lesson 3 Ang Katitikan ng Pulong o Minutes of the meeting.pptx

KAHULUGAN NG KATITIKAN NG PULONG

1. KATITIKAN NG PULONG (Minutes of the meeting)

2. ANG KATITIKAN NG PULONG – ARVIN D. GALI KATITIKAN NG PULONG O MINUTES OF THE MEETING Kung ang agenda ay talaan ng mga pag-uusapan sa isang pulong , ang Katitikan ng Pulong naman ay tala ng mga napag-usapan sa isang pulong o opisyal na tala ng isang pulong . Ayon kina Baisa -Julian at Lontoc (2017), ang katitikan ng pulong ay isinasagawa nang pormal , obhetibo , at komprehensibo na nagtataglay ng lahat ng mga detalyeng tinalakay sa pulong . Ito ay nagsisilbing opisyal at legal na kasulatan ng samahan , kumpanya o organisasyon na maaaring magamit bilang ebidensiya sa mga legal na usapin o sanggunian para sa susunod na mga pagpaplano at pagkilos . KAHULUGAN:

3. ANG KATITIKAN NG PULONG – ARVIN D. GALI KATITIKAN NG PULONG Sa palagay mo , sino ang pangunahing dapat magsulat ng katitikan ng pulong ? Tanong :

4. ANG KATITIKAN NG PULONG – ARVIN D. GALI KATITIKAN NG PULONG Hanggat maaari ay hindi participant sa nasabing pulong ang kukuha ng pulong . Hindi madali ang pagkuha ng katitikan ng pulong kaya napakahalaga na ang naatasang kumuha nito ay may sapat na atensiyon sa pakikinig upang maitala niya ang lahat ng mahahalagang impormasyon o desisyong mapag-uusapan . Sagot :

5. Mga Pangunahing Gampanin 1. Nagsisilbi itong opisyal na tala hinggil sa napagpasyahan sa pulong. 2. Naidodokumento nito ang mga kapasyahan at responsibilidad ng bawat miyembro ng pulong. 3. Nagsisilbi itong paalala sa mga miyembro kung ano ang mga inasasahang gawain na nakaatang sa kanila, gayundin ang mga takdang petsa na inaasahan nilang matapos ang gawain. 4. Nababatid din kung sinu-sino ang aktibo at hindi aktibong dumadalo sa pulong. 5. Tumatayo bilang dokumentong batayan para sa susunod na pulong. ANG KATITIKAN NG PULONG – ARVIN D. GALI

6. ANG KATITIKAN NG PULONG – ARVIN D. GALI KATITIKAN NG PULONG 2. Ano kaya ang kahalagahan ng pagkakaroon ng katitikan ng pulong sa isang propesyonal na nagtratrabaho sa isang samahan ? Tanong :

7. KAHALAGAHAN: Naipapaalam sa mga sangkot ang mga nangyari sa pulong . Nagsisilbing gabay upang matandaan ang lahat ng detalye na pinag-usapan o nangyari sa pulong . Maaaring maging mahalagang dokumentong pangkasaysayan sa paglipas ng panahon . ANG KATITIKAN NG PULONG – ARVIN D. GALI

8. Mahalagang ideya : Hindi lamang iisang kasanayan ang gagamitin sa pagsulat ng katitikan ng pulong . Kailangang pairalin ang talas ng pandinig , bilis ng pagsulat at linaw ng pag-iisip . ANG KATITIKAN NG PULONG – ARVIN D. GALI

9. Mga Mahahalagang Bahagi ng Katitikan ng Pulong 1. Heading - Ito ay naglalaman ng pangalan ng kompanya , samahan , organisasyon , o kagawaran . Makikita rin dito ang petsa , ang lokasyon , at maging ang oras ng pagsisimula ng pulong . ANG KATITIKAN NG PULONG – ARVIN D. GALI

