L’ECM, première étape de la transformation digitale des entreprises

La transformation numérique des entreprises est en marche. Pour répondre à ses clients et à ses fournisseurs, désormais tous équipés de moyens informatiques, l’entreprise doit, elle aussi, se numériser. Un des chantiers prioritaires consiste à numériser les flux entrants et les flux sortants de l’entreprise. Ce projet à valeur ajoutée accélère les processus de l’entreprise en automatisant des tâches répétitives et chronophages. Cependant, le marché de l’ECM – Enterprise Content Management – est loin d’être stabilisé aujourd’hui et il comprend une grande variété d’acteurs : des spécialistes de la reconnaissance de caractères (OCR pour Optical Character Recognition) comme des acteurs qui couvrent toute la chaîne fonctionnelle de la gestion des documents.

Le Groupe CXP expertise depuis de nombreuses années les solutions de GED – gestion électronique de documents – aujourd’hui d’ECM, et souhaitait prendre le pouls du marché auprès des utilisateurs de ces solutions.

Cette enquête est riche en enseignements, à la fois sur le projet de transformation numérique, sur les processus impactés, sur l’organisation du projet et sur les types de solutions retenus.

1. © Boston – Paris – Hong Kong – Singapour – Bangalore – Dubaï

2. L’ECM, première étape de la transformation digitale des entreprises Mardi 27 juin 2017 Présenté par :

3. 27/06/2017 Mettez la gouvernance de l’information entre de bonnes mains : les vôtres

4. 4 Middle East & Africa America Rest of World Everteam Group Everteam MEA Everteam Inc. Everteam International France Everteam Software Everteam Global Services Americas Customers France Customers MEA Customers Rest of World Customers Everteam , un éditeur à dimension internationale

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8. L’ECM, première étape de la transformation digitale des entreprises Webinar, 27 Juin 2017 Nicolas Bürki, Vice-President and Market Leader, ECM

9. Introduction Transformation numérique: L’Entreprise Content Management: un projet prioritaire pour la numérisation de l’entreprise Maturité de l’ECM dans l’entreprise: Périmètre de déploiement C omposition de la solution ECM & Cloud Bilan - Retour d’ expérience 9 2017

10. A propos de CXP Group 10 2017

11. Offres clés Practices Analytics & Data Management Cloud & Infrastructure Services Digital Customer Experience & IoT Enterprise Applications & R elated Services Information Security Données (dépenses IT, tendances marché) Analyses (marché, techno, livres blancs) Comparatifs (produits, éditeurs de logiciel, ESN) Conseil stratégie & marché (pour les éditeurs de logiciel et ESN) Conseil IT (pour les entreprises utilisatrices, ETI et grands comptes) Evénements (conf é rences, salons, séminaires, webinars) Recherche Conseil Evénements Notre offre Ateliers 2017 11

12. Introduction - Périmètre flux documentaires (ECM) 12 2017 Auto-Classification ECM Progiciels Tierces ERP, CRM, RH, … Input Mgmt. GED Collaboration Archive WCM BPM/ Wrkflw DAM E-mail Mgmt. Output Mgmt. Recherche Transverse Case Mgmt. Multi- Devices Multi-Canaux Analytique s Cloud / SaaS Applications Métiers Flux documentaires

13. Introduction - Échantillon 13 Quel est l’effectif de votre entreprise ? Les petites entreprises, moins de 500 employés ne se sentent pas concernées. Equilibre entre les différents secteurs d'activité : industries, Banque, Secteur public.. Quel est le secteur d’activité de votre entreprise ?

14. Introduction - Échantillon 14 2017 Quel est votre rôle concernant la gestion documentaire et les flux documentaires ? Quel est votre fonction? Majoritairement des répondants très seniors (directeur ou responsable) représentant 89% des personnes interviewées Les répondants à l’enquête sont des personnes en charge des processus documentaires et donc directement partie prenantes dans le projet ECM.

