compras-150115194736-conversion-gate01.pptx

gestion administrativa de compras para la empresa

1. Compras Parciales I, II y III MCG. Elizabeth Echeverry Saldarriaga

2. Compras Es adquirir bienes y servicios de la calidad adecuada, en el momento y al precio adecuados y del proveedor más apropiado. Objetivos: Mantener la continuidad de abastecimiento. Hacerlo con inversión mínima en existencia. Evitar duplicidades y desperdicios. Mantener los niveles de calidad en los materiales. Procurar materiales a precios bajos. Mantener la posición competitiva de la empresa

3. Importancia de las compras La gestión de compras constituye un proceso complejo, que requiere una serie de acciones y decisiones, cuyo objetivo final del sistema de compras es indicar a la persona encargada de esta tarea: ¿Qué se debe comprar? ¿A quién se debe comprar? ¿Cuánto se debe comprar? ¿Cuándo se debe comprar? ¿Qué pedidos deben hacerse?

4. Diferencia entre compras y aprovisionamiento COMPRAS: se cuida de optimizar el coste de suministro. APROVISIONAMIENTO: Se cuida de la continuidad del suministro. Ambas funciones se unen en muchos casos en la misma área que realiza una gestión integral de compras y aprovisionamiento . 4

5. Departamento de compras El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado.

6. Importancia del Departamento de Compras Toda empresa tiene un departamento de compras, en él recaen las responsabilidades de adquirir los insumos (materia primas, partes, herramientas, artículos de oficina y equipo) indispensable para la producción de bienes y servicios, poniendo mucha atención para conseguirlos. Los recursos materiales son guardados en el almacén y con posterioridad se surten a los departamentos que lo requieran. Por otra parte, el departamento de compras puede tener una aportación a la productividad, mediante prácticas de ahorro en el costo de los recursos materiales y servicios adquiridos, por ejemplo, adquiriendo materiales a bajos precios y de buena calidad, lo cual rendirá en costos más bajos.

7. Objetivos del Departamento de Compras Comprar los materiales para los propósitos buscados Tener los materiales disponibles en el tiempo que son requeridos. Asegurar la cantidad de materiales indispensables. Procurar materiales al precio mas bajo posible, compatible con la calidad y el servicio requerido. Controlar que la calidad de los materiales sea la requerida. Proveerse de más de una fuente, en previsión de cualquier emergencia que impida la entrega de un proveedor. Anticipar alteraciones en precios, por diferencias en las cotizaciones monetarias, inflación o escases. Hacer el seguimiento del flujo de las órdenes de compras coladas.

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12. 12 Personal de Compras El personal que realiza funciones de compras es muy vulnerable cuando se trata de cuestiones de ética. Lo anterior obedece a las cantidades de dinero que maneja o a las partidas presupuestales de su área

13. 13 Personal de Compras El personal de compras debe actuar con una conducta libre de toda sospecha al realizar las adquisiciones de cumplir con el siguiente perfil: Honradez Integridad Equidad Propiedad Responsabilidad

14. 14 Personal de Compras También en materias de compras, el personal de dicho departamento debe actuar con cortesía y lealtad hacia los proveedores . El comprador NO debe someterse a obligaciones especiales con los proveedores , por razón de las excesivas atenciones que tuvieran con él, aun cuando pudieran considerarse dentro de las llamadas “Cortesías comerciales”

15. 15 Comité de Compras Dicho comité es común en empresas grandes, y se constituye por acuerdo de los consejos de administración de las mismas, integrándose con directivos de otras áreas relacionadas con el área de compras

16. 16 Comité de Compras Frecuentemente están conformados por las siguientes áreas: El director general de la empresa Finanzas Producción Contabilidad Compras Almacén Crédito y cobranzas, entre otros.

17. Factores en la decisión de una compra Los tres principales factores en la decisión de una compra son: 1 . La calidad: No se mide por el precio, ha sido comprobado tantas veces que el mayor precio por si mismo no denota mayor calidad en el producto. 2. La funcionalidad: Como en todo proceso de compras el primer paso para preparar las especificaciones es: analizar las partes o materiales y determinar que función van a desarrollar en beneficio del producto final. 3. El precio: Es importante pero no imperativo para decidir hacer o no una compra, lo cual indica que ya no es una guía confiable para un comprador.

