Diskusi PPPTIK-Pengenalan Proyek dan Manajemen Proyek.pdf

Pengelolaan sebuah proyek IT sangat berbeda dengan pengelolaan proyek-proyek pada umumnya. Hal ini dikarenakan IT memiliki hubungan yang sangat luas dan terikat dengan kemajuan teknologi yang sangat cepat dewasa ini.

1. 1

P3TIK
Pertemuan ke-1
Nama : Hendro Gunawan
NIM : 200401072103
Kelas : IF-701
PERTEMUAN KE -1
Pengenalan Proyek dan Manajemen Proyek IT
1.1. Pendahuluan
Pengelolaan sebuah proyek IT sangat berbeda dengan pengelolaan proyek-proyek pada
umumnya. Hal ini dikarenakan IT memiliki hubungan yang sangat luas dan terikat dengan
kemajuan teknologi yang sangat cepat dewasa ini.
Dari satu sisi masalah dapat ditemukan pengguna akhir (end user) yang masih sulit
menggunakan alat bantu seperti komputer dalam menjalankan tugasnya. Dari sisi lain peran dari
pihak eksekutif (sponsor) yang terlalu berharap bahwa komputer akan memberikan banyak nilai
lebih bagi perusahaan, meskipun pada kenyataannya sangat sulit memperoleh keuntungan pada
awal-awal penggunaan alat-alat bantu IT dikarenakan banyak dibutuhkannya training bagi
pengguna akhir dengan investasi besar.
Di dalam dunia IT para pekerja, seperti: implementator/programer/system analyst/designer
dan administrator, menghadapi berbagai kendala dalam menjalankan fungsinya. Hal ini
dikarenakan antara lain: perubahan strategis bisnis perusahaan, kompatibilitas perangkat keras,
pilihan perangkat lunak yang beraneka ragam, masalah pengamanan data, bandwith jaringan
komputer, tingkah laku para pengguna akhir dan pekerja lainnya serta kebijakan-kebijakan dari
eksekutif perusahaan.
Semua permasalahan di atas membuat pengelolaan proyek IT menjadi sangat kompleks dan
rentan terhadap kegagalan. Di dalam diktat ini akan dibahas bagaimana mengelola sesuatu proyek
IT mulai dari awal hingga akhir serta dapat menggunakan konsep-konsep manajemen proyek yang
umum dalam proyek IT. Tidak ketinggalan akan diberikan pula suatu panduan untuk menggunakan
MS Project 2002, sebagai salah satu tools yang sering digunakan dalam pengelolaan proyek di
perusahaan-perusahaan secara luas. Diktat ini tidak akan membuat Anda menjadi manager proyek
IT dalam waktu singkat, tetapi akan membuka wawasan untuk memahami apa dan bagaimana

2. 2

proses pengelolaan proyek itu, dan apa peran yang dapat Anda lakukan bila terlibat dalam suatu
proyek.
Secara umum, manajemen proyek dibutuhkan karena:
o Adanya kompresi dari siklus hidup produk (adalah dorongan utama perlunya manajemen
proyek):
o Adanya kompetisi global (persaingan ketat);
o Ledakan pengetahuan (menjadi kompleks);
o Downsizing (desentralisasi) manajemen perusahaan;
o Peningkatan fokus pada konsumen;
o Perkembangan yang sangat cepat di dunia ketiga (sebutan US untuk Asia) dan ekonomi
tertutup (Seperti negara Cina yang komunis);
o Proyek kecil yang banyak biasanya menimbulkan banyak masalah.
1.2. Mengapa Manajemen Proyek IT?
Pada bagian pendahuluan telah dibahas bahwa setiap proyek IT sabngat rentan terhadap
perubahan dan kegagalan. Hal ini sebenarnya sangat bertolak belakang pada kenyataan bahwa
kecepatan prosesor komputer (sebagai media utama mengimplementasikan proyek-proyek IT)
meningkat dua kali lipat setiap 18 bulan-dikenal sebagai Moore’s law, bahkan sekarang peningkatan
tersebut lebih cepat lagi. Namun pada kenyataannya:
o 31% proyek IT ditangguhkan sebelum penyelesaian;
o 88% melampaui waktu atau pendanaan (atau keduanya) yang ditentukan;
o Dari 100 proyek IT yang dimulai 94 harus diulang;
o Rata-rata ekstra pengeluaran dalam pendanaan adalah 189%
o Rata-rata waktu ekstra penyelesaian yang dibutuhkan adalah 222%
Kenyataannya yang tidak dapat disangkal ini, sebagian besar terjadi karena visi dan misi suatu
proyek yang melenceng pada saat pelaksanaan. Dalam pelaksanaan inilah peran manajemen proyek
sangat diperlukan sebagai suatu alat untuk mengontrol pencapaian visi dan misi, serta pengelolaan
sumber daya pendukung proyek tersebut. Orang yang memikul tanggung jawab besar dalam suatu
pelaksanaan proyek adalah manajer proyek, namun tentu saja peran para pekerja dalam tim tidaklah
kecil untuk membuat proyek menjadi berhasil.
1.3. Pengertian IT, Kerja Operasional dan Proyek, serta Proyek IT
Teknologi Informasi (Information Technology) adalah:

