Máscaras formatos&ReglasValidacion

Documento que muestra mediante ejemplos como trabajar las propiedades del campo:formatos, máscaras y reglas de validación en la vista diseño de Microsoft Access

1. Máscaras, Formatos y Reglas de Validación
1
Dubraska Delgado



Laboratorio de Programación Digital
TABLA DE CONTENIDO
Contenido
FORMATOS Y MÁSCARAS PERSONALIZADOS ........................................................... 2
PROPIEDAD FORMATO ................................................................................................. 2
FORMATO PARA CAMPOS TEXTO ......................................................................... 2
FORMATO PARA CAMPOS FECHA Y HORA ......................................................... 3
PROPIEDAD MÁSCARA DE ENTRADA ...................................................................... 5
Figura 1. Asistente para máscara de entrada ................................................................ 7
REGLA DE VALIDACIÓN .............................................................................................. 7

2. Máscaras, Formatos y Reglas de Validación
2
Dubraska Delgado



Laboratorio de Programación Digital
FORMATOS Y MÁSCARAS PERSONALIZADOS

Las propiedades que se establecen para un campo varían en función del tipo de datos
seleccionado, entre el conjunto de propiedades reviste de importancia los Formatos y
Máscaras, Access tiene de forma predeterminada definido algunos tipos, sin embargo, en
ocasiones se hace necesario disponer de una vía para definir algunos diseños personalizados
que satisfagan requerimientos particulares en la modelación de un sistema.
En este documento se describirá brevemente la simbología empleada para la definición de
formatos y máscaras personalizados haciendo énfasis en los tipos de datos Texto y
Fecha/Hora. A continuación se muestran los formatos disponibles por Tipo de dato:
PROPIEDAD FORMATO
Los formatos permiten establecer la forma en que se verán los datos introducidos en un
campo. Determina la presentación de números, fechas, textos y valores Sí/No en distintas
estilos de presentación, éstos modifican simplemente el aspecto visual del dato almacenado.
En el campo se almacenan los valores sin formato
FORMATO PARA CAMPOS TEXTO
Los campos Texto y Memo no disponen de formatos predefinidos. Para crear formatos
personalizados, cuenta con una simbología que representa el ingreso carácter a carácter para
un campo específico. Veamos a continuación el listado disponible para establecer formatos
personalizados:
Símbolo Función
< Mostrar todos los caracteres en minúscula
> Mostrar todos los caracteres en mayúscula
¡ Alineación a la izquierda
@ Muestra un carácter introducido o un espacio.
& Muestra un carácter introducido o deja la posición vacía
() Muestra los paréntesis como tales
\ Muestra el carácter siguiente a la barra inversa como un carácter literal
* Llena el espacio disponible con el carácter siguiente.
[color] Muestra la sección en el color seleccionado los corchetes: [Amarillo], [Azul],
[Blanco], [Negro], [Rojo], [Verde].
"TEXTO" Muestra lo que esté entre comillas como caracteres literales.
espacio Inserta un espacio en el campo.

3. Máscaras, Formatos y Reglas de Validación
3
Dubraska Delgado



Laboratorio de Programación Digital
TABLA 1: Simbología configuración de Texto
EJEMPLO






Suponga que ha definido un campo cuyo nombre del campo es Apellido con Tipo de dato
Texto, se espera que la apariencia de los datos sea uniforme para todos los valores, como
existen diferentes formas de presentar los apellidos unificaremos un estilo de presentación,
estableciendo que debe mostrarse en mayúsculas y en color azul, de la siguiente forma:
BUENAVENTURA
Para lograr este cometido requerimos buscar en el listado de símbolos aquellos que me
permitan cumplir con los requerimientos de color y apariencia. En el listado están los
símbolos de mayor (>) y un símbolo para definir el color la gama es restringida pero posible.
El formato quedaría establecido de la siguiente forma:





Para los números de teléfono, los números de pieza y otros números que no se van a usar en
cálculos matemáticos, debe seleccionar el tipo de datos Texto en lugar del tipo de datos
Número. Un valor numérico que se almacena como texto se puede ordenar y filtrar de una
forma más lógica.

