METODE_(WISN)_DI_PUSKESMAS_GONDOKUSUMAN_II_KOTA_YOGYAKARTA.pdf

Perencanaan Kebutuhan Tenaga Rekam Medis dengan Metode WISN di Puskesmas Gondokusuman II Kota Yogyakarta
Perencanaan Kebutuhan Tenaga Rekam Medis dengan Metode WISN di Puskesmas Gondokusuman II Kota Yogyakarta
Artikel ini membahas perencanaan kebutuhan tenaga rekam medis di Puskesmas Gondokusuman II menggunakan metode Workload Indicators of Staffing Need (WISN). Metode ini digunakan untuk menghitung jumlah tenaga yang ideal berdasarkan beban kerja.

1. Latar Belakang
Puskesmas adalah fasilitas kesehatan yang bertanggung jawab atas pelayanan kesehatan masyarakat. Agar pelayanan berjalan optimal, diperlukan manajemen rekam medis yang baik. Namun, Puskesmas Gondokusuman II mengalami kekurangan tenaga rekam medis, sehingga pengelolaan data pasien kurang efektif. Oleh karena itu, penelitian ini dilakukan untuk menganalisis kebutuhan tenaga rekam medis menggunakan metode WISN.

2. Tujuan Penelitian
Penelitian ini bertujuan untuk:

Mengetahui uraian pekerjaan tenaga rekam medis di Puskesmas Gondokusuman II.
Menghitung jumlah tenaga rekam medis yang ideal berdasarkan metode WISN.
3. Metode Penelitian
Jenis penelitian: Studi kasus dengan pendekatan deskriptif kualitatif.
Teknik pengumpulan data:
Observasi – Mengamati langsung pekerjaan tenaga rekam medis.
Wawancara – Mendapatkan informasi dari tenaga rekam medis.
Studi dokumentasi – Menggunakan data kepegawaian dan dokumen rekam medis.
Analisis data: Data dikumpulkan, direduksi, disajikan secara naratif, dan ditarik kesimpulan.
4. Hasil Penelitian
4.1 Uraian Pekerjaan Tenaga Rekam Medis
Tugas utama tenaga rekam medis meliputi:

Registrasi pasien dan entry data ke dalam Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS).
Pengelolaan rekam medis, termasuk mencari, menyimpan, dan mendistribusikan berkas.
Penyusunan laporan kunjungan pasien dan laporan tahunan puskesmas.
Menghadiri rapat, lokakarya, dan seminar terkait rekam medis.
4.2 Perhitungan Kebutuhan SDM dengan Metode WISN
Metode WISN menghitung kebutuhan tenaga berdasarkan:

Waktu kerja tersedia: 288 hari kerja/tahun dengan 5 jam kerja/hari, setara dengan 86.400 menit/tahun.
Standar beban kerja: Ditentukan berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas.
Standar kelonggaran: Faktor tambahan untuk kegiatan di luar pekerjaan pokok, seperti rapat dan seminar.
Hasil perhitungan:

Kebutuhan tenaga rekam medis di Puskesmas Gondokusuman II adalah 5 orang.
Saat ini hanya terdapat 3 orang, sehingga diperlukan tambahan 2 tenaga rekam medis.
5. Kesimpulan dan Rekomendasi
Saat ini tenaga rekam medis di Puskesmas Gondokusuman II belum mencukupi beban kerja yang ada.
Berdasarkan metode WISN, idealnya ada 5 tenaga rekam medis untuk mengoptimalkan pelayanan.
Puskesmas perlu melakukan perencanaan SDM yang lebih baik dengan mempertimbangkan standar kompetensi tenaga rekam medis.
Diharapkan adanya sistem informasi tenaga kerja yang terstruktur untuk mempermudah pengelolaan SDM di masa mendatang.
Dengan adanya perencanaan yang lebih baik, pelayanan rekam me

1. PERENCANAAN KEBUTUHAN TENAGA REKAM MEDIS
DENGAN METODE WORKLOAD INDICATORS OF STAFFING NEED
(WISN) DI PUSKESMAS GONDOKUSUMAN II KOTA YOGYAKARTA

Nuryati
Program Diploma
Rekam Medis
Sekolah Vokasi UGM
[email protected]
Angga Eko Pramono
Program Diploma
Rekam Medis
Sekolah Vokasi UGM
[email protected]
Anita Wijayanti
Program Diploma
Rekam Medis
Sekolah Vokasi UGM
[email protected]


