Makigami entendendo o conceito e o método

Interessante método para Mapeamento de Processos em ambientes administrativos, estudo efetuado em base a uma discussão aberta no Linkdin, o que me levou a estudar e pesquisar o assunto em detalhe, vale a pena conhecer, pode ser muito útil onde muita burocracia existe nos processos adminsitrativos.

1. GESTÃO INDUSTRIAL EM UM SISTEMA LEAN
Jose Donizetti Moraes - 26/07/2013
MAKIGAMI
(巻紙巻紙巻紙巻紙)

2. GESTÃO INDUSTRIAL EM UM SISTEMA LEAN
Makigami significa literalmente:
“Rolo de papel” em japonês.
É por essência a Arte da Melhoria Sistêmica de Processos intangíveis e contém
"as regras de ouro" em princípios básicos de ações que realment e importam em
um processo e que precisam ser compreendidas e valorizadas para obtenção de
um bom resultado para a empresa.
Jose Donizetti Moraes - 26/07/2013

3. GESTÃO INDUSTRIAL EM UM SISTEMA LEAN
Origem:
À direita, você vê "a mãe de todas Makigami " feita em 1996 por
Okamura-san em Fujico (Japão). Compare o tamanho da porta à esquerda!
Depois de 10 anos, ainda está sendo melhorada como podemos ver emvários
outros trabalhos já publicados e disponibilizados na internet .
O Makigami está continua sendo desenvolvido na Europa e USA, estão sendo
modificados
em
tamanho
para
nossas
necessidades,
usamos
post
-
its
e
precisa
Jose Donizetti Moraes - 26/07/2013
modificados
em
tamanho
para
nossas
necessidades,
usamos
post
-
its
e
precisa
de um layout diferente pois a escrita japonesa permite o texto ver tical, o que
para nós é um agravante.
Aaplicação, basicamente consiste em quatro áreas:
1.Atividades desenvolvidas por diferentes partes
2. Documentos/mídia utilizados na comunicação
3. Tempo e análise
4. Problemas identificados

4. GESTÃO INDUSTRIAL EM UM SISTEMA LEAN
Aprimoramento:
Devido uma demanda de mercado, foi necessário o reforço da
técnica, hoje em dia é possível fazer análises muito profundas do est ado atual e
redesenho para o estado futuro, dentro de tão pouco quanto uma semana.
A maioria de tais semanas são realizados como "boosterweeks 'onde até 6
equipes transversais simultâneas funcionais passam pelo processo,que
apresenta
um
plano
de
aplicação
de
100
dias,
no
final
da
semana
.
Jose Donizetti Moraes - 26/07/2013
apresenta
um
plano
de
aplicação
de
100
dias,
no
final
da
semana
.
Embora seja uma ferramenta simples e
pode ser utilizado como tal, é o veículo de
base para uma abordagem completamente
diferente em setores de apoio e
administrativo. É instrumento-chave para a
uma visão sistêmica ou se desejar
holística da organização e seu entorno, o
verdadeiro próximo nível das organizações
de sucesso.

5. GESTÃO INDUSTRIAL EM UM SISTEMA LEAN
Propósitos do mapa de processo Makigami: Visualiza o processo atual em escritórios, laboratórios, h ospitais, qualquer lugar onde o "produto" não é
diretamente visível ou físico.
Um escritório é uma fábrica de informações, uma vez que o produto e os resíduos não é diretamente
visível, estamos sujeitos normalmente a mais perdas do que q ualquer outra fábrica. O mesmo vale para
outros prestadores de serviços.
Jose Donizetti Moraes - 26/07/2013
Makigami (Mapeamento de Processos) é usado para analisar e visualizar todo o processo de 'negócio' e
é muito apropriado para usar em ambientes, onde os processosnormalmente não são transparentes.
Qualquer um dos “7 desperdícios” pode (e vai) se tornar visív el.
O mapa do processo Makigami também pode ser utilizado para melhorar o processo investigado através
da concepção de um mapa do estado futuro, após tirar as perdasidentificadas.
Sistemicamente pensando, o mapa de processo Makigami, é a primeira técnica básica em uma
abordagem mais ampla para trazer uma organização no sentidodo “pensamento sistêmico de trabalho“.