FORMATO PARA CAMPOS FECHA Y HORA
Access cuenta con una serie de símbolos predefinidos para el establecimiento de diseños
personalizados, es importante destacar que aquellos formatos que no sean coherentes con la
configuración de fecha y hora especificada en la configuración regional de Windows son
omitidos. Para el establecimiento de las fechas se deben emplear necesariamente
componentes separadores, y otros símbolos definidos en la configuración regional de
Windows, los cuales se indican a continuación. Ver Tabla 2
OBJETIVO: Definir un formato personalizado para los valores ingresados en
un campo de tipo Texto

>[Azul]

4. Máscaras, Formatos y Reglas de Validación
4
Dubraska Delgado



Laboratorio de Programación Digital
Símbolo Función
: Dos puntos Separador de hora
/ Barra Separador de fecha
" " Comillas Separador personalizado. No se muestran las comillas sino lo
contenido entre ellas como caracteres literales
.c Si el valor es sólo fecha no se presenta la hora. Si el valor es sólo hora
no se presenta la fecha. Si el valor es fecha y hora se presentan ambas.
.d Día del mes en uno o dos dígitos, según sea necesario (1 a 31) o dd en
dos dígitos. O bien dddd que muestra el nombre del día de la semana
(Lunes a Domingo).
S Día de la semana (1 a 7).
Ss Semana del año (1 a 52).
.m Mes del año en uno o dos dígitos, según sea necesario (1 a 12), o en
dos dígitos con mm. O bien mmmm que muestra el nombre completo
del mes.
.q Fecha mostrada como el trimestre del año (1 a 4).
.a Número de día en el año (1 a 366), o con aa para dos dígitos. O
bien aaaa que muestra el año completo.
.h Hora en uno o dos dígitos, según sea necesario (0 a 23), o con hh para
dos dígitos.
.n Minuto en uno o dos dígitos, según sea necesario (0 a 59), o
con nn para dos dígitos.
.s Segundo en uno o dos dígitos, según sea necesario (0 a 59).
am/pm o a/p Reloj de 12 o 24 horas con formato am/pm o a/p
.y y el número del día del año (1 a 366), con yy dos últimos dígitos del
año (01 a 99).


TABLA 2: Simbología para campos Fecha/hora


EJEMPLO






Se puede crear un formato particular para un campo de tipo Fecha para mostrar los datos
almacenados de la forma deseada. Imagine que desea mostrar la fecha de esta manera:
OBJETIVO: Definir un formato personalizado para un campo Fecha/Hora

5. Máscaras, Formatos y Reglas de Validación
5
Dubraska Delgado



Laboratorio de Programación Digital
07 de marzo de 2017
Recuerde que el formato solo cambia la apariencia de los datos al mostrarlo pero no afecta la
forma en la que se almacena. Nuestro objetivo es mostrar dos dígitos que representan el día,
el nombre del mes completo y el año completo, la manera de separar los componentes de la
fecha es personalizada incluyendo la palabra de, buscando en la simbología inmediatamente
se advierte que existe elementos que fácilmente nos permite mostrar este estilo quedando el
formato establecido de la siguiente manera:



PROPIEDAD MÁSCARA DE ENTRADA

La máscara de entrada es usada para facilitar el ingreso y validándolos simultáneamente.
Tanto el Formato como la máscara de entrada afectan el aspecto visual de los datos en la
vista Hoja de Datos de la tabla, la diferencia radica en el hecho que el primero sólo modifica
el modo en que se leen y visualizan pero no la forma de ingresar los datos de este control se
encarga la máscara de entrada.
En la siguiente tabla se muestran los símbolos usados para crear máscaras de entrada.
CARÁCTER SIGNIFICADO
# Dígito o espacio para una entrada no requerida. Permite signos más o
menos.
. Separador de miles
, Marcador de posición decimal
: Separador de hora
/ Separador de fecha
< Convierte a minúsculas todos los caracteres.
> Convierte a mayúsculas todos los caracteres.
& Cualquier carácter o un espacio para una entrada requerida.
\ Hace que el carácter siguiente se muestre como literal.
! Hace que la máscara de entrada se muestre de derecha a izquierda y no
de izquierda a derecha, cuando los caracteres de la izquierda de la
máscara de entrada son opcionales. Los caracteres que se escriben en la
dd " de "mmmm" de "aaaa