ABSTRAK

Puskesmas adalah usaha pelaksana teknis dinas kesehatan kabupaten/kota yang
bertanggung jawab menyelenggarakan pembangunan kesehatan di suatu wilayah
kerja. Sebagai bentuk pertanggungjawaban dalam manajemen puskesmas maka
puskesmas harus melaksanakan manajemen rekam medis yang efektif dan efisien
dalam memberikan pelayanan kesehatan. Dengan terpenuhinya jumlah petugas
rekam medis yang sesuai dengan uraian pekerjaannya maka pelayanan akan
menjadi lebih maksimal. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui uraian
pekerjaan dan jumlah kebutuhan petugas rekam medis di Puskesmas
Gondokusuman II Kota Yogyakarta dengan menggunakan metode Workload
Indicators of Staffing Need (WISN). Penelitian ini merupakan studi kasus yang
bersifat deskriptif kualitatif dengan pendekatan induktif. Pengambilan data
dilakukan dengan metode observasi, wawancara, dan studi dokumentasi. Hasil
penelitian berupa uraian kegiatan tenaga pendaftaran dan pengelolaan rekam
medis di Puskesmas Gondokusuman II yang secara garis besar meliputi kegiatan
registrasi pasien serta pengelolaan rekam medis. Selain itu, tenaga pendaftaran
dan rekam medis juga turut serta dalam kegiatan rapat, lokakarya serta seminar di
bidang rekam medis. Berdasarkan hasil perhitungan kebutuhan SDM dengan
metode WISN, kebutuhan tenaga pendaftaran dan rekam medis yang ideal di
Puskesmas Gondokusuman II adalah sejumlah 5 orang. Dengan jumlah tenaga
saat ini yang hanya 3 orang maka diperlukan penambahan sebanyak 2 orang.
Tentu saja, penambahan SDM tersebut juga dengan mempertimbangkan
kualifikasi dan kompetensi tenaga di bidang rekam medis agar tertib administrasi
pada pengelolaan rekam medis semakin baik.

Kata Kunci : Puskesmas, rekam medis, kebutuhan SDM, WISN

1. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pusat kesehatan masyarakat (puskesmas) merupakan sebuah organisasi di
bawah Kementerian Kesehatan Republik Indonesia yang berfungsi untuk

2. menyediakan pelayanan kesehatan kepada masyarakat di peringkat kecamatan.
Pelayanan yang ditawarkan bersifat menyeluruh, berpadu, dapat diterima dan
dijangkau oleh masyarakat (Depkes RI, 2000). Puskesmas juga
mengutamakan keterlibatan aktif masyarakat, penggunaan hasil
pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sesuai dengan upaya dan
kemampuan pemerintah serta masyarakat (Depkes RI, 2002).
Keberhasilan pelayanan kesehatan melalui dinas kesehatan beserta
perangkatnya (puskesmas) memberikan kontribusi cukup besar di dalam
mewujudkan Indonesia Sehat 2015. Keberhasilan pelayanan kesehatan di
dinas kesehatan melalui perangkatnya khususnya puskesmas didukung oleh
sumber daya manusia yang mumpuni. Untuk mencapai visi dan misi
puskesmas dan/atau dinas kesehatan, keterampilan dan kemampuan sumber
daya manusia sangat diperlukan untuk mendiagnosa dan mengintervensi
permasalahan sehingga didapatkan penyelesaian dari setiap permasalahan
yang menjadi tugas dan fungsi puskesmas dan/atau dinas kesehatan tersebut.
Agar tercapai pelayanan kesehatan yang mengikuti kaidah tertib administrasi
yang baik, puskesmas perlu didukung oleh suatu pengelolaan rekam medis
yang baik. Pengelolaan rekam medis yang baik membutuhkan tenaga yang
kompeten di bidang rekam medis.
Perencanaan sumber daya manusia merupakan fungsi utama yang harus
dilaksanakan oleh setiap organisasi serta harus menjadi fokus perhatian
sehingga langkah-langkah yang diambil oleh manajemen menjadi tepat guna,
lebih menjamin bahwa di dalam organisasi tersedia tenaga kesehatan yang
tepat untuk menduduki jabatan dan pekerjaan yang tepat dalam waktu yang
tepat dalam rangka mencapai suatu tujuan dan berbagai sasaran yang telah
ditetapkan. Salah satu bentuk perencanaan sumber daya manusia kesehatan
adalah perencanaan tenaga rekam medis.
Kepmenkes RI No. 81/Menkes/SK/I/2004 tentang Pedoman Penyusunan
Perencanaan Sumber Daya Manusia Kesehatan Di Tingkat Propinsi,
Kabupaten/Kota serta Rumah Sakit merupakan pedoman yang digunakan
untuk penyusunan rencana penyediaan dan kebutuhan SDM di institusi

