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Clase teórica 1 - Procesamiento de Datos en Excel

1. ¡Les damos la bienvenida! ¿Comenzamo s ?

2. Esta clase va a ser grabada

3. Procesamiento de Datos en Excel Clase 01. Excel Avanzado

4. Introducción a Excel

5. Excel es el programa de tipo hoja de cálculo más popular del mundo. Su versatilidad de uso para diferentes contextos profesionales y académicos lo convierten en la herramienta por excelencia para poder procesar datos . Primero lo primero: ¿Qué es Excel?

6. Está desarrollado y comercializado por Microsoft, actualmente para casi todas las plataformas disponibles (Windows, MacOS, Android e iOS). Viene incluido dentro de los paquetes (suites) de Office en diferentes versiones. Bill Gates, fundador de Microsoft, utilizando una de las primeras versiones de Excel Primero lo primero: ¿Qué es Excel?

7. Y entonces… ¿Qué es una hoja de cálculo? Nos referimos a una hoja de cálculo cuando hablamos de un tipo de documento que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas , compuestas por celdas , que se organizan en una matriz de filas y columnas. Hoja de trabajo contable en papel Hoja de cálculo electrónica

8. Sheets (Google) Numbers (Apple) OpenOffice (Open Source) Otras hojas de cálculo en el mercado ¿Conocías alguna? ¿Te parecen similares? Compártenos tu experiencia...

9. Versiones

10. Versiones de Excel Originalmente, comenzó en el año 1985 con la versión 1 (increíble, pero era sólo para Macintosh, de Apple, su principal competidor).

11. Más de 35 años después de su lanzamiento, tenemos las siguientes versiones tomando el mayor volumen de usuarios: Excel 2013 Excel 2016 Excel 2019 Versiones de Excel

12. Excel 2019 Hoy en día es posible adquirir Excel de dos formas: Adquiriendo una suscripción mensual del paquete de Microsoft 365 . Haciendo una compra única de Office 2019 . Cada alternativa tiene sus pro y sus contras. Te recomendamos analizar la que se ajuste más a tus necesidades . Las dos opciones incluyen las otras herramientas más populares de Microsoft: Word, PowerPoint, Outlook, etc. Versiones de Excel

13. Versiones de Excel Todas las versiones de Excel y los archivos que generemos son compatibles entre las diferentes versiones de la herramienta. Ejemplo: Si creo un archivo en Excel 2003, voy a poder ejecutarlo en Excel 2019. Si creo un archivo en Excel 2019, tengo la opción de guardarlo de tal forma que pueda abrirlo en versiones anteriores (2003, 2007, 2010, etc.) Las dos principales extensiones de Excel son .xls (para versiones anteriores a 2007) y .xlsx.

14. Conceptos y funcionalidades básicas

15. Tipos de datos

16. Básicamente, en cada celda de Excel vamos a poder ingresar 3 tipos de datos : Valores numéricos Texto Fórmulas ¿Cuántos tipos de datos admite Excel? 3 Tipos de Datos

17. Son aquellos datos que representan cantidades, montos, porcentajes, etc. A partir de Excel 2013, los valores numéricos pueden tener una precisión de hasta 15 dígitos. Los vamos a reconocer visualmente en las celdas por estar alineados a la derecha de la misma. Valores numéricos

18. A su vez, un valor numérico, puede tener un formato especial . ¿Qué quiere decir esto? Excel va a poder presentar estos valores numéricos de diferentes maneras. Por ejemplo, a la derecha podemos ver 3 columnas que tienen los mismos valores numéricos , pero expresados en 3 diferentes formatos: general, moneda y notación científica. Valores numéricos

19. Para recordar: V alores numéricos Es muy importante distinguir entre el valor de una celda y el valor desplegado por la misma. En este ejemplo, vemos cómo en realidad las fechas son valores numéricos. Esto va a facilitar mucho las tareas de cálculos entre fechas, ya que Excel en realidad está haciendo sumas y restas de números.

20. Texto Vamos a definir el tipo de dato texto, como aquella cadena que están formadas por caracteres alfanuméricos y/o símbolos especiales. Al contrario de los valores numéricos, las celdas ahora se alinearán a la izquierda.

21. Fórmulas Durante el curso iremos recorriendo mucho sobre este tema. Por ahora, es necesario comprender que, aparte de los valores números y de texto, existen las fórmulas . Estas son un conjunto de instrucciones que manipularán los valores numéricos y el texto para hacer algún cálculo u operación y devolvernos un resultado numérico o de texto.