3. 3

Suatu teknologi (cara, metode, konsep, teknik) yang berhubungan erat dengan pengolahan data
menjadi informasi dan proses penyaluran data/informasi tersebut dalam batas-batas ruang dan
waktu.
Contoh produk-produk IT: modem, router, Oracle, SAP, printer, multimedia, situs internet, e-
Business, cabling system, satelit, dsb.
Produk-produk IT mencakup berbagai perangkat keras, perangkat lunak, dan layanan yang
mendukung teknologi informasi. Berikut adalah kategori dan contoh produknya:
1. Perangkat Keras (Hardware)
• Modem: Digunakan untuk menghubungkan jaringan internet (contoh: Huawei Modem, ZTE
Modem).
• Router: Mengarahkan lalu lintas data dalam jaringan (contoh: Cisco Router, MikroTik
Router).
• Printer: Alat cetak dokumen (contoh: Canon, Epson, HP Printer).
• Satelit: Digunakan untuk komunikasi jarak jauh (contoh: satelit Telkom-4).
• Cabling System: Infrastruktur kabel untuk jaringan (contoh: kabel Ethernet, fiber optic).
2. Perangkat Lunak (Software)
• Oracle: Platform basis data untuk pengelolaan data perusahaan.
• SAP: Perangkat lunak ERP untuk manajemen bisnis.
• Multimedia Software: Perangkat untuk editing video/audio (contoh: Adobe Premiere, VLC
Media Player).
• Situs Internet: Layanan berbasis web (contoh: YouTube, Wikipedia).
• E-Business Platforms: Aplikasi untuk transaksi bisnis online (contoh: Shopify,
WooCommerce).
3. Layanan IT
• Cloud Computing: Infrastruktur berbasis awan (contoh: AWS, Google Cloud, Microsoft
Azure).
• Cybersecurity: Perlindungan data dan sistem (contoh: layanan Palo Alto Networks, McAfee).
• IT Consulting: Jasa konsultan teknologi (contoh: Accenture, IBM Global Services).
Produk-produk tersebut merupakan bagian dari infrastruktur dan layanan yang membantu berbagai
sektor industri memanfaatkan teknologi untuk efisiensi dan inovasi.

4. 4

Penentuan berapa banyak level yang dibutuhkan dalam setiap proyek dapat berbeda-beda, hanya
perlu disadari bahwa pembagian level harus sesuai dengan besar proyek. Yang utama adalah bahwa
pembagian itu harus mencakup tingkatan dari scope proyek hingga tugas/aktivitas tim kerja.

Gambar 1.1. Node MCU Amica
Sumber: https://roboindia.com/tutorials/nodemcu-amica-esp8266-board-installation/
Pendeteksi suhu dan kelembaban yang menggunakan NodeMCU ESP8266 termasuk dalam
kategori Internet of Things (IoT) Devices, yang merupakan bagian dari perangkat keras (hardware)
dalam teknologi informasi. Berikut adalah klasifikasi lebih lanjut:
1. Perangkat IoT (Internet of Things)
• NodeMCU ESP8266 adalah mikrokontroler berbasis Wi-Fi yang sering digunakan untuk
menghubungkan sensor dan perangkat ke internet.
• Sensor suhu dan kelembaban, seperti DHT11 atau DHT22, bekerja bersama NodeMCU
untuk membaca data lingkungan.

Gambar 1.2. DHT 11
Sumber: https://alltopnotch.co.uk/wp-content/uploads/imported/2/DHT11-Digital-Humidity-
Temperature-Sensor-NTC-Thermal-Arduino-Pi-PIC-Arm-232583124192.JPG

