Manejo de archivo en la informacion

1. Manejo de archivo en la información P resentado por: Y ohanna Camacho Claudia Castañeda Gestión del Talento Humano 35518 chia,28 de julio de 2010

2. QUE SON ARCHIVOS Los archivos también denominados ficheros (file); es una colección de información (datos relacionados entre sí), localizada o almacenada como una unidad en alguna parte de la computadora. Los archivos son el conjunto organizado de informaciones del mismo tipo, que pueden utilizarse en un mismo tratamiento; como soporte material de estas informaciones

3. 1.2. - CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS Las principales características de esta estructura son: Independencia de las informaciones respecto de los programas La información almacenada es permanente Un archivo puede ser accedido por distintos programas en distintos momentos Gran capacidad de almacenamiento.

4. Un sistema de archivo es debe cumplir tres funciones básicas: Reunir de forma ordenada todos los archivos y documentos que circulan en el negocio. Guardar de manera ordenada el material reunido. Poder sacar los documentos o archivos rápidamente cuando sea necesario. Un sistema de archivo puede hacerse por departamentos o estar centralizado. La ventaja del archivo centralizado, es que es de mayor eficacia (responsabilidad de una sola persona

5. Elementos utilizados en el archivo CARPETAS: Las carpetas pueden tener pestañas numéricas o un nombre directo. Hay carpetas con un sistema interior de sujeción y otras con departamentos que se utiliza como carpetas varios (carpetas de suspensión ). GUÍA: Es una cartulina gruesa o cartón prensado de forma rectangular con una pestaña que sirve para separar PESTAÑAS Y SU POSICIÓN: Las pestañas son una partes salientes que llevan las carpetas, guías y fichas y sirven para poder identificarlas. Hay pestañas de diferentes tamaños ocupando posiciones distintas. También se pueden utilizar pestañas postizas GUÍAS FALTAS: Es un sistema práctico cuyas pestañas llevan anotada la palabra FALTA de forma destacada, de manera que en ella se puedan hacer las anotaciones pendientes . I NDICADORES : Son pestañas de tamaño reducido y de colores diversos. También reciben el nombre de señalizadores y se utilizan para colocarlas en las fichas o carpetas para llamar la atención y servir de recordatorio sobre algún asunto pendiente (pagos, visitas, pedidos, etc.) utilizando un color para cada asunto . COMPRESORES: Sirven para conseguir una buena colocación de las fichas y carpetas en la parte delantera del cajón. Pueden ser : compresores sencillos o compresores para cajones metálicos PINZAS: Cuando las carpetas de varios no tienen departamentos, se utilizarán las pinzas para separar los documentos . FICHAS: Son unas cartulinas de forma rectangular y de tamaño más o menos grande según el uso a que se destine. Las fichas pueden ser VISIBLES (con pestañas) o CIEGAS (sin pestañas ).

6. 1.3. - CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS Los archivos se clasifican según su uso en tres grupos: Permanentes o Maestros: Estos contienen información que varia poco. En algunos casos es preciso actualizarlos periódicamente. De Movimientos Se cercan para actualizar los archivos maestros. Sus registros son de tres tipos: alta, bajas y modificaciones. De Maniobra o Trabajo. Tienen una vida limitada, normalmente menor que la duración de la ejecución de un programa. Su utilizan como auxiliares de los anteriores.

