MATERI IMPLEMENTASI PERDA PENYELENGGARAAN KEARSIPAN.pptx

MATERI IMPLEMENTASI PERDA PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

1. IMPLEMENTASI PERATURAN DAERAH NOMOR 8 TAHUN 2018 TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN LINGKUNGAN PEMERINTAH DAERAH DAN MASYARAKAT PEMERINTAH KABUPATEN BLITAR

2. 1. Tujuan Penyelenggaraan Kearsipan Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpecaya sebagai alat bukti yang sah menjamin terwujudnya pengelolaan dan pemanfaata n arsip yang handal menjamin perlindungan kepentingan daerah dan hak-hak keperdataan masyarakat menjamin keselamatan aset daerah m endinamiskan penyelenggaraan kearsipan daerah sebagai suatu sistem yang komprenhensif dan terpadu meningkatkan kualitas pelayanan publik menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat , berbangsa , dan bernegara meningkatkan partisipasi masyarakat dalam penyelenggaraan kearsipan 1 2 3 4 5 6 7 8 9

3. Struktur Isi Perda Penyelenggaraan Kearsipan 1 2 3 4 5

4. 2. Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (LKD) melakukan pembinaan kearsipan terhadap : Perangkat Daerah BUMD Lembaga Pendidikan Organisasi kemasyarakatan Organisasi politik masyarakat , dan perseorangan didaerah organisasi profesi kearsipan LKD bekerjasama dengan Inspektorat melaksanakan pengawasan kearsipan pada Perangkat Daerah

5. 3. Pengelolaan Arsip Pengelolaan Arsip Dinamis meliputi : Pengelolaan Arsip Statis meliputi :

6. Penciptaan Arsip Penggunaan Arsip Pemeliharaan dan Pengamanan Pemindahan Pemberkasan Arsip Aktif PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS Penyimpanan Arsip Arsip Vital dan Arsip Terjaga Penyusutan Penerimaan Registrasi masuk Berpedoman pada TATA NASKAH DINAS Registrasi keluar Pencatatan Penggunaan 1 2 3 4 Pembuatan Pemusnahan Penyerahan Arsip Staitis Penataan Arsip Inaktif Berpedoman pada Sistem Klasifikasi Keamanan dan Hak Akses Arsip pedoman pada Jadwal Retensi Arsip berpedoman pada Klasifikasi Arsip

7. SDM Kearsipan Prasarana & Sarana Kearsipan 2 4 1 Pendanaan Kearsipan Organisasi Kearsipan SUMBER DAYA PENDUKUNG KEARSIPAN 3 Lembaga Kearsipan Daerah Unit Pengolah Unit Kearsipan 4 . Sumber Daya Pendukung Kearsipan Penciptaan Arsip Penggunaan Arsip Pemeliharaan dan Pengamanan Penyusutan

8. 4.Pemeliharaan Arsip Aktif 000-250 251-499 500-750 751-999 PE NYIMPANAN BERKAS PADA FILLING CABINET 470.01.02 Perpindahan Penduduk Keluar Desa 2023 PEMBUATAN DAFTAR ARSIP AKTIF PEMBERKASAN ARSIP SESUAI KESAMAAN MASALAH / KEGIATAN

9. Penataan Arsip Inaktif 9 Arsip yang akan diipindahkan dikeluarkan A rsip kemudian dimasukkan dalam box arsip kemudian diberi label boks. arsip tidak boleh dicampur antar seksi / urusan dalam satu boks yang sama Arsip ditata di rak arsip in aktif sesuai dengan unit kerjanya dan nomor boks nya Arsip disusun berdasarkan unit kerjanya dalam tahun yang sama . Buat daftar arsip inaktif

10. 5. Bentuk Partisipasi Masyarakat

11. 6. Larangan Pencipta arsip dan / atau Organisasi Perangkat Daerah dilarang : Menyerahkan dan / atau memberikan arsip dinamis kepada yang tidak berhak ; Dengan sengaja menguasai dan / atau memiliki arsip negara untuk kepentingan sendiri atau orang lain yang tidak berhak ; Memusnahkan arsip di luar prosedur yang benar ; dan Memperjualbelikan arsip

12. 7. Sanksi Sanksi administratif berupa : Teguran Lisan ; Teguran tertulis ; Penundaan kenaikan gaji berkala paling lama 1 ( satu ) tahun ; Penundaan kenaikan pangkat paling lama 1 ( satu ) tahun ; penghentian pemberian anggaran untuk paling lama 2 ( dua ) tahun ; atau pemutusan kerja sama

13. PENGELOLAAN ARSIP MASYARAKAT / KELUARGA

14. Tata Cara Pemeliharaan Arsip Keluarga Pemberkasan Arsip Pembuatan Daftar Arsip Digitalisasi Arsip Penyimpanan Arsip Vital

