Dok-Sist-Manajemen-Laboratorium-2017 (2).ppt

Dok-Sist-Manajemen-Laboratorium-2017 (2).ppt

1. suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 1
DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN
LABORATORIUMLABORATORIUM
20-21 Nov 2017

2. PENDAHULUAN
Pengertian laboratorium Pendidikan
Laboratorium Pendidikan / laboratorium, adalah
unit penunjang akademik pada lembaga
pendidikan, berupa ruangan tertutup atau
terbuka, bersifat permanen atau bergerak,
dikelola secara sistematis untuk kegiatan
pengujian, kalibrasi, dan/atau produksi dalam
skala terbatas, dengan menggunakan peralatan
dan bahan berdasarkan metode keilmuan
tertentu dalam rangka pelaksanaan pendidikan,
penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.
suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 220-21 Nov 2017

3. DASAR PERTIMBANGANDASAR PERTIMBANGAN
•Laboratorium penting dan utama dalam pelaksanaan Tridharma dalam
mewujudkan PT kelas dunia (world class university). Oleh karena itu
SDM pengelola laboratorium juga perlu ditingkatkan kemampuan
profesionalnya.
•Laboratorium merupakan ujung tombak dalam pengembangan
penelitian untuk menciptakan ilmu dan teknologi, perbaikan kurikulum
dan materi pembelajaran, serta implementasinya dalam kegiatan
pengabdian kepada masyarakat untuk meningkatkan kesejahteraan.
Komunitas laboratorium harus memahami organisasi dan
manajemen laboratorium:
•Laboratorium memiliki peran sangat penting pada peningkatan profil
institusi.
•Kerjasama yang baik pada komunitas dapat meningkatkan akademik
atmosfer, kualitas dan produktivitas penelitian, publikasi, buku dan paten.
•Peningkatan kualitas dan produktivitas penelitian dapat meningkatkan
kualitas kurikulum, materi pembelajaran, dan pelayanan kepada
masyarakat.
•Hal tersebut akan meningkatkan Brand Image dan Profil Institusi,
kepercayaan pelanggan dan keberlanjutan institusi.
suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 320-21 Nov 2017

4. TUJUANTUJUAN
•Pengembangan karier PNS pengelola
laboratorium perguruan tinggi ke dalam suatu
jabatan karier yang terukur (jabatan fungsional
tertentu dengan angka kredit).
•Peningkatan profesionalisme dan kesejahteraan.
•Peningkatan kualitas manajemen/pengelolaan
laboratorium berbasis ISO/IEC 17025
suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 420-21 Nov 2017

5. 5 Kriteria Jabatan Fungsional Tertentu Dengan Angka Kredit
(Pasal 3 PP No. 16 Tahun 1994 tentang Jabatan Fungsional PNS)
1.Mempunyai metodologi, teknik analisis, teknik dan prosedur kerja yang
didasarkan atas disiplin ilmu pengetahuan dan/atau pelatihan tertentu
dengan sertifikasi; mensyaratkan pengetahuan dan teknis tertentu
dengan sertifikasi;
2.Memiliki etika profesi yang ditetapkan oleh organisasi profesi;
3.Dapat disusun dalam suatu jenjang jabatan berdasarkan: a) tingkat
keahlian bagi jabatan fungsional keahlian; 2) tingkat keterampilan bagi
jabatan fungsional keterampilan.
4.Pelaksanaan tugas bersifat mandiri;
5.Jabatan fungsional tersebut diperlukan dalam pelaksanaan tugas pokok
dan fungsi organisasi.

suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 520-21 Nov 2017

6. suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 6
Pranata Laboratorium Pendidikan yang selanjutnya
disingkat PLP, adalah jabatan yang mempunyai ruang
lingkup, tugas, tanggung jawab, dan wewenang untuk
melakukan pengelolaan laboratorium pendidikan yang
diduduki oleh Pegawai Negeri Sipil dengan hak dan
kewajiban yang diberikan secara penuh oleh pejabat yang
berwenang.
PERATURAN BERSAMA
MENTERI PENDIDIKAN NASIONAL
DAN
KEPALA BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA
NOMOR 02/V/PB/2010
NOMOR 13 TAHUN 2010
20-21 Nov 2017

7. suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 7
PLP mempunyai tugas sebagai berikut:
•Melaksanakan pengujian sesuai dengan metode
yang digunakan
•Melakukan kalibrasi alat
•Melaporkan hasil pengujian
•Mengusulkan perbaikan alat dan metode
•Membuat dokumen petunjuk operasional dan
perawatan alat dan melaksanakannya
•Melakukan inventarisasi alat dan bahan kimia
•Mengendalikan kondisi ruangan pengujian dan
ruang preparasi
20-21 Nov 2017

8. UNSUR-UNSUR UNSUR-UNSUR
SISTEM MANAJEMEN MUTU LABORATORIUMSISTEM MANAJEMEN MUTU LABORATORIUM
II. Faktor administratif. Faktor administratif
> > Struktur organisasiStruktur organisasi
> > Sumber dayaSumber daya
> > Sistem dokumentasi Sistem dokumentasi
> Jasa/perbekalan> Jasa/perbekalan
> Pelayanan kepada pelanggan> Pelayanan kepada pelanggan
> Pengaduan> Pengaduan
> Pengendalian ketidaksesuaian> Pengendalian ketidaksesuaian
pengujianpengujian
> Tindakan perbaikan> Tindakan perbaikan
> > Pengendalian rekamanPengendalian rekaman
> Audit mutu internal> Audit mutu internal
> Kaji ulang manajemen> Kaji ulang manajemen
suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 8
II. Faktor TeknisII. Faktor Teknis
> Akomodasi dan lingkungan> Akomodasi dan lingkungan
> Metode pengujian> Metode pengujian
> Peralatan pengujian> Peralatan pengujian
> Pereaksi> Pereaksi
> Pengambilan sampel> Pengambilan sampel
> Penanganan sampel> Penanganan sampel
> > KetertelusuranKetertelusuran
> Jaminan mutu hasil pengujian> Jaminan mutu hasil pengujian
> > Laporan hasil pengujianLaporan hasil pengujian
> Estimasi ketidakpastian dalam> Estimasi ketidakpastian dalam
pengujianpengujian
20-21 Nov 2017

9. Prinsip Sistem Manajemen Mutu Laboratorium (SMM)
I. Lingkaran (siklus) mutu
II.Struktur sistem manajemen mutu
III.Dokumen SMM
IV.Audit SMM
V. Kaji ulang manajemen
suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 9
•SMM mengorganisasikan keseluruhan aktivitas
laboratorium sedemikian rupa agar faktor-faktor:
a) Teknis, b) administratif, c) Personel yang
memengaruhi mutu hasil pengujian berada di bawah kendali.
–SMM harus menuntun tindakan terorganisasi dari
manusia, peralatan, dan informasi untuk mencapai tujuan
laboratorium.
–SMM dituangkan dalam Panduan Mutu, Prosedur Mutu,
dan Instruksi Kerja yang didokumentasikan, dimengerti,
dan dilaksanakan oleh semua personil secara
profesional.
20-21 Nov 2017

10. suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 10
SISTEM MANAJEMEN MUTU LABORATORIUM
Harus memenuhi kebutuhan laboratorium dan pelanggan
yang saling berhubungan
- Kebutuhan laboratorium
•Mencapai dan mempertahankan mutu yang diinginkan
dengan biaya optimal
•Menggunakan secara efisien, “sumber”
»Teknologi
»Manusia
»Bahan
- Kebutuhan pelanggan
Keyakinan dalam kemampuan laboratorium
menghasilkan hasil pengujian bermutu yang dikehendaki
dengan biaya yang kompetitif.
Mempertahankannya terus-menerus.
20-21 Nov 2017

11. suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 11
Memberikan pelayanan pengujian yang mengutamakan
mutu dan kepuasan pelanggan, dapat dipercaya serta
menjamin bahwa pekerjaan pengujian dilaksanakan
dengan independensi, kejujuran, teknis, teliti, cepat, tepat,
dan akurat serta efisien dalam menggunakan sumber
daya.
Senantiasa melakukan pemutakhiran pengetahuan,
peningkatan kualitas sumber daya manusia dengan
melaksanakan pelatihan dan memberikan kesempatan
untuk mengikuti pelatihan dan pendidikan
Tanggap dan cepat bertindak mengatasi masalah,
profesional, dan cermat dalam melaksanakan tugas,
memiliki integritas dan kredibilitas yang diakui masyarakat
serta senantiasa mengutamakan kerjasama tim.
KEBIJAKAN MUTU
20-21 Nov 2017

12. suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 12
Laboratorium harus memastikan kompetensi personel yang
mengoperasikan peralatan tertentu, melakukan pengujian
dan/atau kalibrasi, mengevaluasi hasil, dan
menandatangani laporan pengujian dan sertifikat
kalibrasi.
Laboratorium harus merumuskan sasaran pendidikan,
pelatihan dan keterampilan personel. Laboratorium
harus mempunyai kebijakan dan prosedur untuk
mengidentifikasi dan menyelenggarakan pelatihan
yang dibutuhkan personel.Laboratorium harus membuat
program pelatihan yang relevan dengan tugas sekarang
dan tugas yang diantisipasi.
20-21 Nov 2017

13. Apa itu Mutu?
tercapainya 99 % derajat mutu
berarti
disetujuinya 1% derajat kesalahan
1%
suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 1320-21 Nov 2017

14. Di Perancis kesalahan 1 % berarti setiap hari
•14 menit tanpa air atau listrik
•50,000 paket hilang oleh layanan pos
•22 bayi gagal lahir
•600,000 makanan terkontaminasi bakteri
•3 pendaratan darurat di bandara Paris
Hasil: 1% kesalahan
suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 1420-21 Nov 2017

15. Manajemen Laboratorium
Manajemen laboratorium adalah
aktivitas merancang kegiatan, mengoperasikan,
memelihara dan merawat peralatan dan bahan, fasilitas
dan atau segala obyek fisik lainnya secara efektif dan
efisien untuk mencapai tujuan atau sasaran tertentu
sehingga mencapai hasil yang optimal.
Manajemen laboratorium meliputi :
1. Perancangan kegiatan laboratorium
2. Pengoperasian peralatan dan penggunaan bahan
3. Pemeliharaan/perawatan peralatan dan bahan
4. Pengevaluasian sistem kerja Laboratorium
5. Pengembangan kegiatan Laboratorium
suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 1520-21 Nov 2017

16. 1. Perancangan Kegiatan Laboratorium
Meliputi:
-Penyusunan program kegiatan tahunan
-Penyusunan kebutuhan peralatan laboratorium
-Penyusunan kebutuhan bahan laboratorium
-Penyusunan SOP (penggunaan peralatan dan
bahan)
suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 1620-21 Nov 2017

17. 2. Pengoperasian Peralatan dan Penggunaan Bahan
Meliputi:
•Persiapan Peralatan dan bahan
•Penjelasan pengoperasian peralatan dan penggunaan bahan
(tidak lepas dari kegiatan supervisi)
•Supervisi proses pengujian, kalibrasi dan/ atau produksi
•Pengoperasian peralatan dan penggunaan bahan
•Pengelolaan/penanganan material handling (sisa bahan)
•Verifikasi/validasi hasil (pengukuran, kalibrasi, kinerja alat)
•Pengujian dan verifikasi unjuk kerja alat
•Pengawasan Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3)
•Pengambilan dan pengujian sampel (peneltian & pengmas)
•Pelaporan kegiatan praktikum
suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 1720-21 Nov 2017

18. 3. Pemeliharaan/perawatan Peralatan dan Bahan
Meliputi:
•Penyusunan jadwal pemeliharaan/perawatan
peralatan dan bahan
•Pembersihan peralatan dan bahan
•Penataan peralatan dan bahan
•Penyimpanan peralatan dan bahan
•Melakukan kalibrasi alat
suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 1820-21 Nov 2017

19. 4. Pengevaluasian Sistem Kerja Laboratorium
Meliputi:
•Evaluasi SOP pengoperasian peralatan dan
penggunaan bahan (umum)
•Evaluasi SOP pemeliharaan/perawatan peralatan dan
bahan (umum)
•Evaluasi pedoman penilaian peralatan dan bahan
(umum)
•Evaluasi pemeliharaan/perawatan peralatan dan bahan
(khusus)
•Evaluasi hasil kalibrasi alat
•Evaluasi kinerja alat
•Evaluasi penerapan metode kerja dan penggunaan alat
suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 1920-21 Nov 2017

