Koordinasi dan Monitoring Bimtek_BBPI Semarang_15Nov2022.pptx

Koordinasi dan Monitoring Bimtek_BBPI Semarang_15Nov2022

1. Pemantauan dan Evaluasi Fasilitasi LPK Lembaga Sertifikasi Produk Balai Besar Penangkapan Ikan Semarang Semarang, 15 November 2022

2. 1

3. 2

4. 3

5. Persyaratan Akreditasi LSPr SNI ISO/IEC 17065 : 2012 – Persyaratan untuk Lembaga Sertifikasi Produk , Proses dan Jasa SNI ISO/IEC 17067:2013 – Fundamental Sertifikasi Produk dan Panduan Skema Sertifikasi Produk Skema Sertifikasi yang relevan 4

6. Tahap Bimtek Tanggal Pelaksanaan Tim Fasilitator Tahap 1 ( Pemahaman ) 24-25 Juni 2021 Suprapto , M Ashari Tahap 2 ( Penyusunan Doksistu ) 21-23 Juli 2021 Tantri Emelia, Rita A Tahap 3 ( Penyempurnaan Doksistu ) Sesi 1 : 26 Agustus 2021 Sesi 2 : 30 September 2021 Sesi 3 : 27 Oktober 2021 Tantri Emelia, Rita A Tahap 4 ( Pelatihan Audit Internal) 8-10 Juni 2022 Mahardhika , Kusman H Tahap 5 ( Pra Audit Kesiapan Akreditasi) 22-23 September 2022 Heru S, Tatang A 5 Tahapan Fasilitasi

7. 6

8. Kekuatan : Belum ada LS lain yang memiliki lingkup di bidang penangkapan ikan sehingga memiliki potensi yang besar untuk berkembang Pembentukan LSPro BBPI berdasarkan surat tugas BBPI No. 173/BBPI/KU_230/V/2022 tentang Organisasi dan Tata Kerja . BBPI telah memiliki Laboratorium terakreditasi . LSPro BBPI Semarang memiiliki Dewan Pengarah,Manajer Eksekutif , Manajer Administrasi , Manajer Teknis, Manajer Mutu dan Staf . LSPro BBPI didukung oleh personel yang terlibat dalam kegiatan sertifikasi yaitu Komite Ketidakberpihakan / perselisihan dan naik banding = 4 orang Auditor internal = 6 orang Auditor = 13 orang Evaluator = 6 orang PPC = 9 orang . 7 Hasil Pelaksanaan Tahap 5 (Para Audit/Para Asesmen SNI ISO/IEC 17065:2012)

9. 8 Area Peningkatan No. URAIAN KLAUSUL       1 Sudah ada perjanjian sertifikasi klien di awal proses, namun belum termasuk perjanjian sesuai butir 4.1.2.2 (setelah sertifikasi) , 4.1.2   Penerbitan sertifikat belum sesuai peraturan penerbitan SPPT SNI. LSPro menerbitkan sertifikat kesesuaian bukan SPPTSNI, SPPT SNI diterbitkanBSN atas permintaan perusahaan, 4.1.3 4.1 2. LSPro sdh menetapkan analisis identifikasi Risiko ketidakberpihakan Namun judul kolom tertulis “ jenis ancaman ” dari 6 kolom tsb . -Belum ada rencana tindakan pencegahan (corrective action) - Formulir belum diberi no.identifikasi dokumen 4.2 3 Biaya operasional sertifikasi dengan mekanisme PNBP. Masih belum jelas prosedur penyelesaian pertanggunggugatan. Perlu direview Prosedur penyelesaian pertanggung gugatan. Sebagai pertimbangan bisa mengacu pada aturan pemerintah 4.3 4 Informasi prosedur sudah ada melalui leaflet tetapi masih terbatas, termasuk biaya sertifikasi 4.4 5 Perjanjian ketidakberpihakan, pakta integritas, diskriminasi, jaminan kerahasiaan, bebas tekanan komersial, dan kepentingan klasifikasi kerahasiaan dokumen/informasi. Klasifikasi dokumen : sifat kerahasiaan, pengendalian 4.5 6 Informasi persyaratan, proses, klien, pengaduan, Q &A sebaiknya diperluas (tidak hanya leaflet) 4.6   -Prosedur Rapat Komite Ketidakberpihakan sudah tersedia di LSPro namun belum memuat point-point penting rapat. -Pada LSPro belum tersedia prosedur tentang mekanisme untuk menjaga ketidakberpihakan 5.2

