Manejo Básico y Organización de Datos en Excel.pptx

Manejo básico de finciones en Excel

1. Manejo Básico y Organización de Datos en Excel Econ. Lorena Espínola Econ. Miguel Cuba

2. CONTENIDO 01 INTRODUCCIÓN AL EXCEL 02 CREACIÓN Y MANEJO DE ARCHIVOS 03 FILTRO Y ORDENAMIENTO 04 FORMATO CONDICIONALES Y VALIDACIÓN

3. INTRODUCCIÓN A EXCEL FORTALEZAS CLAVE Organización sistemática de la información Calculo automático mediante fórmulas integradas Análisis visual mediante gráficos dinámicos. VALORES FUNDAMENTALES Precisión en el manejo de datos numéricos. Eficiencia en el manejo de trabajos colaborativos Flexibilidad para adaptarse a necesidades. Excel es la herramienta líder para la gestión y análisis de datos empresariales EXCEL: es un programa de software de hoja de cálculo desarrollado por Microsoft que permite a los usuarios organizar, analizar, calcular y visualizar datos utilizando filas y columnas en una cuadrícula de celdas

4. Creación de Archivos Los archivos de Excel permiten almacenar, organizar y procesar datos de manera estructurada y eficiente para análisis empresariales. 1. Estructura Básica Libro de trabajo contiene múltiples hojas de cálculo para organizar información por categorías. Celdas organizadas en filas y columnas facilitan la navegación. 2. Mejores Prácticas Nombrar hojas descriptivamente y usar formatos consistentes en encabezados. Guardar frecuentemente y crear copias de seguridad automáticas. Entorno Excel

5. ABRIR EL PROGRAMA EXCEL Antes de abrir el Excel debemos localizar e l icono de Excel, sin importar la versión , siempre tendrá tonos verdes y una X. Podemos abrir en 3 métodos distint o s:

6. Pasos 1 1. A través del menú de inicio: Presiona la tecla de Windows:  Esto abrirá el menú de inicio. Busca "Excel":  Escribe la palabra "Excel" en el cuadro de búsqueda. Selecciona Excel:  Haz clic en el icono de Excel que aparece en los resultados de búsqueda. 

7. Pasos 2 2. Desde el escritorio (si tienes un icono): Doble clic en el icono de Excel:  Busca el icono de Excel en tu escritorio y haz doble clic sobre él para abrir la aplicación. 

8. Pasos 3 3 . Usando la opción "Ejecutar": Presiona la tecla de Windows:  Abre el menú de inicio. Busca "Ejecutar" o "Run":  Puedes escribir "Ejecutar" en el cuadro de búsqueda o encontrar la opción en el menú de inicio. Escribe " excel ":  En el cuadro de diálogo "Ejecutar", escribe " excel " y presiona "Aceptar". 

9. DESCRIPCIÓN DE LA PANTALLA DE TRABAJO 1.- Barra de herramientas de acceso rápido. 2.- Barra de título. 3.- Definición de cuenta. 4.- Botón opciones de presentación de la cinta de opciones. 5.- Botón minimizar. 6.- Botón restaurar. 7.- Botón cerrar. 8.- Botón opción archivo . 9.- Barra menú principal. 10.- Información - ayuda. 11.- Compartir en la red. 12.- Cinta de opciones. 13.- Cuadro de nombres. 14.- Barra fórmulas. 15.- Botón insertar función. 16.- Cuadro de contenido. 17.- Columnas. 18.- Filas. 19.- Celda activa. 20.- Barra de navegación de hojas. 21.- Hoja activa. 22.- Añadir hojas. 23.- Barra desplazamiento horizontal. 24.- Barra desplazamiento vertical. 25.- Barra estado. 26.- Modos de presentación de la hoja de cálculo. 27.- Zoom - acercamiento. Componentes de la pantalla principal de la hoja de cálculo electrónica.

10. CONCEPTOS FUNDAMENTALES ORGANIZACIÓN EFICIENTE: Estructura de datos con encabezados claros, categorías consistentes, y formatos uniformes para facilitar análisis posteriores y mejorar la legibilidad. INTEGRIDAD DE DATOS: Mantener coherencia en tipos de datos, evitar espacios innecesarios y validar información para garantizar análisis precisos

11. FILTROS Y ORDENAMIENTO Filtros Automáticos Permiten mostrar solo los datos que cumplen criterios específicos, ocultando temporalmente información irrelevante para análisis focalizados. Ordenamiento Múltiple Organiza datos por uno o múltiples criterios simultáneamente, manteniendo relaciones entre filas y columnas. Filtros Avanzados Combinan múltiples condiciones con operadores lógicos para crear consultas complejas y extraer información específica.

12. Aplicaciones Prácticas Resaltar valores máximos y mínimos, identificar duplicados, mostrar tendencias con escalas de color, alertar sobre valores fuera de rango y crear paneles de control visuales dinámicos. Formatos Condicionales Los formatos condicionales cambian automáticamente la apariencia de las celdas según sus valores, utilizando colores, íconos y barras de datos para identificar patrones, tendencias y valores atípicos de manera visual e inmediata.

13. Validación Básica Controla tipos de datos permitidos. Define rangos numéricos específicos. Establece longitudes de texto. Beneficios Clave Previene errores de entrada. Mantiene consistencia de datos. Mejora calidad de información

14. Validación Avanzada Listas Desplegables Dinámicas Crea menús desplegables que se actualizan automáticamente basados en otras selecciones, permitiendo validación en cascada y opciones contextuales para formularios inteligentes. Validación con Fórmulas Utiliza fórmulas personalizadas para crear reglas de validación complejas que verifican relaciones entre múltiples celdas y aplican lógica empresarial específica para control avanzado Mensajes Personalizados de Error Configura alertas específicas que guían al usuario cuando ingresa datos incorrectos, explicando exactamente qué se espera y cómo corregir el error de manera clara.

15. Gracias por participar!!! Iniciamos parte Práctica La práctica constante perfecciona el dominio de estas herramientas esenciales.