6. Máscaras, Formatos y Reglas de Validación
6
Dubraska Delgado



Laboratorio de Programación Digital
CARÁCTER SIGNIFICADO
máscara siempre la llenan de izquierda a derecha. Puede incluir el signo
de admiración en cualquier lugar de la máscara de entrada.
0 Dígito (0 a 9) para una entrada requerida. No se permiten signos más o
menos.
9 Dígito o espacio para una entrada no requerida. No se permiten signos
más o menos.
L Letra ('A' a 'Z') para una entrada requerida.
? Letra ('A' a 'Z') para una entrada opcional.
A Letra o dígito para una entrada obligatorio
.a Letra o dígito para una entrada opcional.
TABLA 3: Caracteres admitidos para definir Máscaras

EJEMPLO






Se puede crear una máscara de entrada para un campo que almacena un número de teléfono
y muestre incluso la forma de introducción como ( ) - , la máscara de entrada sería:




En las posiciones donde se muestra un cero (0) se debe introducir necesariamente un digito;
en las posiciones donde está el nueve puede quedar vacío, es decir puede decidir omitir el
código de área.
Access 2010 dispone de un asistente para máscaras de entrada al que accederemos haciendo
clic en el botón que aparece a la derecha de dicha propiedad:
Si va a especificar una máscara de entrada o una expresión de validación y desea obtener
ayuda, haga clic en situado junto al cuadro de propiedad para mostrar el generador
correspondiente. Ver Figura 1
OBJETIVO: Definir una máscara para controlar el ingreso de datos en un
campo Texto

\(9999")-"0000000

7. Máscaras, Formatos y Reglas de Validación
7
Dubraska Delgado



Laboratorio de Programación Digital

Figura 1. Asistente para máscara de entrada
REGLA DE VALIDACIÓN
Esta propiedad permite controlar la entrada de datos según el criterio que se especifique.
Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor ingresado en el campo para que sea
correcto. A continuación tenemos algunos ejemplos de regla de validación:

REGLA DE VALIDACIÓN DESCRIPCIÓN
>=100 Y <=2000
Queremos que un valor introducido esté comprendido
entre 100 y 2000
<>0 Número distinto de cero.
> 100 o 0 Valor mayor que 100 y, sino será cero.
Entre 0 Y 100 Valor mayor o igual que 0 y menor que 100.
< #1/1/96# Fecha anterior al 1-Enero-1996.
Entre #1/1/95# Y #1/1/96# Fecha entre 1-Enero-1995 y 1-Enero-1996.
COMO: "El Sabino", "El
Cubo" o "Rectorado"
Debe coincidir con cualquiera de los valores "El
Sabino", "El Cubo" o "Rectorado".
COMO "M???" Comenzar con 'M' y tener otros tres caracteres.
COMO "M*"
Comenzar con 'M' y tener cualquier otro carácter o
caracteres detrás.
COMO "M[A-C]##"
Comenzar con 'M' e ir seguido de cualquier letra entre
la 'A' y la 'C', y luego otros dos dígitos.
TABLA 5: Ejemplos de reglas de validación

8. Máscaras, Formatos y Reglas de Validación
8
Dubraska Delgado



Laboratorio de Programación Digital
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, y
el Autonumeración.
Si establecemos una regla de validación para un campo que ya contiene datos emitirá un
cuadro de diálogo, observe la Figura 2:


Figura 2. Cuadro de dialogo aviso de cambio de reglas de integridad

En caso de que algunos de los datos ya introducidos no sean válidos, tenemos la opción de
mantener el nuevo valor (aunque se incumpla la condición) o deshacer la modificación, para
detalles ver la Figura 3:

Figura 3. Cuadro de dialogo aviso de infracción de reglas de integridad

En ocasiones nos puede interesar que el valor de un campo esté limitado por el valor de otro
campo del mismo registro.
Por ejemplo, en una tabla que contiene los datos del personal, el campo que indica la fecha
de retiro sea posterior a la fecha de ingreso en la misma:


Para definir reglas de validación también podemos acceder al asistente haciendo clic en el
botón que aparece a la derecha de la propiedad.

>=[Fecha ingreso]