Communication Skills untuk karyawan kantor

ppt communication skill

1. Developing Productive Communication Skills

2. Daftar Isi Materi Tiga Pilar Komunikasi : Verbal, Vokal, Visual Prinsip Dasar dalam Berkomunikasi Trilogi Komunikasi yang Efektif Tujuh Prinsip Komunikasi yang Produktif Mengembangkan Active Listening Skills Strategi Mendengarkan Umpan Balik dan Kritik

3. Nilai, kepercayaan. dan pikiran kita Rangkaian Keberhasilan Apa yang kita ucapkan dan lakukan Hasil Self-fulfilling prophecy (Pencapaian keberhasilan sesuai keinginan kita)

4. Kita berkomunikasi untuk … Memperoleh informasi Memberikan motivasi Membuat janji Memberi nasihat Menjual Mengucapkan selamat Menipu Dll

5. Verbal, vokal dan visual Verbal : Pesan yang kita kirimkan Vokal : Suara yang kita sampaikan Visual : Bahasa tubuh kita Komunikasi

6. Penelitian menyatakan 70% kesalahan di dunia kerja adalah hasil dari komunikasi yang buruk…..

7. Penyebab Sulitnya Komunikasi: Kurangnya informasi dan pengetahuan Tidak menjelaskan prioritas atau tujuan dengan jelas Tidak mendengarkan Tidak memahami secara penuh dan gagal dalam bertanya

8. Penyebab Sulitnya Komunikasi : Tidak memahami apa yang diperlukan orang lain Tidak berfikir jernih, terlalu cepat mengambil kesimpulan Bad mood Gagal mencari alternatif

9. Kegagalan Komunikasi dapat menyebabkan ….. Hilangnya bisnis Kesalahan, pemborosan Penurunan produktivitas Lemahnya koordinasi dan kooperasi Merusak citra perseorangan atau perusahaan Frustasi, permusuhan

10. Kegagalan Komunikasi dapat menyebabkan ….. Ketidakpuasan terhadap orang lain Penurunan semangat juang Hilangnya semangat kelompok Tingginya pergantian karyawan Konflik dan perbedaan pendapat Jatuhnya kepercayaan dan harga diri Hilangnya persahabatan

11. Memberikan judgement yang terburu-buru Prejudice Kurangnya perhatian Stereotype Lemahnya kemampuan mendengarkan Mengabaikan informasi yang bertentangan dengan kepercayaan kita Beberapa Filter Komunikasi

12. Apapun yang kita lakukan adalah komunikasi Cara kita mulai memulai pembicaraan seringkali menentukan hasil komunikasi Cara kita menyampaikan pesan selalu berpengaruh terhadap bagaimana pesan itu diterima dan dipahami Prinsip Dasar Komunikasi

13. Komunikasi yang sebenarnya adalah pesan yang diterima, bukan pesan yang ingin disampaikan Komunikasi merupakan jalan dua arah – kita harus memberikan sebaik yang kita terima Prinsip Dasar Komunikasi

14. Memberikan informasi dengan baik Menerima informasi dengan baik Mutual respect Trilogi Komunikasi

15. Enam C dalam memberikan informasi dengan baik Memberikan Informasi dengan Baik Clear Concise Courteous Complete Correct Concrete

16. Memberikan Informasi dengan baik Clear Concise Apakah anda telah menggunakan kata-kata yang familiar, kalimat yang singkat? Apakah anda hanya mengeluarkan satu pendapat dalam setiap kalimat? Apakah anda telah menggunakan bahasa yang mudah dipahami oleh pendengar ? Apakah anda telah menyentuh inti dari pesan tersebut? Apakah anda telah berkata secukupnya, dan tidak bertele-tele? Apakah anda telah menghindari kata-kata dan frase “basa-basi” yang tidak ada gunanya?

17. Memberikan Informasi dengan Baik Courteous Complete Apakah anda telah memberikan seluruh fakta? Apakah anda telah mencakup hal-hal yang essensial ? Apakah anda telah menjawab seluruh pertanyaannya? Apakah anda telah merencanakan apa yang akan anda katakan? Apakah anda telah menggunakan kata-kata positif dan sopan? Apakah anda telah menggunakan kata-kata “Saya mengerti”, “silakan”, dan “terima kasih” dalam pembicaraan anda? Apakah Anda merasa senang mendengarkan apa yang anda telah katakan?

18. Memberikan Informasi dengan Baik Correct Concrete Apakah anda telah mengecek kebenaran seluruh fakta? Apakah anda telah mengeja nama pendengar dengan benar? Apakah anda telah membuktikan semua bilangan dan jumlah? Apakah anda telah memberikan contoh detil yang konkrit mengenai apa yang dibutuhkan oleh pendengar? Apakah anda telah memberikan ilustrasi dan metafora yang membuat penjelasan Anda menjadi lebih konkrit?