18. Funciones de Departamento de Compras · Adquisiciones : Acción que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo, necesarios para el logro de los objetivos de la empresa, los cuales deben ajustarse a los siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y condiciones de pago; una vez recibidas las mercancías es necesario verificar que cumplan con los requisitos antes mencionados, y por último aceptarlas. · Guarda y Almacenaje : Es el proceso de recepción, clasificación, inventario y control de las mercancías de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y medidas). · Proveer a las demás áreas : Una vez que el departamento de compras se ha suministrado de todos los materiales necesarios, es su obligación proveer a las demás áreas tomando en cuenta: la clase. Cantidad y dimensiones de las mismas

19. Políticas de Compras La política por extensión significa arte o traza con que se conduce un asunto o se emplean los medios para alcanzar un fin determinado. 19

20. Estas políticas deben: Reflejar los objetivos y planes del departamento. Elaborarse por escrito Ser flexibles, discretas, sencillas y claras 20

21. Los objetivos deben: Establecer criterios para tomar decisiones Ser una herramienta administrativa Delimitar las responsabilidad de compras Darse a conocer a todo el personal de compras Revisarse y actualizarse periódicamente 21

22. Algunos ejemplos de políticas de compras son: Queda prohibido a los empleados aceptar obsequios o gratificaciones Todas las adquisiciones de la empresa deberá realizarlas el departamento de compras Todas las importaciones de maquinaria y equipo será autorizadas por el comité de compras 22

23. Algunos ejemplos de políticas de compras son: Las requisiciones deberán describir claramente las especificaciones y la fecha en que se requieran los materiales Todas las compras superiores a un millón de pesos deberán estar autorizadas por el comité de compras de la empresa. 23

24. Procedimiento para la realización de compras: 24 En un procedimiento se documenta la secuencia lógica del deber ser del departamento de compras, para delimitar correctamente los pasos a seguir y determinar exactamente quien lo debe hacer en el se incluye:

25. Procedimiento para la realización de compras: 25 1.- La requisición: Se reciben las requisiciones provenientes del departamento de almacén, debidamente autorizadas. 2.- Localización de las fuentes proveedoras: Se identifica a los proveedores que tengan los materiales requeridos en la plaza, región, e incluso en el extranjero

26. Procedimiento para la realización de compras: 26 3.- La solicitud de cotización: Se solicitan cotizaciones por vía telefónica, fax, correo o a través de mensajero o correo electrónico. 4.- La cotización: Documento que envían los proveedores en el que se indican precio, condiciones de entrega, condiciones de pago y garantía entre otros.

27. Procedimiento para la realización de compras: 27 5.- Cuadro comparativo: Se elabora un resumen o comparativo de las cotizaciones presentadas por los proveedores. 6.- La negociación : Es la etapa más importante del proceso; en ella se negocian las condiciones de pago, entrega, precio, calidad etc. De los materiales buscando siempre el beneficio mutuo.

28. Procedimiento para la realización de compras: 28 7.- Orden de compra o pedido : Se elabora un pedido en firme u orden de compra al proveedor que ofrezca las mejores condiciones señaladas en el punto anterior. 8.- El seguimiento de órdenes de compra : Se establecen formas de control para activar las órdenes de compra fincadas a los proveedores y se vigilan las entregas que éstos realizan

29. Procedimiento para la realización de compras: 29 9.- Recepción de materiales: Se reciben las mercancías en el departamento de almacén 10.- Comprobación exacta de las mercancias : Se realiza una comprobación exacta de las mercancías recibidas, con el pedido u orden de compra fincada

30. Procedimiento para la realización de compras: 30 11.- Envío al departamento de cotabilidad de todos los documentos para su pago: Se deben presentar al departamento de contabilidad todos los documentos inherentes a la orden de compra o pedido (factura, orden de compra, acuse de recibo, entre otro), para trámite de pago.

