Foda logistica s.d.a.chile

Mejora continua.

1. “FODA Logística
S.D.A. Chile”
AlvaroCarrasco Caprile

2. Introducción
•Como primera acción desarrollamos un análisis FODA para la
sustentabilidad de propuesta mejora continua Logística SDA Chile,
con el cual visualizamos focos de desarrollos y mejoramiento. Así
también, trabajar los puntos donde se encuentran las fortalezas y
oportunidades en ésta y otras industrias.
•Otro punto, definir un estado deseado de la empresa en el área
Logística en el futuro, esto es, la VISION.
•Nuestros focos de trabajo se concentrará principalmente en definir
grados de especialización del negocios, así como, evaluaciones
internas y externas con el propósito de alinear a todos los
participantes en esta misma visión.

3. FODA
•Fortalezas:
1.Conocimiento del mercado.
2.Fuerza de trabajo.
3.Estructura y cobertura.
4.Clientes con experiencia en el mercado.
5.Conocimiento de clientes.
6.Organización definida.

4. FODA
•Oportunidades:
1.Servicio a clientes.
2.Posicionamiento en el mercado.
3.Acceso a clientes nuevos.
4.Proveedores de servicio y cobertura que requieran
los clientes.
5.Crecimiento sostenido y oportunidad de ser únicos
en el mercado como proveedores de servicio
logístico de excelencia y precisión.

5. FODA
•Debilidades:
1.Falta de ventaja competitiva sustentable.
2.Falta de personal especializado.
3.Falta de compromiso al cliente y a la empresa.
4.Falta de precisión en la ejecución de labores
con alto nivel de detalle.
5.Poco reconocimiento por parte de su socio
estratégico.
6.Poca orientación de la jefatura respecto a las
labores a realizar.
7.Sin normas de control de procedimientos
definidos.

6. FODA
•Amenazas
1.Percepción de falta de precisión y servicio por
parte de nuestros clientes.
2.Presencia de empresas de servicios similares
con reconocimientopor parte del mercado.
3.Poco reconocimiento por parte de
profesionalesde las empresas del mercado.
4.Perdida de reconocimiento por mal servicio a
nivel mercado.(ex-clientes finales hacen
publicidad negativa)
5.La Marca S.D.A. Chile se hace poco atractiva
en el tiempo.

7. Visión
•Proposición:
“ Hacer de Nuestra logística un gran negocio
interno y externo, reconocido por nuestros
trabajadores, y por nuestros clientes, por sus
altos niveles de servicio, precisión, calidez y
confianza, entendiendo que el máximo
compromiso, es la clave del éxito en nuestro
negocio“.

8. Misión
•Proposición:
“Los actuales mercados flexibles y dinámicos requieren
estructuras logísticas innovadores que agreguen valor a
través de la planificación avanzada y colaborativa. Para esto,
se necesita que las relaciones dejen de enfocarse en temas
operacionales clásicos como la optimización de transporte,
inventario y optimización de flujo de productos y enfocarnos
con lo anterior controlado por supuesto, en trabajar y
acordar los temas estratégicos como flexibilidad, procesos
transparentes, cooperación e innovación Tecnológica,
entrenamiento técnico al personal y entrega de visión
valórica de la empresa, para lograr el compromiso total del
personal, máxima concentración en sus labores, con
procesos clara y debidamente definidos de sus funciones y
respaldados con documentos y reglamentos certificados
internamente en la empresa. De esta forma, estaremos en
buen camino para profesionalizar los cargos dentro de la
organización, teniendo siempre el concepto de mejora
continua, como un desafío lograble.“

