Estou em reuniao (resumo)

Este resumo é baseado no livro Estou em Reunião, de Christian Barbosa, editor Agir.

1. ESTOU EM REUNIÃO Um guia para reuniões produtivas

2. Características comuns das reuniões corporativas Numerosas Longas Ineficientes Desfocadas Maçantes 5 min

3. Exemplo: 1 reunião quinzenal de 4h com 5 gestores ao custo de R$ 50,00/h   Custo da reunião Em 15 dias = R$ 1.000,00 Em 1 mês = R$ 2.000,00 Em 1 ano = R$  25.000,00 3 min

4. Motivos para o insucesso das reuniões Falta de foco? Conversas paralelas? Atrasos de horário? Má condução? Indefinição dos próximos passos? Falta de clareza? 5 min

5. Todos são decorrência dos seguintes problemas Necessidade humana de se reunir ; Liderança situacional ; Muita ação , pouca solução ; Necessidade de autovalorização . 3 min

6. Dieta de reunião A melhor reunião é...  A que não acontece! Jan Fields, vice do McDonald´s, disse em entrevista à revista Exame: "Reuniões fazem com que as pessoas percam o foco no trabalho. Sempre que estão em uma reunião, não estão fazendo aquilo que deveriam fazer." 2 min

7. Estratégias para reduzir a frequência ou aumentar a agilidade Não faça reuniões sem um objetivo; Tente resolver por email; Sem a presença da pessoa-chave, é perda de tempo; Para informar, envie informações antes por email; Defina tarefas a realizar antes da reunião; De preferência às conversas informais; Use chat ou messenger; Converse individualmente sempre que possível; Utilize ferramentas de TI colaborativas Se for somente para socializar, não participe. 5 min

8. Plan, Act, Track ! Planejamento (PLAN) - Fase que antecede a reunião e envolve a convocação, elaboração, infraestrutura e logística. Ação (ACT) - A mais importante, o momento da interação entre os participantes através de um condução adequada.  Acompanhamento (TRACK ) - Finalização e pós-reunião, orienta os participantes na aplicação das ações definidas durante a reunião. 1 min

9. Planejamento  

10. Planejamento Requisitos Reunião precisa ser planejada. Defina o tipo da reunião; Estipule os horários; Convoque os participantes; Prepare a logística.   Requisitos a serem cumpridos. Existe um objetivo claro e uma pauta de assuntos para alcançar este objetivo? Existe um condutor nomeado para liderar a reunião? Existe uma previsão de duração adequada para todos os itens? Os participantes tem de fato alguma contribuição a dar?

11. Planejamento Objetivo Reunião não precisa de pauta, precisa de objetivo. Precisa de algum tema ou problema que deve ser concluído e resolvido ao final da reunião. A pauta auxilia a atingir o objetivo. O objetivo deve responder às perguntas: O quê? (O que será discutido na reunião especificamente?) Por quê ?   (Por quê ou para que estamos realizando essa reunião?) Como? (Como iremos contribuir para atingir o objetivo proposto?)

12. Planejamento Exemplos de objetivo Reunião de vendas para identificar as causas da perda de market share em 10% e criação do plano de ação para retomada da liderança no setor. Reunião sobre o site, com foco na elaboração de proposta para o novo site institucional, além da análise dos pontos fracos do atual. Reunião de projeto de implantação do SAP para apresentação e aprovação do plano de contas importado do sistema anterior e demonstração de uso. Reunião de gestores para apresentação de técnicas de planejamento e condução que visam melhorar a produtividade das reuniões da empresa.

13. Planejamento Pauta São os pontos a serem discutidos. A pauta e todos os itens do planejamento sempre derivam do objetivo da reunião. Caso contrário  a pauta fica solta e sem um resultado final. Divida a pauta em itens; Organize o debate de forma lógica; Defina um tempo para cada item.

14. Planejamento Exemplo de uma convocação  Reunião: Nova metodologia de vendas da empresa Participantes: x, y, z Condutor: w Objetivo: Determinar os próximos passos da implantação no CRM e revisar o resultado do novo modelo de vendas com base no processo de vendas consultivas de clientes acima de R$ 200 mil de faturamento . Pontos a serem discutidos: Apresentação do resultado do 1º mês com o novo modelo (10 min); Revisão do modelo de vendas consultivas (30 min); Feedback da equipe comercial e dúvidas (30 min); Definição dos passos para processo de vendas no CRM (40 min); 

15. Planejamento Definindo os participantes Quem gosta de público é artista ou palestrante. Mantenha a reunião curta para bons resultados e maior controle.  O participante pode decidir ou influenciar no direcionamento do objetivo da reunião? O participante conhece o assunto? Tem alguma contribuição a dar? O participante terá responsabilidade ba aplicação das decisões? Não convide alguém para aumentar a platéia . Antes de convidar alguém , faça a si mesmo as seguintes perguntas .

16. Planejamento Preparação A preparação evita desperdício de tempo. Se for necessário algum trabalho prévio, inclua uma observação no ato da convocação e detalhe o que precisa ser feito. Recomendado para: Reuniões informativas - envie as informações com antecedência para que a reunião seja um resumo dos itens mais importantes, com espaço apenas para tirar dúvidas e discutir a aplicação. Reunião de vendas - peça que todos enviem por email os problemas que precisam ser resolvidos, dúvidas, melhores práticas, etc. Assim o condutor pode filtrar o que será discutido em grupo e o que será abordado individualmente. Reunião de projeto - os participantes devem resolver o máximo de pendências previamente (lista de requisitos, sugestão de cronograma, indice de dificuldades  na execução das tarefas, etc).

