Guia para Realizar Proyectos de Mejora

Guia para Realizar Proyectos de Mejora

1. Habilidades de Gestión Directiva
1
Guía para Guía para
realizar realizar
proyectos proyectos
de mejora. de mejora.

2. Habilidades de Gestión Directiva
2
Objetivos del tema:
General:
Unificar criterios, ideas y conceptos, sobre la estructura, formato y
funcionamiento de Proyectos de Mejora Continua, con la finalidad de que
todos los mandos directivos e intermedios de las dependencias del IMSS,
cuenten con una metodología estandarizada para la planeación de sus
actividades de mejora a corto plazo de 3 a 6 meses.
Particulares:
6.Comprender los usos del proyecto de mejora
7.Revisar y unificar la metodología para la elaboración de proyectos de
mejora.
8.Aplicar la metodología, mediante criterios de estructura, fondo, y forma
unificados

3. Habilidades de Gestión Directiva
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El Proyecto de Mejora.
¿Por qué debe realizarse? ¿Quién lo elabora? ¿Para qué sirve? ¿Quién lo
aplica?
¿Cómo se controla
su aplicación?
Es un documento que
representa la actividad
imprescindible de todo
programa de gestión de
calidad, el que más necesita
de un enfoque interno y de
auto compromiso. Inicia con la
identificación de una
oportunidad de mejora en
algún aspecto de los servicios
que se están ofreciendo (el
“problema” de calidad en
terminología tradicional).
Cada Jefe de Servicio, Jefes
de Piso de Enfermería,
Directores, Jefes de División,
en fin cada mando directivo
que tenga definido un tramo de
control
Para establecer los
lineamientos de trabajo y
organizar al equipo en
base a la definición de
roles, responsabilidades,
y tiempos, que permitan
elevar el nivel de calidad ,
al máximo posible.
Todo el personal
que se integra
como equipo de
mejora continua.
A través del
cumplimiento de
metas, mismas que
deben de estar
definidas en base al
logro esperado en
determinado tiempo.
También a través de
indicadores para
medir sus
resultados.
Documento que describe la planificación de actividades de mejora continua que se pretenden
realizar en el corto plazo de 3 a 6 meses, respondiendo a las preguntas: ¿Cuál es el problema?,
¿Por qué ocurre? ¿Por qué abordarlo? ¿Cómo lo solucionamos?, ¿Quién lo hará?, ¿Cuándo se
hará?, ¿Qué resultados nos proponemos obtener? ¿En qué plazo?

4. Habilidades de Gestión Directiva
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Etapas:
Etapa: Qué se hace. Cómo se documenta:
AREA DE
OPORTUNIDAD

(definición del
problema)
En este punto se identifica el
problema actual y su
comportamiento en términos
concretos, explícitos y específicos,
apoyándose en hechos y datos,
representándolos en forma tal que
sea fácil de visualizar y entender
en función del Tiempo en el que
ocurre, de los Aspectos
circunstanciales y del Tipo de falla
o error
Se utilizan Histogramas y
Métodos Gráficos.
Se redacta el primer
punto del proyecto de
mejora: 1. Justificación
y definición del
problema, en el cual se
describe el problema, y
la necesidad de
resolverlo describiendo
por su riesgo, costo y
volumen.

5. Habilidades de Gestión Directiva
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DETERMINACIÓ
N DE CAUSA
RAIZ
Para eliminar realmente el
problema, se necesita realizar un
análisis profundo del proceso para
aislar las causas que originan el
mal resultado. El análisis se basa
en las experiencias, en los hechos
y datos que describen la situación
actual.
Se utilizan herramientas como
·Diagrama Causa-efecto (espina
de pescado)
·Diagrama de pareto.
·Análisis de procesos.
Los resultados del análisis
del problema y la aplicación
de cualquiera de las
herramientas utilizadas se
presentan en el punto 2:
Análisis de causas del
problema.
En este punto se presentan
los gráficos y el análisis de
los mismos, integrando un
conclusión que explique la
causa raíz del problema y
las decisiones que se hayan
tomado para disminuir o
eliminar el problema o área
de oportunidad.