20. 5. Pengembangan Kegiatan Laboratorium
Meliputi:
•Pengembangan kinerja peralatan
•Pengembangan metode kerja peralatan
•Pengembangan metode pengujian, kalibrasi,
dan/atau produksi
•Pengembangan mutu produk (skala laboratorium)
•Pengembangan sistem pengelolaan laboratorium
suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 2020-21 Nov 2017

21. Dokumentasi Pengelolaan Laboratorium
Dokumentasi meliputi:
Dokumentasi Peralatan/bahan (Pangkalan Data
peralatan/bahan)
Dokumentasi Pelaksanaan Kegiatan
Dokumentasi pelaksanaan kegiatan  dokumen
pengelolaan lab. yang mengacu pada Sistem Dokumen
Manajemen Mutu Standar (ISO)
suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 21
DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN {MUTU}
adalah “Sistem yang terdokumentasi” BUKAN
“Sistem Mendokumentasi”
20-21 Nov 2017

22. DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN {MUTU}
DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN
DOKUMENTASI
Proses pengumpulan, pemilihan, pengolahan dan
penyimpanan informasi dalam bidang pengetahuan.
Proses pengumpulan, pemilihan, pengolahan dan
penyimpanan informasi yang berhubungan dengan sistem
manajemen
Mencakup: Panduan Mutu
Prosedur
Instruksi Kerja
Form, Dokumen pendukung, Rekaman
suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 2220-21 Nov 2017

23. FILOSOFI SISTEM MANAJEMEN MUTUFILOSOFI SISTEM MANAJEMEN MUTU
Say what You Do
Tulis Apa yang Anda Kerjakan.
Do What You Say
Kerjakan Apa Yang AndaTulis.
Record For All Your Activity
Rekam Semua kegiatan Anda.
Action Any Different
(Continous Improvement)
Perbaikan terus menerus/berkelanjutan
suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 2320-21 Nov 2017

24. RUANG LINGKUP DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN {MUTU}
•mengumpulkan informasi;
•menata dan mengolah informasi;
•menyimpan informasi;
•mencari kembali informasi;
•mendistribusikan informasi;
•memutakhirkan informasi.
suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 2420-21 Nov 2017

25. FUNGSI DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN { MUTU}
•menjadi acuan dalam penerapan dan pengembangan
sistem manajemen {mutu};
•menumbuhkan kepercayaan pelanggan terhadap
konsistensi mutu produk;
•menjadi pedoman {penyediaan bahan}; pelaksanaan
sistem manajemen {mutu}
•menghindarkan pengertian ganda dan tumpang
tindih.
DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN { MUTU}
Catatan: Secara umum pengertian produk mencakup juga
jasa
suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 2520-21 Nov 2017

26. DOKUMENTASI BERGUNA BILA:
Mudah digunakan
Tidak berbelit-belit dan rujuk-silang tidak terlalu
banyak, sehingga mudah dimengerti dan
memungkinkan pemeliharaan dan revisi yang
mudah
Sederhana, ringkas, tidak berlebihan, dan langsung
mengenai sasaran
Sesuai dengan tingkat keahlian dan pengalaman
dari pengguna
Terkendali, sehingga informasi yang diminta segera
bisa dicari
Digunakan !!
suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 2620-21 Nov 2017

27. STANDAR SISTEM {MUTU} MANAJEMEN LABORATORIUM
Laboratorium harus menetapkan, menerapkan dan memelihara sistem
{mutu} manajemen yang sesuai dengan lingkup kegiatannya.
Laboratorium harus mendokumentasikan kebijakan, sistem, program,
prosedur, dan instruksi untuk menjamin mutu hasil pengujian
dan/atau kalibrasi. Dokumentasi sistem manajemen {mutu} harus
dikomunikasikan kepada, dimengerti oleh, tersedia bagi, dan
diterapkan oleh semua personil yang terkait;
Kebijakan dan tujuan sistem manajemen {mutu} laboratorium ,
termasuk pernyataan kebijakan mutu yang terkait dengan mutu
ditetapkan dalam panduan mutu;
Tujuan keseluruhan organisasi didokumentasikan dalam pernyataan
kebijakan mutu yang diterbitkan di bawah kewenangan pimpinan
tertinggi organisasi.
suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 2720-21 Nov 2017

