Guia paso a paso de Sharepoint en microsoft 365

Guia de sharepoint

1. Guía Paso a Paso de SharePoint
1. Acceso a SharePoint
1. Inicia sesión en Office 365:
o Ve a office.com e inicia sesión con tu cuenta de Microsoft.
o En la página de inicio, selecciona SharePoint en la lista de aplicaciones.
2. Navega a la página principal de SharePoint:
o Desde aquí, puedes acceder a tus sitios recientes y sitios que sigues, así
como buscar otros sitios dentro de tu organización.
2. Crear un Sitio en SharePoint
1. Crear un nuevo sitio:
o En la página de inicio de SharePoint, haz clic en + Crear sitio.
2. Selecciona el tipo de sitio:
o Sitio de equipo: Ideal para la colaboración entre miembros del equipo.
Incluye una biblioteca de documentos y otros recursos de colaboración.
o Sitio de comunicación: Utilizado para compartir noticias y actualizaciones en
toda la organización.
3. Configura tu sitio:
o Nombre del sitio: Introduce un nombre único para tu sitio.
o Descripción: Agrega una breve descripción del propósito del sitio.
o Privacidad: Selecciona si el sitio será Privado (solo accesible para miembros
aprobados) o Público (accesible para todos en la organización).
4. Finaliza la creación del sitio:
o Haz clic en Siguiente y luego en Finalizar. SharePoint creará el sitio y te
llevará a la página principal del nuevo sitio.
3. Configuración Básica del Sitio
1. Agregar miembros al sitio:
o En la página principal del sitio, haz clic en Miembros (en la parte superior
derecha).
o Selecciona Agregar miembros y escribe los nombres o correos electrónicos
de las personas que deseas agregar.

2. 2. Personaliza la página principal:
o Haz clic en Editar en la parte superior derecha de la página para modificar el
diseño y contenido.
o Puedes agregar partes web como texto, imágenes, documentos, videos,
enlaces, etc.
3. Guardar y publicar cambios:
o Después de realizar cambios en la página principal, selecciona Guardar
como borrador o Publicar para hacer visibles los cambios para todos los
usuarios.
4. Crear y Configurar Listas en SharePoint
1. Accede a Listas desde la barra de navegación:
o En el sitio de SharePoint, selecciona Nuevo > Lista.
2. Elige cómo crear tu lista:
o Lista en blanco: Crea una lista desde cero.
o Desde Excel: Importa una lista desde un archivo de Excel.
o Desde una plantilla: Usa una plantilla predefinida como "Tareas",
"Seguimiento de problemas", etc.
3. Configura la lista:
o Nombre de la lista: Ingresa un nombre para la lista.
o Descripción: Añade una descripción opcional.
o Opciones adicionales: Selecciona configuraciones como permitir adjuntos,
versiones de elementos, etc.
4. Añadir columnas a la lista:
o Haz clic en + Agregar columna para incluir nuevas columnas como texto,
número, fecha, opciones de selección, etc.
5. Guardar la lista:
o Una vez que hayas añadido todas las columnas necesarias, haz clic en Crear.
5. Crear y Compartir Documentos en SharePoint
1. Accede a la biblioteca de documentos:
o Desde la página principal del sitio, selecciona Documentos en la barra de
navegación izquierda.
2. Subir o crear documentos:

3. o Subir: Haz clic en Cargar y selecciona archivos o carpetas desde tu
ordenador.
o Nuevo: Selecciona Nuevo para crear un nuevo documento de Office (Word,
Excel, PowerPoint, etc.) directamente en SharePoint.
3. Organizar tus documentos:
o Crea carpetas haciendo clic en Nuevo > Carpeta para organizar tus
documentos.
o Arrastra y suelta archivos dentro de las carpetas para mantener el orden.
4. Compartir documentos:
o Selecciona un documento y haz clic en Compartir.
o Escribe los nombres o correos electrónicos de las personas con las que
deseas compartir el documento.
o Configura los permisos (ver o editar) y añade un mensaje opcional.
o Haz clic en Enviar.
6. Gestionar Permisos y Acceso
1. Ver permisos del sitio:
o Ve a Configuración (icono de engranaje en la parte superior derecha) >
Permisos del sitio.
2. Gestionar permisos:
o Haz clic en Configuración avanzada de permisos.
o Aquí puedes ver y modificar los permisos para diferentes grupos de SharePoint
(propietarios, miembros, visitantes).
3. Modificar permisos de documentos específicos:
o En la biblioteca de documentos, selecciona un documento y haz clic en los
tres puntos (...) > Administrar acceso.
o Cambia los permisos de acceso o elimina el acceso para usuarios
específicos.
7. Automatización Básica con Power Automate
1. Accede a Power Automate:
o En la barra de navegación superior, selecciona Automatizar > Ir a Power
Automate.
2. Crear un flujo de trabajo:

4. o Selecciona Nuevo flujo > Flujo automatizado.
o Elige un disparador, como "Cuando se crea un elemento en una lista de
SharePoint".
3. Configura las acciones del flujo:
o Agrega acciones como Enviar un correo electrónico, Crear un elemento en
otra lista, etc.
o Completa los detalles necesarios para cada acción.
4. Guardar y probar el flujo:
o Haz clic en Guardar para guardar tu flujo de trabajo.
o Prueba el flujo creando un nuevo elemento en la lista de SharePoint para
asegurarte de que se ejecuta correctamente.
8. Mantener y Mejorar tu Sitio de SharePoint
1. Revisar actividad del sitio:
o Ve a Configuración > Contenido del sitio para ver el uso del sitio y los
elementos recientes.
2. Usar analíticas de SharePoint:
o En la página principal del sitio, selecciona Configuración > Uso del sitio para
ver estadísticas sobre visitas, actividad de documentos, etc.
3. Optimización del rendimiento del sitio:
o Elimina o archiva contenido antiguo que ya no sea relevante.
o Revisa y optimiza las listas y bibliotecas para asegurar que se cargan
rápidamente y están bien organizadas.