6. Habilidades de Gestión Directiva
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DEFINICIÓN DE
PROPUESTAS Y
PLAN DE ACCIÓN
Una vez identificada la causa raíz se
toma la decisión acerca de las acciones
para disminuirla o eliminarla. En caso
de encontrar varias causas raíz, es
necesario definir propuestas de acción
para cada de ellas.
Para la selección de las mejores
alternativas de acción es importante
considerar los siguientes factores:
·Efectividad.- ¿Resolverá todo o parte
del problema?
·Factibilidad.- ¿Se puede implantar la
solución?
·Factor tiempo.- ¿Qué tan rápido dará
resultados? ¿Es una solución de corto
o largo plazo?
·Orientación al usuario.- ¿Satisface los
requisitos del usuario?¿Mejora el
servicio?
·Eficacia.- ¿Es una solución costo-
efectividad?
En esta etapa se
documenta en dos puntos
del proyecto de mejora, en
el punto 3, se formulan los
objetivos y metas del
proyecto, los cuales deben
dar respuesta a la forma
que se solucionará el
problema mediante la
eliminación o disminución
de las causas raíz.
Y en el punto 4 se
presentan los planes de
acción, en los cuales deben
desglosarse las actividades
que se realizarán para
lograr dichos objetivos.
Incluyendo responsables,
fechas de inicio y término y
estatus.

7. Habilidades de Gestión Directiva
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EJECUCIÓN DE
ACCIONES
Esta etapa constituye la toma
de acción para la mejora, se
comienza al comunicar a todas
las personas involucradas lo
que se va a hacer y para qué.
Y de ser necesario se debe de
proporcionar capacitación a
aquellas personas que van a
intervenir para que sepan qué
hacer y cómo hacerlo bien.
Esta etapa debe
seguir el orden
establecido en los
planes de acción, y
llevar registros de las
acciones realizadas,
(bitácoras, actas,
minutas, listas de
asistencia, oficios,
memorandos, etc)

8. Habilidades de Gestión Directiva
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SEGUIMIENTO
Una vez que se ejecuten las acciones
establecidas en el plan de acción se
hace necesario dar seguimiento
(cuantitativo y cualitativo a las mismas
mediante el registro de la información
que permita conocer el comportamiento
de los resultados, dar seguimiento a las
acciones ejecutadas, y en su caso
tomar decisiones de reorientación o
redefinición de las acciones
establecidas.
Es importante analizar los resultados
parciales obtenidos para comparar el
antes contra el después
Las herramientas que se pueden
utilizar en este punto son:
·Gráficos de control.
·Tableros y semáforos de
indicadores.
·Histogramas
Una vez registrados los
avances y resultados del
proyecto mediante los
documentos que se
mencionan en la etapa
anterior es necesario, hacer
una evaluación cuantitativa
de los resultados obtenidos
mediante el uso de
indicadores. Se puede
utilizar el punto 5 Forma de
evaluación y seguimiento,
del formato, en donde se
hace una realización de los
indicadores establecidos, y
su seguimiento de acuerdo
a los estándares que se
hayan comprometido y el
registro de las mediciones
realizadas a lo largo del
proyecto.

9. Habilidades de Gestión Directiva
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TERMINO DEL
PROYECTO.
Se anexa formato electrónico de
“Avances y Resultados de los
Equipos de Mejora” para reporte
mensual de los Equipos de Mejora
vigentes mismo que deberán emitir
a nivel Delegacional los
Coordinadores de Calidad y
Normatividad y remitir los primeros
5 días de cada mes, a la
Coordinación de Sistemas de
Administración por Calidad.
En el formato electrónico
establecido por la
Unidad de Evaluación a
Delegaciones.

10. Habilidades de Gestión Directiva
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COMPONENETES DEL PROYECTO.
•Justificación y definición del problema. Responde a la pregunta
PORQUÉ ABORDARLO ,
•Análisis de causas: Responde a la pregunta PORQUÉ OCURRE ,
•Objetivos y metas. El objetivo responde a la pregunta QUÉ. La meta
responde a las preguntas QUÉ RESULTADOS NOS PROPONEMOS
OBTENER y EN QUÉ PLAZO
•Plan de Acción. Responde a la pregunta CÓMO LO SOLUCIONAMOS,
QUIÉN Y CUÁNDO.
•Forma de Evaluación y Seguimiento. Responde a la pregunta CÓMO
SABREMOS SI LO LOGRAMOS .
•Identificación del Proyecto. Autorización del Proyecto. Responde a la
pregunta QUIÉN CONFORMA EL EQUIPO DE MEJORA.
•Autorización del Proyecto

11. Habilidades de Gestión Directiva
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APLICACIÓN APLICACIÓN
PRÁCTICA: PRÁCTICA:

12. Habilidades de Gestión Directiva
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Definición del problema.
Primer paso Priorizar
la problemática:
1.Costo:
2.Riesgo:.
3.Volumen:.
4.Factibilidad.
PROBLEMA: COSTO RIESGO VOLUM
EN
FACTIBI
LIDAD
SUMA
Diferemiento de cirugías.
Alto índice de quejas de los pacientes y
familiares.
Alta tasa de infecciones.
Estancia prolongada en hospitalización.
Escala: (2) poco, (4) medio (6) mucho (8) muchísimo

13. Habilidades de Gestión Directiva
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Descripción del problema:
1.Redacta un enunciado que describa el problema.
2.¿A quienes afecta y como les afecta?
3.¿Qué impacto tiene en los procesos del hospital?
4.¿Qué riesgos le implica al paciente?
5.¿Qué riesgos le implica a los trabajadores?
6.¿Cuánto cuesta tener el problema?
7.¿Con cuánta frecuencia se presenta?

