MANEJO DE GEPOL CAPACITANCIO.pptx

Para manejo de documentos en GEPOL

1. DEPARTAMENTO DE POLICIA NARIÑO PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

2. Asegurar la producción, radicación, trámite, conformación de expedientes, trazabilidad, ciclo vital, disposición final y seguridad de la información electrónica con firma digital, cumpliendo con las características de autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad; permitiendo la articulación simplificación racionalización y automatización de procesos y procedimientos.

3. Producción de comunicaciones oficiales en físico radicadas en el GEPOL CREAR DOCUMENTO En este módulo el usuario deberá seleccionar la información necesaria de las listas desplegables correspondientes a: tipo de documento, remitente, destinatario a enviar, departamento, municipio/ciudad, clasificación; así mismo deberá digitar mínimo 40 caracteres en el asunto del documento y registrar las observaciones de ser necesario.

4. Producción de comunicaciones oficiales en físico radicadas en el GEPOL Al dar click en el botón guardar el sistema habilitará dos nuevas pestañas: clasificación del documento. En la pestaña clasificación de documento se deberán seleccionar las opciones correspondientes de las listas desplegables.

5. Producción de comunicaciones oficiales en físico radicadas en el GEPOL Luego de guardar se habilitará la pestaña documento en donde se observará la imagen del esquema del documento junto con los botones editar documento, actualizar, aprobar y eliminar.

6. Producción de comunicaciones oficiales electrónicas en el GEPOL Luego el documento deberá aprobarse por el funcionario que lo creó para que el sistema habilite los botones de : • Enviar a aprobar: cuando se necesitan varios conceptos antes de ser firmado. • Devolver: cuando el documento necesita que se le realicen ajustes, en este caso llegará nuevamente a la bandeja de entrada del funcionario que lo creó. • Firmar: cuando el documento ya obtuvo la aprobación necesaria y el remitente esta listo para firmar con el complemento necesario para firma digital. • Enviar a firmar: cuando el usuario tiene la última aprobación lista para que el remitente firme digitalmente. para finalizar la creación de documento Al seleccionar el botón editar documento el sistema abrirá una nueva ventana del navegador donde se tendrán las herramientas necesarias para poder realizar los ajustes necesarios al documento, al finalizar se deberá dar clik en el botón guardar cambios y cerrar esta ventana, para continuar con las acciones requeridas.

7. Producción de comunicaciones oficiales electrónicas en el GEPOL RECOMENDACIONES 1. El sistema GEPOL se deberá abrir en computadores con acceso a POLIRED. 2. El acceso y uso del sistema GEPOL, es de uso exclusivo del personal activo de la Policía Nacional de Colombia. 3. Para uso del sistema GEPOL, se deberá ingresar con su usuario y contraseña asignado por la Policía Nacional de Colombia. 4. Para uso del sistema GEPOL, deberá leer y aceptar las condiciones de uso que se le indican al momento de solicitar la asignación de usuario del sistema.

8. Producción de comunicaciones oficiales electrónicas en el GEPOL El administrador cuando podrá radicar documentos físicos para que queden almacenados en el sistema, por tal motivo deberá diligenciar los siguientes campos seleccionando la información de las listas desplegables, así: tipo de documento, responsable, Desde Archivo: Seleccione esta opción si el documento ya lo tiene guardado en el computador, Desde Escáner: Seleccione esta opción si apenas va a digitalizar el documento, tipo de radicación. RADICACIÓN ENTRADA Al dar click en guardar documento el sistema solicitará los siguientes datos con el fin de completar toda la información necesaria para que el documento sea radicado, así: • Medio de ingreso: correo electrónico, mensajería, fax, ventanilla, particular. • Oficio externo: si el documento ha sido radicado previamente en otra ventanilla. • Guía: cuando es un documento o encomienda enviada por mensajería. • Fecha documento físico. • Folios: cantidad de hojas que tiene el documento. • Anexo: cuando el documento cuenta con un archivo adicional. • Asunto: se debe escribir el asunto descrito en el documento. • Remitente: nombre de la persona que firma el documento. • Departamento. • Ciudad/municipio. • Dependencia de destino: el usuario debe seleccionar la ventanilla donde desea que llegue el documento. • Nivel de confidencialidad: información pública (visible), información pública clasificada (no visible), información pública reservada (no visible). • Radicado original solo opción preradicado . • Comentarios.

9. Producción de comunicaciones oficiales electrónicas en el GEPOL RADICACIÓN ENTRADA

10. Producción de comunicaciones oficiales electrónicas en el GEPOL RADICACIÓN ENTRADA

11. Producción de comunicaciones oficiales electrónicas en el GEPOL RADICACIÓN SALIDA Al dar click en el botón radicar el sistema emitirá el siguiente mensaje donde se encuentra el número de radicado que corresponde a este documento. El administrador cuando podrá radicar documentos físicos para que queden almacenados en el sistema, y que tienen como dirección personas o empresas ajenas a la institución o que no cuentan con bandeja de sistema GEPOL, por tal motivo deberá diligenciar los siguientes campos seleccionando la información de las listas desplegables, así: tipo de documento, responsable, Desde Archivo: Seleccione esta opción si el documento ya lo tiene guardado en el computador, Desde Escáner: Seleccione esta opción si apenas va a digitalizar el documento, tipo de radicación.

