viên 19

20. Tầm quan trọng của các chương trình cải tiến chất lượng 20 99% t ổng số là 6 sigma tổng số là 117.000 thư bị thất lạc trong 1 giờ 80.000 hóa đơn sai hằng ngày 23.087 máy tính lỗi được chuyển đi trong mỗi tháng 7,2 giờ không có điện trong mỗi tháng 1 thư bị thất lạc trong 2 giờ 3 hóa đơn sai mỗi ngày 8 máy tính lỗi được chuyển đi trong mỗi tháng 9 giâykhông có điện trong mỗi tháng

21. 21 Hạn chế của kiểm tra truyền thống Những người đến từ bộ phận kiểm soát chất lượng chuyên trách thường bị xem là “ người ngoài cuộc ” đối với bộ phận chức năng đang thực hiện công việc Việc kiểm soát chất lượng được xem là tách biệt với công việc hàng ngày Kiểm soát chất lượng thường được tiến hành sau hoạt động thực tế dẫn đến điều chỉnh tốn nhiều chi phí Thiết lập các đối tác chất lượng : Cử người có chuyên môn về một lĩnh vực cụ thể cùng tham gia vào quá trình làm việc , đồng thời kiểm tra chất lượng tại chỗ tại một bộ phận chức năng Cho phép phát hiện sai sót và giải quyết ngay trong khi thực hiện Đối tác chất lượng được xem là “ người trong cuộc ” họ như là thành viên của nhóm làm việc Thiết lập các đối tác chất lượng 21

22. 22 Đề xuất của Masakiimai trong cuốn Kaizen C ải tiến liên tục : Là việc thực hiện hàng loạt các cải tiến nhỏ , từng bước có tính liên tục mọi lĩnh vực của tổ chức Dựa trên triết lý cho rằng cải tiến từng chút vào bất cứ thời điểm nào sẽ tạo ra sự thành công lớn nhất ( trái ngược với phương tây ) Mọi người cần biết họ đang được kỳ vọng có phát kiến cải tiến quy trình thực hiện công việc của mình VD: Tổ chức lại không gian làm việc , cải tiến cách bố trí vật tư và thiết bị nhằm cải tiến quy trình , nâng cao chất lượng Cải tiến liên tục 22

23. Các yếu tố thành công của chương trình chất lượng 23 Các yếu tố tích cực Các yếu tố tiêu cực Các nhiệm vụ đòi hỏi nhân viên có kỹ năng cao TQM phục vụ làm phong phú công việc và thúc đẩy nhân viên Cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề cho tất cả người lao động Sự tham gia và làm việc nhóm được sử dụng để giải quyết các vấn đề có ý nghĩa Cải tiến liên tục là phương châm của cuộc sống Những kỳ vọng của nhà quản trị là quá phi thực tế Các nhà quản trị cấp trung không thỏa mãn vì bị mất quyền hành Người lao động không thõa mãn với những khía cạnh nào đó của tổ chức Lãnh đạo các nghiệp đoàn không quan tâm đến kiểm soát chất lượng Các nhà quản tri chờ đợi những đổi mới kì diệu

24. 24 KIỂM TRA NGÂN SÁCH Kiểm tra ngân sách : Là quy trình các mục tiêu chi tiêu của tổ chức , giám sát kết quả , so sánh với ngân quỹ mục tiêu , và tiến hành các hoạt động điều chỉnh khi cần thiết Hoạch định ngân sách : Là bản b áo cáo liệt kê các chi phí theo kế hoạch và theo thực tế liên quan đến tiền mặt , nguyên liệu , tiền lương và chi phí cho các nguốn lực khác của tổ chức Hoạch định ngân sách từ trên xuống Hoạch định ngân sách từ dưới lên H oạch định cho một đơn vị h ay bộ phận , không phụ thuộc vào thời gian Đơn vị phân tích cơ bản của hệ thống kiểm tra ngân sách : Là bất kỳ đơn vị hay bộ phận trực thuộc tổ chức được quản trị và giám sát bởi một người chịu trách nhiệm cho mọi hoạt động của nó - “ Trung tâm trách nhiệm ” Nhà quản trị và ngân sách : Cấp cao : Hoạch định ngân sách cho mọi hoạt động của công ty Cấp trung : Thường tập trung vào việc thực thi ngân sách dành cho đơn vị hay bộ phận mình phụ trách 24

