Infografía Documento y Archivo CIDBA.pdf

Infografía relacionada con el documento y archivo.

1. EJEMPLOS
DIFERENCIAS
Es un medio tangible o intangible que
contiene información general que sirve para
ser consultada y utilizada.
DOCUMENTO DE ARCHIVO
Es un documento que contiene información
especifica y relevante producida por una
entidad y que tiene valor testimonial e
histórico de una actividad.
DOCUMENTO INFORMES
CLASIFICACIONES DEL
DOCUMENTO DE ARCHIVO
Se clasifican por sus
características físicas
(textuales, gráficos e
imágenes) y condiciones de
conservación (cintas,
discos duros, material
óptico).
Se refiere a la empresa o
persona que elabora el
documento y la función a
la cual se destina. Se
clasifican en documento
público (producido por una
entidad pública),
documento privado
(elaborados por
particulares).
Se refiere a los
documentos que tienen
una función con un
objetivo que deben
cumplir, entre ellos están
los documentos
informativos y documentos
testimoniales (sirven como
evidencia testimonial).
SEGÚN SU SOPORTE SEGÚN SU ORIGEN SEGÚN SU FINALIDAD
SERIADO UNICIDAD INTEGRIDAD
TIPOLOGÍA
DOCUMENTAL
DEFINICIÓN ACTAS RESOLUCIONES MEMORANDOS
Los documentos de archivos son importantes dado que son una
fuente de información de hechos realizados en una sociedad o
nación, sirviendo como preservación de la memoria histórica y
como evidencia documental de las actividades realizadas por sus
entidades productoras. Además, sirven para la rendición de
cuentas y su transparencia.
DOCUMENTO Y
ARCHIVO
IMPORTANCIA DEL
DOCUMENTO DE ARCHIVO
CARACTERES DE LOS
DOCUMENTO DE ARCHIVO
Hace referencia a la
producción de los
documentos en serie, es
decir, uno a uno,
compartiendo el mismo
origen, función y finalidad.
Hace referencia a la
autenticidad del
documento como único.
Destaca la originalidad del
documento y la no
existencia de ejemplares
idénticos.
Hace referencia a la
autenticidad de la información
que contiene el documento, lo
cual, es muy importante
aplicar mecanismos de
seguridad que permita que el
documento no sea modificado.
La Tipología Documental es la unidad
documental producida por una entidad
administrativa en el ejercicio de sus
funciones, en ella podemos encontrar
documentos de archivo, documentos de
comprobación administrativa y
documentos de apoyo informativo, de
acuerdo a su origen, soporte o finalidad.
CLASES DE ARCHIVOS
ARCHIVO DE GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTÓRICO
Los archivos de gestión o
activos, son archivos que
están en constante
movimiento de documentos.
Son archivos que contienen
documentos producidos por
las diferentes entidades y
que son usados o
consultados de forma diaria.
El archivo central o
semiactivo, son archivos que
conservan documentos que
no son utilizados de manera
frecuente, pero conservan
un valor documental y
testimonial de la
organización.
El archivo histórico o
inactivo, son archivos que
conservan documentos de
manera permanente por su
valor histórico y
patrimonial. Además, tiene
valor científico, cultural,
legal e investigativo. Trámite-Organización-Consulta-
Conservación-Disposición Final Organización-Consulta-
Conservación-Disposición Final Organización-Consulta-
Conservación-Disposición Final
Universidad del Quindío (2025) Teoría Archivística.
Unidad 2. Documento y Archivo. Referencia Bibliográficas
Elaborado por: Leiner Mendoza