3. pelayanan kesehatan (rumah sakit, puskesmas). Pedoman tersebut
menggunakan metode WISN (Workload Indicators of Staffing Need), dimana
metode tersebut merupakan indikator yang menunjukkan besarnya kebutuhan
tenaga pada sarana kesehatan berdasarkan beban kerja, sehingga
lokasi/relokasi akan lebih mudah dan rasional.
Dari hasil observasi di Puskesmas Gondokusuman II, perencanaan kebutuhan
tenaga kesehatan khususnya rekam medis yang dibuat masih belum sempurna
sehingga kebijakan dalam perencanaan kebutuhan tenaga di bagian
pendaftaran dan rekam medis belum jelas. Dilihat dari segi alur proses
kebijakan perencanaan kebutuhan tenaga pendaftaran dan rekam medis,
langkah-langkah, koordinasi, dan proses konsultasi terkait perencanaan
tersebut belum terstruktur dengan baik. Pengelolaan SDM kesehatan
khususnya perencanaan kebutuhan tenaga rekam medis di Puskesmas
Gondokusuman II selama ini masih bersifat administratif kepegawaian dan
belum dikelola secara profesional. Akibatnya, tenaga yang ada belum sesuai
dengan kompetensi dan kebutuhan nyata di lapangan. Untuk mencukupi
kebutuhan akan tenaga rekam medis, Puskesmas Gondokusuman II
menggunakan jasa tenaga teknis pada rekam medis dengan melalui proses
administrasi tanpa melalui proses perhitungan kebutuhan tenaga kesehatan
berdasarkan Kepmenpan atau pun WISN. Berdasarkan latar belakang yang
diuraikan, penulis tertarik untuk melakukan analisis kebutuhan tenaga rekam
medis di Puskesmas Gondokusuman II dengan metode WISN.

1.2 Tujuan
Mengetahui uraian pekerjaan dan mengetahui jumlah kebutuhan petugas
rekam medis di Puskesmas Gondokusuman II Kota Yogyakarta dengan
metode WISN.
1.3 Kontribusi
Diharapkan dapat memberikan kontribusi berupa masukan terkait
perencanaan kebutuhan tenaga kesehatan di Puskesmas Gondokusuman II
khususnya kebutuhan tenaga rekam medis.

4. 3. METODOLOGI PENELITIAN
3.1 Jenis penelitian
Penelitian ini merupakan studi kasus yang bersifat deskriptif kualitatif
dengan pendekatan induktif. Penelitian dilakukan di Puskesmas
Gondokusuman II. Sampel penelitian adalah SDM kesehatan di
Puskesmas Gondokusuman II pada bagian pendaftaran dan rekam medis
sebanyak 3 orang. Teknik pengambilan sampel yang digunakan dalam
penelitian ini adalah non probability sampling dengan metode purposive
sampling. Jenis data pada penelitian ini adalah data primer yaitu data
mengenai uraian pekerjaan dan data sekunder berupa analisis jabatan
(anjab) tiap jabatan serta data kepegawaian yang ada di Puskesmas
Gondokusuman II.

3.2 Studi Lapangan
3.2.1 Pengamatan (observasi)
Observasi yang dilakukan adalah dengan cara observasi sistematis yaitu
melihat kegiatan yang dilakukan oleh petugas dari awal sampai akhir
kegiatan di Puskesmas Gondokusuman II Yogyakarta. Tenaga pengamat
adalah peneliti sendiri. Alat pengumpulan data yang digunakan dalam
penelitian ini berupa ceklis observasi, stopwatch dan formulir-formulir
pencatatan.
3.2.2 Wawancara
Dalam wawancara, peneliti mengumpulkan data dengan mengajukan
pertanyaan secara langsung kepada responden dengan bantuan panduan
wawancara, dan jawaban dicatat dengan menggunakan alat pencatat serta
direkam menggunakan recorder.
3.2.3 Studi Dokumentasi
Studi dokumentasi dilakukan untuk mengetahui sumber data sekunder
yang mendukung penelitian ini antara lain prosedur tetap, kebijakan,
analisis jabatan, uraian pekerjaan, data kepegawaian, profil puskesmas dan

5. aturan yang berlaku di Puskesmas Gondokusuman II. Alat yang digunakan
adalah ceklis studi dokumentasi.