7. METODOS DE CLASIFICACION DE ARCHIVOS §          SISTEMA ALFABÉTICO: Consiste en hacer una carpeta por cliente, empresa, persona, etc., y después colocar las carpetas en orden alfabético. La principal ventaja es que resulta muy sencillo de colocar y puede manejarse sin ningún tipo de formación especial. La desventaja de este sistema, es que podrían surgir problemas si el archivo lo maneja mucha gente, y por tanto, la única solución a este problema es que se encargue del archivo una sola persona y que sea esa persona quien escriba las normas adaptadas. §         SISTEMA NUMÉRICO: Consiste en asignar números consecutivos a las personas o empresas que escriben, numerando consecutivamente las carpetas, para después archivarlas por orden numérico. Se hace una ficha con el nombre de cada una y el número asignado. Las fichas se archivarán en orden alfabético en un cajón o fichero. Las ventajas de este sistema son: es más sencillo encontrar las carpetas, los números de la carpeta se pueden utilizar para cartas, el archivo se puede aumentar indefinidamente (sólo será necesario añadir nuevas carpetas) y las fichas pueden utilizarse para otros fines. §         SISTEMA GEOGRÁFICO. Consiste en agrupar las carpetas en orden geográfico, por países, regiones, territorios, etc., y subdividirlas por temas o nombres. Éste  es un sistema prácticamente indispensable en una oficina de exportación o en un departamento de ventas. La desventaja de este sistema es que las actividades no siempre se desarrollan en territorios específicos y otro inconveniente sería que se necesita un amplio conocimiento del emplazamiento de todos los pueblos y ciudades. §         SISTEMA POR ASUNTO O TEMAS: Consistiría en archivar el material de acuerdo con su tema o contenido. En algunos casos es un método muy útil. Los archivos por temas son útiles para llevar la correspondencia y papeles de una actividad repetitiva. El inconveniente de este sistema, es que resulta muy factible olvidar los papeles de un tema en otra carpeta, especialmente si éstos tratan de diversos asuntos.

8. §          SISTEMA DE DÍGITOS TERMINALES: Consiste en ordenar las carpetas según el último par de dígitos en lugar del estricto orden numérico. Los números se archivan en grupo de dígitos (385.77.12; 568.18.99). Todas las carpetas que terminan en los mismos dos dígitos (12 ), se archivan juntas detrás de una guía principal. Luego las carpetas se subdividen de acuerdo con el segundo grupo de dígitos y éstas se archivarán juntas. Finalmente, las carpetas se ordenarán numéricamente según los dígitos al principio del número. La ventaja de este sistema, es que resulta más fácil recordar dos dígitos que un número largo. §         SISTEMA DECIMAL: Se basa en la división de 10 grupos, a cada uno de los cuales se le asigna un número del 0 al 9 o bien del 1 al 0. Cada grupo puede dividirse en otros 10, cada uno con un número de dos cifras, la primera es la que indica el grupo primario y la segunda varía del 0 al 9. Cada una de las divisiones secundarias, puede dividirse en 10 grupos terciarios que se representan por números de tres cifras, y así sucesivamente. §         SISTEMA ALFANUMÉRICO: Es una combinación de las clasificaciones alfabética y numérica. A cada letra del alfabeto se le da un número, por ejemplo, A es 1, B es 2, C es 3, etc. Cada carpeta dentro de un número se numera consecutivamente: 1/1,1/2,1/3,1/4,etc. Las carpetas se ordenan alfabéticamente en el archivo y los números se usan simplemente como referencia sobre la correspondencia. §         ARCHIVADORES: Existen diversas y distintas formas de archivar carpetas y el método que elijamos dependerá de factores como: el tipo de negocio de la compañía en la que estemos, el tipo y tamaño de papeles que archivemos, la cantidad de material a archivar, la frecuencia con que se necesite el material y por último, el método de clasificación utilizado. Los principales sistemas de archivo que se utilizan son: Sistema Horizontal, Vertical, Suspendido, Lateral, Microfilmación, Archivo Automático y Almacenaje de Información Computarizado.      

9. OPERACIONES GENERALES QUE SE REALIZAN SOBRE UN ARCHIVO. CREACIÓN CONSULTA ACTUALIZACION CLASIFICACIÓN BORRADO Escritura de todos sus registros . Lectura de todos sus registros Inserción supresión o modificación de algunos de sus registros Reubicación de los registros de tal forma que queden ordenados según determinados criterios Eliminando total del archivo, dejando libre el espacio del soporte que ocupaba

10.     3. - ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS. Los archivos se encuentran organizados lógicamente como una secuencia de registros de varias longitudes diferentes Los archivos de registros de longitud fija : son los que almacenan la información en los archivos mediante un encabezado y luego se introducen uno a uno los registros ubicados en posiciones consecutivas. Los registros de longitud variable : es el almacenamiento de registros de varios tipos en un archivo y permite uno o más campos de longitudes variables y dichos campos pueden ser repetidos. La longitud de los registros debe estar definida correctamente para poder leer y escribir de forma efectiva.