19. Memberikan Informasi dengan Baik Gunakan kata-kata yang tepat, mengesankan dan nyata Dukung kata-kata anda dengan bantuan secara visual Berikan ilustrasi yang mudah dipahami Gunakan “bahasa” yang digunakan orang lain Ketika memberikan informasi………

20. 7 Prinsip Positif untuk Komunikasi yang Produktif Perhalus kata-kata ‘kamu’ atau ubah menjadi “Saya” untuk menghindari suara yang seolah menekan Sebagai ganti dari : ‘Kamu harus….’, katakan ‘Dapatkah anda….’ atau ‘Dapatkah anda untuk ….’ Fokus pada solusi , bukan pada masalah Sebagai ganti dari ‘Kita kehabisan susu….’, katakan ‘Saya akan berbelaja untuk membeli susu’.

21. 3. Ganti kata-kata Tidak Bisa menjadi Bisa Sebagai ganti dari ‘Kita tidak dapat melakukan hal itu sampai minggu depan’, katakan ‘Kita dapat melakukan hal itu minggu depan’. Mengambil tanggung jawab – jangan menyalahkan Sebagai ganti dari ‘Ini bukan kesalahan saya, katakan ‘Ini yang dapat kita lakukan untuk menyelesaikan hal itu’. 7 Prinsip Positif untuk Komunikasi yang Produktif

22. Katakan apa yang anda inginkan , bukan apa yang tidak anda inginkan Sebagai ganti dari ‘Jangan menyetir terlalu cepat’, katakan ‘Menyetirlah dengan hati-hati’ Fokus ke depan , bukan ke masa lalu Sebagai ganti dari “Saya telah memberitahu kamu sebelumnya untuk tidak” katakan ‘Mulai sekarang dan seterusnya…….” 7 Prinsip Positif untuk Komunikasi yang Produktif

23. 7. Bagi informasi daripada berdebat atau menuduh Sebagai ganti dari ‘Bukan, anda salah’, katakan ‘Saya melihatnya seperti ini….’ 7 Prinsip Positif untuk Komunikasi yang Produktif

24. Komunikasi yang Asertive Membuat pernyataan yang jujur, jelas, singkat, dan langsung Menggunakan pernyataan”Saya” : Saya senang, Saya hargai, Saya pikir Membedakan antara fakta dan pendapat Menanyakan, jangan bercerita Menawarkan usulan yang baik, bukan menasehati dan memerintah Secara verbal, orang-orang yang asertif :

25. Secara verbal, orang-orang yang asertif : Memberikan kritik yang membangun, tidak mencela, tidak berasumsi, dan tidak ‘mengharuskan’ Mengajukan pertanyaan untuk mengetahui nasehat dan perasaan orang lain Menghargai hak-hak orang lain seperti menghargai hak-haknya sendiri Saling membangun respek jika ada perbedaan pendapat Komunikasi yang Asertive

26. Secara Non Verbal, orang-orang yang asertif: Membuat kontak mata yang sesuai Duduk atau berdiri dengan mantap dan tegak lurus dengan nyaman Mengisyaratkan secara terbuka untuk mendukung komentar mereka Berbicara dengan jelas, mantap, dan nada suara yang tegas Komunikasi yang Asertive

27. Secara Non Verbal, orang-orang yang asertif : Mempertahankan keterbukaan, tegas, ekspresi wajah yang relaks, tersenyum apabila senang, mengerutkan dahi jika marah Berkata dengan tegas, dengan ritme yang teratur, serta menekankan kata kunci yang ingin mendapat perhatian Komunikasi yang Asertive

28. Atur bahasa tubuh anda Gunakan bahasa tubuh dan sikap yang terbuka Pusatkan perhatian anda secara penuh terhadap orang lain Sedikit condong ke depan untuk memperlihatkan ketertarikan; sedikit maju ke depan untuk menerapkan penekanan,dan sedikit ke belakang untuk menurunkan penekanan.

29. Atur bahasa tubuh anda Jagalah kontak mata dengan tepat selama mendengarkan untuk membesarkan hati pembicara; tingkatkan kontak mata untuk memperlihatkan penekanan; dan turunkan untuk melembutkan penekanan Respon secara tepat dengan mendasarkan respon anda pada apa yang baru saja dikatakan orang lain Santailah dan tetap mencoba untuk santai dan membuka komunikasi dengan lebih mudah.

30. Kumpulkan Informasi yang baik dengan EARs anda E – explore dengan mengajukan pertanyaan A – affirm/nyatakan kalau anda mendengarkan R – refleksikan kalo anda memahaminya S – silence/diam, lebih banyak mendengarkan

31. Pertanyaan Eksploratif Pertanyaan terbuka Pertanyaan terbuka memberikan banyak informasi karena memberikan kesempatan kepada individu untuk menjelaskan hal terpenting Probing Questions Probing questions digunakan untuk mengelaborasi secara lebih detil isu yang tengah didiskusikan

32. Pertanyaan Tertutup vs Terbuka Apa yang terjadi? Apa penyebab hal itu ? Apakah perjalan anda lancar? Apa yang anda siapkan untuk menyelesaikan perjalanan anda? Apakah anda menyukai Dalam hal apa menurut anda bahwa kandidatnya? kandidat ini sesuai dengan yang kita inginkan? Apakah meeting anda berjalan Apa yang terjadi dalam meeting? dengan baik?

