Materi Mekanisme dan Kriteria Audit SMK3.pptx

Audit SMK3

1. Mekanisme , Kriteria dan Teknik Audit Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja Oleh : WAHYU TRIYONO, S.T. Pengawas Ketenagakerjaan Provinsi Lampung

2. Nama : Wahyu Triyono, S.T. TTL : Tangerang, 18 November 1980 NIP : 198011182002121003 Jabatan : Pengawas K etenagakerjaan Ahli Muda Instansi : Dinas Tenaga Kerja Provinsi Lampung Alamat : Jl. Gatot S ubroto no. 28 Kotak P os 78 Kantor Tanjung K arang – Bandar L ampung Alamat : Jl. Turi III No. 28 RT. 05 Lk. II Rumah Kel. Tanjung Senang Kec. Tanjung Senang Bandar L ampung Email : [email protected] HP : 081369127568 P endidikan : S1 T eknik I ndustri Diklat : Diklat Pengawas K etenagakerjaan Kemnaker RI A ngkatan 99 Tahun 2018

3. AUDIT SMK3 PP RI No. 50 TAHUN 2012

4. AUDIT Proses yang sistematik, independen dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan Mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan sampai sejauh mana kriteria audit dipenuhi.

5. AUDIT SMK3 Adalah : Pemeriksaan secara sistematis dan independen terhadap pemenuhan kriteria yang telah ditetapkan untuk mengukur suatu hasil kegiatan yang telah direncanakan dan dilaksanakan dalam penerapan SMK3 di perusahaan . BAB I Pasal 1 No 7 PP 50 2012

6. FUNGSI AUDIT Alat Manajemen ( management tool ) : Memantau dan memverifikasi efektifitas penerapan kebijakan Alat untuk Menilai Kesesuaian ( conformity assesment ), seperti : Sertifikasi eksternal Evaluasi rantai pasokan

7. TUJUAN AUDIT Prioritas manajemen Tujuan komersial Persyaratan sistem manajemen Persyaratan peraturan perundang-undangan Persyaratan kontrak Kebutuhan untuk evaluasi pemasok Persyaratan pelanggan

8. MANFAAT AUDIT Mengetahui kelemahan unsur system operasi sebelum timbul gangguan Memperoleh gambaran yang jelas dan lengkap tentang status mutu pelaksanaan K3 Meningkatkan pengetahuan dan kesadaran terhadap K3 termasuk level menejerial Meningkatkan citra pengurus

9. UNSUR-UNSUR DALAM PENGERTIAN AUDIT SMK3 : Alat untuk mengukur besarnya keberhasilan pelaksanaan dan penerapan SMK3 di tempat kerja Pemeriksaan secara sistimatik Audit dilakukan secara independen Audit SMK3 dilakukan oleh Badan Audit independen

10. JENIS AUDIT SMK3 Audit Internal SMK3 Audit Eksternal SMK3

11. AUDIT INTERNAL SMK3 Audit Internal SMK3 dilaksanakan secara berkala untuk mengetahui keefektifan penerapannya . Audit SMK3 dilaksanakan secara sistematik dan independen oleh personil yang memiliki kompetensi kerja dengan menggunakan metodologi yang ditetapkan . Lampiran I Klausal D Point 2 PP 50 2012

12. DEFINISI Audit Internal : audit pihak kesatu (First Part Audit), dilakukan oleh dan atas nama organisasi sendiri untuk tinjauan manajemen dan tujuan intern lainnya . Audit Eksternal disebut audit pihak kedua atau pihak ketiga , - Audit pihak kedua dilakukan oleh pelanggan (customer) atau badan atau seseorang yang ditunuk oleh pelanggan . - Audit pihak ketiga dilakukan oleh badan independen lain, misalnya badan sertifikasi yang menerbitkan sertifikat .