6. GESTÃO INDUSTRIAL EM UM SISTEMA LEAN
Dr. Deming disse uma vez: "Em apenas 6% das situações em que algo dá errado, este erro pode ser diretamente associado a uma pessoa, os outros 94% é devido ao sistemaonde a pessoa estava a atuando e é ai que se teve a origem ou causa do erro”
Jose Donizetti Moraes - 26/07/2013
Em outras palavras: Nós colocamos as pessoas em sistemas onde o sistema
convida-nos a cometer erros ao invés de impedi-los.
Se estudarmos com atenção, a verdade parece ser que em 100% dos efeitos
adversos este parece ser o caso, porque as pessoas sempre agem de acordo
com o sistema que está sendo colocado, logo sempre teremos a sensação do
erro humano e isso é uma inverdade.

7. GESTÃO INDUSTRIAL EM UM SISTEMA LEAN
Descrição geral: Essa descrição do Mapeamento de Processos Makigami consiste em váriasetapas a serem executadas. As etapas são descritas de
uma forma que os passos podem ser utilizados separadamente, se necessário.
Passo a passo:
0 Visão com olhos de pássaro.
1 Preparação do Mapeamento de Processos Makigami.
2 Fazer o Mapa de Processo Makigami no estado atual.
3 Fazer uma profunda análise das perdas
4 Criar um Mapa de Processo Estado Futuro sem perdas
Jose Donizetti Moraes - 26/07/2013
A diferença do Mapeamento de Processos Makigami com outros processos de mapeamentos é devido ao fato de que a maioria das
técnicas de mapeamento de processos não terem uma abordagem estrutural para detectar as perdas reais e projetar um processo
de estado futuro com base na eliminação destas perdas.
Normalmente os outros métodos ficam com o estado atual, onde osfrutos mais baixos são escolhido a distância. Comparado a um
Value Stream Map (VSM), o Makigami também pode lidar com fluxos não visíveis e criações de valor.
Os próximos níveis do estado futuro, onde a adição de valor para o cliente está sendo considerado, devem agora serem integrados
em uma organização que se aproxima sistematicamente da criação de valor.
1. O processo e o sistema de realização deve ser estruturalmente 100 % correto e seu funcionamento testado por completo. Este é o
lugar onde o PSD está sendo usado.
2. O teste completo do processo deve ser incorporado na organização q ue realiza uma infinidade de processos. Pessoas que fazem
parte do sistema e a organização fazem parte de um sistema maior. Isso tudo tem de ser integrado sem problemas.

8. GESTÃO INDUSTRIAL EM UM SISTEMA LEAN
Expectativas:Melhorias em praticamente qualquer processo de administrativo pois estes não possuem
adição de valor, o tempo de processamento pode ser melhoradodrasticamente desde 95 a 99,5% pois o
tempo é sem valor agregado.
Por exemplo:Lotes de pontos de transferência (uma mesa para outra) pode ser eliminada, processos
historicamente ocultados podem tornar-se transparente, rápido e mais estável, tendo as perdas
identificadas.
Ganhos
esperados
:
Jose Donizetti Moraes - 26/07/2013
Ganhos
esperados
:
Tempo de processamento 50% - 90% mais rápida
Transferência 90% menos
Erros de saída 90% 100% a menos
Valor agregado A qualidade de saída vai drasticamente subir.
Oportunidade:O tempo que se tornou disponível pode ser reinvestido na adição de valor adicional -
coisas que gostaríamos de fazer, mas não encontramos tempo para fazê-lo ou ele pode ser usado para
novas atividades de redução de perdas.
Resumo:Desta forma, a espiral negativa de "fome devido à redução de c ustos" pode ser revertida em
crescimento do lucro devido a tornar-se cada vez melhor, em o utras palavras uma verdadeira melhoria
contínua.

9. GESTÃO INDUSTRIAL EM UM SISTEMA LEAN
Tempo Necessário:Dependendo da complexidade do processo e a experiência dos participantes, irá
levar de 3 a 10 dias para executar um Mapeamento Completo do Processo Makigami, incluindo o projeto
e o plano de implementação com a lista do que deve ser feito (To Do).
Dificuldades:Parte do tempo que se consome é a preparação para a implementação. É preciso um boa
dose de comunicação a todas as partes envolvidas, uma vez queo novo processo normalmente é
fundamentalmente diferente do atual.
Pessoas tendem a pensar em 'tarefas' ou 'funções', ao invés d e processos ou até mesmo de sistemas.
Também
tomando
a
perspectiva
de
valor,
e
particularmente
quando
valorizamos
para
o
cliente,
Jose Donizetti Moraes - 26/07/2013
Também
tomando
a
perspectiva
de
valor,
e
particularmente
quando
valorizamos
para
o
cliente,
geralmente precisa-se de um mudança de paradigma que pode demorar um pouco pois não se aceita
facilmente dividir valores com o mesmo.
Embora grandes mudanças pode ser alcançada dentro de 2 ou 3 meses, a real mudança de atitude e
internalização do novo comportamento leva-se pelo menos umano para começar a ser percebido, e
assim por um foco contínuo de a gestão é essencial.
Infelizmente muitos gerentes de são tão ocupados em manterem-se focados que ao longo do tempo é
até compreensível quando se veem afogados em perdas organizadas.
Mas considere isto:Quando que você pode pagar por todas estas perdas, você não poderia se dar ao
luxo de eliminá-las? Não é esta a principal tarefa de gerente s? Basta começar a fazê-lo, vale a pena!