15. Sarana Pengelolaan Arsip Keluarga TAS EXPANDING FILE (Opsional) Harga Satuan Rp 50.000 Perkiraan Kebutuhan per keluarga : 5 pcs Total Anggaran : Rp 250.000 MAP KERTAS Harga satuan : Rp 3000 Perkiraan Kebutuhan per keluarga 20 pcs Total Anggaran : Rp 60.000 TAS DOKUMEN PLASTIK Harga satuan : Rp 15.000 - 20.000 Perkiraan Kebutuhan per keluarga : 4 pcs Total Anggaran : Rp 60.000 - 80.000

16. Pengelompokan / Pemberkasan Dan Jenis Arsip Pengelompokan pada masing-masing anggota keluarga Pengelompokan untuk 1 keluarga Kelompok Berkas Jenis Arsip / Isi Berkas Kependudukan Akta Kelahiran, Surat Keterangan Lahir, Buku Nikah / Akta Nikah, Surat /Akta Cerai, Akta / Surat Kematian, KTP, NPWP, SIM, Pasport, KIA, Kartu Pelajar Pendidikan Rapot, Surat Keterangan Lulus, Ijazah, Sertifikat Keahlian, Transkrip Nilai Kesehatan BPJS, Hasil Pemeriksaan, Medical Check Up, Resep, Hasil Lab, Perawatan Kesehatan, Klaim Asuransi Kesehatan / Jiwa dll Pekerjaan / Karir SK Pengangkatan, Surat Kontrak Kerja, Surat Rekomendasi, Surat Referensi Kerja, Penghargaan, Kenaikan Jabatan, Pensiun dll Kelompok Berkas Jenis Arsip / Isi Berkas Aset / Kepemilikan Sertifikat Tanah, BPKB, Surat Berharga, Garansi / Nota Pembelian Barang bernilai tinggi, Asuransi Harta, Tagihan Pajak Bumi Bangunan, Perjanjian Sewa Tanah / Bangunan Usaha / Bisnis Keluarga Surat Ijin Usaha, Laporan Keuangan Usaha, Transaksi Bisnis, Pembelian Barang Modal, Pinjaman Bisnis, Rekening Koran dll, Akta Pendirian Usaha Keuangan Slip Gaji, Perjanjian Simpan Pinjam, Angsuran, Buku Rekening, Deposito, tagihan listrik Kependudukan Kartu Keluarga

17. Anak 1 Ibu Kependudukan Pendidikan Kesehatan Pernikahan Kependudukan Aset Usaha / Bisnis Keuangan Ayah Ibu Anak ke 1 Keluarga Skema Pemberkasan Arsip Keluarga Ayah Keluarga

18. Pembuatan Daftar Arsip No Berkas Nama Berkas Isi Berkas Tahun Keterangan Lokasi Simpan 1 Ayah - Kependudukan Surat Keterangan Lahir 1970 Lemari - Folder Bapak Akta Kelahiran 1970 Lemari - Folder Bapak 2 Ayah - Pendidikan Ijazah TK 1975 Lemari - Folder Bapak Ijazah SD 1977 Lemari - Folder Bapak Ijazah SMP 1983 Lemari - Folder Bapak 3 Daftar Arsip Bapak

19. Pemberkasan Arsip Sesuai Jenis Arsip Pada Masing-masing Anggota Keluarga KELUARGA AYAH IBU ANAK KE 1 ANAK KE 2

20. Penyimpanan Arsip ke Map Plastik Sesuai Nama Anggota Keluarga

21. Tata Cara Penyimpanan Arsip Vital Keluarga Pisahkan Arsip Berikut dalam map tersendiri: Sertifikat Tanah BPKB Ijazah Pendidikan Terakhir Bukti Kepemilikan Aset Lainnya Masukkan dalam tas khusus dokumen anti air terpisah dari arsip keluarga Letakkan dalam posisi yang mudah dijangkau saat terjadi kondisi yang tidak diinginkan namun aman

22. Digitalisasi Arsip Keluarga Scanning Arsip menggunakan Aplikasi Cam Scanner di HP untuk dijadikan ke format PDF Beri nama file sesuai jenis arsip . Contoh : Ijazah SD Bapak . Kemudian Simpan

23. Digitalisasi Arsip Keluarga Buat Grup Whatsapp (WA) yang beranggotakan bapak , ibu , anak dengan judul ARSIP DIGITAL KELUARGA. Grup ini hanya untuk menyimpan hasil scan, bukan untuk berkomunikasi sehari-hari Unggah File hasil scan dan berikan caption / penanda sesuai nama file saat menggungah ke grup WA Buat Cadangan di Google Drive ( bila perlu )

24. LAYANAN PERBAIKAN / RESTORASI ARSIP Dinas Perpustakaan dan Kearsipan memberikan layanan kepada masyarakat yang arsipnya mengalami kerusakan fisik / rapuh . Silahkan berkunjung ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan membawa arsip yang rusak fisiknya . Gratis Hubungi : Bu Kristin : 0816 1565 8229

25. Terima Kasih PEMERINTAH KABUPATEN BLITAR BAGIAN HUKUM SEKRETARIAT DAERAH DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN DPRD KABUPATEN BLITAR