31. Procedimiento para la realización de compras: 31 12.- Punto de recompra: El departamento de almacén determina el punto de recompra a través del sistema que haya elegido (por ejemplo máximos y mínimos)

32. Que es un presupuesto? Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.

33. PRESUPUESTAR…. Es calcular en forma anticipada a cuánto ascenderán los ingresos y los gastos de una empresa durante un período.

34. Objetivos de los Presupuestos Planear integral y sistemáticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un periodo determinado. Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para logar el cumplimiento de las metas previstas.

35. Presupuesto de Materiales Este Presupuesto asegura que la materia prima se tendrá disponible en las cantidades necesarias y en el momento requerido por el proceso y se encarga de estimar el presupuesto de los materiales que debe utilizar una empresa para su producción en un periodo determinado.

36. Presupuesto de Materiales

37. Presupuesto de Compras Se refiere exclusivamente a las compras de materia prima para la elaboración de los productos, pero antes hay que hacer el presupuesto de materiales con el objeto de determinar cuantas unidades de materiales se requiere para producir el volumen indicado y con esto se sacara el presupuesto de compras. El responsable de las compras determinará los volúmenes que deberá solicitar mensualmente a los proveedores, así como los precios, las fechas de pago y los demás costos asociados a las compras.

38. Presupuesto de Materiales - Compras

39. Plan de Compras El plan de compras constituye uno de los elementos fundamentales del plan de producción. Éste nos permitirá definir con precisión qué productos o materias primas requerimos, de dónde obtenerlos y cómo realizar una gestión óptima de los mismos

40. Plan de Compras Programar Funciones

41. Manual de Compras: 41 El manual de compras, proporciona una idea clara, lógica e integral de como opera el área de compras y precisa los pasos que debe de seguirse en cada una de las actividades que realiza.

42. Manual de Compras: 42 Normalmente este manual debe considerar, entre otros los siguientes puntos: Introducción Índice Objetivo Misión Visión Estructura orgánica de la empresa y del área de compras Políticas Procedimientos Diagrama de Flujo Formatos Instructivo para su uso Glosario

43. Como planear las compras de una empresa: 43 En el caso de una empresa industrial, el departamento de producción determinará la frecuencia y la cantidad de materias primas que deban adquirirse, en razón de la labor que haya realizado el departamento de ventas

44. Como planear las compras de una empresa: 44 Cuando es una empresa que solamente se dedica a la comercialización de productos , las compras y volumen de las mismas se determinarán básicamente por las condiciones de pago y el ritmo de las ventas.

45. Como planear las compras de una empresa: 45 En las empresas importantes las compras deben basarse en métodos científicos y racionales, de manera que pueda realizarse de modo correcto.

46. Como planear las compras de una empresa: 46 Para ello es de utilidad el pronóstico, que es un indicador que permite hacer conjeturas para tratar de determinar cuándo y cuanto se debe comprar y así encontrar el equilibrio adecuado entre ambos términos.

47. Como planear las compras de una empresa: 47 Algunas técnicas cuantitativas para pronosticar son las siguientes: Pronóstico Método de consumo del Ultimo Periodo Análisis de Pareto

48. Método de Consumo del Último Periodo: 48 Por lo tanto, para 2015 se estima un consumo similar de 10 toneladas, lo que permitirá prever compras iguales al último periodo anterior: Método de promedio móvil Año Toneladas 2010 10 2011 20 2012 30 2013 40 2014 50 150/ 5= 30

49. Método de Consumo del Último Periodo: 49 Se observa que las cantidades consumidas en los últimos 5 años son diferentes y el promedio ha sido de 30 toneladas, por lo tanto para el 2015 se estima que se consumirán 30 toneladas. Lo que permite prever compras mínimas de 30 toneladas, más alguna reserva intocable para cubrir contingencias.