10. 9 Area Peningkatan 7. Ibu Chandra di lab. bertugas sebagai tenaga penyelia juga merangkap sebagai manajer eksekutif di LSPro . Namun belum tertuang pada analisis identifikasi risiko ketidakberpihakan . - LSPro belum menetapkan kualifikasi SDM terutama persyaratan auditor/lead auditor. Misalnya ada bukti Ketua Tim ( P.Sigit ) memilkiki kompetensi sebagai Ketua Tim Auditor, juga anggota tim lain, sudah pelatihan tetapi belum memiliki pengalaman melakukan audit. 6.1 8a Proses sertifikasi pada PT. Arteria Daya Mulia – Cirebon dengan produk benangPA monofilament berdasarkan SNI 8577:2018, secara keseluruhan telah menhgikuti dokumen mutu dan alur sesuai standar . Namun perlu diperhatikan : - Penambahan kesimpulan untuk memberikan kepastian pemohonannya dapat diteruskan atau tidak (FR.7.3.2). - Penambahan kolom pelaksana atau pengesahan dan tgl dilakukan audit serta kesimpulan pada form audit kecukupan FR 7.4-6a -LS perlu mengkonfirmasi persesetujuan ke klien atas usulan waktu pelaksanaan audit lapangan dan tim auditor pada surat pemberitahuan rencana audit. - Penetapan posisi auditor pada surat tugas tidak menjelaskan siapa yang ditunjuk sebagai Ketua Tim, anggota , dan lainnya termasuk observer. -Checklist audit lapangan FR 7.4 perlu penjelasan kolomyang tidak diisidan identifikasinya . - Rujukan standar tidak relevan dengan lingkup usahanya , misalnya laporan ringkas audit mengacu kepada SNI ISO 17065. - Verifikasi tindakan perbaikan oleh auditor belum sampai pada penyelesaian akar masalahnya . Misalnya atas temuan temuan FR 7.4-8 “ dokumen induk belum disahkan ”, mestinya tindakan perbaikannyatidak cukup hanya”mengkoordinasikan dengan tim lain” tetapi timauditor harus mendapatkan bukti bahwa dokumen telah disahkan dan ada upaya lain agar kedepan permasalahan serupa tidak terjadi lagi ( perhatikan corrective action dan preventive action ). 7

11. 10 Area Peningkatan  8b Review klien PT. Jelajah Samudera Internasional , Kabupaten Jepara , Jateng . - Perjanjian sertifikasi antara klien dan LSPro belum mencantumkan hak dan kewajiban kedua belah pihak . - Penjengjangan karir dan kriteria lead auditor/auditor dan lainnya belum dicantumkan pada prosedur . -Surat kontrak LSPro dengannklien ditemukan belum bermeterai . - Dalam surat penugasan tidak dicantumkan siapa LA/A/PPC/observer. - Surat pemberitahuan kepada klien perihal pelaksanaan audit dan pengambilan contoh . Isi surat tidak menyebutkan Audit tahap I atau tahap II seperti diuraikan pada skema sertifikasi . -Pada jadwal audit lapangan stándar sistem manajemen yang dicantumkan ISO 9001:2017 dan pada anggota tim tidak dicantumkan nama PPC/ observer . - Acuan ISO 9001:2015 sebaiknya dicantumkan pada checklist audit kecukupan dokumen dan checklist audit lapangan .   7 9. -Dokumen mutu disusun manajer, dikoordinasikan oleh manajer teknis. - Dokumen Panduan Mutu bersifat “terkendali” harus dibubuhi tanda/cap berwarna biru, namun yang ada tidak ada cap biru tsb. -Sosialisasi dokumen sudah dilakukan tgl. 15 Okt.2021, namun sebaiknya dilakukan evaluasi pemahaman staf terhadap dokumen perlu dilakukan. -Kaji ulang dokumen dilakukan setahun sekali, sebaiknya kaji ulang sesuai dengan kebutuhan tidak menunggu setahun. -Tempat penyimpanan dokumen dan rekaman masih perlu dibenahi, perlu dipastikan integritas dokumen dan rekaman dari kerusakan, kehilangan, dan penggunaan yang tidak semestinya. 8.2 8.3 8.4

12. 11 Area Peningkatan 10. - Tinjauan manajemen telah dilaksanakan terakhir tgl . 29 juli 2022. * Masukan pembahasan belum sesuai butir 8.5.2 butir c. umpan balik dari mekanisme menjaga ketidakberpihakan belum ada . - Tindaklanjut rekomendasi TM tidak spesifik sesuai inputTM dan belumada rencana aksi dan penyediaan sumberdaya yang diperlukan . 8.5 11. Audit internal telah dilaksanakan tgl.20 Juni 2022, dengan tim auditor : OniSuryono (LA), Umar Soleh , ika Fitriani , dan Hery Purwanto berdasarkan SuratTugas Nomor : B.838.1/BBPI/KP.440/VI/2022. - Penetapan spesifikasi kompetensi tim tidak ada perbedaan antara LA dengan Auditor Anggota dan PPC. - Dilaporkan LKS sebanyak 7 temuan namun tidak jelas mana LKS major / minor . - Tindakan perbaikan hasil audit belum menjelaskan pada akar masalah sehingga penetapan tindakan korektif kurang tepat .   8.6 8.7

13. 12