11. 3.1. - ENFOQUES GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS. Los enfoques son: 1. - Enfoque de acceso secuencial: Se refiere al procesamiento de los archivos de acuerdo con el orden especifico. Ejemplo archivo secuenciales y de texto. 2. - Enfoque de acceso Directo Permite recuperar registros individuales sin leer otros registros del archivo, ejemplos archivos indizados. 3.2. - ARCHIVOS SECUENCIALES Se refiere al procesamiento de los registros, no importa el orden en que se haga, para eso los registros están organizados en forma de una lista y recuperarlos y procesarlos uno por uno de principio a fin. Rudimentos de los archivos Secuenciales Cuestiones de programación 3.3. -ARCHIVOS DE TEXTO. También conocidos como (Slream File) son utilizados para almacenar documentos que consisten en texto; En ellos, cada registro es un solo símbolo o código de control. El leer estos archivos recibimos la información en orden secuencial en el que aparece cuando lo vemos en un monitor. Los archivos de texto son una secuencia de líneas separadas por marcas de fin de línea.

12. 3.4 . - ARCHIVOS INDIZADOS. Es la aplicación de incluir índices en el almacenamiento de los archivos; de esta forma nos será más fácil buscar algún registro sin necesidad de ver todo el archivo. Un índice en un archivo consiste en un listado de los valores del campo clave que ocurren en el archivo, junto con la posición de registro correspondiente en el almacenamiento masivo. .- La colocación de un listado al inicio del archivo, organización de un índice 3.5. - ARCHIVOS DISPERSOS. También llamados ( Hashed Files ) representan un sistema de almacenamiento de archivos que solo ofrece acceso directo, y permiten calcular la posición de un registro en el almacenamiento masivo. 4. -MEDIDAS DE UTILIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS. Para utilizar un archivo debemos tener en cuenta: 1. - Índice de Volatilidad ; Un archivo es volátil cuando tiene un alto porcentaje de adiciones y supresiones debido al ingreso o eliminación de registros respecto al numero promedio de registros que haya en el archivo. 2. - Índice de Actividad ; Un archivo es activo cuando tiene un alto porcentaje de utilidad sea de actualización o consulta en un periodo de tiempo fijo respecto al numero promedio de registro que se encuentran en el archivo.

13. 5 . - DEFINICIONES. Los más utilizados en el desarrollo del tema son: Archivo (Fichero): Conjunto de información estructurada en unidades de acceso denominada registro. Registros. Estructura de datos formada por uno o más elementos denominados "Campos" y estos pueden estar compuestos a su vez por "subcampos". Claves: Se denomina a un campo especial del registro que sirve para identificarlo Bloque: Es la cantidad de información que se transfiere en cada operación de lectura o escritura sobre un archivo. Campo: Es cada uno de los diferentes datos que constituyen un registro lógico.

14. COSTOS DEL ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN 2.1 COSTOS DE ALMACENAMIENTO. El CD-R es un disco compacto de 650 MB de capacidad que puede ser leído cuantas veces se desee, pero cuyo contenido no puede ser modificado una vez que ya ha sido grabado. Dado que no pueden ser borrados ni regrabados, son adecuados para almacenar archivos u otros conjuntos de información invariable . Su costo varia de 1000$ a 1500$   CD-RW : posee la capacidad del CD-R con la diferencia que estos discos son regrabables lo que les da una gran ventaja . El precio de estas unidades pueden variar de 2000 $ a 3000 $ según el modelo .. DVD-ROM : es un disco compacto con capacidad de almacenar 4.7 GB de datos en una cara del disco, un aumento de más de 7 veces con respecto a los CD-R y CD-RW. Y esto es en una sola cara. Los futuros medios de DVD-ROM serán capaces de almacenar datos en ambas caras del disco, y usar medios de doble capa para permitir a las unidades leer hasta cuatro niveles de datos almacenados en las dos caras del disco dando como resultado una capacidad de almacenamiento de 17 GB.   DVD-RAM : este medio tiene una capacidad de 2.6 GB en una cara del disco y 5.2 GB en un disco de doble cara, Los DVD-RAM son capaces de leer cualquier disco CD-R o CD-RW pero no es capaz de escribir sobre estos.    Los DVD-RAM son regrabables pero los discos no pueden ser leídos por unidades DVD-ROM. Las unidades DVD-RAM tienen un costo entre 3 000 $   Super Disk , que aparenta ser un disquete de 3,5" algo más grueso, y ya tiene 120 MB a su disposición.

15. COPIAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Una copia de seguridad o backup en informática es un archivo digital, un conjunto de archivos o la totalidad de los datos considerados lo suficientemente importantes para ser conservados. Fundamentalmente son útiles para dos cosas. Primero, recuperarse de una catástrofe informática. Segundo recuperar una pequeña cantidad de archivos que pueden haberse eliminado accidentalmente o corrompido . La pérdida de datos es muy común. El 66% de los usuarios de internet han sufrido una seria pérdida de dato La copia de seguridad es útil por varias razones: En el mundo de la empresa, además es útil y obligatorio, para evitar ser sancionado por los órganos de control en materia de protección de datos .   Normalmente las copias de seguridad se suelen hacer en cintas, disquetes , en discos Ópticos como CD-R, CD-RW,  DVD-ROM y DVD-RAM son una mejor solución .

16. NORMAS TECNICAS Y LEGALES PARA LA CONSERVACION DE LA INFORMACION Los criterios de seguridad de las aplicaciones, de normalización y de conservación de la información tienen tres finalidades principales : Facilitar la adopción generalizada por parte de la Administración General del Estado de medidas organizativas y técnicas que aseguren la autenticidad, confidencialidad, integridad, disponibilidad y conservación de la información en las aplicaciones que ésta utiliza para el ejercicio de sus potestades. Proporcionar el conjunto de medidas organizativas y técnicas de seguridad, normalización y conservación que garanticen el cumplimiento de los requisitos legales para la validez y eficacia de los procedimientos administrativos de la Administración General del Estado Promover el máximo aprovechamiento de las tecnologías de la información y las comunicaciones en la actividad administrativa, a la vez que se asegura la protección de la información de los ciudadanos en sus relaciones con la Administración.

17. El Real Decreto 263/1996 , de 16 de febrero, por el que se regula la utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas por la Administración General del Estado, modificado por el Real Decreto 209/2003 , de 21 de febrero, por el que se regulan los registros y las notificaciones telemáticas, así como la utilización de medios telemáticos para la sustitución de la aportación de certificados por los ciudadanos, encomienda al Consejo Superior de Informática y para el impulso de la Administración Electrónica la aprobación y difusión de los criterios de seguridad, normalización y conservación de las aplicaciones que efectúen tratamientos de información cuyo resultado sea utilizado por los órganos y entidades del ámbito de la Administración General del Estado para el ejercicio de las potestades que tienen atribuidas. Consta de tres libros: Criterios de seguridad . Expone los requisitos, criterios, y recomendaciones relativos a la implantación de las medidas de seguridad organizativas y técnicas en el diseño, desarrollo, implantación y explotación de las citadas aplicaciones para ejercicio de potestades.

18. Criterios de normalización . Expone las pautas para facilitar la compatibilidad técnica y la interoperabilidad de las aplicaciones. Criterios de conservación . Expone los requisitos, criterios y recomendaciones para la conservación de la información en soporte electrónico en las citadas aplicaciones. Asimismo , los criterios, en particular los de seguridad y los de conservación, contemplan la protección de los datos de carácter personal, teniendo en cuenta los requisitos establecidos en la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de datos de carácter personal en el Real Decreto 994/1999, de 11 de junio, por el que se aprueba el Reglamento de medidas de seguridad de los ficheros automatizados que contengan datos de carácter personal. En todos los casos los criterios y recomendaciones se han seleccionado atendiendo a normas o estándares técnicos nacionales de reconocida autoridad. En este sentido conviene aclarar que el libro de Criterios de Normalización es complementario de los otros dos libros, en el sentido de que no se repiten en él las normas técnicas nacionales o internacionales en las que se sustentan los criterios y las recomendaciones.   http:// www.monografias.com/trabajos7/arch/arch.shtml http :// www.monografias.com/trabajos10/stocks/stocks.shtml http:// es.wikipedia.org/wiki/Copia_de_seguridad http :// www.csae.map.es/csi/criterios/presentacion.htm http:// topsecres.iespana.es/documentos/documentacion.htm