10. Mga Mahahalagang Bahagi ng Katitikan ng Pulong 2. Mga Kalahok o Dumalo - Dito nakalagay kung sino ang nanguna sa pagpapadaloy ng pulong , gayundin ang pangalan ng lahat ng mga dumalo kasama ang mga panauhin . Maging ang pangalan ng mga liban o hindi nakadalo ay nakatala rin dito . ANG KATITIKAN NG PULONG – ARVIN D. GALI

11. Mga Mahahalagang Bahagi ng Katitikan ng Pulong 3. Pagbasa at pagpapatibay ng nagdaang katitikan ng pulong – dito makikita kung ang nakalipas na katitikan ng pulong ay napagtibay o may mga pagbabagong isinagawa sa mga ito . ANG KATITIKAN NG PULONG – ARVIN D. GALI

12. Mga Mahahalagang Bahagi ng Katitikan ng Pulong 4. Action Items o Usaping Napagkasunduan – Kasama sa bahaging ito ang mga hindi pa natapos o nagawang proyektong bahagi ng nagdaang pulong . Dito makikita ang mahahalagang tala hinggil sa mga paksang tinalakay . Inilalagay rin sa bahaging ito kung sino ang taong nanguna sa pagtalakay ng isyu at maging ang desisyong nabuo ukol dito . ANG KATITIKAN NG PULONG – ARVIN D. GALI

13. Mga Mahahalagang Bahagi ng Katitikan ng Pulong 5. Pabalita o Patalastas – hindi ito laging nakikita sa katitikan ng pulong ngunit kung mayroon mang ganito mula sa mga dumalo tulad halimbawa ng mga suhestiyong agenda para sa susunod na pulong ay maaaring ilagay sa bahaging ito . ANG KATITIKAN NG PULONG – ARVIN D. GALI

14. Mga Mahahalagang Bahagi ng Katitikan ng Pulong 6. Iskedyul ng susunod ng pulong – itinatala sa bahaging ito kung kailan at saan gaganapin ang susunod na pulong . ANG KATITIKAN NG PULONG – ARVIN D. GALI

15. Mga Mahahalagang Bahagi ng Katitikan ng Pulong 7. Pagtatapos – inilalagay sa bahaging ito kung anong oras nagtapos ang pulong . ANG KATITIKAN NG PULONG – ARVIN D. GALI

16. Mga Mahahalagang Bahagi ng Katitikan ng Pulong 8. Lagda – Mahalagang ilagay sa bahaging ito ang pangalan ng taong kumuha ng katitikan ng pulong at kung kailan ito isinumite . ANG KATITIKAN NG PULONG – ARVIN D. GALI

17. Mga D apat G awin ng T aong N aatasang K umuha ng K atitikan ng P ulong 1. Umupo malapit sa tagapanguna ng pulong . Magiging madali para sa kaniyang linawin sa tagapanguna ang ilang mga bagay na hindi niya lubos na nauunawaan kung siya ay nakaupo malapit sa tagapanguna . ANG KATITIKAN NG PULONG – ARVIN D. GALI

18. Mga D apat G awin ng T aong N aatasang K umuha ng K atitikan ng P ulong 2. May sipi ng mga pangalan ng mga taong dadalo sa pulong . Mahalaga na matsek kung sino-sino ang dumalo sa pulong at maging ang mga liban . Itala rin ang pangalan ng mga taong dumating ng huli sa itinakdang oras at maging ang mga aalis ng maaga . ANG KATITIKAN NG PULONG – ARVIN D. GALI

19. Mga D apat G awin ng T aong N aatasang K umuha ng K atitikan ng P ulong 3. Handa sa mga sipi ng agenda at katitikan ng nakaraang pulong . Kung hindi naipamahagi ng maaga ang agenda na pag-uusapan sa pulong , mahalagang maibahagi ito bago magsimula ang pulong kasama ang sipi ng katitikan ng nagdaang pulong . Makatutulong ito upang higit na maging organisado at sistematiko ang daloy ng pulong . ANG KATITIKAN NG PULONG – ARVIN D. GALI