13. DEFINISI Kriteria Audit SMK3 : Seperangkat kebijakan , prosedur atau persyaratan pada lampiran II SMK3 PP 50 Tahun 2012 yang dipakai sebagai rujukan bagi bukti audit Bukti Audit : Rekaman / catatan ( formulir /checklist yang sudah terisi ), pernyataan fakta atau informasi lain yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi

14. DEFINISI Temuan Audit : Hasil penilaian dari bukti audit yang dikumpulkan terhadap kriteria audit. Bisa berupa kesesuaian atau ketidaksesuaian ( untuk peluang perbaikan ) Kesimpulan Audit : Hasil audit yang diberikan oleh tim audit setelah mempertimbangkan tujuan audit dan semua bukti temuan audit

15. DEFINISI Auditee : Organisasi atau pihak yang diaudit Auditor : Orang yang melakukan audit, yang memiliki kompetensi untuk melakukan audit Auditor SMK3 : Tenaga teknis yang berkeahlian khusus dan independen untuk melaksanakan audit SMK3 yang ditunjuk oleh Menteri atau pejabat yang ditunjuk Permenaker No. 26 Tahun 2014 Pasal 1 Point 3

16. DEFINISI Tim Audit : Seorang auditor atau lebih yang melakukan audit didukung kalau perlu oleh pakar teknis Pakar Teknis : Orang yang menyediakan pengetahuan khusus atau kepakaran kepada tim audit

17. DEFINISI Rencana Audit : Uraian kegiatan dan pengaturan untuk suatu audit ( dari mulai transportasi , APD, jumlah hari sampai dengan program audit) Rogram Audit : Seperangkat satu atau lebih audit. Yang direncanakan untuk suatu kerangka waktu tertentu dan diarahkan pada tujuan tertentu

18. DEFINISI Lingkup Audit : Jangkauan dan batas-batas audit ( biasanya mencakup batasan lokasi fisik , satuan organisasi , kegiatan dan proses juga rentang waktu Kompetensi : Sifat pribadi , pengetahuan , keterampilan , pendidikan dan pengalaman yang diperagakan

19. SMK3 Bagi perusahaan : Mempekerjakan Pekerja/buruh lebih dari 100 org - < 100 org dgn tingkat resiko bahaya tinggi Dibuktikan dgn Audit MEKANISME AUDIT SMK3 Ekternal (3 th sekali) Internal Badan Audit (Auditor) Pengusaha/ Pengurus Pengawasan oleh Instansi Ketenagakerjaan pd Pem.Prop, Pem.Kab/Kot Wajib

20. KUALIFIKASI AUDITOR SMK3 Auditor Internal SMK3 (PP 50 Tahun 2012 pasal 14) Auditor Eksternal Junior SMK3 Auditor Eksternal Senior SMK3

21. SYARAT AUDITOR INTERNAL SMK3 Pendidikan D3 dengan pengalaman 2 tahun Sertifikasi Ahli K3 Umum Lulus pendidikan auditor SMK3

22. SYARAT AUDITOR EKSTERNAL JUNIOR SMK3 Daftar riwayat hidup Surat keterangan sehat Fotocopy sertifikat Auditor SMK3 Pendidikan D3 dengan pengalaman bidang K3 min 4 tahun atau pendidikan S1 dengan pengalaman bidang K3 min 2 tahun SKP AK3U yang masih berlaku Pengalaman audit internal SMK3 sebagai peninjau min 5x audit Pengalaman sebagai auditor magang min 5x audit Surat Rekomendasi oleh Auditor Eksternal Senior Surat pernyataan tidak sedang ditunjuk sebagai Ahli K3 Spesialis

23. SYARAT AUDITOR EKSTERNAL SENIOR SMK3 Daftar riwayat hidup Surat keterangan pengalaman kerja sesuai dengan tingkatan auditor Surat keterangan melaksanakan 10x Audit Eksternal SMK3 secara penuh FoFotocopy penunjukan sebagai Auditor Eksternal Junior yang masih berlaku Tanda bukti pengembangan kemampuan di bidang K3 120 JP