28. PENGENDALIAN DOKUMEN
Laboratorium menetapkan dan memelihara prosedur untuk mengendalikan
semua dokumen, baik yang diterbitkan sendiri maupun yang diperoleh dari
sumber eksternal, seperti peraturan, standar, atau dokumen normatif lain,
metode uji/ kalibrasi, gambar, perangkat lunak, spesifikasi, instruksi dan
panduan.
Semua dokumen yang diterbitkan harus ditinjau (reviewed) dan disetujui
(approved) untuk digunakan oleh personil yang berwenang sebelum
diterbitkan.
Untuk menghindarkan penggunaan dokumen yang tidak sah dan/atau
kadaluwarsa harus dibuat daftar induk atau prosedur pengendalian
dokumen yang setara, yang mudah didapat, yang menunjukkan status
revisi yang terakhir dan distribusi dokumen dalam sistem manajemen
{mutu}.
suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 2820-21 Nov 2017

29. PENGENDALIAN DOKUMEN (LANJUTAN)
Prosedur yang diberlakukan harus memastikan, bahwa:
•Edisi resmi dokumen yang sesuai tersedia di semua lokasi tempat
dilakukan kegiatan laboratorium;
•Dokumen dikaji ulang secara berkala, dan bila perlu, direvisi untuk
memastikan kesinambungan kesesuaian dan kecukupannya
terhadap persyaratan yang digunakan;
•Dokumen yang tidak sah atau kadaluwarsa ditarik dari semua
tempat penerbitan atau penggunaan, atau dengan cara lain yang
menjamin tidak digunakannya dokumen tersebut;
•Dokumen kadaluwarsa yang disimpan untuk keperluan legal atau
untuk maksud suaka pengetahuan diberi tanda yang jelas.
suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 2920-21 Nov 2017

30. PENGENDALIAN DOKUMEN (LANJUTAN)
Dokumen sistem manajemen {mutu} harus diidentifikasi
secara baku, mencakup tanggal penerbitan dan/atau
identifikasi revisi, penomoran halaman, jumlah
keseluruhan halaman atau tanda yang menunjukkan akhir
dokumen, dan pihak berwenang yang menerbitkan;
Perubahan dokumen harus ditinjau dan disetujui oleh tim
yang sama dengan yang melakukan sebelumnya, kecuali
bila ditetapkan lain.
Apabila memungkinkan, teks yang telah diubah atau yang
baru harus diidentifikasi di dalam dokumen atau lampiran
yang sesuai.
suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 3020-21 Nov 2017

31. PENGENDALIAN DOKUMEN (LANJUTAN)
Jika sistem pengendalian dokumen laboratorium
membolehkan dilakukan amandemen dokumen dengan
tulisan tangan yang menunda penerbitan kembali
dokumen, maka harus ditetapkan {penundaan penerbitan
kembali dokumen} prosedur dan kewenangan untuk
melakukan amandemen itu. Dokumen yang telah direvisi
harus secara formal diterbitkan kembali sesegera
mungkin;
Harus ada prosedur yang menjelaskan cara dilakukan dan
dikendalikannya perubahan dokumen yang disimpan
dalam sistem komputer.
suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 3120-21 Nov 2017

32. PENGENDALIAN DOKUMEN
Sesuatu yang sangat penting dalam implementasi sistem manajemen
{mutu};
harus mencakup seluruh dokumen, baik internal maupun eksternal;
harus dimulai sejak tahap preparasi, dengan pengawasan oleh orang
yang telah ditunjuk;
mencakup dokumen yang {jika} telah kedaluwarsa atau karena
sesuatu hal dokumen harus segera ditarik dari seluruh titik peredaran;
jika ada usulan perubahan implikasinya harus ditinjau oleh
penanggung jawab sebelumnya;
perubahan dan revisi harus dikendalikan seketat penerbitan
sebelumnya sesuai prosedur;
dilakukan dengan mengidentifikasikan dokumen dengan jelas,
termasuk status revisinya.
DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN {MUTU}
suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 3220-21 Nov 2017