15. 2016 15 L’Entreprise Content Management: un projet prioritaire pour la numérisation de l’entreprise

16. L ’entreprise et la transformation numérique Depuis quand votre entreprise s’est-elle engagée dans sa transformation numérique ? 16 La transformation numérique des entreprises françaises est en marche. La plupart des chantiers ont été lancés quelques années auparavant. Uniquement 8% des entreprises ont lancé cette année leur transformation numérique. Les grands-comptes ont bien entrepris la transformation numérique depuis des années, seul le «  mid-market  » (les entreprises de 500-999 collaborateurs) montrent un retard dans la de la transformation numérique.

17. T ransformation numérique – Impact gestion et flux documentaires 17 Quel est l’impact de la transformation numérique de votre entreprise sur votre gestion et flux documentaire ? Les projets ECM sont au cœur de la transformation numérique. Les projets ECM seront encore des projets prioritaires au cours des 12 prochains mois. 500 -999 collaborateurs Dans les prochains 12 mois, l’impact de la transformation numérique sur les entreprises de 500 à 999 collaborateurs sera plus important que l’impact sur les grands comptes par exemple. Toutes tailles d’entreprises

18. Transformation numérique – Les processus impactés Quels sont les processus impactés (ou à venir) par la transformation numérique dans votre entreprise ? 18 Le processus client est le processus clé dans la transformation numérique (actuellement) et également le seul processus pour lequel une majorité des entreprises vont investir dans les 12 mois à venir. L’impact sur les autres processus est plutôt visible d’ici 1 à 2 ans (y compris le processus services généraux qui indiquent une recherche d’efficacité dans le processus administratifs de l’entreprise)

19. Transformation numérique - Conclusions Les entreprises françaises ont démarré en grande majorité la transformation numérique depuis plusieurs années. Les projets ECM sont en cœur de la transformation numérique et y vont même devenir plus important dans les 12 mois à venir. Le processus client est le processus clé dans la transformation numérique (actuellement) et également le seul processus pour lequel une majorité des entreprise vont investir dans les 12 mois à venir. Les grands-comptes sont les entreprises qui sont le plus avancé dans leur transformation numérique notamment comparé aux entreprises du « mid-market  » qui vont rattraper leur retard dans les 12 mois à venir. L’impact sur les autres processus est plutôt visible d’ici 1 à 2 ans (y compris le processus services généraux qui indiquent une recherche d’efficacité dans le processus administratifs de l’entreprise ) 19

20. 2016 20 Maturité de l’ECM dans l’entreprise Périmètre de déploiement (blocs fonctionnels et processus)

21. Quelle intégration avec les applications métiers ? 21 2017 Quels sont les processus requérants une intégration entre l’ECM et les applications métiers ?

22. Intégrer l’ECM avec les applications Métiers 22 2017 Quelles sont les fonctionnalités ECM qui sont intégrées / utilisées (ou à venir) avec vos applications métiers (ex. vos applicatifs de gestion) ?

23. Projet ECM - Les fonctionnalités déployées (2014 vs. 2017) 23 Les fonctionnalités entrant dans le périmètre de l’ECM déployées et comparées avec l’enquête ECM menée en 2014 +56% +46% +49%

24. Les flux documentaires 24 Avez-vous implémenté des flux documentaires transverses dans votre entreprise (ex. des flux documentaires entrants, sortants ou internes requérant l’interaction des collaborateurs de différent(e)s services/directions) ? La majorité des entreprise ont implémenté des flux transverses et presque la moitié de ceux qui ne l’ont pas encore fait sont en train de les mettre en place.

25. Les flux documentaires – Les déclencheurs 25 Quels ont été les déclencheurs pour la mise en place des flux transverse ? La transformation numérique et la dématérialisation sont les premiers déclencheurs de la mise en place des flux de documents. Ceci indique qu’une majorité des entreprises ont des réflexions stratégiques à 360° et ne se focalisent plus sur un simple processus (comme le processus clients).