12. Producción de comunicaciones oficiales electrónicas en el GEPOL RADICACIÓN SALIDA Al dar click en guardar documento el sistema solicitará los siguientes datos con el fin de completar toda la información necesaria para que el documento sea radicado, así: • Medio de ingreso: correo electrónico, mensajería, fax, ventanilla, particular. • Oficio externo: si el documento ha sido radicado previamente en otra ventanilla. • Guía: cuando es un documento o encomienda enviada por mensajería. • Fecha documento físico. • Folios: cantidad de hojas que tiene el documento. • Anexo: cuando el documento cuenta con un archivo adicional. • Asunto: se debe escribir el asunto descrito en el documento. • Remitente: nombre de la persona que firma el documento. • Departamento. • Ciudad/municipio. • Dependencia de destino: el usuario debe seleccionar la ventanilla donde desea que llegue el documento. • Nivel de confidencialidad: información pública (visible), información pública clasificada (no visible), información pública reservada (no visible). • Radicado original solo opción preradicado .

13. Producción de comunicaciones oficiales electrónicas en el GEPOL RADICACIÓN SALIDA

14. Producción de comunicaciones oficiales electrónicas en el GEPOL RADICACIÓN SALIDA

15. Formato Excel de seguimiento para las comunicaciones oficiales electrónicas en el GEPOL

16. Producción de comunicaciones oficiales en físico radicadas en el GEPOL CONDICIONES TÉCNICAS Y USO DEL PAPEL   Las comunicaciones oficiales en la Policía Nacional se producirán en papel en formato carta (dimensiones 21.59 cm x 27.94 cm),   Es pertinente indicar que, las comunicaciones oficiales que sobrepasen su información a más de una página, el documento debe imprimirse por ambas caras de la hoja, atendiendo a los lineamientos de política de Cero Papel, encaminados a la reducción sistemática en su uso, a la protección del medio ambiente a través del cumplimento de la legislación vigente y al mejoramiento continuo del desempeño ambiental de la Institución. 2. MÁRGENES   Las márgenes a utilizar para la elaboración de los documentos quedarán de la siguiente manera:     Superior: 2 cm Inferior : 2 cm Lateral Izquierdo: 3 cm Lateral derecho: 2 cm   Código: 1GD-GU-0003 PRODUCCIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES

17. LEY 1437 DE 2011 “ Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo .” ARTÍCULO 14. Términos para resolver las distintas modalidades de peticiones. Salvo norma legal especial y so pena de sanción disciplinaria, toda petición deberá resolverse dentro de los quince (15) días siguientes a su recepción . Estará sometida a término especial la resolución de las siguientes peticiones: 1. Las peticiones de documentos deberán resolverse dentro de los diez (10) días siguientes a su recepción . Si en ese lapso no se ha dado respuesta al peticionario, se entenderá, para todos los efectos legales, que la respectiva solicitud ha sido aceptada y, por consiguiente, la administración ya no podrá negar la entrega de dichos documentos al peticionario, y como consecuencia las copias se entregarán dentro de los tres (3) días siguientes. 2. Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relación con las materias a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción.   1 2 3   LEY 1755 del Junio 30 2015 “Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo ”. ARTÍCULO 21. Funcionario sin competencia. Si la autoridad a quien se dirige la petición no es la competente, se informará de inmediato al interesado si este actúa verbalmente, o dentro de los cinco (5) días siguientes al de la recepción , si obró por escrito. Dentro del término señalado remitirá la petición al competente y enviará copia del oficio remisorio al peticionario o en caso de no existir funcionario competente así se lo comunicará. Los términos para decidir o responder se contarán a partir del día siguiente a la recepción de la Petición por la autoridad competente.     Para las solicitudes externas, que requieran la consulta de información calificada como clasificada o reservada, deberá existir previamente una solicitud motivada exclusivamente por autoridad judicial o administrativa, salvo las excepciones que estén amparadas legalmente ; se exigirá el diligenciamiento de formato solicitud consulta “1GD-FR-0003” y mediante comunicación oficial suscrita por el productor o responsable, se notificará el traslado de la reserva de la información objeto de consulta.   Documentos sin gestionar en el GEPOL

18. Ventanillas de radicación de cada dependencia

19. P roducción de comunicaciones oficiales - 1GD-GU-0003 Número de radicado – documentos electrónicos. C uando el nombre de la unidad policial o dependencia desconcentrada sea muy extenso , se podrá complementar excepcionalmente en una quinta línea. La “SIGLA1” corresponde a la unidad, área, comando, regional de quien depende estructuralmente la oficina que produce el documento y la “SIGLA2” corresponde a la oficina que origina, produce o elabora el documento. Estas siglas se deben escribir de acuerdo a lo dispuesto en la estructura orgánica funcional definida para cada unidad. Expresar en un mínimo de cinco palabras en minúscula la síntesis del tema de la comunicación oficial, se omiten artículos, conjunciones o preposiciones sin que se afecte el sentido del texto. El contenido de la comunicación oficial se deberá escribir en letra Arial con tamaño de 10 a 12 puntos. Aplicar adecuadamente los lineamientos que permitan a los productores documentales de las unidades policiales, cumplir con el Programa de Gestión Documental en relación a la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos producidos en la Institución. Objetivo 4 PUNTOS DE CONTROL Anexos, debe aplicarse de conformidad con los ejemplos descritos en la Guía. Tamaño de fuente 8,5 puntos y 9 puntos el correo de la policía. Uso de los logosímbolos establecidos en el Instructivo Nro. 001 del 08/01/2019. Nivel de clasificación de la información según el Índice de Información Clasificada y Reservada (Ley 1712 de 2014 “Transparencia y acceso a la información”) P roductor documental.