MK PENGANTAR ADM BISNIS PENGANTAR DASAR.pptx

MK PENGANTAR ADM BISNIS PENGANTAR DASAR.pptx

1. PERTEMUAN 1 KONSEP PEMBELAJARAN ADMINISTRASI BISNIS SEBAGAI MATAKULIAH KBK RUANG LINGKUP ILMU ADMINISTRASI

2. KONSEP PEMBELAJARAN ADMINISTRASI BISNIS Untuk pertemuan 1- 6 (Sebelum UTS) kuliah terstruktur berjalan seperti biasa, bersifat teori/ceramah/diskusi dan praktik yang diberikan oleh Dosen Administrasi Bisnis di kelas. Jika ada Pertemuan ke 7 bersifat mereview materi dan atau Quiz serta mencek kembali kesiapan kelompok yang telah dibentuk dengan tema tugas yang telah ditentukan Ujian Tengah Semester (UTS) dengan nilai 30% bersifat reguler dengan system uraian dan study case. Materi UTS dari pertemuan 1- 6 Kehadiran minimal 75% untuk mengikuti UAS, Tugas dikumpulkan tepat waktu, partisipasi aktif dalam diskusi, penilaian: Kehadiran 10%, Tugas 20%, Presentasi 20%, UTS 25%, UAS 25%

3. Istilah Administrasi Perkataan administrasi berasal dari bahasa latin ad+ministrare, suatu kata kerja yang berarti melayani, membantu, menunjang, atau memenuhi. Dari perkataan ini terjadi kata benda administratio dan kata sifat administratifus. Untuk menggerakkan personil dalam rangka melakukan kegiatan- kegiatan organisasi yang dipimpin, maka Administrator melakukan administro yang berarti memimpin, mengatur, mengemudikan. Istilah yang digunakan bagi administrator dalam organisasi/perusahaan pada umumnya adalah: Presdir, Direktur, Kepala Divisi, Manager, Ketua, dan Kepala

4. melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya Dalam kepada Maestro, maka Administrasi harus melakukan administer (melayani, mentaati) terhadap majikan dan melakukan segala sesuatu sesuai kebijaksanaan majikan tersebut sambil menjalankan administrare (yaitu menyelenggarakan Tata usaha: registrasi, inventarisasi, pembukuan, dokumentasi, korespondensi, kearsipan) untuk mempertanggung- jawabkan segala sesuatunya yang telah dilakukan menurut prosedur dan formalitas tertentu (mis: membuat berita acara, laporan).

5. Pengertian Administrasi Pengertian Administrasi adalah rangkaian kegiatan perbuatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerjasama untuk mencapai suatu tujuan tertentu dapat dicakup dengan satu istilah yaitu administrasi yang dalam bahasa Inggris disebut administration. Dari uraian di atas kita dapat menarik kesimpulan tentang Administrasi. Yaitu sebagai ilmu dan seni. Pengertian dari Administrasi menurut “Ilmu” adalah suatu ilmu yang mempelajari aktivitas manusia yang bersifat kooperatif dan bagaimana cara- cara merealisasikannya yang terkumpul secaras sistemasi.

6. Sedangkan pengertian Administrasi sebagai “Seni” adalah merupakan proses kegiatan yang perlu dikembangkan secara kontinu, agar administrasi sebagai suatu cara untuk mencapai tujuan yang benar- benar dapat memberi peranan yang diharapkan. Pengertian sempit dan luas dari Administrasi adalah: Administrasi dalam arti sempit, yaitu berasal dari kata “administratie” (bahasa Belanda) yang meliputi kegiatan: Catat- mencatat, surat menyurat, pembukuan ringan, ketik- mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.

7. Administrasi dalam arti luas, yaitu dari kata “administration” (bahasa Inggris), merupakan kegiatan dari pada kelompok yang mengadakan kerjasama untuk mencapai tujuan bersama. Artinya: Adanya kelompok manusia (2 orang atau lebih) Adanya kerjasama dari kelompok tersebut Adanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan Adanya tujuan kelompok Adanya pemanfaatan berbagai sumber

8. Perkembangan Ilmu Administrasi Perkembangan administrasi, sejak lahirnya tahun 1886 sampai sekarang telah menjalani empat masa, yaitu: Masa pertama disebut survival period (1886- 1930). Tahun 1886 sering disebut sebagai “tahun” lahirnya ilmu administrasi Masa kedua disebut consolidation and completion period (1930- 1945). Masa ketiga disebut human relations period (1945- 1959). Masa keempat disebut behavioral period (1959- sekarang).