50. Análisis de Pareto 50 Un buen indicador para diseñar una adecuada planeación de compras es la consideración del análisis de pareto , también conocido como análisis de ABC. En virtud del examen minucioso que se realiza con los diversos artículos existentes en almacén, clasificados en 3 grupos (A,B y C), aquí la base del análisis es el valor que tienen los artículos consumidos

51. Análisis de Pareto 51 Si todos los artículos del inventario se listan y para cada artículo se procede a multiplicar el Costo Unitario por la cantidad que se utiliza en un año determinado, se obtendrá el valor del costo anual Si se clasifican dichos artículos conforme a su valor, se obtendrá un listado de todos los que se tienen en el inventario, ordenados conforme a su valor.

52. Análisis de Pareto 52 Por se observa que aproximadamente 70% del costo de los materiales es atribuible a 10% de los artículos almacenados, que se denominan artículos tipo A .

53. Análisis de Pareto 53 Los artículos tipo B se consideran intermedios; representan 20% del valor del consumo y constituyen también 20% de los artículos almacenados. Los artículos tipo C son heterogéneos y de poco valor, son muy numerosos y muestran una parte insignificante del costo de los materiales almacenados, además de tener una rotación lenta y que siguiendo con el ejemplo representan 10% de ellos.

54. Análisis de Pareto 54 Por lo tanto el análisis permite concluir que la mayor atención debe estar en los artículos tipo A, estableciendo controles estrictos, formas precisas y adecuadas para las compras que realice una empresa, en virtud de la inversión que representan.

55. Análisis de Pareto 55 Análisis de Pareto a de ABC % de existencia de las mercancías A-10 B-20 C-70 % de valor de las mercancías 70 20 10

56. También pueden planearse de acuerdo a su uso e importancia en: 56 Artículos que se consideran indispensables (materias primas) Artículos de consumo inmediato o directo, que no necesiten almacenamiento (mobiliario y equipo de oficina

57. 57 Artículos de consumo esporádico o con fines muy particulares; su almacenamiento es mínimo y transitorio (refacciones para el departamento de producción o mantenimiento)

58. Costos de almacenaje. Los conceptos de coste que se ven afectados por el nivel de stock son los siguientes: Capital Invertido en Stock o coste de oportunidad del capital : Nos referimos al coste en que se incurre al mantener inmovilizado en inventario el capital correspondiente, en vez de invertirlo. Suele estar entre un 4% y un 7%. Coste variable de almacenamiento:  El mantenimiento de inventarios, implica la necesidad de disponer de almacenes, personal, equipo de manejo de materiales, alquiler de espacio de almacenaje, etc. Puede estar entre el 0% y el 10% 58

59. Costos de almacenaje. El coste de almacenaje (CA) se suele medir por unidades físicas de artículos, de forma que para hallar el coste de almacenaje total, multiplicamos el coste de mantener cada unidad (Ca) por el stock medio (Q/2). Q es la cantidad que se pide en cada pedido. O sea: CA=Ca×Q2 A esto habría que sumar el coste de almacenar el stock de seguridad. Este coste se calcula multiplicando el coste unitario por el stock de seguridad . Teniendo en cuenta esto, el coste de almacenamiento quedaría así: CA=Ca(Q/2+SS ) 59

60. Costos de almacenaje. También, hay que tomar en cuenta los costes relativos a la edificación contentiva del almacén. La unidad de medida más frecuente del coste del espacio es la relación monetaria, frente a la superficie y la unidad de tiempo. La unidad más habitual es la medida en euros por metro cuadrado(€/m2). Si conocemos la relación kg/m2, podemos calcular el coste por kilogramo almacenado y por semana multiplicando por el número de semanas de cada kilogramo en stock; así obtendremos el coste de espacio por kilogramo de salida. Así, por ejemplo, si llamamos Cm2 al coste anual por metro cuadrado, S a la relación kg/m2 y R al número de semanas que permanece el stock, y considerando que cada año tiene 52 semanas, tendremos que el coste semanal del espacio por kilogramo será: Coste de Espacio: CE=Cm2xSxR52 60