9. Definición de Logística dentro
de nuestra empresa.
•La logística dentro de S.D.A. Chile, es el eslabón de choque e
imagen ante nuestros clientes, posterior al trabajo de
negociación comercial .
•Su estructura exige que el mercadoregional y nacional puedan
ser satisfechos con precisión, a la altura de los requerimientos
de nuestros clientes.
•En Santiago, nuestro primer objetivo es la mejora continua,
para satisfacer las necesidades de nuestros clientes internos
(área comercial, área productiva).
•Entender que nuestros clientes, son nuestra razón de existir, y
que el vinculo que nos une, nos obliga a darles toda nuestra
energía para satisfacerlos, por que ellos confían ciegamente en
nosotros. No podemos fallarles.
•Por lo tanto el compromiso, el servicio, la precisión y la pasión
por la perfección de los procesos, deben ser la mejor definición
de nuestra logística, a ojos de nuestros trabajadores, y la
tranquilidad y la confianza, a los de nuestros clientes.

10. Especialización
•Tenemos las herramientas técnicas, las
instalaciones, el personal y la experiencia para
que nuestra administración sea la mas eficiente.
•Debemos enfrentar desafíos internos
administrativos que se ven opacados por la falta
de comunicación entre las áreas de la
organización.

11. Desarrollo del plan
•Evaluación interna y externa del área.
•Análisis de costos
•Fallas criticas.
•Supervisión del plan.
•Puesta en marcha.

12. EVALUACION INTERNA
Bajo una mirada comercial, nos encontramos con problemas como:
-Falta de control en pesaje de productos
-Falta de exigencia de conocimiento real del transportista respecto a la
carga transportada (hacerle ver que peso se lleva, para no tener
incidencias con el cliente)
-Falta de medios para asegurar una cadena de frio de calidad a los
clientes (cortina aislante en camiones)
-Falta de control real de todos los productos en stock, sus existencias y
sus vidas útiles (esto permite al área comercial trazar campañas de
venta)
-Falta de control del producto reingresado (devoluciones), con
evaluaciones de Control de Calidad para un rápido reingreso a stock del
producto optimo, y cualificación de merma del producto defectuoso.
-Falta de comunicación con el área comercial de todas las anteriores, que
permitirían implementar estrategias comerciales positivas,
minimizando perdidas a la empresa por vencimiento de productos, por
diferencias en facturación (notas de crédito al cliente), sospechas de
robo por parte de los transportistas externos, etc.

13. Evaluación externa
•Bajo una mirada comercial, siendo empático con los clientes, los
problemas manifestados por nuestra área logística nos llevan a:
•Que los clientes nos dejen de ver como un aliado positivo, para su
crecimiento, dejan de confiar.
•Que los clientes desconfíen de nuestra capacidad de organización de
nuestro negocio
•Les damos la posibilidad de ver otras alternativas de abastecimiento a
clientes consolidados, y dejan de ser fieles a nuestro servicio
•Bajo una mirada como representante de ventas, generan grandes
perdidas de energía en el área comercial, ya que los ejecutivos pierden
tiempo en mantener clientes, disculpando nuestras deficiencias y falta
de cumplimiento, dejando su foco principal de apertura de nuevos
clientes.
•Todo lo anterior, hace que los empleados de la empresa se distancian
entre si, haciendo cada vez mas lejana las posibilidades de mejora
continua, ya que la falta de comunicación, y metas claras productivas,
terminan por enceguecer los objetivos en las labores diarias de los
trabajadores del área. Con esto la fatiga y la desidia, se hacen parte del
día a día en sus labores.

14. ANALISIS DE COSTOS
•Los costos para la empresa son muy altos
-Productos devueltos por temperatura o por entrega fuera de plazos, con
grandes posibilidades de que estos pierdan su cadena de frio, no
pudiendo ser reingresados a stock, pasando a merma.
-Empleados que por su grado de fatiga y desorientación, cometen
errores que terminan con clientes descontentos por falta de mercadería
u otras incidencias, como peso, etc. Generando notas de crédito.
-Perdida de clientes por mal servicio, nos obligan a aumentar nuestros
gastos en comunicaciones en búsqueda de clientes para mantener las
ventas en vez de irlas aumentando en forma sostenida. (3+1=4 y no (3-
1)+1=3)
-La falta de control, permite que los robos durante el transporte se
traduzcan en incidencias que posteriormente los paga la empresa con
notas de crédito.
-Estos valores perfectamente pueden ser cuantificados para su análisis.