3.3 Analisis Hasil
3.3.1 Reduksi Data
Reduksi data dapat diartikan pemilahan data dari penelitian yang
dilakukan di lapangan. Semua catatan-catatan tertulis saat penelitian
dikumpulkan dan dipilah baik yang akan digunakan maupun tidak
digunakan (Notoatmodjo, 2002)
3.3.2 Penyajian Data
Penyajian data adalah proses setelah dilakukan reduksi data. Setelah
dilakukan pengolahan maka data disajikan baik berupa angka maupun
bukan angka. Penelitian ini adalah penelitian kualitatif sehingga penyajian
data bukan berupa angka namun berupa teks yang bersifat naratif.
Penyajian seperti itu dapat memberikan informasi yang detail dan paham
(Notoatmodjo, 2002).
3.3.3 Menarik kesimpulan/verifikasi
Langkah terakhir adalah penarikan kesimpulan dan verifikasi. Kesimpulan
yang dikemukakan didukung oleh bukti-bukti yang valid saat peneliti
mengumpulkan data di lapangan. Oleh karena itu, kesimpulan yang
dikemukakan merupakan kesimpulan yang dapat dipertanggungjawabkan
(Notoatmodjo, 2002).

4. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Uraian Pekerjaan Petugas Rekam Medis Puskesmas Gondokusuman
II Kota Yogyakarta
Berdasarkan Profil Puskesmas Gondokusuman II tahun 2012 dinyatakan
bahwa jumlah kunjungan pasien di puskesmas selama satu tahun sebanyak
24.018 pasien. Pasien baru berjumlah 8.132 orang dan pasien lama berjumlah
15.886 orang. Uraian kegiatan tenaga pendaftaran dan rekam medis di
Puskesmas Gondokusuman II meliputi kegiatan mendaftar pasien serta entry

6. data pasien ke dalam Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS),
memberikan informasi yang diperlukan oleh pasien dan atau keluarga,
membuat tracer untuk pengambilan berkas rekam medis, mencari dan
mengembalikan berkas rekam medis ke dalam rak penyimpanan berkas,
mendistribusikan berkas rekam medis ke klinik, mencetak register kunjungan
pasien, membuat laporan Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu
Puskesmas(SP2TP) dan laporan tahunan puskesmas, membuat laporan
perencanaan kebutuhan rekam medis, serta turut berperan dalam kegiatan
posyandu. Selain itu, tenaga pendaftaran dan rekam medis juga turut serta
dalam kegiatan rapat bulanan puskesmas, rapat profesi rekam medis,
lokakarya serta seminar di bidang rekam medis.
Berikut disajikan data mengenai uraian kegiatan tenaga pendaftaran dan
rekam medis beserta kuantitas kerja dan waktu kerja per kegiatan.

Tabel 1. Uraian Kegiatan Tenaga Rekam Medis
No Kegiatan Satuan Kuantitas
Rata-rata Waktu per
Kegiatan (menit)
1
Menyiapkan peralatan
pendaftaran
Kali 288 10
2 Wawancara pasien baru Pasien 8132 3
3 Wawancara pasien lama Pasien 15886 1,5
4 Memberikan info Kali 24018 1
5 Membuat tracer Pasien 24018 1
6 Membuat RM baru Berkas 8132 1
7 Membuat kartu berobat baru Kartu 8132 1
8 Mencatat no. RM baru Kali 8132 0,5
9 Entry data sosial pasien baru Pasien 8132 3
10 Entry data pasien lama Pasien 15886 0,5
11 Mencari RM lama Berkas 15886 2
12 Distribusi RM Berkas 24018 0,5
13
Entry data pemeriksaan
(coding)
Kali 24018 5
14 Membuat map RM baru Berkas 8132 2
15 Sortir berkas RM Berkas 24018 0,25
16 Mengembalikan RM ke filing Berkas 24018 2
17 Cetak register harian Kali 288 15
18 merapikan no. urut pendaftaran Kali 288 15
19 membuat laporan SP2TP Kali 12 180
20 Membuat laporan tahunan kali 1 300

7. puskesmas
21 rapat bulanan Kali 12 120
22 Lokakarya Kali 1 120
23 Rapat profesi Kali 12 120
24 Seminar Kali 4 240
25 Posyandu Kali 24 60
26
Membuat laporan perencanaan
RM
Kali 1 120
27 Validasi laporan SP2TP Kali 4 120