25. 25 Các loại ngân sách nhà quản trị sử dụng N gân sách chi phí : Các chi phí dự báo và thực tế cho từng trung tâm trách nhiệm và toàn bộ tổ chức Ngân sách d oanh thu : Liệt kê các khoản doanh thu dự kiến và thực tế của tổ chức Ngân sách tiền mặt : Ước lượng các khoản thu và chi về tiền mặt hàng ngày / tuần nhằm đảm bảo có đủ lượng tiền mặt để đáp ứng các nghĩa vụ thanh toán Ngân sách đầu tư : Liệt kê các khoản chi phí cho các tài sản chủ yếu : nhà xưởng , thiết bị máy móc … thường trên một năm Hoạch định ngân sách từ con số zero: Là cách tiếp cận đòi hỏi sự đánh giá cụ thể mỗi loại chi phí trong ngân sách , thay vì dựa vào ngân sách thời kỳ trước đây rồi quyết định một tỷ lệ % điều chỉnh Bắt đầu với điểm xuất phát là số 0, mỗi chi tiêu phải có hóa đơn / chứng từ thực tế để minh chứng cho sự chi tiêu là cần thiết 25

26. 26 KIỂM TRA TÀI CHÍNH Kết quả về mặt tài chính có tác dụng chỉ báo về thực trạng và những vướng mắc trong hoạt động của tổ chức Kiểm tra tài chính : Qua các báo cáo và phân tích tài chính B áo cáo tài chính : Nhằm cung cấp những thông tin để kiểm tra tài chính của một công ty 26 Bảng cân đối kế toán Thể hiện  tình hình tài chính về mặt tài sản và các khoản nợ của một công ty tại một thời điểm Báo cáo thu nhập / lời-lỗ Tóm tắt kết quả tài chính c ủa công ty trong một k hoảng thời gian như : quý , t háng , năm

27. Bản cân đối kế toán của New Creations Landscaping ngày 31/12/2015 Tài sản ($) Tài sản lưu động Tiền mặt 25.000 Khoản phải thu 75.000 Hàng tồn kho 500.000 Tổng tài sản lưu động : 600.000 Tài sản cố định Đất đai 250.000 Nhà xưởng & thiết bị 1000.000 Trừ khấu hao 200.000 Tổng tài sản cố định : 1.050.000 Tổng tài sản có 1.650.000 Nợ và vốn chủ sở hữu ($) Nợ ngắn hạn Khoản phải trả 200.000 Các chi phí phải trả 20.000 Thuế thu nhập phải trả 30.000 Tổng nợ ngắn hạn : 250.000 Nợ dài hạn Nợ có thế chấp tài sản 350.000 Nợ trái phiếu dài hạn 250.000 Tổng nợ dài hạn : 600.000 Vốn chủ sở hữu Cổ phiếu phổ thông 540.000 Lợi nhuận giữ lại 260.000 Tổng vốn chủ sở hữu : 800.000 Tổng nợ và giá trị vốn 1.650.000 27

