Materi FIFO Training master to storage team

first in first out

1. FIFO (First In First Out) Training By:

2. PROSEDUR PENERIMAAN BARANG DI GUDANG NBB UMUM Setiap barang NBB yang diterima oleh petugas gudang NBB harus diverifikasi secara fisik ataupun kimia oleh Bagian Penerimaan NBB, staff Laboratorium atau QC yang ditunjuk, yang meliputi hal-hal sebagai berikut : Melihat dan memeriksa secara fisik barang yang masuk ke gudang NBB, apakah barang tersebut dalam kondisi yang baik dan jenisnya sesuai dengan yang tertulis di surat jalan supplier. Menghitung kuantitas barang yang diterima apakah sudah sesuai dengan kuantitas barang yang tertulis di surat jalan supplier.

3. 3. Mencocokan surat jalan supplier dengan purchase order yang diterima petugas gudang NBB dari bagian pembelian NBB corporate. 4. Barang yang spesifik seperti SAPP, STPP, Gula, Tepung, bahan kimia khusus, peralatan kerja atau proses yang spesifik atau khusus, untuk penerimaan harus harus menggunakan pedoman atas barang atau bahan yang diterima tersebut untuk melihat apakah barang yang datang sudah sesuai dengan kriteria atau standarnya, barang - barang spesifik tersebut harus dilengkapi dengan COA. Sedangkan untuk barang NBB yang umum, petugas gudang NBB yang ditunjuk dapat langsung melakukan pengecekan atas barang NBB tersebut tanpa melibatkan bagian penerimaan. Khusus untuk bahan kemasan primer (Plastik maupun kaleng) wajib dilengkapi dengan sertifikat uji Migrasi tiap tahunnya.

4. Setiap barang, bahan kimia, bahan kemasan atau bahan lainnya, harus melalui pemeriksaan ( checking ) terlebih dahulu. Pemeriksaan dilakukan oleh staf Laboratorium, petugas QC atau petugas NBB yang ditetapkan. Bahan pembantu yang khusus, bahan kimia khusus, barang peralatan khusus lainnya, pengecekan dilakukan oleh petugas khusus, yaitu sebagai berikut : Bahan kemasan, bahan kimia, barang lainnya Petugas SAPP Staff Lab, QC STPP Staff Lab, QC & gudang Gula QC & Gudang Tepung QC & Gudang Bahan kimia, regent, alat laboratorium Staff Lab MC, kemasan (sudah rutin & Tidak khusus) Petugas gudang Kaleng (untuk crab) Staff QC & gudang MC, kemasan (baru) User, petugas gudang Bahan pembantu, kimia khusus User & Staf gudang

5. Pengecekan secara rutin menggunakan form Receiving Material Control. Pengecekan terhadap barang atau bahan yang diterima di gudang yang harus dilakukan pengecekan oleh petugas QC atau Staff Laboratorium dicantumkan di dalam form yang sama, dengan memberikan stamp “ QC CHECK ” dan tanda tangan (sign) atas barang atau bahan yang memenuhi criteria. Untuk barang atau bahan yang tidak memenuhi kriteria dilakukan hal yang sama dengan memberikan catatan di kolom Remark. Barang atau bahan yang tidak memenuhi kriteria, akan dikembalikan k epada supplie r a t au ji k a diperlu k an, penan g gung ja w ab gudang dengan ( M ana g er / Supe r vi s o r Gu d an g ) a k an m eng k o m u ni k a s i k an usernya. 9. Dalam hal ada barang pesanan khusus dan baru pertama kali datang maka perlu adanya orang yang benar-benar paham atau ahli atau usernya langsung terhadap atas barang tersebut untuk diverifikasi.

6. Setiap permintaan barang dicatat dalam format Bukti Permintaan Barang. Barang yang datang harus dimasukkan gudang NBB sesuai dengan klasifikasi yang telah ditetapkan. Barang NBB yang datang dimasukkan dan diletakkan di dalam gudang NBB berdasarkan klasifikasi : Kepemilikan barang NBB Setiap barang NBB datang harus dikelompokkan menurut kepemilikan dari barang tersebut. Petugas gudang harus dapat mengidentifikasi kepemilikan barang NBB tersebut milik SBU yang mana. Kepemilikan barang NBB yang datang dapat dilihat dari PO yang diperoleh bagian gudang NBB dari pembelian NBB corporate. Jenis barang NBB Setelah mengelompokkan barang berdasarkan kepemilikan maka barang dikelompokkan berdasarkan jenis barang.

