Manual de Normas y Procedimientos para la Compra de Mercancía de las Panaderías

Manual de Normas y Procedimientos para las Compras de Mercancía de las Panaderías .este manual ayudara de manera directa a todas las personas que deseen involucrarse en le sector panadero

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Manual de Normas y Procedimientos para las
Compras de Mercancia de las Panaderias

Asociación Panadera


Barquisimeto, Marzo 2021
Universidad Politécnica Territorial Andrés Eloy Blanco
Programa Nacional de Formación en Contaduría Pública

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Índice
Introducción…………………………………………………………………….pag.3
Objetivo del manual …………………………………………… …………..…pag.4
Procedimientos………………………………………………………………...pag.5
Procedimientos Autorizacion de la Direccion General…………………....pag.6
Proposito…………………………………………………………………….pag.7
Alcance……………………………………………………………………...pag.7
Responsabilidades…………………………………………………………pag.7
Definiciones…………………………………………………………………pag.7
Politicas y Lineamientos ……………………………………………………..pag.8
Procedimiento1. Identificar los requerimientos de compra………………..pag.9
Procedimiento 2 .Crear la solicitud de compra……………………………..pag.10
Procedimiento 3. Revisión de la solicitud de compra……………………...pag.11
Procedimiento 4. Generar órdenes de compra……………………………..pag.12
Procedimiento 5. Aprobación del presupuesto……………………………..pag.13
Procedimiento 6.Solicitud del presupuesto o cotizaciones a proveedores.pag.14
Procedimiento 6 Negociación y creación de contratos…………………...pag.15
Procedimiento 7 Recepción de mercancía………………………………….pag.16
Procedimiento 8 Revisión de documentos de la compra………………….pag.17
Procedimiento 9 Aprobación y pago de la factura………………………….pag.18
Diagrama de Flujo……………………………………………………………..pag.19
Formatos e Instructivos…………………………………………………….… .pag.21










Asociación Panadera

Universidad Politécnica Territorial
Andrés Eloy Blanco
Programa Nacional de Formación
en Contaduría Pública

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Introducción


El presente manual se basara en la serie de procedimientos que se deben llevar
a cado al momento de ejecutar la compra de mercancías dentro de una
panadería, todo esto con el fin de instruir y promover información relevante y que
de igual forma ayude a la calidad de los productos allí realizados, de esta manera
el manual se convierte así en una guía favorable para el sector panadero.

Cabe mencionar que este manual puede ser ejecutado y lo pueden llevar a la
practica no solo panaderos ya reconocidos y que poseen su panadería ya
establecida sino que también aquellas personas que deseen emprender e
incursionar en esta área.


Asociación


Barquisimeto, Marzo 2021
Universidad Politécnica Territorial
Andrés Eloy Blanco
Programa Nacional de Formación
en Contaduría Publica

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Objetivo del Manual


Proporcionar una guía de apoyo que ayude y garantice la calidad del producto
elaborado en una panadería






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Andrés Eloy Blanco
Programa Nacional de Formación
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Procedimientos

Asociación


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Procedimientos
Autorizacion de la Direccion General
















Datos de Control
Copia asignada a: Departamento de compra Fecha de implantacion: 24-03-2021
Puesto: Jefe Version 1.0

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Manual de normas y
procedimientos para las compras
de mercancía de las panaderías
Asociación Panadera
Unidad Administrativa Dirección General Área Responsable Área de Compras
Proposito:
El procedimiento tiene como objetivo especificar los pasos adecuados para
llevar a cabo la gestion de compra; evitando asi, las alteraciones de las
actividades a realizar.
Alcance:
El procedimiento de gestion de compra inicia desde que sugen las necesidades
en el almacen hasta que la mercancia entra al deposito de la panaderia.

Responsabilidades:
El jefe del departamento de compra, el jefe de planificacion y presupuesto y el
jefe del departamento de contabilidad.
Definiciones:
 Compra: Es la acción mediante la que un agente (el comprador), adquiere un
bien o un servicio de otro agente (el vendedor), a cambio de una
contraprestación monetaria o en especie.
 Contrato: Es un acuerdo, generalmente escrito, por el que dos o más partes se
comprometen recíprocamente a respetar y cumplir una serie de condiciones.
 Comprobante de recibo: Es una constancia o documento que sirve para
comprobar que se ha cumplido con el pago o solución de una obligación o
prestación de un servicio o producto.
 Control: Es una de las etapas que forman el proceso administrativo, en la cual
se puede tener una información más precisa de lo que sucede
 Factura: Cuenta en la que se detallan las mercancías compradas o los servicios
recibidos, junto con su cantidad y su importe, y que se entrega a quien debe
pagarla.
 Orden de compra: es un documento que emite el comprador para pedir
mercaderías al vendedor
 Presupuesto: Al cálculo, planificación y formulación anticipada de los gastos e
ingresos de una actividad económica
 Proveedores: Puede ser una persona o una empresa que abastece a otras
empresas con existencias y bienes, artículos principalmente, los cuales serán
transformados para venderlos posteriormente o que directamente se
compran para su venta.
 Pago: Cantidad de dinero que se entrega para pagar.
 Solicitud de compra: es un pedido que se realiza mediante un
documento.

