Materi 5 Fungsi perencanaandsdsdsssd.pptx

fsf

1. PLANNING Fungsi perencanaan

2. Perencanaan adalah pilihan saat ini terhadap kondisi masa depan yang kita kehendaki Frasa kunci “Pilihan Sekarang” Masa depan : Masa depan yang kita kehendaki Masa depan yang terjadi secara kebetulan

3. Pengertian Perencanaan (Planning) Proses penetapan tujuan, kemana organisasi akan dibawa, penentuan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut secara menyeluruh, serta merumuskan sistem perencanaan yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengoordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya tujuan organisasi. Robbins, DeCenzo& Coulter (20111) Schemerhorn (2011): planning is “the process of setting objectives and determining how to accomplish them”

4. Semua orang mempunyai perencanaan kepentingan pribadi ataupun organisasi Perencanaan dibuat sebagai upaya untuk merumuskan apa yang sesungguhnya ingin dicapai oleh sebuah organisasi atau perusahaan serta bagaimana sesuatu yang ingin dicapai tersebut dapat diwujudkan melalui serangkaian rumusan rencana kegiatan tertentu.

5. Perencanaan yang baik ketika apa yang dirumuskan dapat direalisasikan dan mencapai tujuan yang diharapkan Perencanaan yang burukketika apa yang dirumuskan dan ditetapkan ternyata tidak berjalan dalam implementasi, sehingga tujuan organisasi tidak terwujud George R. Terry menyatakan bahwa untuk mengetahui apakah perencanaan itu baik atau tidak dapat dijawab mlalui pertanyaan – pertanyaan dasar mengenai perencanaan , yaitu WHAT, WHY, WHERE, WHEN, WHO, HOW.

6. Perencanaan adalah....

7. Mengapa perencanaan penting? Organisasi hakikatnya wealth creating institution , namun harus menjadi wealth multiplaying institution . Perlu perencanaan yang baik Good result without good planning comes from good luck , not good management , Alasan perencanaan itu penting? mengkordinasikan usaha-usaha Mengatasi perubahan Untuk pengembangan manajer Pengembangan standar kerja Perencanaan mengurangi ketidakpastian

8. Kenapa manajer melakukan perencanaan? Menetapkan aturan yang baku untuk memfasilitasi proses pengawasan. Memberikan arah dan tujuan yang jelas. Meminimalisir ketidak efisiensi-an. Mengurangi dampak dari perubahan yang tidak diinginkan

9. Tipe perencanaan

10. Jenis-jenis perencanaan (Amirullah dkk ) Perencanaan jangka panjang dan jangka pendek Perencanaan strategis dan operasional Perencanaan sekali pakai dan perencanaan tetap

11. Proses penyusunan rencana

12. Bagaimana Manajer Melakukan Perencanaan? Harus mempunyai tujuan (goals) dan rencana (plans) sebelum melakukan perencanaan. Tujuan atau goals mencakup hasil atau luaran yang ingin dicapai untuk individu, kelompok atau seluruh organisasi. Tujuan juga harus memberikan arah yang jelas dan memberikan kriteria yang jelas untuk mengevaluasi kinerja Rencana (plans) dituangkan dalam bentuk dokumen yang memaparkan bagaimana tujuan akan dicapai . Rencana juga memaparkan bagaimana sumber daya akan dialokasikan dan harus dicantumkan jadwal kegiatan Tujuan dapat mencakup tujuan keuangan, dan tujuan stratejik.