61. Costos de almacenaje. En relación con el coste de las instalaciones, o sea, el conjunto de inversiones realizadas en elementos empleados en el recinto donde se almacenan los productos, con el objeto de mejorar su capacidad de almacenamiento y facilitar el manejo de las descargas (como pueden ser las estanterías y otras instalaciones fijas). Calculando este coste por semana (esto es, el coste anual entre 52), y multiplicándolo por el número de kilogramos que estas instalaciones pueden almacenar y por el número de semanas que permanece el stock al año, obtendríamos el coste de las instalaciones por kilogramo vendido. Al expresarlo en una fórmula matemática, llamaríamos I al coste de capital en porcentaje y por año, C al coste medio del kilogramo, y R a la rotación del stock. El coste del capital debido al stock es Coste de las Instalaciones= IxCxR 52 61

62. Costos de almacenaje. Riesgo de Obsolescencia:  Debido a los cambios en los consumidores o al progreso tecnológico, puede que un artículo mantenido en inventario, quede obsoleto y no tenga salida en el mercado. Es una situación muy frecuente en productos sujetos a modas efímeras, como la ropa. Se calcula un coste de entre el 1% y el 5 %. Riesgo de deterioro, robo o desperfecto:  Las condiciones ambientales no adecuadas, accidentes, robos o perdidas, pueden afectar a los artículos almacenados. Se estima por este concepto, un coste de entre el 1% y el 10% . Seguros e Impuestos:  Que también constituyen costes que varían de acuerdo con el nivel de stock. Se aprecian entre un 1% y un 5 % 62

63. Lote económico de compra. El Lote Económico de Compras (EOQ) es un modelo clásico de cantidad fija de pedidos, es decir, calcula cuánto comprar de manera que se logre minimizar el costo asociado a la compra y al mantenimiento de las unidades en inventario. Muchas empresas utilizan el EOQ para tomar decisiones de compras. El objetivo básico que se persigue al determinar el Lote Económico es la reducción de costos, a la vez que se responden dos preguntas claves: • ¿Cuánto pedir? • ¿Cuándo pedir? 63

64. Calculo del lote económico. El cálculo del Lote Económico pude obtenerse a través de la aplicación de modelos matemáticos, cada uno de los cuales utiliza ciertos supuestos. Algunos de estos modelos son: Demanda Flexible Probabilístico Suministro Incierto Demanda Constante  Determinativo Suministro Instantáneo

65. MODELO DE TAMAÑO DEL LOTE ECONÓMICO BÁSICO Esta técnica es relativamente fácil de usar pero hace una gran cantidad de suposiciones. Las más importantes son: 1.La demanda es conocida y constante 2.El tiempo de entrega, esto es, el tiempo entre la colocación de la orden y la recepción del pedido, se conoce y es constante. 3.La recepción del inventario es instantánea. En otras palabras, el inventario de una orden llega en un lote el mismo momento. 4.Los descuentos por cantidad no son posibles. 5.Los únicos costos variables son el costo de preparación o de colocación de una orden (costos de preparación) y el costo del manejo o almacenamiento del inventario a través del tiempo (costo de manejo). 6.Las faltas de inventario (faltantes) se pueden evitar en forma completa, si las órdenes se colocan en el momento adecuado.

66. Q = número de piezas por orden. Q*= número óptimo de piezas por orden (EOQ). D= demanda anual en unidades para el producto del inventario. S= costo de preparación para cada orden. H= costo de manejo del inventario por unidad por año. N= número esperado de órdenes. T= tiempo esperado de órdenes. CT= costo total. Variables del modelo.

67. Sharp, Inc., una empresa que comercializa las agujas hipodérmicas indoloras en los hospitales, desea reducir sus costos de inventario mediante la determinación del número de agujas hipodérmicas que debe obtener en cada orden. La demanda anual es de 1000 unidades; el costo de preparación o de ordenar es de 10 dólares por orden; y el costo de manejo por unidad de año es de 50 centavos de dólar. Utilizando estos datos,  calcule el número óptimo de unidades por orden (Q*), el número de órdenes (N), el tiempo transcurrido (T), y el coso total anual del inventario. Utilizar un año laboral de 250 días. Ejemplo:

68. Ecuación:

69. Links de simuladores http:// www.contactopyme.gob.mx/autodiagnostico/cgis/cuest.asp?t=37&vsec=20127&vtam=5&vedo=19&vusu=132352 70