24. KEWAJIBAN AUDITOR SMK3 Melaksanakan Audit SMK3 sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan Merahasiakan hasil Audit SMK3 kepada pihak-pihak yang tidak berkepentingan , dan Mematuhi peraturan keselamatan dan kesehatan kerja di perusahaan

25. WEWENANG AUDITOR SMK3 Memasuki semua tempat kerja yang terkait dengan Audit SMK3 Memberikan penilaian hasil audit Meminta perusahaan memberikan keterangan , menunjukkan dokumen dan menyediakan petugas pendamping dalam pelaksanaan Audit SMK3, dan Menghentikan pelaksanaanAudit SMK3 apabila belum ada system yang dibangun dan / atau keadaan yang membahayakan Auditor SMK3

26. PROSEDUR AUDIT (EX/IN) Perencanaan dan jadwal audit Pemastian kompetensi auditor Pemilihan tim audit dan pembagian tugas dan tanggung jawab Pelaksanaan audit Pelaksanaan tindak lanjut audit, jika perlu Pemeliharaan rekaman audit Pemantaun kinerja dan efektifitas audit Kepada top management

27. TAHAPAN AUDIT Perencanaan Persiapan Pelaksanaan Pembuatan laporan Tindak lanjut

28. PERENCANAAN Jenis perusahaan Tujuan Ruang lingkup audit Personil Tugas dan tanggung jawab Audit plan

29. PERSIAPAN Mengumpulkan informasi Peninjauan dokumen Mempersiapkan tools (checklist, APD) Penjadwalan audit Pemilihan tim auditor Briefing tim auditor Komunikasi dengan auditee

30. PEMBUATAN CHECK LIST Mengacu pada tujuan dan kriteria audit serta hal-hal lain yang terkait Bertujuan untuk memandu dalam mendapatkan bukti-bukti audit Sebaiknya format dibakukan dan sesuai dengan lampiran II

31. CONTOH ISI CHECK LIST Apakah sasaran K3 area yang akan diaudit? Apa action plan area tersebut gua mencapai sasaran yang ditetapkan? Bagaimana alur prosesnya? dsb

32. PELAKSANAAN AUDIT Rapat pembukaan Mengumpulkan bukti Membuat dokumentasi dan evaluasi temuan audit Rapat penutupn

33. Rapat Pembukaan Perkenalan tim auditor Penjelasan ruang lingkup dan tujuan Penjelasan dan konfirmasi jadwal/audit plan Menjelaskan proses audit (metode) wawancara-observasi dokumentasi-site visit Konfirmasi ketersediaan dokumen dan sumber daya Konfirmasi kunjungan dan wawancara Memberikan kesempatan kepada auditee untuk bertanya Daftar hadir (eksternal : harus ada pimpinan perusahaan yang hadir)

34. Mengumpulkan Bukti Menggunakan daftar periksa /checklist Melihat obyektif dengan : - Pemeriksaan dokumen , data dan catatan - Verifikasi - Observasi - Wawancara - Pengamatan kegiatan dan kondisi Mencatat secara detail

35. Tahapan Audit Eksternal Tahap Persiapan Pemeriksaan dokumen Wawancara utk klarifikasi Pengamatan aktivitas Prsh Pengamatan kondisi dan ling.kerja Penilaian kriteria berdasarkan temuan Tidak berlaku Terpenuhi Tdk terpenuhi minor Tdk terpenuhi mayor Observasi Tingkat Penilaian Pertemuan Awal Pemeriksaan Pertemuan Akhir Penilaian Kriteria

36. Lembaga Audit : Status Perusahaan BUMN atau Swasta Nasional Memiliki Kacab di Tk Propinsi Memiliki bukti Wajib Lapor Ke-TK-an Memiliki minimal 10 Auditor eksternal senior dan 20 Auditor junior Pengalaman dalam audit sistem Lembaga Audit SMK3 Menteri Permohonan Tertulis SKP SKP (berlaku 3 th) Direktur Evaluasi (1 kali dlm 1 th)