13. Manfaat Perencanaan

14. Personal time management tips: DO say “no” to requests that distract from what you should be doing DON’T get bogged down in details that can be addressed later DO screen telephone calls, emails, and meeting requests

15. More personal time management tips: DON’T let drop-in visitors instant messaging use up your time DO prioritize your important and urgent work DON’T become calendar bound by letting others control your schedule DO follow priorities; do most important and urgent work first

16. TYPES OF PLANS

17. Management - Chapter 8 18 Short and Long-Term Plans Long-term plans look three or more years into the future Short-term plans typically cover one year or less

18. Management - Chapter 8 19 Strategic and Operational Plans Strategic plans — set broad, comprehensive, and longer-term action directions for the entire organization Cover extended periods of time. Operational plans — define what needs to be done in specific areas to implement strategic plans. Production plans Financial plans Facilities plans Marketing plans Human resource plans Cover short time period

19. Operational plans — identify short-term activities to implement strategic plans Policies are standing plans the communicate guidelines for decisions Procedures are rules that describe actions to be taken in specific situations Budgets are plans the commit resources to projects or activities Zero based budgets allocate resources as if each budget were brand new

20. Specific Plans Plans that are clearly defined and leave no room for interpretation Directional Plans Flexible plans that set out general guidelines, provide focus, yet allow discretion in implementation.

21. © 2007 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. 7– 22 Specific Versus Directional Plans

22. Planning tools

23. Management - Chapter 8 Forecasting Making assumptions about what will happen in the future. Qualitative forecasting uses expert opinions. Quantitative forecasting uses mathematical and statistical analysis. All forecasts rely on human judgment. Planning involves deciding on how to deal with the implications of a forecast.

24. Management - Chapter 8 25 Contingency planning Identifying alternative courses of action that can be implemented to meet the needs of changing circumstances. Contingency plans anticipate changing conditions. Contingency plans contain trigger points.

25. Management - Chapter 8 26 Scenario planning A long-term version of contingency planning. Identifying alternative future scenarios. Plans made for each future scenario. Increases organization’s flexibility and preparation for future shocks.

26. Management - Chapter 8 27 Benchmarking Use of external comparisons to better evaluate current performance and identify possible actions for the future. Adopting best practices of other organizations that achieve superior performance.

27. Management - Chapter 8 28 Use of staff planners Coordinating the planning function for the total organization or one of its major components. Possible communication gaps between staff planners and line management.

28. Implementation plans to achieve results

29. Implementations plans to achieve results Goal Setting

30. Spesifik : Terdefinisi dengan baik , jelas , dan tidak ambigu Terukur : Dengan kriteria spesifik yang mengukur kemajuan Anda menuju pencapaian tujuan Dapat dicapai : Dapat dicapai dan bukan tidak mungkin untuk dicapai Realistis : Dalam jangkauan , realistis , dan relevan dengan tujuan hidup Anda Tepat waktu : Dengan jadwal yang ditetapkan dengan jelas , termasuk tanggal mulai dan tanggal target. Tujuannya adalah untuk menciptakan urgensi .

31. 37 Examples of S.M.A.R.T. Goals? Starbucks: “Pada tahun fiskal 2006, kami berencana untuk membuka sekitar 1.800 toko baru di seluruh dunia.” Walgreen: “Yang kedua adalah mempekerjakan sejumlah besar penyandang disabilitas di pusat distribusi kami di Carolina Selatan, yang dijadwalkan dibuka pada tahun 2007, dan mencapai peningkatan produktivitas sebesar 20% di sana.” UPS: “65% pengemudi akan memiliki akses ke teknologi baru (yang diterapkan pada tahun 2004) pada akhir tahun 2005.” dan “Pada tahun 2005, kami akan meningkatkan laba operasi di masing-masing dari 3 bisnis utama kami: domestik , internasional , rantai pasokan .” Wrigley: “Pada tahun 2005, perusahaan akan menurunkan asumsi tingkat pengembalian jangka panjang untuk aset rencana ( pensiun ) AS dari 8,75% menjadi 8,5%.” Halliburton: “Kami memperkirakan bahwa 74% dari tumpukan yang ada pada 12/31 akan dihilangkan pada tahun fiskal berikutnya .” Martha Stewart Living Omnimedia : “Pada tahun 2004 kami akan menghentikan Katalog untuk Living dan opsi produk daringnya , dan menjual inventaris yang tersisa pada awal tahun fiskal 2005.”

32. How participation and involvement help build commitment to plans

33. Jadwal Presentasi Tanggal 8 November T