7. Tujuan penataan barang NBB sedemikian rupa adalah untuk memudahkan kontrol dalam mutasi barang dan administrasi dari barang NBB tersebut. Setiap barang yang masuk ke gudang NBB harus dicatat dalam formulir

8. Mekanisme Penerimaan Barang di Gudang NBB ditandatangani/distempel dan diberikan k o n f i r m a s i k e pe m be l ia n , b i la se s ua i S J a t au P O ( 4 ) ke supplier dan mengambil copy SJ dari supplier. GUDANG Menerima barang dari supplier, SJ dan PO (2) serta melakukan proses pemeriksaan dan menghitung atas barang yang diterima. Mencocokkan barang yang datang tersebut dengan SJ, PPr/nr (2) dan PO (4) milik gudang yang diarsip. Bila tidak sesuai

9. o Mem b u a t Bukti P ene r i m a a n Ba r ang (BPrB) r ang k ap ti g a ( 3 ), menand a t an g ani BPrB t e r s e bu t da n mem i n t a t a n d a t an g an ke supplier kemudian mendistribusikan : Lembar (1) untuk arsip Lembar (2) untuk supplier Lembar (3) untuk pembelian corporate dengan copy SJ Mencatat penerimaan barang di kartu stock berdasarkan BPrB (1). Mengarsip BPrB (1)

10. o Menerima BPrB (3) dari gudang bersama dengan SJ yang diterima Gudang dari supplier. o Melakukan verifikasi BPrB (3) dengan PO (1) yang ada di arsip. o Melakukan input ke komputer untuk menghasilkan data realisasi dari pesanan pembelian barang yang telah dilakukan. o Mengarsip BPrB (3) dan PO (1). Pembelian Corporate

11. PROSEDUR PENGAMBILAN BARANG DARI GUDANG UMUM Pengambilan barang NBB dari gudang NBB adalah otoritas dari bagian packing yang mendapat persetujuan dari PPIC SBU. Pengambilan Barang di Gudang NBB adalah untuk keperluan proses produksi pada hari itu. Jumlah dan jenis barang NBB yang diambil disesuaikan dengan produksi hari yang bersangkutan dan dicatat dalam formulir Bukti Permintaan barang.

12. Bukti ini digunakan sebagai dasar untuk mengurangi kuantitas barang di kartu stock NBB yang ada di gudang dan laporan stock NBB yang ada di FA. Pengambilan barang NBB di gudang harus sesuai dengan yang tertulis di Bukti Permintaan Barang dan dengan sistem FIFO (First In First Out) untuk Packaging yang sama (Buyer dan Spesifkasi) serta FEFO(First Expired First Out) untuk ingredient yang digunakan. Informasi yang harus tersedia dalam Bukti Permintaan Barang meliputi: Nama Barang Ukuran Kuantitas diminta Kuantitas dikeluarkan Bila barang di gudang tidak mencukupi untuk permintaan yang tertulis dalam Bukti Permintaan Barang maka bagian gudang mengisi / Mengganti kolom kuantitas dengan jumlah kuantitas yang dikeluarkan.

13. Mekanisme Pengambilan Barang di Gudang NBB PJ Packing (Proses atau Packing) Berdasarkan instruksi PPIC, mengisi Bukti Permintaan Barang (BPmB) rangkap tiga (3) yang tersedia dengan nama barang yang diminta, jumlah yang diminta dan menandatanganinya. Memi n t a o t ori s asi B P mB r a ng k ap 3 dar i sup e r v i s o r y a ng membawahi. Memba w a BPmB r ang k ap 3 t e r s e bu t k e g u dan g d a n menyerahkannya ke petugas gudang. Menerima ba r a n g y ang dim i n t a be s er t a B PmB ( 2 ) d a n mengeceknya. Memberikan BPmB (2) ke FA Unit.

14. PPIC Menandatangani BPmB rangkap 3 yang dibawa oleh PJ Packing Gudang Menerima BPmB rangkap 3 dari orang yang meminta barang. Men g ambi l k an ba r ang y ang d i mi nt a sesua i den g an BP m B d a n Menandatangani BPmB rangkap 3 tersebut. Menyerahkan barang ke orang yang meminta beserta BPmB (2). Input ke kartu stock untuk permintaan barang sesuai dengan BPmB (1) Mengarsip BPmB (1) dan memberikan BPmB (3) ke FA unit. FA unit Menerima BPmB (2) dari PJ Packing dan BPmB (3) dari gudang. Melakukan croscek dan otorisasi untuk BPmB (2) dan (3). Menyatukan BPmB (2) dan (3) kemudian mengarsipnya. Menginput BPmB (2) (3) ke computer modul persediaan NBB.

15. KESIMPULAN Semua barang harus dicatat kapan masuk dan keluarnya Barang yang pertama kali masuk harus bisa dikeluarkan pertama kali sesuai dengan prinsip FIFO (First In First Out)

16. TERIMAKASIH :)

17. PERTANYAAN Setiap barang NBB yang diterima oleh petugas gudang NBB harus diverifikasi secara fisik ataupun kimia oleh?? Ba r ang N B B y a n g d a t ang d i mas u k k an d a n d i l e t ak k an di dalam gudang NBB berdasarkan klasifikasi jelaskan singkat? Pengambilan barang NBB di gudang harus sesuai dengan ??

18. Bagian Penerimaan NBB, staff Laboratorium atau QC Kepemilikan barang NBB. Petugas gudang harus dapat mengidentifikasi kepemilikan barang NBB tersebut milik SBU yang mana. Kepemilikan barang NBB yang datang dapat dilihat dari PO yang diperoleh bagian gudang NBB dari pembelian NBB corporate. Jenis barang NBB. Setelah mengelompokkan barang berdasarkan kepemilikan maka barang dikelompokkan berdasarkan jenis barang. sistem FIFO (First In First Out) untuk Packaging yang sama (Buyer dan Spesifkasi) serta FEFO(First Expired First Out) untuk ingredient yang digunakan.