10. GESTÃO INDUSTRIAL EM UM SISTEMA LEAN
Estudo de caso:
Neurosurgical Science centre Tilburg (St Elisabeth Hospital)
Tratamento da síndrome radicular lombossacral (LRS, ‘Hérnia') a partir de uma média de 107 dias para 14 dias!
Duas equipes multidisciplinar de cada seis pessoas foram 11 de de zembro e 12 de 2006, através de uma análise Makigami
do tratamento de 'uma hérnia. O processo começa com a visita a umneurologista e termina quando o paciente está a ser
tratado corretamente.
Ambas as equipes vieram com mais de 10 metros de análise de cadaum! Embora envolvido no processo em uma base
diária, onde eles boquiabertos sobre a complexidade de um "re gular, o tratamento padrão" tal. Em média, um paciente está
'no caminho' para 107 dias, com oscilações entre 37 e 270 dias.
Jose Donizetti Moraes - 26/07/2013
Das equipes participaram:
•Gerente de Hospital,
•Gerente de Neurocirurgia,
•Gerentes,
•Enfermeiros,
•Secretários,
•Assistentes de departamentos,
•Neurocirurgiões.
Importante:
Nenhum deles tinha conhecimento de todo o processo, mais que ainda não tem conhecimento de partes do processo.

11. GESTÃO INDUSTRIAL EM UM SISTEMA LEAN
Todo o mapeamento levou as equipes a cerca de 1,5 dias para compreender e descrever o processo atual. Durante esta
fase, muitas ideias foram levantadas e discutidas. Questões valiosas onde foi necessário uma investigação mais
aprofundada foram debatidas para que fossem compartilhadas diferentes perspectivas, isso é um objetivo crucial neste
"exercício". Muitas ideias para o estado futuro do processo nascem ne sta fase.
No fim do segundo dia, ambas as equipes apresentaram os resultados uma para a outra, e convidados. Todos eles
acreditavam firmemente que era possível passar por todo o process o de entre 4 a 14 dias, dependendo da rota que seria
necessário.
O estado futuro do processo pode ser descrito em 1,5 folhas Makigami , em comparação com 9 folhas na situação atual,
uma
vez
que
muita
complexidade
foi
eliminada
.
Jose Donizetti Moraes - 26/07/2013
uma
vez
que
muita
complexidade
foi
eliminada
.

12. GESTÃO INDUSTRIAL EM UM SISTEMA LEAN
Material necessário por equipe para se fazer um Mapeamento de Processo Makigami:
Caixa contendo:
Tesoura
Pritt
Fita crepe
Postits Amarelo
Postits verde
Postits Red
Postits azul
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Postits azul Marcador vermelho, azul, verde (ie Edding 3000)
Marcador vermelho, azul, verde (ie Edding 500)
A4 Vermelho, Amarelo, Verde
Makigami A0:
2 Ponta
2 Final
4 Seções no meio
Apresentação:
3 Placas de 244x122 ou similar
3 Estandes tipo Flip Over para colocar placas

13. GESTÃO INDUSTRIAL EM UM SISTEMA LEAN
Proposta de formatação eletrônica para apresentação dos resultados das análises Makigami
Jose Donizetti Moraes - 26/07/2013

14. GESTÃO INDUSTRIAL EM UM SISTEMA LEAN
Proposta de formatação eletrônica para apresentação dos resultados das análises Makigami
Jose Donizetti Moraes - 26/07/2013