17. Ação  

18. Ação A condução Muitas reuniões são como um barco a vela à deriva, com as pessoas sendo levadas para onde os ventos sopram com mais força, sem direção ou rota definida. Para um bom resultado, uma reunião precisa ser conduzida na direção do resultado pré-estipulado (fase de planejamento).  

19. Ação O condutor e seu perfil O condutor é o líder. É a pessoa que facilita e direciona o processo de discussão de um grupo durante uma reunião com o objetivo de obter o resultado planejado. Deve possuir algumas das seguintes qualidades. Assertivo - Fala com segurança e postura. É firme sem ser grosseiro ou agressivo, apenas direto e objetivo. Comunicativo - Fluência e clareza no falar. Objetivo - Concentração e foco mesmo quando as pessoas se dispersam. Atento - Escuta o que os outros falam. Tranqüilo - Não perde o controle emocional. Respeitoso - Respeita todas as opiniões e idéias. Bem humorado - Mantém um clima agradável. Direcionado à ação - Poosui iniciativa, síntese, transforma idéias em ações.

20. Ação O condutor deve estabelecer "rapport" Rapport  - afinidade, harmonia, compreensão. É uma forma de interação que demonstra conhecimento e interesse pelo outro. Dicas para o estabeler rapport . Adapte-se ao ambiente; Identifique-se com o outro; Posicione-se corretamente na sala; Registre idéias e ações; Use um grande  cronômetro com contagem regressiva.

21. Ação Os três passos da condução (1) Abertura Seja pontual. Comece com quem estiver na sala. Esclareça os objetivos e expectativas da reunião. Reforce o papel de condutor. Trabalhar de forma integrada e não indvidualizada; Ser um ouvinte ativo, esforçando-se para compreender o ponto de vista da outra pessoa sem interrompê-la ou criticá-la. Conversas paralelas não são permitidas.

22. Ação Os três passos da condução (2) Discussão Controle a comunicação Passe a bola para outro jogador mas controle-a para que atinja o 'gol'. Mantenha o silêncio quando outras pessoas falam. Anote no flipchart os pontos discutidos. Nunca passe para um novo item sem finalizar o anterior. Corte imediatamente conversas paralelas. Relembre o tempo restante. De olho no foco e no relógio Coloque o cronômetro no centro da mesa. Se alguém dispersar, levante questões que o ajudem a focar. Na insistência, registre o assunto no quadro para ser discutido em outra oportunidade.

23. Ação Os três passos da condução (2) Discussão Registre o que foi dito e decidido Divida o flipchart em 2 partes: principais idéias, ações; Resuma, confirme e anote; Anote tudo, se a informação será usada é outra história; Registre ações e atividades pós-reunião; Estimule a participação Mantenha a imparcialidade Evite o envolvimento emocional; Foque no objetivo e não na discussão;

24. Ação Os três passos da condução (3) Encerramento Seja simples e breve Recapitule rapidamente o que foi discutido Releia o objetivo, a pauta, as principais idéias registradas e as ações sugeridas Na falta de uma solução ou item não discutido Crie uma tarefa; Estipule um prazo para realização; Agradeça, ressalte os pontos fortes da reunião e encerre.

25. Ação Problemas Falta de pontualidade, no início e/ou no fim; Celulares e notebooks, fontes de distração; Conversas paralelas; Manter a concentração;

26. Acompanhamento  

27. Acompanhamento Ata ou tracking ? A ata é um registro do que foi discutido e das ações que devem ser realizadas. O tracking   é um relatório estruturado com idéias, ações e tarefas delegadas, além de uma avaliação dos resultados. Exemplo de tracking :

28. Acompanhamento Exemplo de tracking Reunião de mudança de layout do dpto . financeiro Data : 03/11/08 / 10:00 - 11:00 Condutor : Caio Cesar Participantes : Spartacus, Julius, Critius Objetivo : Definir o novo layout do departamento financeiro e solicitar o orçamento para o fornecedor demóveis e para a arquiteta. Pontos discutidos: 1) Necessidades do novo layout - 30 min A sala deve comportar 9 pessoas; É preciso ampliar o espaço de circulação; Instalar as impressoras fiscais próximas do departamento de cobrança; Cores claras com reforço da identidade visual da empresa; Todos os cabos devem ficar escondidos e integrados nos móveis. 2) Limites de orçamento, prazo e implantação - 30 min O projeto deve estar pronto e implantado antes do término do ano fiscal; O orçamento para esse projeto é de R$ 30 mil e os móveis retirados devem ser reaproveitados na área de logística.

29. Acompanhamento Exemplo de tracking ? Próximos passos: Ação :   Enviar proposta do layout para aprovação da diretoria.  Data : 07/11   Responsável : Spartacus Ação :   Enviar solicitação de orçamento para 3 fornecedores.  Data :  08/11   Responsável : Critius Ação :  Apresentação do projeto ao diretor financeiro.   Data :  15/11   Responsável :  Caio Agradeço a participação e contribuição de todos e o exemplo de conduta do grupo. Atenciosamente, Caio Cesar