20. Mga D apat G awin ng T aong N aatasang K umuha ng K atitikan ng P ulong 4. Nakapokus o nakatuon lamang sa nakatalang agenda. Bilang kalihim ng tagapanguna ng pulong , mahalagang mabantayan na ang lahat ng tinatalakay na paksa sa pulong ay yaon lamang kasama o nakasaad sa agenda upang hindi masayang ang oras ng lahat at gayundin ay maiwasan ang kalituhan sa pangkat . ANG KATITIKAN NG PULONG – ARVIN D. GALI

21. Mga D apat G awin ng T aong N aatasang K umuha ng K atitikan ng P ulong 5. Tiyaking ang katitikan ng pulong na ginagawa ay nagtataglay ng tumpak at kompletong heading. Kailangang malinaw na nakatala ang pangalan ng samahan o organisasyon , petsa , oras at lugar ng pulong . ANG KATITIKAN NG PULONG – ARVIN D. GALI

22. Mga D apat G awin ng T aong N aatasang K umuha ng K atitikan ng P ulong 6. Gumamit ng recorder kung kinakailangan . Makatutulong ng Malaki kung gagamit ng recorder sa oras ng pulong upang kung sakaling may puntos na hindi malinaw na naitala ay maaari itong balikan . ANG KATITIKAN NG PULONG – ARVIN D. GALI

23. Mga D apat G awin ng T aong N aatasang K umuha ng K atitikan ng P ulong 7. Itala ang mga mosyon o pormal na suhestiyon ng maayos . Ang kumukuha ng katitikan ay maaaring banggitin ang mosyon para sa higit na paglilinaw . Mahalagang maitala rin kung kanino nanggaling ang mosyon at maging ang mga taong sumang-ayon dito . ANG KATITIKAN NG PULONG – ARVIN D. GALI

24. Mga D apat G awin ng T aong N aatasang K umuha ng K atitikan ng P ulong 8. Itala ang lahat ng paksa at isyung napagdesisyunan ng koponan . Mahalagang maitala ang lahat ng mga paksa at isyung napagdesisyunan gaano man ito kapayak o kalaking bagay. ANG KATITIKAN NG PULONG – ARVIN D. GALI

25. Mga D apat G awin ng T aong N aatasang K umuha ng K atitikan ng P ulong 9. Isulat o isaayos agad ang mga datos ng katitikan pagkatapos ng pulong . Ang pag-oorganisa at pagsulat ng katitikan ng pulong ay dapat na maisagawa agad upang hindi makaligtaan . ANG KATITIKAN NG PULONG – ARVIN D. GALI

26. Mga Dapat Tandaan sa Pagsulat ng Katitikan ng Pulong Bago ang Pulong • Magpasya kung anong pagtatala ng katitikan ang iyong gagamitin . Maaring gumamit ng ballpen at papel , laptop, tablet o recorder. • Tiyaking ang mga gagamitin mong kasangkapan ay nasa maayos na kondisyon . • Gamitin ang agenda para gawin ng mas maaga ang balangkas ng katitikan . Maglaan ng sapat na espasyo para sa bawat paksa . ANG KATITIKAN NG PULONG – ARVIN D. GALI

27. Mga Dapat Tandaan sa Pagsulat ng Katitikan ng Pulong Habang Isinasagawa ang Pulong • Ipaikot ang listahan ng mga taong kasama sa pulong at hayaang lagdaan ito ng bawat isa. Mula rito madali mong matutukoy kung sino ang liban sa pulong at maging ang mga panauhin sa araw na iyon. • Sikaping makilala kung sino ang bawat isa upang maging madali para sa iyo na matukoy kung sino ang nagsasalita sa oras ng pulong . • Itala kung anong oras nagsimula ang pulong. • Itala lamang ang mahahalagang ideya o puntos. • Itala ang mga mosyon o mga suhestiyon , maging ang pangalan ng taong nagbanggit nito , gayundin ang mga sumang-ayon , at ang naging resulta ng botohan . • Itala at bigyang pansin ang mga mosyong pagbobotohan o pagdedesisyunan pa sa susunod na pulong . ANG KATITIKAN NG PULONG – ARVIN D. GALI