14. Habilidades de Gestión Directiva
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Justificación del proyecto.
1.¿Desde cuándo se presenta el problema?
2.¿Qué se ha hecho para solucionarlo y qué resultados se han
obtenido?
3.¿Porqué es urgente resolverlo?
4.¿Porqué es factible que se pueda resolver?
5.¿Qué interés político, económico, social o sanitario hay en resolverlo?
6.¿Quién se beneficia con su solución?
7.¿En que plazo se verían los resultados?
8.¿El costo de resolverlo es menor a los costos del problema?
9.¿Hay voluntad y capacidad para resolverlo?

15. Habilidades de Gestión Directiva
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Determinación de causas.
Leer página 10 a la 13 de la Guía.

16. Habilidades de Gestión Directiva
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Analizar el problema
Para poder resolver un problema, es necesario que identifiquemos por qué ocurre , es decir sus causas, o factores que le influyen y
condicionan, ya que eso nos orientará sobre como debemos actuar para resolver el problema o mejorar la situación, para ello podemos
realizar una Diagrama de Causas, ( también conocido como espina de pescado, o diagrama de Ishikawa, su creador)
Revisa el ejemplo de la página siguiente y trata de realizar un diagrama para tu problema:
DIAGRAMA CAUSA -EFECTO
MULTICAUSALIDAD Y SECUENCIA
EFECTO
CATEGOR ÍA
CATEGOR ÍACATEGOR ÍA
SUBCATEGOR ÍA
CAUSA
CAUSA
CAUSA
RAÍZ
SUBCATEGOR ÍA
CAUSA
SUBCATEGOR ÍA
CAUSA
CAUSA
CAUSA
CAUSA
CAUSA
RAÍZ
CAUSA
CATEGOR ÍA
CAUSA
CAUSA
CAUSA
RAÍZ
DIAGRAMA CAUSA -EFECTO
MULTICAUSALIDAD Y SECUENCIA
Problema
CATEGOR ÍA
CATEGOR ÍACATEGOR ÍA
SUBCATEGOR ÍA
CAUSA
CAUSA
CAUSA
RAÍZ
SUBCATEGOR ÍA
CAUSA
SUBCATEGOR ÍA
CAUSA
CAUSA
CAUSA
CAUSA
CAUSA
RAÍZ
CAUSA
CATEGOR ÍA
CAUSA
CAUSA
CAUSA
RAÍZ

17. Habilidades de Gestión Directiva
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Insatisfacción
Quejas
De los pacientes
Materiales Mano de obra (Personas)
Métodos. Medio ambiente
Falta de capacidad
Falta de medicamentos
instalaciones
Tramites
largos
Retrasos en la atención
Falta de ropa
Mal trato
Falta de privacidad
Actitud negativa
Perfil deficiente.
Falta de aseo
Maquinas
Cpm insuficiente
Provedores inclumplidos
Falta de mantenimiento
Falta de personal
Descuido en la
atención
Abuso de
autoridad
Error en receta
normatividad
Negativa
De atención
Ejemplo diagrama de Ishikawa.

18. Habilidades de Gestión Directiva
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Priorización de causas con Pareto.
Motivo de insatisfacción. Casos
en un
año.
Motivos ordenados casos Frecuencia
acumulada
% de FA
Maltrato
114
Instalaciones.
195 195 18%
Falta de medicamentos.
186
Falta de
medicamentos.
186 381 36%
Descuido en la atención.
178
Descuido en la
atención.
178 559 52%
Falta de capacidad.
98
Retraso en la
atención.
163 722 67%
Instalaciones.
195
Maltrato
114 836 78%
Retraso en la atención.
163
Falta de
capacidad.
98 934 87%
Trámites largos
75
Trámites largos
75 1009 94%
Otros.
64
Otros.
64 1073 100%
Total de casos
1073 1073

19. Habilidades de Gestión Directiva
19
0
50
100
150
200
250
I nst al ac i one s.
Fal t a de m edi ca me nt os. De sc ui do en l a at enc i ón.
Re tr aso en l a at enc i ón.
M al t rat o
F al t a de cap aci d ad.
T rá mi t es l ar gos
Ot ros .
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
Frecuencia
%

20. Habilidades de Gestión Directiva
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Etapa 3.
Definición de propuestas y plan de acción.
Causa o aspecto a Causa o aspecto a
mejorar.mejorar.
Objetivos: Objetivos: Metas comprometidasMetas comprometidas