5. 5


2. Perangkat Embedded System
• NodeMCU ESP8266 adalah contoh sistem tertanam (embedded system) yang dirancang
untuk aplikasi spesifik, seperti pemantauan suhu dan kelembaban.
3. Komponen Jaringan
• NodeMCU ESP8266 juga berfungsi sebagai komponen jaringan IoT, karena dapat
mengirim data melalui protokol seperti MQTT atau HTTP ke server atau cloud.
Aplikasi Teknologi IT
o Smart Home Systems: Digunakan dalam rumah pintar untuk mengontrol suhu dan
kelembaban ruangan.
o Pemantauan Lingkungan: Digunakan untuk memonitor kondisi cuaca, gudang, atau
laboratorium.
o Data Logging dan Analitik: Mengirim data ke cloud untuk analisis lebih lanjut.
Dengan kemampuan ini, perangkat berbasis NodeMCU ESP8266 memberikan solusi terjangkau dan
fleksibel untuk berbagai kebutuhan dalam ekosistem IT berbasis IoT.
Kerja secara Operasional adalah:
▪ Pekerjaan rutin secara terus-menerus di suatu lingkungan kerja. Contoh kerja operasional.
▪ Surat-menyurat di kantor, kegiatan administrasi T.U., kegiatan belajar mengajar di kampus.
Proyek adalah:
▪ Usaha pada satu waktu tertentu yang kompleks, non-rutin, melibatkan SDM yang memiliki
dedikasi untuk terlibat dan dibatasi oleh waktu, anggaran, sumber daya dan spesifikasi-
spesifikasi yang didesain sesuai kebutuhan konsumen (unik).
Contoh proyek:
▪ Pembangunan gedung, pengembangan produk, pendirian usaha, setup network computer,
renovasi rumah, pelaksanaan pesta pernikahan, dsb.
▪ Dalam dunia IT: Pengembangan perangkat lunak administrator nilai mahasiswa, upgrade
network perusahan, dsb.
Persamaan antara dua kegiatan ini adalah:
▪ Dilakukan oleh SDM;
▪ Dibatasi oleh (pra) sarana/sumberdaya;
▪ Direncanakan;
▪ Dilaksanakan; dan terkontrol.

6. 6

Proyek IT:
Suatu proyek yang membutuhkan sumber daya dan ataupun produk teknologi informasi dalam
penyelesaiannya.
Contoh Proyek IT:
▪ Pembangunan jaringan komputer di fakultas teknik UKM.
▪ Pembuatan software untuk administrasi T.U.
▪ Pembuatan perangkat e-Commerce di suatu perusahaan eksport-Import.
▪ Pembuatan infrastruktur kartu ATM (online banking)
▪ Pendeteksi suhu ruangan menggunakan NodeMCU ESP 8266 berbasis WEB. Dll (Point
Utama)
1.4. Mencari Visi dan Misi Proyek IT
Visi adalah suatu tujuan (goal) yang dituju di masa depan. Visi memberikan arahan kemana
perjalanan suatu proyek , sumber daya apa saja yang harus dihasilkan, kapan proyek harus selesai,
siapa saja yang berkepentingan dalam proyek ini, siapa pengguna akhir proyek. Ini adalah sebagian
kecil dari berbagai macam pertanyaan yang harus terjawab dalam pelaksanaan suatu proyek.

Sebuah proyek tanpa tujuan yang jelas akan menghabiskan banyak waktu, biaya, dan talenta
tanpa menghasilkan suatu yang bermutu. Sebelum suatu proyek dimulai harus dinyatakan dengan
jelas apa yang harus dinyatakan dengan jelas apa yang harus dicapai sehingga suatu proyek dapat
dianggap selesai. Sebuah proyek dapat dinyatakan dimulai (dalam konsep) pada saat telah diketahui
secara pasti dan jelas apa yang akan dihasilkan dari sebuah pelaksanaan proyek.

Setelah proyek terdefinisi perlu dinyatakan kapan proyek tersebut harus dimulai dan kapan
selesainya. Peran seorang manajer proyek adalah temporer, mengingat rentang waktu proyek yang
terbatas. Seorang manajer proyek bertanggung jawab atas tercapainya visi dan misi proyek,
pengembangan aktivitas proyek dan kepemimpinan serta pengelolaan sumber daya selama
berlangsungnya proyek.
Bagaimana caranya mencari visi yang jelas pada proyek IT? Bertanyalah dan adakan
wawancara pada pihak pemberi order (seperti eksekutif pada perusahaan, dan sponsor proyek) dapat
meberi jawaban akan hal ini. Selain itu diperlukan pula timbal balik dan

7. 7


Gambar 1.3. Time, Money, Scope
Sumber: Modul 01 PPPTIK - Pengenalan Proyek dan Manajemen Proyek IT
o Waktu (time) adalah: Jadwal dan pembagian tugas
o Pendanaan (money) adalah: sumber daya untuk menjalankan tugas.
o Ruang lingkup (scope) adalah: tujuan (goal/visi) dan produk (deliverables) dari proyek dan
menuju pada penilaian performance dari sebuah proyek secara keseluruhan.
Ketiganya saling berkaitan; tergantung dari permasalahan yang ada, namun selalu ada satu yang
paling berpengaruh dalam setiap proyek.
Dengan demikian jelaslah bahwa di dalam manajemen proyek termuat titik acuan sebagai berikut:
o Proyek memiliki tujuan yang jelas
o Ada suatu tenggang waktu yang terdefinisi dengan waktu mulai dan akhir proyek;
o Biasanya melibatkan beberapa departemen dan profesional;
o Biasanya, melakukan sesuatu yang belum pernah atau jarang dikerjakan sebelumnya;
o Harus memenuhi suatu syarat waktu, biaya dan kinerja.