22. Insertar, eliminar, ocultar y editar filas y columnas

23. Filas y Columnas Como ya vimos, unas de las principales estructuras de Excel son las filas y columnas. A partir de Excel 2013, disponemos de 16.384 columnas y 1.048.576 columnas. Algunas de las ejecuciones que podemos ejecutar en ellas son: Insertar Eliminar Ocultar Editar tamaño

24. Insertar FILAS Y COLUMNAS Excel dispone de una cantidad máxima de filas y columnas, por lo que cuando hablamos de “insertar”, no estamos sumando más filas o columnas, sino que estamos desplazando los datos hacia abajo o hacia arriba.

25. Podemos insertar filas y columnas desde la barra de herramientas en la pestaña “ Inicio ” . También haciendo clic derecho en la sección de columnas o filas y luego en “ Insertar ”. FILAS Y COLUMNAS Insertar

26. De igual forma podemos eliminar filas y columnas desde la barra de herramientas en la pestaña “ Inicio ”. También haciendo clic derecho en la sección de columnas o filas y luego en “ Eliminar ”. Eliminar FILAS Y COLUMNAS

27. En caso de necesitar ocultar, podemos hacerlo desde la barra de herramientas, en la pestaña de inicio. También haciendo clic derecho en la sección de columnas o filas y luego en “ Ocultar ”. Ocultar FILAS Y COLUMNAS

28. En caso contrario, para mostrar aquellas columnas que ocultamos previamente, necesitamos seleccionar las filas o columnas contiguas y luego en la barra de herramientas o haciendo clic derecho y seleccionando “ Mostrar ” . Mostrar FILAS Y COLUMNAS

29. Tenemos varias opciones para trabajar sobre el formato de filas y columnas: Editar el alto de fila y ancho de columna. “Autoajustar” alto de fila o ancho de columna (para que se acomode en base al contenido) Editar formato FILAS Y COLUMNAS

30. Sirve para mantener un área de una hoja de cálculo visible mientras se desplaza a otra área de la hoja de cálculo. Seleccionar la opción desde el menú VISTA y quedarán visibles la fila superior y la columna ubicada a la izquierda de la celda seleccionada (B2). Inmovilzar paneles FILAS Y COLUMNAS

31. Formato de número

32. Formato de número Anteriormente, hicimos mención a que Excel va a recibir en las celdas 3 tipos de datos. 👉 Uno de estos tipos de datos eran los numéricos .

33. A continuación, lo que veremos es cómo aplicar formato a esos datos. Aquí podemos ver bien claro cómo, para que sea más fácil de interpretar, a cada campo le corresponde un formato de número diferente. Formato de número

34. En las columnas resaltadas, sería correcto dejarlo como valor absoluto o “general”. Formato de número

35. En el caso de Precio , Descuento , Fecha de compra y Hora de transacción , podríamos optar por elegir un formato de moneda, porcentaje, fecha y hora respectivamente. Vale aclarar que, normalmente, Excel detecta automáticamente cuando ingresamos fechas, horarios o precios cuando inclu i mos el signo “$” previo al número. Formato de número

36. Para editarlo, seleccionamos el rango de celdas a las que queremos agregar formato y: Desde la barra de herramientas, en la sección “ Número ”, seleccionamos el formato deseado. Formato de número

37. O, directamente, podemos hacer clic derecho y seleccionar “ Formato de celda ”. Formato de número

38. Fórmulas y funciones básicas

39. Funciones y fórmulas

40. Funciones y Fórmulas Sin duda alguna, gran parte de la popularidad de Excel se debe a la facilidad con la que podemos crear fórmulas que nos permitan manipular y obtener información en base a los datos de los que disponemos.

41. Funciones = Fórmulas ¿Funciones = Fórmulas?

42. ¿Funciones = Fórmulas? Solemos usar de forma intercambiable estos dos términos. Sin embargo, lo cierto es que guardan algunas diferencias conceptuales: Una FÓRMULA es una ecuación matemática que se realiza a partir de valores o datos matemáticos (+,-,*,/) que introducimos en las celdas, ya sean directos o referencias.

43. Una FUNCIÓN es una fórmula predefinida que se ejecuta utilizando valores específicos que conocemos como argumentos . Estas tienen una sintaxis que debemos seguir para que sea válida o “calculable” . Una fórmula, ¿puede contener una función?, ¿se te ocurre algún ejemplo? ¿Funciones = Fórmulas?

44. Insertar Funciones en Celdas Esta sintaxis, si la conocemos, nos permitirá ingresar manualmente la función en las celdas en las que queramos operar.