37. Persyaratan Auditor Eksternal Senior Pengalaman sbg Auditor Eksternal SMK3 minimal 1 th Tlh melaksanakan Audit kesesuaian dari Audit Eksternal SMK3 minimal 10 kali Tlh menjadi ketua tim audit dari Audit Eksternal SMK3 minimal 3 kali Tlh melakukan verifikasi laporan Audit Eksternal minimal 3 kali Menteri Permohonan Tertulis SKP Direktur Evaluasi (1 kali dlm 1 th) SKP (berlaku 3 th) Auditor

38. PERUSAHAAN DIREKTUR Dinas Ketenagakerjaan pd Pem Prop Dinas Ketenagakerjaan pd Pem kab/kota RENCANA TAHUNAN AUDIT Mekanisme Permohonan Utk di Audit (sukarela) Tetapkan RTA Badan Audit Laporan Audit Audit Eksternal

39. PRINSIP DASAR PEDOMAN PENERAPAN Lamp.I 12 ELEMEN AUDIT Lamp.II Penetapan Kebijakan K3 : Penyusunan Kebijakan K3: Penetapan Kebijakan: Pelaksanaan No.2 diatas harus: a s/e Peninjauan ulang no.3 Komitmen tingkatan pimpinan Peran serta pekerja & orang lain di tempat Per e ncanaa n K3 : Rencana K3 berdasarkan: penelahaan awal, HIRA, peraturan & sumber daya Rencana K3 memuat: tujuan & sasaran, skala prioritas, upaya pengendalian bahaya, penetapan sumber daya, jangka waktu pel, indikator pencapaian, sistem pertanggung jawaban Pe laksana an Rencana K3 dilakukan dgn : Penyediaan SDM: a s/d d Penyediaan sarana & prasarana: Organisasi/unit K3 Anggaran Prosedur: kerja, informasi, pelaporan, pendokumentasian Instruksi kerja Kegiatan pelaksanaan meliputi: Tindakan pengendalian risiko kec. & PAK Perancangan dan rekayasa Prosedur & instruksi kerja Penyerahan sbgn Pel. Pek Pembelian/Pengadaan Barang dan Jasa Produk Akhir Keadaan Darurat Kec. dan Bencana Industri Rencana & Pemulihan Keadaan Darurat Pe mantauan dan Evaliasi Kinerja : Pemeriksaan, Pengujian dan Pengukuran Audit Internal SMK3 Peninjauan dan Peningkatan Kinerja K3 Tinjauan ulang secara berkala, meliputi: Dapat mengatasi implikasi K3 Pembangunan dan Pemeliharaan Komitmen Pembuatan dan Pendokumentasian Rencana Pen gendalian Perancangan dan Peninjauan Kontrak Pengendalian Dokumen Pembelian dan Pengedalian Produk Keamanan Bekerja Berdasarkan SMK3 Standar Pemantauan Pelaporan dan Perbaikan Kekurangan Pengelolaan material dan perpindahannya Pengumpulan dan penggunaan data Pemeriksaan SMK3 Pengembangan Ketrampilan dan Kemampuan

40. Hasil Temuan Audit Satisfactory : Sistem yang terdokumentasi memenuhi persyaratan standar dan telah diterapkan dengan baik . Observation : merupakan penilaian Auditor yang bertujuan untuk meningkatkan efektifitas sistem manajemen . Minor non Conformity : Sistem yang terdokumentasi memperlihatkan level yang dapat diterima , tetapi ditemukan ketidaksesuaian dan / atau keteledoran relatif . Major non Conformity : Tidak adanya prosedur , atau sistem yang terdokumentasi tidak diterapkan dengan konsisten sehingga menyebabkan f atality , t idak diterapkan 5 Prinsip SMK3, m elanggar p eraturan p erundang -undang an.