33. Herarki Dokumen Mutu
I
II
III
IV
PROSEDUR MUTU
INSTRUKSI KERJA
FORM DAN REKAMAN
PANDUAN MUTU
Dok Level I mencakup atau menjadi acuan dok. Level II,III, dan IV
suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 3320-21 Nov 2017

34. suatu pernyataan mengenai tujuan yang ingin dicapai suatu
organisasi dan komitmennya untuk mencapai tujuan tersebut;
suatu pernyataan kebijakan dan penjelasan sistem manajemen
{mutu} yang digunakan untuk mencapai tujuan organisasi;
merupakan suatu bukti bahwa sistem manajemen {mutu} telah
dirancang secara sistematis;
suatu mekanisme mengkomunikasikan kebijakan dan tujuan
organisasi kepada seluruh elemen organisasi;
merupakan syarat mutlak agar audit dan tinjauan sistem
manajemen {mutu} dapat diselenggarakan secara efektif.
1. PANDUAN MUTU ,
merupakan:
DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN { MUTU}
suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 3420-21 Nov 2017

35. Panduan Mutu
Panduan Mutu merupakan interpretasi
standar mutu yang diacu dari ISO,
berisikan:
– Kebijakan laboratorium
– Sasaran
– Struktur organisasi
– Uraian jabatan
– Kualifikasi jabatan
– Garis besar operasi dari prosedur
manajemen yang berlaku
suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 3520-21 Nov 2017

36. 2. Prosedur Mutu
menjelaskan mengenai cara yang digunakan untuk
melaksanakan sistem manajemen {mutu} yang ditetapkan
dalam Panduan Mutu. Dalam prosedur mutu dijelaskan
mengenai apa, siapa, bagaimana, kapan sesuatu harus
dilaksanakan, sumber daya apa yang dibutuhkan dan
sebagainya.
Prosedur Mutu bagian yang memperjelas Panduan Mutu agar
sistem berjalan serta memerinci tanggung jawab dan
pengendalian prosedur kerja
suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 36
prosedur pengendalian dokumen;
prosedur kalibrasi;
prosedur pelaksanaan praktikum;
prosedur pelatihan;
prosedur audit internal, dan sebagainya.
Prosedur Mutu dapat mencakup:
20-21 Nov 2017

37. 3. INSTRUKSI KERJA,
menjelaskan mengenai cara yang digunakan untuk
melaksanakan suatu kegiatan tertentu dan merupakan dokumen
yang ditunjuk oleh dokumen yang levelnya lebih tinggi.
Instruksi Kerja dapat berupa:
petunjuk pengoperasian alat tertentu;
metode pengujian/kalibrasi;
petunjuk penerimaan permintaan layanan;
petunjuk penyampaian laporan lewat fax.;
petunjuk pemeriksaan barang masuk, dan sebagainya.
suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 3720-21 Nov 2017

38. 4. Formulir Rekaman
suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 38
adalah formulir yang digunakan dalam melaksanakan
kegiatan sesuai instruksi kerja serta barang-barang bukti
yang diperoleh berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan.
Formulir {Dokumen ini} dapat berupa:
formulir permintaan layanan;
Formulir untuk merekam data
pengujian/kalibrasi;
formulir perubahan dokumen mutu;
kartu riwayat alat;
label sampel, dsb.
20-21 Nov 2017

39. suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 39
Pengendalian Rekaman
Laboratorium menetapkan dan memelihara prosedur
ppengendalian rekamanengendalian rekaman untuk identifikasi, pengumpulan,
pemberian indeks, pengaksesan, pengarsipan,
penyimpanan, pemeliharaan dan pemusnahan rekaman
mutu dan rekaman teknis. Rekaman mutu harus
mencakup: laporan audit internal, kaji ulang manajemen,
laporan tindakan perbaikan dan pencegahan.
Rekaman mutu harus: dapat dibaca, disimpan dan
dipelihara sehingga mudah didapat bila diperlukan,
dihindari dari kerusakan atau deteriorasi, dicegah
agar tidak hilang, serta waktu penyimpanan rekaman
harus ditetapkan.
20-21 Nov 2017

40. suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 40
Semua rekaman harus terjaga keamanan dan kerahasiaannya.
Laboratorium harus mempunyai prosedur untuk melindungi dan
membuat cadangan rekaman yang disimpan secara
elektronik dan untuk mencegah akses dan amandemen yang
tidak berwenang terhadap rekaman tersebut.
Laboratorium menyimpan rekaman teknis untuk satu periode
tertentu, meliputi pengamatan asli, data yang diperoleh dan
informasi yang cukup untuk jajak audit, rekaman kalibrasi, rekaman
staf dan salinan laporan pengujian atau sertifikat kalibrasi.
Observasi, data dan perhitungan harus direkam pada saat
pekerjaan dilaksanakan dan harus dapat diidentifikasi pekerjaan
asalnya.
Bila terjadi kesalahan dalam rekaman, setiap
kesalahan harus dicoret, tidak dihapus, dibuat tidak kelihatan
atau dihilangkan. Nilai yang benar dituliskan pada sisinya kemudian
diparaf oleh personel yang melakukan koreksi.
20-21 Nov 2017

41. Dokumentasi Data Peralatan:
1.Dokumen Kontrak
2.Manual peralatan
3.Riwayat Perawatan Perbaikan (Waktu,
Biaya), Dll.
4.Identifikasi peralatan : nama, spesifikasi, dll.
5.Harga peralatan per unit
6.Prosedur operasi
7.Lokasi/penempatan peralatan
8.Alamat pabrik, agen
9.Tanggal/tahun mulai penggunaan
10.Riwayat perawatan dan perbaikan
11.Dan sebagainya
suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 4120-21 Nov 2017

42. Pangkalan DataPangkalan Data
Peralatan Peralatan
(Equipment)(Equipment)

NILAI INVESTASINILAI INVESTASI
• Harga beli
• Penyiapan
• Pemasangan
PENYUSUTANPENYUSUTAN
• Metoda Nilai Sisa
• Umur fasilitas
UMURUMUR
• Teknis
• Ekonomis
BEBAN KERJABEBAN KERJA
• Per Minggu, Bulan
• Per Sem, Tahun
NILAI NILAI
SISASISA
• Teknis ( ? )
• Ekonomis
PENGHAPUSANPENGHAPUSAN
SPESIFIKASI SPESIFIKASI
TEKNISTEKNIS
• Gambar-gambar
• Pedoman / Manual
Nama, Jenis, Spesifikasi, Kuantitas
Nilai aset/ nilai buku / nilai kapitalisasi
Kondisi / kinerja aset
Lokasi aset dan pengguna
INFORMASIINFORMASI
Dokumentasi (Pangkalan Data) Peralatan
suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 4220-21 Nov 2017

43. Kategori Peralatan
•Peralatan kategori 3 adalah peralatan yang cara pengoperasian dan
perawatannya sulit, risiko penggunaan tinggi, akurasi/kecermatan
pengukurannya tinggi, serta sistem kerja rumit yang
pengoperasiannya memerlukan pelatihan khusus/tertentu dan
bersertifikat.
•Peralatan kategori 2 adalah peralatan yang cara pengoperasian dan
perawatannya sedang, risiko penggunaan sedang,
akurasi/kecermatan pengukurannya sedang, serta sistem kerja
yang tidak begitu rumit yang pengoperasiannya memerlukan
pelatihan khusus/tertentu.
•Peralatan kategori 1 adalah peralatan yang cara pengoperasian dan
perawatannya mudah, risiko penggunaan rendah,
akurasi/kecermatan pengukurannya rendah, serta sistem kerja
sederhana yang pengoperasiannya cukup dengan menggunakan
panduan (SOP, manual).
suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 4320-21 Nov 2017

44. suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 44
1.Mutu kinerja laboratorium dan kepuasan pelanggan
merupakan tujuan utama dari setiap sistem
manajemen mutu laboratorium.
2.Dokumentasi sistem manajemen merupakan salah
satu pilar pendukung sistem manajemen mutu
laboratorium.
3.Sistem Manajemen Mutu laboratorium yang baik
meningkatkan kualitas Tridharma, kepuasan
pelanggan, dan kesejahteraan komunitas
laboratorium.
20-21 Nov 2017

45. suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 45 20-21 Nov 2017