28. Mga Dapat Tandaan sa Pagsulat ng Katitikan ng Pulong Pagkatapos ng Pulong • Gawin o buoin agad ang katitikan ng pulong pagkatapos na pagkatapos habang sariwa pa sa isip ang lahat ng mga tinalakay . • Itala kung anong oras nagsimula at nagtapos ang pulong . • Sa katapusan ng pulong ay huwag kalimutang ilagay ang “ Isinumite ni :”, kasunod ang iyong pangalan . • Basahing muli ang katitikan ng pulong bago tuluyang ipasa sa kinauukulan para sa huling pagwawasto nito . ANG KATITIKAN NG PULONG – ARVIN D. GALI

29. Katangian ng Katitikan ng Pulong • Ito ay dapat na organisado ayon sa pagkakasunod-sunod ng mga puntong napag-usapan . Dapat ito ay makatotohan . • Ito ay dokumentong nagtatala ng mahahalagang diskusyon at desisyon . • Dapat ito ay ibinabatay sa agendang unang inihanda ng tagapangulo o pinuno . • Ito ay maikli at tuwiran . Dapat walang paligoy-ligoy , walang dagdag-bawas sa dokumento . • Dapat ito ay detalyado at hindi kakikitaan ng katha o pagka - bias sa pagsulat . ANG KATITIKAN NG PULONG – ARVIN D. GALI

30. Gawain B: Tama o Mali Panuto : Isulat ang TAMA kung ang nakasaad sa sumusunod na pahayag ay wasto , isulat naman ang MALI kung ito ay hindi wasto . Isulat ang iyong sagot sa iyong sagutang papel . ANG KATITIKAN NG PULONG – ARVIN D. GALI

31. 1. Ang Katitikan ng Pulong ay tala ng mga napag-usapan sa isang pulong o opisyal na tala ng isang pulong . ANG KATITIKAN NG PULONG – ARVIN D. GALI

32. 2. Habang isinasagawa ang pulong , tiyaking ang mga gagamitin mong kasangkapan ay nasa maayos na kondisyon . ANG KATITIKAN NG PULONG – ARVIN D. GALI

33. 3. Bago ang pulong , gamitin ang agenda para gawin ng mas maaga ang balangkas ng katitikan . Maglaan ng sapat na espasyo para sa bawat paksa . ANG KATITIKAN NG PULONG – ARVIN D. GALI

34. 4. Sikaping makilala kung sino ang bawat isa upang maging madali para sa iyo na matukoy kung sino ang nagsasalita sa oras ng pulong . ANG KATITIKAN NG PULONG – ARVIN D. GALI

35. 5. Hindi na dapat itala ang mga mosyon o mga suhestiyon, maging ang pangalan ng taong nagbanggit nito , gayundin ang mga sumang-ayon , at ang naging resulta ng botohan . ANG KATITIKAN NG PULONG – ARVIN D. GALI

36. 6. Gawin o buoin agad ang katitikan ng pulong pagkatapos na pagkatapos habang sariwa pa sa isip ang lahat ng mga tinalakay . ANG KATITIKAN NG PULONG – ARVIN D. GALI

37. 7. Basahing muli ang katitikan ng pulong bago tuluyang ipasa sa kinauukulan para sa huling pagwawasto nito . ANG KATITIKAN NG PULONG – ARVIN D. GALI

38. 8. Ipaikot ang listahan ng mga taong kasama sa pulong at hayaang lagdaan ito ng bawat isa. Mula rito madali mong matutukoy kung sino ang liban sa pulong at maging ang mga panauhin sa araw na iyon . ANG KATITIKAN NG PULONG – ARVIN D. GALI

39. 9. Hindi na mahalaga ang paggamit ng recorder sa pagtatala ng katitikan ng pulong . ANG KATITIKAN NG PULONG – ARVIN D. GALI

40. 10. Tiyaking ang katitikan ng pulong na ginagawa ay nagtataglay ng tumpak at kompletong heading. Kailangang malinaw na nakatala ang pangalan ng samahan o organisasyon , petsa , oras at lugar ng pulong . ANG KATITIKAN NG PULONG – ARVIN D. GALI