21. Habilidades de Gestión Directiva
21
Plan de acción.
Causa o aspecto a mejorar:
Objetivo: Meta:
Actividad Responsable Inicio Término Estatus

22. Habilidades de Gestión Directiva
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Etapa 4 y 5. Ejecución de acciones y
seguimiento.
SEGUIMIENTO DE AVANCES (Metodología con enfoque Short Kaizen)
Etapa
Fecha
Inicio
Planeada
Fecha
Inicio
Real
Fecha
termino
Planead
a
Fecha
termino
Real
AVANCES Y/ O
RESULTADOS
POR ETAPA
1
AREA DE
OPORTUNIDAD
(definición del
problema)

2
DETERMINACIÓN DE
CAUSA RAIZ

3
DEFINICIÓN DE
PROPUESTAS Y PLAN
DE ACCIÓN

4
EJECUCIÓN
DEACCIONES

5SEGUIMIENTO
6
TERMINO DEL
PROYECTO.

Reporte de avances por etapa. Reporte de avances por etapa.

23. Habilidades de Gestión Directiva
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MEDICIÓN DE RESULTADOS
NOMBRE
DEL
INDICADOR

Valor de
Medición
Inicial
% de
variación
con el
estandar/
Meta
Comprome
tida
Estandar
/ Meta
Compro
metida
1°

MEDIC
IÓN
2°

MEDI
CIÓN
3°

MEDI
CIÓN
4°

MEDI
CIÓN
5°
MEDICI
ÓN
MEDICI
ÓN
OBTENI
DA AL
TERMIN
O DEL
PROYEC
TO

24. Habilidades de Gestión Directiva
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Identificación del proyecto.
DATOS GENERALES
Delegación Entidad Solicitante Servicio
Unidades de aplicación
del proyecto

NOMBRE DEL PROYECTO
Objetivo
del
Proyect
o
Metas del Proyecto

Nombre de Patrocinador Cargo del Patrocinador Nombre del Asesor

VCIC Línea de Acción
FECHA DE
SOLICITU
D
Fecha de
inicio
Fecha de Cierre

Nombre del Líder del
Equipo
Motivo para utilizar como META DEL
PROYECTO el valor de la carta
compromiso


DATOS DE LOS INTEGRANTES DEL EQUIPO DE MEJORA
No. Nombre Categoria / Puesto Adscripción
1
2

25. Habilidades de Gestión Directiva
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Recomendaciones de fondo.
2.2.1. Estilo de redacción de cada componente.
•Plan de Acción. Se redacta en forma enumerativa (lista) iniciando con un verbo en infinitivo, y
limitándose a decir el qué se quiere hacer sin calificativos, solo la acción concreta a realizar. Se
debe anotar en cada actividad la persona responsable de realizarla o coordinarla, especificando la
fecha de inicio y término de cada actividad.
•Formas de Evaluación y Seguimiento. Se redacta en futuro, determinando la forma en que se
planea verificar el cumplimiento de metas; deben citarse y describirse los indicadores que servirán
de base para evaluar el impacto de las acciones realizadas. Se recomienda incluir indicadores de
eficiencia, efectividad y calidad (en éste rubro quedarían incluidos los relacionados con satisfacción
del usuario y quejas), no limitándose a indicadores de eficacia.
•Identificación del Proyecto. Se especifica con día, mes y año la fecha en que inicia y se estima
terminar el proyecto de mejora, fecha en que se elaborará informe y presentarán resultados.
•Autorización del Proyecto. Se recaban para el documento el nombre, firma y cargo de
autoridades responsables de fomentar y gestionar la mejora continua y calidad total en la UMAE
Pediatría, Director de la Unidad y Coordinador del Comité de Calidad ó del Jefe de la División de
Calidad cuando éste último no Coordine el Comité de Calidad.

26. Habilidades de Gestión Directiva
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PRODUCTO FINAL.
1.Determinar un problema a resolver.
2.Integrar un equipo de mejora en su servicio.
3.Aplicar la metodología para elaborar un proyecto de mejora.
4.Entregar el primer avance: Preproyecto: Descripción del problema
y análisis de causas. El 22 y 23 de octubre. (por equipo o
individual)
5.Entregar el segundo avance: Elaboración de propuestas de mejora
y plan de acción, el 29 y 31 de octubre.
6.Ejecutar las acciones programadas, del 2 de nov. Al 15 de
diciembre.
7.Presentar la primera medición de resultados, como parte del
producto final del Diplomado, en la última sesión del mismo.

27. Habilidades de Gestión Directiva
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Si que crees que no es posible cambiar,
no habrá cambio, pero si crees que
habrá cambio; abres la posibilidad de
cambiar este mundo….
Esa es TU ALTERNATIVA.
Noam Chomsky.
NO ES POSIBLE
MEJORAR SIN
CAMBIAR