33. Beberapa Probing Questions Apakah Anda dapat lebih spesifik? Apakah Anda dapat memberikan contohnya kepada saya? Apa yang terjadi kemudian? Menurut Anda, apakah yang menjadi penyebabnya? Apakah Anda dapat memberitahukan kepada saya secara detail?

34. Active Listening Memberikan perhatian penuh terhadap pembicara sebagai usaha yang sesungguhnya untuk memahami pokok-pokok penting dari pembicara. Termasuk memberikan perhatian penuh kepada mereka dan gunakan kata-kata pendorong seperti “Ya”, “Aha”, dan “Mmm”. Hal ini juga termasuk pernyataan secara non-verbal seperti mengangguk, tersenyum, dan bahasa tubuh lainnya. Active Listening

35. 5 Active Listening Skills Paraphrasing meanings: Terjemahkan apa yang pembicara katakan dengan kata-kata anda sendiri Reflecting feelings: ketika seseorang mengekspresikan emosi atau perasaan atau terlihat emosional (tersinggung, marah, bersemangat), sampaikan empati anda dan besarkan hati pembicara untuk melanjutkannya. Reflecting facts : simpulkan secara singkat isi yang telah disampaikan pembicara

36. 5 Active Listening Skills Synthesizing: padukan beberapa pemikiran dari pembicara menjadi satu tema atau pemikiran. Imagining out loud: bayangkan seolah-olah anda berada pada posisi pembicara

37. Untuk mendengarkan lebih efektif….. Perhatikan penampilan fisik – bahasa tubuh yang tepat akan membantu kita untuk fokus kepada pembicara dan mendorong pembicara untuk memberikan lebih banyak informasi kepada kita Perhatikan sisi mental – ikuti arah pikiran pembicara, dengarkan untuk bisa memahami, jangan menilai; dengarkan dulu, baru melakukan penilaian Teliti pengucapan secara verbal – makna, kejelasan, teliti lebih lanjut, rangkum pemahaman anda

38. Kebiasan buruk dari pendengar yang tidak baik Menyela Terlalu cepat mengambil kesimpulan Menyelesaikan kalimat orang lain Selalu (dan sering dengan tiba-tiba) mengubah pokok pembicaraan Kurang memperhatikan bahasa tubuh Tidak merespon apa yang orang lain telah katakan Tidak mengajukan pertanyaan dan memberikan feedback

39. Kebiasaan baik dari pendengar yang efektif Melihat ke arah pembicara untuk mengamati bahasa tubuh dan mengambil nuansa pembicaraan Mengajukan pertanyaan Memberikan waktu kepada pembicara untuk mengeluarkan pemikirannya Membiarkan orang-orang menyelesaikan apa yang mereka katakan sebelum memberikan opini Tetap santai, tenang dan mengendalikan emosi

40. Apabila menerima/mendengarkan feedback (umpan balik atau kritik) Dengarkan, jangan melawan Tetap tenang dan atur nafas Biarkan bahasa tubuh anda memperlihatkan penerimaan anda Ajukan pertanyaan untuk memastikan bahwa anda telah memahaminya Jangan terlalu sensitif, melindungi diri sendiri atau angkuh Menerima feedback

41. Menerima feedback Apakah orang yang memberikan feedback mengetahui tentang apa yang mereka katakan ? Informasi lain apa yang anda miliki yang dapat mendukung feedback tersebut? Jika anda merasa perlu mengabaikannya, apakah anda memiliki bukti-bukti yang bertentangan dengan feedback tersebut ? Apabila menerima/mendengarkan feedback (umpan balik atau kritik)

42. Ketika menerima/mendengarkan kritikan Pastikan bahwa citra diri anda tetap positif . Selami maksud pengritik anda sehingga anda akan mengetahui bagaimana sebaiknya menghadapi informasi tersebut Filter kritik yang ada. Kesampingkah emosi dan temukan faktanya. Kemudian anda dapat merespon dengan informasi yang berguna. Ajukan pertanyaan sampai anda mengerti apa yang pembicara coba katakan kepada anda Jangan menyela . Dengarkan agar anda mengerti. Fokus ke depan: apa yang dapat anda lakukan untuk memperbaikinya?

43. Recommended Further Readings: Kris Cole, Crystal Clear Communication : Skills for Understanding and Being Understood , Synergy Books International David A. Whetten and Kim S. Cameron, Developing Management Skills , Harpers Collins Publisher