45. Ejemplo en vivo Fórmulas y Funciones básicas Asistente de Funciones SUMA, SUMAR.SI CONTAR, CONTAR.SI, CONTARA PROMEDIO, PROMEDIO.SI FECHA, HORA, MINUTO, AHORA Duración: 30 minutos

46. Asistente de Funciones

47. Podemos ingresar desde el panel de fórmulas desde el símbolo de función. Y allí encontraremos opciones para buscar la fórmula que necesitemos por categoría, por buscador o en la lista. Asistente de funciones

48. En base a la función seleccionada, nos aparecerá un cuadro de diálogo que pedirá los argumentos según sean necesarios. Este método de ingresar funciones nos puede ser útil para leer la explicación de las mismas. Los argumentos muchas veces podrán ser valores absolutos, rangos o inclusive otras fórmulas. ¡Lo veremos más adelante! Asistente de funciones

49. SUMA, SUMAR.SI

50. Nos permitirá hacer una suma de las celdas o rangos que introduzcamos como argumentos. Por ejemplo, si queremos saber el total de ventas podemos usar: Función: SUMA

51. Nos permitirá hacer una suma de celdas que cumplan con determinado criterio. Tiene 3 argumentos: =SUMAR.SI(Rango, Criterio,Rango_suma) Rango es el rango de celdas a evaluar. (Obligatorio) Criterio es la condición que se tiene que cumplir para que las celdas sean sumadas. (Obligatorio) Rango_suma son las celdas que se van a sumar. Función: SUMAR.SI

52. En el siguiente ejemplo veremos cómo obtener la suma de las ventas del vendedor que esté cargado en la celda C15. En este caso, el criterio lo estamos pasando como referencia a una celda.

53. CONTAR, CONTAR.SI, CONTARA

54. Usamos la función contar para obtener la cantidad de entradas en un campo de número de un rango o matriz de números. =CONTAR( rango) Función: CONTAR

55. Esta variante de la función, nos va a permitir contar las celdas que cumplan un determinado criterio. =CONTAR.SI(rango,criterio). Rango es el rango en el que vamos a contar. Criterio es aquel argumento que validará la acción de contar o no una celda. Función: CONTAR.SI

56. En el siguiente ejemplo vamos a contar solamente la cantidad de ventas del mes de febrero (cargado en la celda C13). Tener en cuenta que también podríamos haber cargado “Febrero” de forma directa como argumento. Función: CONTAR.SI

57. Con esta otra variante de la función lograremos contar las celdas que no se encuentran vacías en un intervalo. Es similar a CONTAR, solamente que en este caso sumaremos celdas que contengan fórmulas, texto, errores, etc. =CONTARA(rango) Función: CONTAR A

58. PROMEDIO, PROMEDIO.SI

59. Esta función devolverá el promedio (media aritmética) de los argumentos ingresados. Por ejemplo, si queremos saber el promedio de ventas de los vendedores, usaremos: Función: PROMEDIO

60. Similar a los casos de SUMAR.SI y CONTAR.SI , nos va a permitir agregar un criterio para realizar el cálculo de promedio. =PROMEDIO.SI(rango, criterio, Rango_promedio) Utiliza 3 argumentos: Rango es donde se evaluará el criterio. Criterio es el que aplicaremos para seleccionar las celdas que promediaremos. Rango_promedio son las celdas que contienen los números a promediar. Función: PROMEDIO.SI

61. Por ejemplo, si quisiéramos saber el promedio de ventas de Zona Norte: Función: PROMEDIO.SI

62. Función lógica SI 👍

63. Es una de las funciones lógicas más versátiles dadas sus inmensas posibilidades de ser combinada con otras funciones. Resulta de gran ayuda para tomar decisiones en base al resultado obtenido en la prueba lógica . =SI(Prueba_lógica, Valor_si_verdadero, Valor_si_falso) Cuenta con al menos 3 argumentos: Prueba_lógica es la expresión lógica que será evaluada para conocer si el resultado es VERDADERO o FALSO Valor_si_verdadero es el valor que devolverá en caso de que la prueba_lógica sea verdadera. Valor_si_falso es el valor que devolverá en caso de que la prueba_lógica sea falso. Función lógica: SI

64. En el siguiente ejemplo queremos saber si la zona de venta fue en la Zona Sur para aplicar una comisión incentivo del 10% a los vendedores. Función lógica: SI

65. ¿Se te ocurre algún ejemplo práctico en donde podrías necesitar conocer cómo anidar una función con un operador lógico? Función lógica: SI

66. Muchas gracias .

67. # DemocratizandoLaEducación