15. GESTÃO INDUSTRIAL EM UM SISTEMA LEAN
Programa Internacional de Certificação e Capacitação Makigami:
Para garantir a consistência em
seus esforços de melhoria, o Makigami.Info prepara um amploprograma de qualificação hands-on.
Âmbito do prêmio: Os prêmios serão concedidos por site. Paraconseguir um prêmio corporativo, 80%
dos sites precisam ter conseguido o prêmio solicitado.
Nível 1: Prêmio Compromisso
•
- Pelo menos dois processos foram analisados
​​(estado atual e futuro)
-
Projeto
futuro
Estado
mostraram
melhorias
plausíveis>
50
%
Jose Donizetti Moraes - 26/07/2013
​​
-
Projeto
futuro
Estado
mostraram
melhorias
plausíveis>
50
%
- 100 programas de implementação dias foram escritos
- Dois facilitadores foram treinados
- Gestão deu aprovação e recursos para cumprir o plano de impl ementação
Nível 2: Prêmio Bronze
- As fases de análise e projeto foram executadas de acordo com as Normas Makigami
- Pelo menos dois processos foram desenhados de acordo com osPrincípios de Design Makigami
- Pelo menos dois processos foram implementadas e mostrar grandes melhorias consistentes
- Sem dinheiro, pessoas, espaço ou complexidade foram adici onados
- Pelo menos dois novos processos foram aprovados e programado para ser analisado
- Gestão superior e médio apoiar activamente o processo de me lhoria.

16. GESTÃO INDUSTRIAL EM UM SISTEMA LEAN
Nível 3: Prêmio Prata - Pelo menos uma chave de processo foi concebido e implementado de acordo com os Princípios de
Design Makigami, mostrando grandes melhorias consistentes
- Pelo menos quatro processos de apoio foram concebidos e implementados de acordo com as
Makigami Princípios de Design, mostrando grandes melhorias consistentes
- A masterplan viável foi projetado e aprovado para melhorar todos os processos-chave
Nível 4: Prêmio Ouro
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- Todos os processos-chave foram concebidas e implementadas de acordo com as Makigami Princípios
de Design, mostrando melhorias consistentes
- Um masterplan viável foi projetado e aprovado para melhora r todos os processos-apoio
Diamantes:
Os diamantes podem ser requerido em qualquer nível. Eles sãosímbolos de alcançar
avanços notáveis, como;
- Conversão total de impulso para puxar planejamento, siste ma MRP desligado.
- Conversão total para as equipes de processo
- Zero Emissão na Fábrica
- Zero Defeito no processo primário

17. GESTÃO INDUSTRIAL EM UM SISTEMA LEAN
Praticando: A seguir detalhamos como executar um mapeamento do processo através do Makigami.
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18. GESTÃO INDUSTRIAL EM UM SISTEMA LEAN
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19. GESTÃO INDUSTRIAL EM UM SISTEMA LEAN
A seguir detalhamos vemos um estado futuro no mapeamento do processo através do Makigami.
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20. GESTÃO INDUSTRIAL EM UM SISTEMA LEAN
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Roth Stefan, Polyamide High Performance GmbH

21. GESTÃO INDUSTRIAL EM UM SISTEMA LEAN
Conclusão:
O mapeamento de processos Makigami, indicado para processos intangíveis, ou seja onde
não se vê o produto ou seu refugo, mais utilizado em ambientesadministrativos torna-se
muito interessante quando nos vemos entrelaçados em muita burocracia.
Embora tenha alguma semelhança com uma VSM, são diferentes tanto na aplicação do
método
como
no
objetivo
e
resultado
encontrado
.
Jose Donizetti Moraes - 26/07/2013
método
como
no
objetivo
e
resultado
encontrado
.
Sua aplicação devido sua característica lúdica pode enfren tar paradigmas de profissionais
que tenderão a subestimar o método, mas contra dados e fatos não se tem argumentos e
muitas vezes na simplicidade das coisas é que encontramos grandes projetos.
Não devemos desprezar nenhum bom aprendizado e nada melhor do que testar na prática
para depois promover o melhoramento continuo de nossos processos efetuando as
adaptações necessárias a cada empresa no método em questão,precisamos fazer a roda
girar, não inventar outra, mãos no massa e boa prática.

22. GESTÃO INDUSTRIAL EM UM SISTEMA LEAN
Fonte de pesquisa e créditos:

http://www.makigami.info/cms/international-format-r esults
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Miks Geliim http://www.slideshare.net/miksgelisim/mak-gam?utm_source=slideshow03&utm_medium=ssemail&utm_campaign=share_slideshow

23. GESTÃO INDUSTRIAL EM UM SISTEMA LEAN
FIM
e
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e
OBRIGADO