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CAPÍTULO I
2) Soporte Digital
Como soporte digital, se entenderá cualquier soporte de información que se maneje vía computador. De este modo, existen cuatro
elementos que componen el soporte digital para el manejo de la información dentro del Departamento de Patrimonio: 2.1) Correo
electrónico en plataforma OutLook; 2.2) Repositorio; 2.3) Biblioteca Técnica; y 2.4) Mediateca
2.1) Correo electrónico en plataforma OutLook
Como canal de transmisión de información inmediata, dentro del Departamento se utiliza el correo electrónico en la plataforma OutLook
(gráfica n°9). Este soporte es asociado a una cuenta de usuario, que del mismo modo permite el acceso a utilizar un computador de
escritorio y un teléfono fijo con anexo. Esta cuenta se codifica en una dirección de correo electrónico siguiendo el esquema: “nombre.
[email protected]”, así mi cuenta de usuario MOP es “
[email protected]”
La utilización de este sistema de correo electrónico resulta muy favorable para el desenvolvimiento laboral, ya que entre sus principales
características se encuentran: el poder tener acceso a una libreta de contactos de todos los funcionarios del Ministerio de Obras
Públicas tanto a nivel central como a nivel regional; poder programar reuniones y actividades mediante un sistema de calendario; y
poder realizar seguimientos a los correos enviados.
Con respecto a la inmediatez de esta plataforma, en comparación con el envío de información por los soportes protocolares tales como
los Oficios a través de la Oficina de Partes, es que en ciertas ocasiones, cuando se quiere agilizar procesos, al mismo tiempo que se
despacha un documento por el conducto regular, se envía el mismo vía correo electrónico a su destinatario, de modo que cuando se
reciba la información a través de conductos regulares, el destinatario sabrá de qué se trata o tendrá ejecutada la solicitud que se pide,
si es ese el fin del Oficio tramitado.
Por otro lado, la única desventaja que pude observar dentro de las actividades que realicé vía correo electrónico, es que esta plataforma
posee un bajo nivel de almacenamiento de archivos adjuntos, lo que produce que no se puedan enviar archivos muy pesados, como
fotografías en alta resolución, archivos PDF extensos, etc. Siendo solución a este problema el traspaso de la información vía dispositivos
de almacenamiento externos.
2.2) Repositorio
El Repositorio del Departamento de Patrimonio consiste en un grupo de cuatro carpetas compartidas (gráfica n°10)mediante un servidor
a nivel nacional, vinculando a las quince Direcciones de Arquitectura Regionales con el Nivel Central. Estas carpetas corresponden a:
Programa BID Puesta en Valor del Patrimonio; Biblioteca Técnica; Cartera de Patrimonio; y Departamento.
De este modo, la principal ventaja que posee la utilización de este soporte para el traspaso y gestión de la información es que se puede
compartir de manera instantánea información de regiones hacia el nivel central, cosa que si se hiciese bajo el sistema protocolar de
envío de Oficios, tardaría días e incluso semanas.
La principal desventaja que posee el Repositorio, es que no se cuenta con un protocolo de ordenamiento de la información, lo que por
un lado genera que a veces sea dificultoso encontrar una información requerida, o también que el material subido a las carpetas esté
desactualizado o no corresponda a las etapas finales de un proyecto, sino a las etapas de su desarrollo.
Gráfica n°9: Plataforma OutLook