41. TINGKAT PENERAPAN DAN KEBERHASILAN Tabel I % Kecil 64 kriteria Sedang 122 kriteria Besar 166 kriteria 0 –59 % Tindakan hukum Tindakan hukum Tindakan hukum 60 – 84 % Bendera perak sertifikat Bendera perak sertifikat Bendera perak sertifikat 85 – 100 % Bendera emas sertifikat Bendera emas sertifikat Bendera emas sertifikat Lampiran IV

42. No ELEMEN TINGKAT AWAL TINGKAT TRANSISI TINGKAT LANJUTAN 1 Pembangunan dan pemeliharaan komitmen 1.1.1; 1.2.2; 1.2.4; 1.2.5; 1.3.3; 1.4.1; 1.4.3; 1.4.4; 1.4.5; 1.4.6; 1.4.7; 1.4.8; 1.1.3; 1.1.5; 1.2.1; 1.2.7; 1.2.8; 1.2.9; 1.4.2; 1.4.9; 1.4.10 1.1.2; 1.1.4; 1.1.6; 1.2.3; 1.2.6; 1.3.1; 1.3.2; 2 Strategi pendokumentasian 2.3.1 2.1.1; 2.1.2; 2.2.1 2.1.3; 2.1.4; 2.1.5; 2.2.2; 2.2.3; 2.3.2; 3 Peninjauan ulang desain dan kontrak 3.1.1; 3.1.2; 3.1.3; 3.2.1; 3.2.2 3.1.4; 3.2.3; 3.2.4 4 Pengendalian dokumen 4.1.1; 4.1.2; 4.2.1 4.1.3; 4.1.4; 4.2.2; 4.2.3; 5 Pembelian 5.1.1; 5.2.1 5.1.2; 5.1.3 5.1.4; 5.3.1; 5.3.2 6 Keamanan bekerja berdasarkan SMK3 6.1.1; 6.1.2; 6.1.3; 6.1.5; 6.1.7; 6.1.8; 6.2.1; 6.3.2; 6.4.1; 6.4.2; 6.4.3; 6.4.4; 6.5.2; 6.5.3; 6.5.4; 6.5.6; 6.5.7; 6.5.8; 6.7.1; 6.7.3; 6.7.5; 6.8.1; 6.8.2 6.1.4; 6.1.6; 6.2.2; 6.2.3; 6.2.4; 6.2.5; 6.3.1; 6.5.1; 6.5.5; 6.5.9; 6.6.1; 6.6.2; 6.7.2; 6.7.6; 6.7.7; 6.1.9; 6.7.4 7 Standar pemantauan 7.1.1; 7.2.1; 7.2.2; 7.4.3; 7.4.4; 7.4.5 71.2; 7.1.3; 7.1.4; 7.4.1; 7.4.2 7.1.5; 7.1.6; 7.3.1; 7.3.2; 8 Pelaporan dan perbaikan 8.1.1; 8.2.2; 8.3.1; 8.4.1; 8.4.2; 8.2.1; 8.3.2; 8.3.5 8.3.3; 8.3.4; 8.3.6; 9 Pengelolaan material dan perpindahannya 9.1.1; 9.1.2; 9.2.1; 9.2.3; 9.3.1; 9.3.2; 9.3.3; 9.3.4; 9.1.3; 9.3.5; 9.3.6; 9.1.4; 9.2.2; 10 Pengumpulan dan penggunaan data 10.1.1; 10.1.2 10.1.3; 10.1.5; 10.2.1 10.1.4; 10.2.2 11 Audit SMK3 11.1.1; 11.1.2; 11.1.13; 12 Pengembangan ketrampilan dan kemampuan 12.2.1; 12.2.2; 12.3.1; 12.4.1; 12.5.1 12.1.2; 12.1.3; 12.1.4; 12.1.5; 12.1.6; 12.3.2; 12.4.2; 12.1.1; 12.1.7; 12.1.8; 12.3.3; Tabel II : PEMBAGIAN KRITERIA TIAP TINGKAT PENCAPAIAN PENERAPAN