Berdasarkan uraian pekerjaan petugas rekam medis di Puskesmas
Gondokusuman II, pekerjaan paling singkat yang dilakukan oleh petugas
adalah 0,25 menit untuk sortir berkas rekam medis dan pekerjaan yang paling
banyak menyita waktu adalah pembuatan laporan tahunan.
Setiap sumber daya manusia memiliki uraian pekerjaan yang harus mereka
gunakan sebagai pedoman dalam menjalankan tugasnnya. Uraian pekerjaan
merupakan ringkasan aktivitas-aktivitas yang terpenting dari suatu jabatan,
termasuk di dalamnya tugas dan tanggung jawab. Dengan kata lain, uraian
pekerjaan menjelaskan tentang apa yang harus dikerjakan, mengapa
dikerjakan, dimana dikerjakan serta bagaimana cara ringkas mengerjakannya.
Penyelenggaraan rekam medis menurut Keputusan Menteri Pendayagunaan
Aparatur Negara No.135/Kep/Menpan/12/2002 dalam Hatta (2008) adalah
kegiatan pelayanan penunjang secara profesional yang berorientasi pada
kebutuhan informasi kesehatan bagi pemberi pelayanan kesehatan,
administrator, dan manajemen pada sarana pelayanan kesehatan dan instansi
lain yang berkepentingan berdasarkan pada ilmu pengetahuan rekam medis.
Terselenggaranya manajemen informasi kesehatan dimulai dengan dibuatnya
rekam medis secara baik dan benar oleh tenaga kesehatan pada sarana
pelayanan kesehatan yang kemudian dikelola secara terencana melalui
teknologi informasi dan komunikasi. Penyelenggaraan rekam medis yang baik
bergantung pada petugas rekam medis itu sendiri. Dengan terpenuhinya
jumlah petugas rekam medis yang sesuai dengan uraian pekerjaan di tiap-tiap
unit kerja maka pelayanan akan menjadi lebih maksimal. Oleh karena itu,
perencanaan untuk pengambilan keputusan kebutuhan tenaga kerja sesuai

8. uraian pekerjaan yang ada diperlukan agar pelayanan yang diberikan dapat
berjalan secara maksimal.
Menurut Sastrohadiwirya (2002), uraian pekerjaan merupakan rincian
pekerjaan yang berisikan informasi menyeluruh tentang tugas atau kewajiban,
tanggung jawab, dan kondisi-kondisi yang diperlukan apabila pekerjaan
tersebut dikerjakan serta pedoman, petunjuk, dan arah tindakan bagi tenaga
kerja untuk melaksanakan pekerjaansesuai tugas dan tanggung jawab.
Berdasarkan Kepmenkes No. 81/Menkes/SK/I/2004, rata-rata waktu adalah
suatu waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu kegiatan pokok oleh
masing-masing kategori SDM pada tiap unit kerja. Kebutuhan waktu untuk
menyelesaikan kegiatan sangat bervariasi dan dipengaruhi standar pelayanan,
standar operasional prosedur (SOP), sarana dan prasarana medik yang tersedia
serta kompetensi SDM. Rata-rata waktu yang dibutuhkan oleh seorang tenaga
pendaftaran dan rekam medis dalam menyelesaikan semua kegiatan pokoknya
selama satu tahun adalah 399.125,5 menit.

4.2 Perhitungan Kebutuhan Petugas Rekam Medis Di Puskesmas
Gondokusuman II Kota Yogyakarta Dengan Metode WISN
4.2.1 Waktu Kerja Tersedia Per SDM pada Unit Rekam Medis
Hari kerja dalam satu tahun di Puskesmas Gondokusuman II adalah 288 hari
(jumlah hari kerja dalam satu tahun yang sudah dikurangi hari libur nasional,
cuti, ketidakhadiran kerja, dan lain-lain). Adapun waktu kerja efektif dalam
satu hari kerja adalah 5 jam. Dengan demikian, total waktu kerja tersedia
selama satu tahun di Puskesmas Gondokusuman II adalah 86.400 menit yang
diperoleh berdsarkan perhitungan berikut.
Waktu kerja tersedia = 288 hari x 5 jam
= 1.440 jam
= 86.400 menit
Berdasarkan hasil penelitian dari Saputri, et.al (2009), waktu kerja produktif
di puskesmas adalah 3,5 jam. Artinya, sebanyak 58.33% waktu kerja
produktif per hari digunakan untuk memberikan pelayanan langsung kepada