26. Les flux documentaires – les objectifs primaires 26 Quels sont les objectifs principaux de la mise en place des flux transverses ? L’efficacité, la traçabilité et la réduction des temps de traitements sont les principaux objectifs de la mise en place des flux documentaires. Ceci démontre, à nouveau, une approche globale de l’entreprise et non une approche isolée (ex. expérience client, extension des processus).

27. Conclusion - Projet ECM niveau de maturité 27 Niveau d’efficacité Accès unifié et intuitif Agrégation des contenus Recherche globale Personnalisation Workflow de contribution Taxonomie / Métadonnées Collaboration - Application/Data Integration Accès commun aux applications Collaboration (espace projets) On débute: Intégration d’applications Processus métiers Transaction – Automatisation /intégration des processus Workflow dynamique (Case Management) Dématérialisation Processus métier Processus transverses Processus externes Majorité des entreprises

28. Conclusion - Projet ECM niveau de maturité La chaîne de capture (acquisition/numérisation, le stockage des documents (GED et archivage) et le routage (Workflow) – propose les fonctionnalités les plus intégrées dans les applications métiers . Dans les prochains 2 ans , le focus sur cette chaîne sera le recherche d’efficacité via l’automatisation (RAD/LAD) et le case management Le case management sera une clé dans les deux prochaines années pour palier aux ruptures des processus D’ici 1 an, environ 90% des entreprises prévoit d’avoir déployer l’intégralité des fonctionnalités ECM . 28

29. 2016 29 Focus: composition de la solution ECM & Cloud

30. Bilan - Le nombre de fournisseurs retenus Combien de fournisseurs différents avez-vous pour couvrir les fonctions déjà déployées dans votre organisation ECM ? 30 La taille d’entreprise n’a pas un impact direct sur le nombre de fournisseurs retenus. Seuls 14% des répondants ont retenu une solution intégrée. 1 à 3 fournisseurs pour 62% des répondants, ce qui reflète les consolidations menées dans ce domaine au cours de ces dernières années Cette enquête met en évidence qu’une solution ECM reste encore un projet d’intégration, plus que la mise en place d’une simple solution.

31. Bilan - Le nombre de fournisseurs retenus 31 Envisagez-vous de migrer tous vos contenus et applications de votre organisation ECM vers un seul fournisseur ? La consolidation/rationalisation des solutions pour construire son système ECM reste une priorité pour les entreprises ayant plus de 3 fournisseurs .

32. Déployer ou non la solution ECM sur une plateforme Cloud ? 32 A vez déployé votre solution ECM en mode cloud / SaaS ? Le Cloud rejoint le CRM et la RH parmi les solutions qui sont peuvent être externalisées. Plus d’un tiers des solutions ECM choisies sont en mode Cloud Croissance modérée dans les 12 à 18 mois (11%) Non ou pas encore = seulement 19%, un beau succès du Cloud / Saas ! Les entreprises qui déploient 4 ou plus de solutions pour leur ECM , utilisent le plus souvent le Cloud / mode SaaS .

33. Déployer ou non l’application ECM sur une solution mobile ? Quels types de fonctionnalités ECM sont accessibles en mode mobile ? 33 Les solutions de validation et d’approbation de documents en situation de mobilité vont se généraliser au cours des prochaines années selon plusieurs axes / processus : processus client via l’accès Extranet, solutions Métier pour les pour le personnel sur le terrain , autres employés en situation de mobilité.