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Politicas y Lineamientos:
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Manual de normas y
procedimientos para las compras
de mercancía de las panaderías
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 Todas las adquisiciones de la empresa deberán realizarse a través del
departamento de compra

 Está prohibido que los empleados acepten adquisiciones sin
identificaciones


 Las prestaciones de maquinarias o equipos serán autorizados por el
comité de compras

 Se procurara siempre obtener las mejores condiciones en cuanto a
calidad ,presentar plazos de entrega ,firma de plazo, entre otros


 Tener precisión del presupuesto necesario para llevar a cabo las compras
,así como no perderse en el presupuesto anual que se haya acordado
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Descripción de la Actividad

Paso Responsable Actividad Documento de
trabajo clave)
1






Departamento
de compras





Identificar las necesidades
realizando una lista de los
requerimientos a utilizar en un
lapso de un mes








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Procedimiento
Identificar los requerimientos de
compra
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Descripción de la Actividad

Paso Responsable Actividad Documento de
trabajo clave)
1






Departamento
de compras





Realizar una solicitud con la
elaboración de una lista
impresa o digital donde se
describa la cantidad y el
producto













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Procedimiento
Crear la solicitud de compra.
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Descripción de la Actividad

Paso Responsable Actividad Documento de
trabajo clave)
1






Planificacion y
presupuesto

Revisión de la solicitud de
compra y aprobación de la
orden.













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Procedimiento
Revisión de la solicitud de compra

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Descripción de la Actividad

Paso Responsable Actividad Documento de
trabajo clave)
1






Departamento
de compras
Generar ordenes de
compra describiendo la
cantidad de producto a
solicitar.












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Procedimiento
Generar órdenes de compra

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Descripción de la Actividad

Paso Responsable Actividad Documento de
trabajo clave)
1






Departamento
de contabilidad
Aprobación del
Presupuesto












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Procedimiento
Aprobación del presupuesto.

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Descripción de la Actividad

Paso Responsable Actividad Documento de
trabajo clave)
1




2



Departamento
de compras



Departamento
de compra
Envió de solicitudes de
presupuesto a diferentes
proveedores


Evaluación de proveedores
según su experiencia,
calidad, precios
competitivos y
recomendaciones de otros
proveedores.












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Procedimiento
Solicitud del presupuesto o
cotizaciones a proveedores

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Descripción de la Actividad

Paso Responsable Actividad Documento de
trabajo clave)
1




Departamento
de compras
Selección del Proveedor y
firma de contrato y envió de
la orden de compra que fue
aprobada internamente.















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Procedimiento
Negociación y creación de contratos

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Descripción de la Actividad

Paso Responsable Actividad Documento de
trabajo clave)
1



2
Departamento
de compras


Departamento
de compra


Recepción de los productos
estipulados en la orden de
compra.

Se verifica el pedido y se
notifica al proveedor si hubo
algún problema con la
mercancía, la calidad del
servicio o, en su defecto, todo
se ajustó perfectamente al
contrato.












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Procedimiento
Recepción de mercancía

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Descripción de la Actividad

Paso Responsable Actividad Documento de
trabajo clave)
1



Departamento
de compras




Verificar la orden de
compra, comprobante de
recibo, contrato y factura
emita por el proveedor.














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Procedimiento
Revisión de documentos de la compra

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Descripción de la Actividad

Paso Responsable Actividad Documento de
trabajo clave)
1



Departamento
de compras




Se realiza el pago
correspondiente de la
factura a los datos
bancarios del proveedor

























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Procedimiento
Aprobación y pago de la factura

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Diagrama de Flujo



































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SI
NO
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Procedimiento
Diagrama de flujo del manual de
normas y procedimientos para las
compras de mercancía de las
panaderías
Inicio
Identificar las
necesidades
Realizar la solicitud con una
lista digital con la cantidad de
cada producto que necesita
Revisión de la
solicitud de compra
Generar orden de
compra
Se aprueba el
presupuesto?
Rechazar
Aprobar
Envió de solicitud y
evaluación

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Procedimiento
Diagrama de flujo del manual de
normas y procedimientos para las
compras de mercancía de las
panaderías

Unidad Administrativa Dirección General Área Responsable Área de Compras
Asociación Panadera

Selección del proveedor
y firma de contrato
Recepción de mercancía
Presenta
problema?
Si
Notificar
Revisar la orden de
compra, factura,
contrato y recibo
Aprobación y pago de
factura
Fin

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Procedimiento
Diagrama de flujo del manual de
normas y procedimientos para las
compras de mercancía de las
panaderías

Unidad Administrativa Dirección General Área Responsable Área de Compras
Asociación Panadera

Formatos e Instructivos

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Cristina Fuentes C.I 27.629.480
Wendy Yajure C.I 27.830.364








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Elaborado por

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