9. pasien dan sisanya (41.67%) digunakan untuk kegiatan lain. Petugas rekam
medis di Puskesmas Gondokusuman II berjumlah 3 orang. Selain
mengerjakan tugas di bagian pendaftaran dan pengelolaan rekam medis,
petugas tersebut juga mendapatkan pekerjaan lain di luar pekerjaan
pokoknya. Pekerjaan lain tersebut diantaranya membantu manajemen
puskesmas dalam hal keuangan, menjadi programer untuk kegiatan
puskesmas, dan tugas lain yang diberikan baik oleh Kepala Puskesmas atau
Dinas Kesehatan Kota Yogyakarta. Dengan demikian, dari total jam kerja
efektif (5 jam) yang tersedia, petugas tesebut tidak sepenuhnya mengerjakan
tugas pokok sebagai perekam medis.

4.2.2 Standar Beban Kerja Per SDM pada Unit Rekam Medis
Standar beban kerja adalah volume/kuantitas beban kerja selama satu tahun
per kategori SDM. Standar beban kerja untuk suatu kegiatan pokok disusun
berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya (rata-rata
waktu) dan waktu yang tersedia per-tahun yang dimiliki oleh masing-masing
kategori tenaga.
Menurut Kepmenkes No. 81/Menkes/SK/I/2004, standar beban kerja dapat
dihitung dengan rumus:
STD =
Waktu Kerja Tersedia
Waktu kerja per kegiatan pokok

Berikut disajikan standar beban kerja tenaga rekam medis di Puskesmas
Gondokusuman II per kegiatan pokok.
Tabel 2. Standar Beban Kerja per Kegiatan Pokok
No Kegiatan Standar Beban Kerja
1
Menyiapkan peralatan
pendaftaran
8640
2 Wawancara pasien baru 28800
3 Wawancara pasien lama 57600
4 Memberikan info 86400
5 Membuat tracer 86400
6 Membuat RM baru 86400

10. 7 Membuat kartu berobat baru 86400
8 Mencatat no. RM baru 172800
9 Entry data sosial pasien baru 28800
10 Entry data pasien lama 172800
11 Mencari RM lama 43200
12 Distribusi RM 172800
13
Entry data pemeriksaan
(coding)
17280
14 Membuat map RM baru 43200
15 Sortir berkas RM 345600
16 Mengembalikan RM ke filing 43200
17 Cetak register harian 5760
18 merapikan no. urut pendaftaran 5760
19 membuat laporan SP2TP 480
20
Membuat laporan tahunan
puskesmas
288
21 Posyandu 1440
22
Membuat laporan perencanaan
RM
720
23 Validasi laporan SP2TP 720

Berdasarkan tabel 2 di atas, diperoleh data standar beban kerja paling rendah
adalah kegiatan sortir berkas rekam medis sebesar 345.600 menit/tahun. Hal
ini menunjukkan bahwa kegiatan sortir berkas rekam medis membutuhkan
waktu 1/345.600 dari hari kerja tersedia dalam 1 tahun. Sedangkan standar
beban kerja paling tinggi adalah pada kegiatan pembuatan laporan sebesar 288
menit/tahun. Hal ini menunjukkan untuk membuat laporan petugas
membutuhkan waktu 1/288 dari hari kerja tersedia dalam 1 tahun.
4.2.3 Standar Kelonggaran Per SDM pada Unit Rekam Medis
Penyusunan standar kelonggaran bertujuan untuk memperoleh faktor
kelonggaran tiap kategori SDM meliputi jenis kegiatan dan kebutuhan waktu
untuk menyelesaikan suatu kegiatan yang tidak terkait langsung atau
dipengaruhi tinggi rendahnya kualitas atau jumlah kegiatan pokok/pelayanan.
Penyusunan faktor kelonggaran dapat dilaksanakan melalui pengamatan dan
wawancara kepada tiap kategori tentang: kegiatan-kegiatan yang tidak terkait
langsung dengan pelayanan pada pasien, misalnya rapat, penyusunan laporan

11. kegiatan, menyusun kebutuhan bahan habis pakai; frekuensi kegiatan dalam
suatu hari, minggu, bulan; serta waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan
kegiatan.
Menurut Kepmenkes No. 81/Menkes/SK/I/2004, standar kelonggaran dapat
dihitung dengan rumus:

SKG =
Rata−rata waktu per faktor kelonggaran
Waktu kerja tersedia

Berikut disajikan standar kelonggaran tenaga rekam medis di Puskesmas
Gondokusuman II.
Tabel 3. Standar Kelonggaran
No Kegiatan
Satuan Kuantitas Waktu
(menit)
Standar
Kelonggaran
1 Rapat bulanan kali 12 120 0,001388889
2 Lokakarya kali 1 120 0,001388889
3 Rapat profesi kali 12 120 0,001388889
4 Seminar kali 4 240 0,002777778
Jumlah 0,006944444

Dari tabel 3 tersebut diketahui bahwa standar kelonggaran yang diperoleh
sebesar 0,0069. Artinya, setiap tenaga pendaftaran dan rekam medis
mempunyai faktor kelonggaran sebesar 0,0069 SDM, atau dengan kata lain,
setiap petugas menyita atau membutuhkan waktu untuk menghadiri rapat atau
seminar sebesar 0,69% dari total waktu kerja tersedia. Standar kelonggaran
yang paling banyak membutuhkan waktu adalah menghadiri seminar dengan
standar 0,0027 SDM atau 0,2% dari total waktu kerja tersedia.

4.2.4 Kebutuhan SDM Pendaftaran dan Rekam Medis yang Ideal
Menurut Kepmenkes No. 81/Menkes/SK/I/2004, kebutuhan SDM untuk
bagian pendaftaran dan rekam medis di Puskesmas Gondokusuman II dihitung
dengan menggunakan rumus:

Kebutuhan SDM =
Kuantitas kegiatan pokok
Standar beban kerja
+ Standar kelonggaran

12. Tabel 4. Kebutuhan SDM Pendaftaran dan Rekam Medis
No Kegiatan Kebutuhan SDM
1 Menyiapkan peralatan pendaftaran 0,033333333
2 Wawancara pasien baru 0,282361111
3 Wawancara pasien lama 0,275798611
4 Memberikan info 0,277986111
5 Membuat tracer 0,277986111
6 Membuat RM baru 0,09412037
7 Membuat kartu berobat baru 0,09412037
8 Mencatat no. RM baru 0,047060185
9 Entry data sosial pasien baru 0,282361111
10 Entry data pasien lama 0,09193287
11 Mencari RM lama 0,367731481
12 Distribusi RM 0,138993056
13 Entry data pemeriksaan (coding) 1,389930556
14 Membuat map RM baru 0,188240741
15 Sortir berkas RM 0,069496528
16 Mengembalikan RM ke filing 0,555972222
17 Cetak register harian 0,05
18 merapikan no. urut pendaftaran 0,05
19 membuat laporan SP2TP 0,025
20
Membuat laporan tahunan
puskesmas
0,003472222
21 Posyandu 0,016666667
22 Membuat laporan perencanaan RM 0,001388889
23 Validasi laporan SP2TP 0,005555556
Jumlah 4,619508102

Jumlah kebutuhan SDM = 4,6195 + 0,0069 = 4,6264 ≈ 5 SDM.

Jumlah tenaga pendaftaran dan rekam medis yang ada di Puskesmas
Gondokusuman II sampai dengan Bulan Maret 2013 sebanyak 3 orang.
Dengan demikian, tenaga pendaftaran dan pengelolaan rekam medis masih
kurang 2 orang lagi.
Berdasarkan Berdasarkan Kepmenkes RI No. 81/Menkes/SK/I/2004 tentang
Pedoman Penyusunan Perencanaan Sumber Daya Manusia Kesehatan di
Tingkat Propinsi, Kabupaten/Kota serta rumah Sakit dinyatakan bahwa
perencanaan SDM kesehatan ditujukan pada perhitungan kebutuhan SDM
kesehatan untuk memenuhi kebutuhan pada sarana pelayanan kesehatan
seperti puskesmas, rumah sakit, poliklinik, dan lain-lainnya. Oleh sebab itu,

13. perencanaan kebutuhan SDM bukanlah kegiatan yang ringan. Hal ini
dikarenakan perhitungan kebutuhan SDM harus menggunakan metode
perhitungan yang berdasarkan pada beban pekerjaan nyata yang dilaksanakan
oleh tiap kategori SDM kesehatan pada tiap unit kerja di fasilitas pelayanan
kesehatan. Metode tersebut haruslah mudah dioperasikan, mudah digunakan,
secara teknis mudah diterapkan, komprehensif, dan realistis. Metode yang
sesuai dengan kondisi tersebut adalah metode perhitungan kebutuhan SDM
berdasarkan beban kerja (WISN). Menurut Peraturan Menteri Dalam Negeri
nomor 12 tahun 2008 tentang Pedoman Analisis Beban Kerja Di Lingkungan
Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah (Ningsih, 2012), analisis
beban kerja dilaksanakan untuk mengukur dan menghitung beban kerja setiap
jabatan atau unit kerja dalam rangka efisiensi dan efektivitas pelaksanaan
tugas dan meningkatkan kapasitas organisasi yang profesional, transparan,
proposional, dan rasional. Selain itu, menurut penelitian Suharyono dan
Adisasmito (2006), kelebihan penghitungan tenaga kesehatan menggunakan
metode WISN adalah lebih fokus pada penghitungan kebutuhan tenaga
kesehatan serta menyesuaikan dengan uraian pekerjaan yang ada pada unit
kerja yang akan diteliti sehingga diperoleh hasil yang sesuai dengan beban
kerja berdasarkan uraian pekerjaannya.