43. TEKNIK AUDIT (Lampiran II PP No. 50 Tahun 2012) Elemen & Kriteria Audit SMK3

44. TEKNIK AUDIT Wawancara Dokumentasi Rekaman Pengamatan kegiatan => unsafe action Pengamatan kondisi => unsafe condition

45. WAWANCARA Klarifikasi apa yang sudah dicatat dalam check list dengan pertanyaan terbuka agar auditee leluasa berbicara dan memberi informasi Jangan membuat auditee merasa bersalah Hindari yes/no question, memojokkan atau beberapa pertanyaan dilontarkan sekaligus Ikuti alur urutan pertanyaan untuk menemukan apakah yang diwawancarai benar-benar paham dengan topic yang dibahas

46. WAWANCARA Pastikan semua bukti-bukti audit yang ingin didapat sudah ditanyakan dan catat hal-hal yang penting hasil wawancara lalu bandingkan dengan kriteria Klarifikasikan kembali dengan personil yang diwawancara apabila ada ketidaksesuaian supaya tidak ada interupsi ketika dibacakan pada waktu rapat penutupan Jangan menyebutkan nama personil yang diwawancarai pada laporan audit

47. TIPS WAWANCARA Tepat waktu sesuai agenda, namun biarkan pembicaraan mengalir Catat semua hasil wawancara kalau bisa direkam Klarifikasi kembali dengan personil yang diwawancara sebelum meninggalkan tempat Membuat janji bila diperlukan untuk memperoleh informasi lebih jauh INGAT!!! Auditor tidak mengaudit personil ( temuan tidak boleh ada nama ) Jangan menguji kemampuan personil (missal operator) Jangan pernah menyalahkan auditee

48. TEKNIK PEMERIKSAAN DOKUMEN Status pengendalian dokumen ( revisi , pengesahan , pendostribusiannya dll ) Keterkaitan antar dokumen Relevansinya dengan kompetensi personel pelaksana pekerjaan Relevasinya dengan sasaran mutu atau kinerja produk , proses dan kepuasan pelanggan Nilai tambah aktivitas setiap kegiatan

49. REKAMAN Dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai atau memberikan bukti pelaksanaan suatu kegiatan Pengendalian rekaman harus sesuai dengan PP No. 50 Tahun 2012 Elemen 10

50. REKAMAN ( Formulir yang sudah diisi ) Dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai atau memberikan bukti pelaksanaan suatu kegiatan Pengendalian rekaman harus sesuai dengan PP No. 50 Tahun 2012 Elemen 10 Banyak rekaman yang memakai model SKS ( inspeksi palsu )

51. TEKNIK PENGAMATAN Amati area yang diaudit Lihatlah melebihi dari yang ditunjukkan Periksalah pintu-pintu yang terkunci Amati detail peralatan yang digunakan Amati tumpukan barang-barang Cek area terpencil Pelaksanaan pekerjaan

52. TEKNIK PENGAMATAN Catat dan klarifikasi saat itu juga, begitu ditemukan kejanggalan atau ketidaksesuaian atau peluang adanya perbaikan Gunakan semua indra untuk peluang perbaikan

53. DOKUMENTASI DAN EVALUASI TEMUAN AUDIT Melakukan evaluasi terhadap hasil temuan audit Mencatat semua hasil temuan ke dalam daftar periksa audit Mempersiapkan laporan temuan ketidaksesuaian untuk pertemuan penutup

54. RAPAT PENUTUPAN Ucapan terima kasih Penjelasan seluruh hasil temuan (foto2) Auditee melakukan verifikasi terhadap hasil temuan Auditee menentukan tindakan perbaikan Jika ketua audit dan auditee tidak ditemukan kesepakatan terhadap hasil audit, segera dibuatkan Berita Acara Sanggahan Daftar hadir ( direktur harus hadir untuk komitmen )