8. 8


1.5. Refleksi Manajemen
Seorang manajer proyek harus mampu menciptakan keseimbangan antara ketiga faktor pembentuk
proyek. Lebih lanjut seorang manajer proyek merupakan refleksi dari aktivitas manajemen secara luas,
yaitu:
o Manajemen adalah proses menentukan dan mengimplementasikan cara-cara untuk
memanfaatkan sumberdaya manusia dan non manusia secara efektif dan efisien untuk
mencapai tujuan yang telah ditentukan.
o Seorang manajer proyek sepertinya tidak berbeda dengan manajer lainnya, yaitu
merencanakan, menjadwalkan, memotivasi dan mengendalikan.
o Tapi, seorang manajer proyek adalah unik, karena manajer ini hanya mengatur aktivitas-
aktivitas yang temporer, tidak repetitif, dan seringkali bertindak secara independen di dalam
suatu organisasi formal.
1.6. Karakter Proyek IT
Secara khusus dalam proyek-proyek IT, seorang manajer proyek IT harus mampu melihat tingkat
kesulitan dan kompleksitas proyek IT yang memerlukan perlakuan khusus, yaitu:
▪ Invisibility (kekasatan)
o Bentuk fisik dari proyek-proyek IT terkadang tidak terlihat, sehingga sulit untuk dilihat
kemajuannya.
o Contoh: pengembangan program, upgrade PC, dsb.
▪ Complexity (kompleksitas)
o Setiap sumberdaya dan pendanaan yang dikonsumsi dalam sebuah produk IT melibatkan
kompleksitas yang lebih tinggi dibanding proyek rekayasa lainnya.
o Contoh: apabila dalam pengembangan software pada stadium yang hampir selesai, mengalami
perubahan yang signifikan pada spesifikasinya, maka perubahan tsb akan sangat sulit untuk
diimplementasi (bahkan perubahan terkadang menyebabkan proyek dimulai dari awal lagi).
▪ Flexibility (fleksibility)
o Meskipun perubahan pada spesifikasi pada saat pengimplementasian sangat sulit untuk
dilakukan, pada dasarnya proyek-proyek IT sangat fleksibel.
o Hal ini mengacu pada kenyataan bahwa proyek IT dan keberadaan proyek IT adalah sebagai
sarana pendukung bagi komponen lain dalam suatu lingkungan kerja.
o Dengan demikian proyek IT dapat dikatakan memiliki derajat perubahan yang tinggi (high
degree of change).
o Contoh: pembangunan jaringan komputer di suatu kantor tidak menyebabkan aktivitas di
kantor tersebut menjadi mati.

9. 9


Dengan hadirnya karakteristik khusus proyek-proyek IT ini, maka dapat disimpulkan seorang manajer
proyek IT dalam melaksanakan tugasnya wajib menjawab pertanyaan- pertanyaan di seputar hal-hal
berikut ini:

Gambar 1.4. IT Project
Sumber: Sumber: Modul 01 PPPTIK - Pengenalan Proyek dan Manajemen Proyek IT
5.7. Kegiatan Utama Sebuah Proyek
Di dalam diktat ini akan dibahas kegiatan utama sebuah proyek yang dapat diterapkan dalam segala
jenis proyek, namun secara khusus akan dibahas aktivitas-aktivitas dalam proyek IT, sebagai berikut:
▪ Pembuatan Rencana Proyek
o Feasibility plan dan spesifikasi proyek
o Riset
o Rencana (perkiraan) jadwal dan biaya.
▪ Pengamatan dan pengaturan proyek
o Penjadwalan: Gantt Chart, jaringan kerja (AON)
o Kegiatan Proyek: WBS
o Organisasi Proyek: OBS
o Project Life Cycles
o Eksekusi dan Implementasi
o Manajemen Risiko
▪ Penutupan proyek
o Evaluasi, verifikasi, optimasi dan penilaian
o Client Acceptance

10. 10


Daftar Pustaka
[1] Riad Sahara, S.SI., MT. Modul 01 PPPTIK - Pengenalan Proyek dan Manajemen Proyek IT
Link File
https://docs.google.com/document/d/1o3ka6yUCTn5DxH_o3V1xARpdpTOp9IU4/edit?usp=sharing
&ouid=101456110840209175777&rtpof=true&sd=true