15. FALLAS CRITICAS
•Dentro del análisis, se detectan fallas mayores y menores, de las cuales se identifican
las criticas, que tienen una relevancia tal que afecta a todos las áreas de la
organización, ya que estas afectan nuestra razón, los clientes.
-Dentro de la planta en la etapa del desarrollo del PICKING, un sin numero de factores
pueden afectar el desempeño de los trabajadores encargados de este trabajo
(operarios, supervisores, jefes de planta, etc.) factores directos e indirectos:
-Directos como:
1.-Mala lectura del picking (interpretación confusa, dice cuatro cajas y se cargan
cuatro paquetes)
2.-No pesar los productos que deben ser pesados para su facturación exacta, en
cambio solo facturan el peso impreso, sabiendo que es aproximado.
3.-Confundir productos, por no darle lectura correcta a los códigos.
4.-No encontrar el producto, tipificarlo como faltante, no enviarlo al cliente y
además tenerlo en bodega, puesto que no se ha ingresado como stock.
-Indirectos como:
1.-Error de ingreso de datos en área comercial
2.-Productos faltantes desde origen, cuando se distribuyen sin modificar sus sellos
originales.
3.-Por fuerza mayor como, coaliciones de transito, tiempo atmosférico, sufrir un
asalto, etc.

16. FALLAS CRITICAS
-Otra serie de fallas que afectan directamente la calidad de servicio, por falta
de control o manejo de las jefaturas fiscalizadoras son:
1.-Perdida de la cadena de frio, en cada entrega al abrir las puertas del
camión, al no tener una cortina aislante adecuada para estos efectos. (falta
de esta normativa, por no exigirlo a los transportistas, o no poder exigirlo
por mala negociación del contrato)
2.-Por ahorro de combustible, tener encendido el sistema de
refrigeración en forma intermitente, perdiendo frio y dañando la carga.
3.-No entregar producto en ruta, simplemente por considerar el
transportista que dirección de entrega esta fuera de área. Posterior mente
controlarlo al reportar y no tomar medidas ejemplificadoras de sanción.
4.-No tener control de los estándares de tiempos de ruta aproximados,
para el control de la flota.
5.-No tener implementado un Software de seguimiento y control de
tiempos de ruta, tipo GPS, con el cual se podrían programar segundas
vueltas de despacho, con real programación, y no por disponibilidad de lo
rápida o poco pesada de la ruta de entrega del día. Planificación y real
programación permiten y proporcionan estos datos.
6.-No hacer un estricto control de distribución de las cargas dentro de
los camiones, por ejemplo dejar lo mas vulnerable a los cambios de
temperatura más alejado de las puertas, etc.

17. SUPERVISION DEL PLAN
•Es importante que para las mejoras de nuestros defectos, seamos muy críticos de
nuestros errores, y entender que podemos mejorarlos. Para esto las jefaturas deben
partir con implementar una estrategia de mejora que sea de un impacto directo en los
empleados como:
1.-Identificación de los errores (ver estadísticas de incidencia por ejemplo)
2.-Identificar la causa de los errores (capacitación, competencias técnicas, orientación,
medios, desidia, etc.)
3.-Curso de acción para la mejora (capacitación, implementación de procedimientos,
coach motivacional, etc.)
4.-Hacer de la mejora un logro a compartir, que nos lleva a acercarnos mas a la
perfección en nuestros procesos.
5.-Es importante entender que todo es perfectible, y que todos podemos ser parte en este
desafío, principalmente las jefaturas que con altura de mira, pueden captar todas las
sugerencias del día a día en sus empleados, y canalizarlas en cambios que lleven a un
mejor y fluido desempeño de la organización.
6.-Generar instancias para las propuestas, discutirlas analizarlas y ver su empleabilidad
en virtud del desempeño y cumplimiento de objetivos productivos claros del equipo.
7.-Entender claramente que no basta con tener datos de entrega que indiquen altos
niveles de colocación de las cargas en domicilio, si no estamos considerando las
incidencias, esto es como auto compadecernos de nuestros errores, ya que el objetivo
final es entregar, pero con calidad de servicio, lo que solicitó el cliente, es lo que se
debe entregar, para que la confianza se mantenga, por que en gran parte el negocio de
nuestro cliente depende de nuestra puntualidad, calidad de atención, calidad y estado
de nuestros productos. Ellos confían en nosotros, no podemos fallarles.