28. Báo cáo thu nhập của New Creations Landscaping ngày 31/12/2015 Tổng doanh thu bán hàng 3.100.000 $ Trừ giá trị số hàng hóa hoàn lại 200.000 $ Doanh thu ròng ( Doanh thu thuần bán hàng ) 2.900.000 $ Trừ các khoản chi phí & Giá vốn hàng bán 2.460.000 $ Chi phí sản xuất cho số hàng hóa bán ra 2.110.000 $ Khấu hao 60.000 $ Chi phí bán hàng 200.000 $ Chi phí quản lý 90.000 $ Lợi nhuận hoạt động 440.000 $ Thu nhập khác 20.000 $ Lợi nhuận gộp 460.000 $ Trừ chi phí lãi vay 80.000 $ Lợi nhuận trước thuế 380.000 $ Trừ thuế 165.000 $ Lợi nhuận ròng ( lợi nhuận sau thuế ) 215.000 $ 28

29. Phân tích tài chính ( Giải thích ý nghĩa từ các con số ) Các nhà quản trị cần có năng lực đánh giá tình hình tài chính từ báo cáo tài chính So sánh kết quả thực hiện với kỳ trước và với tiêu chuẩn chung của ngành Phân tích tài chính : Tập trung vào các tỉ lệ T ỷ lệ thanh khoản Tỷ lệ hoạt động Tỷ lệ sinh lợi Tỷ lệ đòn cân nợ Xem xét các số liệu thống kê : Lợi nhuận, tài sản, doanh thu, và hàng tồn kho 29

30. 30 Các tỷ lệ tài chính thông dụng Tỷ lệ thanh khoản : Thể hiện năng lực trả nợ ngắn hạn của tổ chức Tỷ lệ thanh toán hiện hành : Tổng tài sản lưu động / Nợ ngắn hạn Tỷ lệ thanh toán nhanh : Tổng tiền mặt + Khoản phải thu / Nợ ngắn hạn Tỷ lệ hoạt động : Đo lường kết quả nội bộ tương ứng với hoạt động quản trị Vòng quay hàng tồn kho : Tổng doanh thu / Mức tồn kho trung bình Tỷ lệ chuyển đổi : Giá trị các đơn hàng thực hiện / Tổng yêu cầu của khách hàng Tỷ lệ sinh lợi : Tỷ lệ giữa lợi nhuận với các nguồn sinh ra nó như : doanh số , tài sản Tỷ suất lợi nhuận so với doanh số : Lợi nhuận ròng / D oanh thu Tỷ suất lợi nhuận gộp : Lợi nhuận trước thuế / Doanh thu Tỷ suất sinh lợi trên tài sản ( h ệ số hoàn vốn - ROA): Lợi nhuận ròng / Tổng tài sản Tỷ lệ đòn cân nợ : Đề cập đến việc tài trợ cho các hoạt động từ nguồn tiền vay Đòn bẩy nợ : Tổng nợ / Tổng tài sản Khi tỷ lệ bằng 1 thì các nhà tín dụng đánh giá rủi ro tín dụng là quá lớn 30

31. Các khuynh hướng kiểm soát chất lượng và tài chính Hệ thống tiêu chuẩn Quốc tế Được đề xuất bởi Tổ chức Quốc tế về tiêu chuẩn (ISO - International Organization for Standardization ). Thành lập 1947, VN tham gia 1977 Hệ thống tiêu chuẩn (ISO): Sự đồng thuận về những gì tạo thành hệ thống quản trị chất lượng có hiệu qủa Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 – Giấy chứng nhận sự cam kết về việc theo đuổi chất lượng đã tuyên bố của tổ chức Sự tham gia của các tổ chức tại 157 quốc gia Giấy chứng nhận ISO dùng để so sánh , đánh giá và điều kiện hợp tác giữa các tổ chức Quản lý công ty : Nhiều công ty gia tăng kiểm soát từ cấp cao thông qua hoạt động “ quản lý công ty ” Truyền thống : Là cách thức tổ chức thực hiện để bảo vệ quyền lợi của các cổ đông Ngày nay: Được mở rộng để đ ề cấp đến khuôn khổ hệ thống , các quy định , và hoạt động thực tiễn nhờ đó tổ chức sẽ đảm bảo được trách nhiệm báo cáo , sự công bằng và minh bạch trong quan hệ với các bên hữu quan 31