34. Périmètre ECM- Conclusions Une généralisation de l’usage mobile pour les employés mais également pour les clients. Un taux d’utilisation en mode Cloud / SaaS assez important (et ceci pour toutes tailles d’entreprise) et notamment pour des solutions verticales nécessitant l’interaction entre plusieurs utilisateurs. Le nombre de solutions ECM déployées impacte directement le taux d’usage du cloud / SaaS . 34 2017

35. 2016 35 Bilan Retour d’ expérience

36. Bilan - Les directions métiers moteurs sur le sujet de l’ECM 36 Quel département de l’entreprise a pris l’initiative de la mise en place de la solution ? Les métiers sont à la tête des initiatives ECM ce qui démontre une maturité dans le domaine En 2 ème position la Direction Générale souligne le souci de recherche d’efficacité dans les entreprises. Les projets ECM sont des projets transverses d’entreprise qui affectent directement la performance de l’entreprise. La DSI est uniquement à l’origine d’ ¼ des projets ECM.

37. Bilan - Les directions métiers moteurs sur le sujet de l’ECM (2014 vs. 2017) 37 Quel département de l’entreprise a pris l’initiative de la mise en place de la solution (2014 vs. 2017)? Depuis 2014, une transition importante s’est enclenchée de la DSI vers les directions métiers (-28% pour la DSI, et +26% pour les directions métiers), ou, autrement dit, les directions métiers sont 2 fois plus à l’initiative des projets ECM en 2017 qu’en 2014.

38. Bilan – Les challenges 38 Quels freins ou difficultés avez-vous rencontrés dans votre projet ECM / flux documentaires ? Vu le nombre des solutions à intégrer - les solutions ECM et les applications tierces/métiers – le grand challenge à relever dans la mise en ouvre de flux documentaires et de la gestion documentaire portent sur la complexité d’intégration des différentes solutions et disponibilité des bonnes compétences au bon moment. D’autres challenges tels que la collaboration métier/DSI, le silotage des contenue, la lisibilité/connaissance du marché, et le manque d’ accompagnement persistent dans au moins 30% des cas

39. Bilan – Objectifs atteints? 39 Les objectifs de votre projet ECM ont-ils été atteints ?

40. Conclusions La transformation numérique est en marche, seul le «  mid-market  » est un peu à la traine . Le processus client est au cœur de la transformation numérique et est également le seul processus dans lequel des investissement vont être faits dans les 12 mois à venir La cloud / SaaS est devenu le choix primaire comme mode de déploiement pour plus d’un tiers (37%) des entreprises. Les entreprise ayant 4 ou plus de solutions sont y encore plus favorable à 53% De plus en plus les métiers sont à l’origine des initiatives ECM , ils ont aujourd’hui majoritaire à 46% avec une croissance de plus de 100% depuis 2014 (et l’implication de la DSI se voit réduit de 50%) Le déploiement /usage des solutions ECM à atteint une bonne maturité en terme de déploiement fonctionnel: Un taux important des différentes bloc fonctionnels déployés et d’ici 1 an, 90% des entreprises vont avoir déployé les blocs fonctionnels majeurs Responsabilité basculé vers les métiers d’approche stratégique : La vue 360° comparé à une vue isolée sur un processus spécifique Néanmoins, des projets d’optimisation se profilent pour une automatisation plus accrue Mise en place de case management LAD / RAD Consolidation des solutions ECM déployées pour réduire le nombre de fournisseurs Intégration continue de l’ECM avec des applications tierces/métiers 40

41. Obtenez plus d’information en téléchargeant notre livre blanc 41

42. Merci pour votre participation ! 42

43. Everteam_Global Ever -team @ Everteam_Fr Ever -team Let’s Connect ! 123 South Quay Canary Wharf London E14 9GD  Phone [phone] Fax [phone]  www.companyname.com [email protected]  123 South Quay Canary Wharf London E14 9GD  Phone [phone] Fax [phone]  www.companyname.com [email protected]  123 South Quay Canary Wharf London E14 9GD  Phone [phone] Fax [phone]  www.companyname.com [email protected]  123 South Quay Canary Wharf London E14 9GD  Phone [phone] Fax [phone]  www.companyname.com [email protected]  123 South Quay Canary Wharf London E14 9GD  Phone [phone] Fax [phone]  www.companyname.com [email protected]  [phone] [email protected] www.everteam.com 43