18. PUESTA EN MARCHA
▫Es muy importante una pronta puesta en marcha, ya que no
hay tiempo que perder en este mercado tan competitivo.
▫Es hoy que debemos tomar las riendas para mejorar nuestro
servicio , ya que por “errores involuntarios” (que tienen un
trasfondo de mucho análisis) somos vulnerables de perder
clientes día a día con su descontento y decepción.
▫Es importante no perder el foco del concepto de mejora
continua, del cual todos somos parte, con la apertura de
mente que nos permita entender que hasta en las personas
que uno menos consideraría para recibir una critica, podemos
obtener una visión de claridad a modo de positivo aporte que
nos ayude a que los eslabones de nuestra cadena, no se corten.
Ya que el día a día muchas veces no nos permite ver, aunque
estén al alcance de nuestras manos las soluciones.

19. Plan de Acción
•Control de metas productivas.
•Entrega de informe de gestión diaria vía mail o telefónico.
•Creación de manuales de procedimientos internos, auditados por nuestras propias aéreas en fechas
establecidas por la empresa, que nos permitan se fieles fiscalizadores de nuestras labores y
procedimientos.(aplicable a todas las areasen pro de las mejoras)
•Control con estándares claros en los procesos (tiempos de carga, traslados de un punto a otro, saber
cuanto tiempo toma una determinada tarea, dejando registro) esto ayuda a que las jefaturas puedan
hacer proyecciones de tiempo de labores diarias, en definitiva estas herramientas ayudan a una mejor
gestión de control de las jefaturas.
•Conocimiento de todos los medios para comunicarse fluidamente con todos los departamentos de la
empresa y especialmente con las jefaturas en decisiones que superen su nivel.
•Control de contratos con prestadores externos, que se ajusten a nuestras reales necesidades.
(ejemplo, que los camiones tengan soporte de control de flota, cortinas que impidan la perdida de
temperatura, marcar incidencias en facturas con códigos correspondientes a las incidencias, y sean
controladas con rigor por Control Interno, para su veracidad)
•Una participación mas activa de control de calidad en el diario reporte del estado de nuestros
productos de bodega, para comunicarlo a comercial, quienes toman cursos de acción o campañas
especiales de ventas, para evitar perdidas.
•Definiciones claras de las ordenes y labores que cada empleado de planta debe asumir diariamente, y
no dar por hecho que los empleados saben de antemano que hacer. Esto con una reunión de inicio de
turno encabezada por el jefe de turno, quien velara por las acciones de cada empleado bajo su turno.
•Implementación de incentivos que permitan la competencia entre turnos, para que se esfuercen por
hacer su trabajo con excelencia. ( gráficos, niveles de incidencia, etc.)
•Capacitación, coach, toda herramienta que perfeccione e incentive y motive es muy valida y bien
valorada, y además contribuye a generar un sentimiento de pertenencia en los empleados.
•Compartir información que ayude a la pertenencia tocada en el punto anterior.