5. PENUTUP
Uraian kegiatan tenaga pendaftaran dan rekam medis di Puskesmas
Gondokusuman II secara garis besar meliputi kegiatan registrasi pasien serta
pengelolaan rekam medis. Selain itu, tenaga pendaftaran dan rekam medis
juga turut serta dalam kegiatan rapat, lokakarya serta seminar di bidang rekam
medis. Berdasarkan hasil perhitungan kebutuhan SDM dengan metode WISN,
jumlah kebutuhan SDM pendaftaran dan pengelolaan rekam medis yang ideal
di Puskesmas Gondokusuman II adalah sejumlah 5 orang. Dengan demikian,
Puskesmas Gondokusuman II perlu melakukan perencanaan untuk
penambahan tenaga pendaftaran dan pengelolaan rekam medis sebanyak 2
orang dengan menggunakan kaidah Kepmenkes No. 81/Menkes/SK/I/2004.

14. Tentu saja, penambahan SDM tersebut juga dengan mempertimbangkan
kualifikasi dan kompetensi tenaga di bidang rekam medis agar tertib
administrasi pada pengelolaan rekam medis semakin baik. Saran dari
penelitian ini, sebaiknya dalam perencanaan mendatang Pukesmas
Gondokusuman II memiliki sistem informasi ketenagaan yang baik sehingga
dapat menjadi landasan dalam mengajukan permintaan penambahan SDM
kesehatan.

DAFTAR PUSTAKA
1. Departemen Kesehatan RI. 2000. Panduan Pelaksanaan Jaminan Kualitas
Model Evaluasi Pelayanan Kesehatan Dasar bagi Puskesmas. Jakarta:
Direktorat Kesehatan Khusus, Direktorat Jenderal Kesehatan Masyarakat.
2. Departemen Kesehatan RI. 2002. Visi Pembangunan Kesehatan Indonesia
Sehat 2010. Jakarta: Departemen Kesehatan RI.
3. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor:
81/Menkes/SK/I/2004 tentang Pedoman Penyusunan Perencanaan Sumber
Daya Manusia Kesehatan Di Tingkat Propinsi, Kabupaten/Kota serta Rumah
Sakit.
4. Notoatmodjo S. 2002. Pengembangan Sumber Daya Manusia.Jakarta: Rineka
Cipta.
5. Sastrohadiwirya S. (2002). Manajemen Tenaga Kerja Indonesia. Jakarta: Bumi
Aksara.
6. Hatta Gemala R. (2008). Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan. Jakarta:
UI Press.
7. Suharyono M. W. dan AdisasmitoWiku B.B. (2006). Analisis Jumlah
Kebutuhan Tenaga Pekarya Dengan Work Sampling Di Unit Layanan Gizi
Pelayanan Kesehatan S aint Carolus. Tersedia di alamat
http://staff.blog.ui.ac.id/wiku-a/files/2009/10/analisis-jml-kebutuhantenaga-
pekarya-dengan-work-sampling-out.pdf.
8. Ningsih, D.W. 2012. Perencanaan Kebutuhan Petugas Rekam Medis
Berdasarkan Uraian Pekerjaan Sebagai Dasar Pengambilan Keputusan Di
Rumah Sakit Grhasia Yogyakarta tahun 2012. Tugas Akhir. D-3 Rekam Medis
Sekolah Vokasi UGM.
9. Saputri V.W, Misnaniarti, Ainy A. 2009. Perencanaan Kebutuhan Sumber
Daya Manusia Kesehatan Dengan Metode Workload Indicators Of Staffing
Need (WISN) Di Puskesmas Merdeka Kota Palembang Tahun 2009. Tersedia
di alamat http://eprints.unsri.ac.id/65/.