20. Indicadores de Gestión
•Implementaremos indicadores de gestión, ya que esta es la manera de lograr medirnos respecto a
nuestros objetivos, con claridad, teniendo en cuenta de que estas son medias y que un indicador es una
relación entre las variables cuantitativas o cualitativas.
•Implementar mecanismos de medición de gestión del personal de logística, en bodega, en planta, en
oficina, en calidad de servicio y administración y control de la información entre otras, con un control
de gestión que compare mes a mes las alertas de productos por expirar en vencimiento, que compare y
mida las alertas de productos no subidos al sistema entre otras.
•Mediremos las incidencias relacionadas directamente desde el picking, hasta la entrega del producto al
cliente, donde con gráficos estadísticos se reflejaran los estándares productivos de los turnos del
personal de planta, en una competencia sana por lograr el mayor grado de excelencia en sus funciones,
y aspiraran a incentivos atractivos que los comprometerán con la organización y sus labores.
•Así mismo mediremos las incidencias en el personal de oficina de Logística, en el trazo de rutas,
medición de eficiencia de rutas, por lo que mediremos su capacidad de hacer economías de escala,
medibles mes a mes, para tener un estándar y sobre eso plantear metas con incentivos que logren
generar pertenencia y concentración en su trabajo.
•Mediremos la calidad de comunicación con áreas como control de calidad, quienes tendrán que estar
muy alerta respecto a nuestras existencias de bodega y sus respectivos estados, para aplicar cursos de
acción según corresponda, para en lo posible evitar al máximo perdidas por falta de control.
•Mejoraremos en forma definitiva los conductos de comunicación con nuestros clientes internos, por
que debemos trabajar de la mano con Finanzas, Comercial y producción, bajo el concepto de mejora
continua.
•Mejoraremos el control de la gestión de nuestros proveedores de servicios de transporte, trazando
metas claras con objetivos bien definidos de eficiencia en rutas, tiempos de entregas, calidad de las
entregas, calidad de los reportes y rendiciones. Además de la obligación de estar siempre ubicables en
sus teléfonos, ya que implementaremos que cada transporte tenga a lo menos dos números de teléfono
donde ser contactados , con la condición de que deben de ser de distintas compañías, entre otras
medidas de control de gestión que aplicaremos.

21. Validación
▫Con el resultado obtenido en los planes de acción anteriores, se
calificará a los actuales objetivos de los planes de mejora
continua, con el propósito de estandarizar desde un principio la
gestión del empleado de Logística. A quienes estén bajos de los
estándares definidos se les dará un plazo de alineamiento.
▫Jefe de turno, se evaluaran todos aquellos que en forma directa
e indirecta trabajen actualmente , con el objetivo de definir un
portafolio de trabajo diario, con objetivos productivo claros y
definidos.

22. Clientes
Equipo
Orgullo
Acción
Logística

23. Nuestro Orgullo será, el servicio por el cliente
externo.
•La empresa vive por los clientes y para el cliente; es decir que
trabajamos para el bien de las personas que compran y/o
demandan sus productos o servicios; por tal razón es
importante saber que piensan ellos de lo que ofrecemos como
organización en el mercado.
•La mejor forma de saber la posición del cliente externo frente
a nosotros es a través de la encuesta, todos lo saben, pero
puede resultar incomodo hacerlo demasiado seguido.
Básicamente se trata de una encuesta de imagen, ya que esta
es la voz de nuestros clientes y puede resultar una
herramienta útil para conocer fortalezas, debilidades de
nuestra empresa y principalmente de nuestra área, por lo
tanto lo implementaremos en alianza con el área comercial,
para poder medir nuestro avance hacia la mejora continua en
nuestra calidad de servicio.

24. Visión Final
•Proposición:
“ Hacer del área Logística S.D.A. Chile un negocio
rentable de servicios con cobertura en Santiago y
regiones, con proyección a futuro, de apertura a
nuevos desafíos a sus clientes internos y crecer con
la mejor experiencia para dar logística a mas
clientes, con calidad y precisión, que nos darán una
posición de privilegio en el futuro, como
operadores logísticos y tener la mejor ventaja
competitiva sustentable. Buscaremos tener la más
alta satisfacción de clientes, socios comerciales
accionistas y dueños “.