9. PEMBAGIAN ILMU ADMINISTRASI Pembagian administrasi dapat dikemukakan berdasarkan pendapat para ahli sebagai berikut: Y. Wayong dalam bukunya “Fungsi Administrasi Negara” membagi ilmu Administrasi dalam ruang lingkup, yaitu: 1. Ilmu Administrasi Negara Keseluruhan kegiatan yang dilakukan oleh seluruh aparatur pemerintahan dari suatu Negara dalam usaha mencapai tujuan negara. 2. Ilmu Administrasi Niaga Ilmu Administrasi Niaga, adalah keseluruhan kegiatan mulai dari produksi barang dan jasa sampai tibanya barang atau jasa tersebut ditangan konsumen.

10. Drs. Soekarno. K mengemukakan penggolongan administrasi dengan memandang dari segi obyek administrasi, menjadi 3 golongan besar yaitu: Administrasi yang berobyek kenegaraan (Public Administration) dapat dibagi: Administrasi Pemerintahan (Adm.Sipil & Militer) Administrasi Perusahaan (BUMN/D) Administrasi yang berobyek Swasta / Niaga (Business Administratio) dapat dibagi menjadi: Administrasi Perusahaan Manufaktur Administrasi Perusahaan Jasa Administrasi yang berobyek Internasional (International Administration) . Termasuk di dalamnya seluruh aktifitas yang bergerak di bidang internasional seperti UNESCO, UNICEF, IMF, ILO, dan sebagainya yang dilakukan PBB, juga Asia Games.

11. Prof. Dr. Sondang P. Siagian membagi ilmu administrasi dalam dua bagian besar: Administrasi Negara: Management. Administrasi Kepegawaian Administrasi Keuangan. Office Management . Leadership. Filsafat Administrasi, dsb. Administrasi Privat/Niaga: Management. Management Produksi. Industrial Relation . Business Education . Traffic Management , dsb.

12. The Liang Gie merinci Ilmu Administrasi dari dua sudut yaitu: Berdasarkan unsur-unsur administrasi : Ilmu Administrasi. Ilmu Management. Ilmu Komunikasi. Ilmu Adm.epegawaian. Ilmu Adm. Keuangan. Ilmu Adm.Perbankan. Ilmu Tata Usaha. Ilmu Hub.Masyarakat. Administrasi menurut lingkungan, suasana dan tujuan. Ilmu Adm. Negara (Adm. Kepolisian, militer, pengadilan, dsb) Ilmu Adm. Perusahaan (Adm. Penjualan, Periklanan. Kepasaran, dsb) Ilmu Adm. Sosial

13. Lebih lanjut SP. Siagian melihat perkembangan administrasi yang sangat dinamis dan semakin pentingnya peranan pemerintah dalam meningkatkan taraf hidup masyarakat, sehingga pemerintah pun turut berkecimpung dalam kegiatan keniagaan. Hal ini terbukti dengan adanya “Public Coorporation” yang meskipun dikuasai oleh negara, kegiatan- kegiatannya, motif bekerja dan struktur organisasinya keseluruhannya bersifat keniagaan. Sehingga timbul kegiatan yang bersifat “Public Business Administration” , seperti dapat dilihat pada gambar di bawah ini. Privat (Business Administration) Public Business Administration Public Administration

14. Prayudi Atmosudirdjo membagi dan memperinci ilmu administrasi ke dalam: Ilmu Administrasi Publik meliputi : Ilmu Administrasi ( Public ) International. Ilmu Adm. (Public) Nasional, ini dibagi: Ilmu Administrasi negara umum. Ilmu Administrasi Daerah (Otonom). Ilmu Administrasi Negara Khusus. Ilmu Administrasi Privat, yang meliputi: Ilmu Adm. Niaga ( Business Administration ). Ilmu Adm. Privat Non Niaga. Dibagi dalam 7 cabang, yaitu: 1) Ilmu Adm. Umum atau Ilmu Top Management . 2) Ilmu Organisasi, 3) Ilmu Management, 4) Ilmu Tata Usaha, 5) Ilmu Sejarah Administrasi, 6) Ilmu Ensiklopedi Administrasi, 7) Ilmu Filasafat Administrasi.

15. Balai Pembinaan Administrasi Universitas Gajah Mada B Ilmu Organisasi H (BPA UGM) membagi Ilmu Administrasi dalam 9 bagian: Pengantar Ilmu Administrasi (dan Efisiensi Kerja). A Ilmu Hubungan Masyarakat I Administrasi E D G Ilmu Administrasi Tata Usaha Ilmu Komunikasi Administrasi Ilmu Administrasi F Keuangan Ilmu Administrasi Perbekalan C Ilmu Manajemen Ilmu Administrasi Kepegawaian

16. Perbedaan Pokok antara Administrasi Negara & Niaga Faktor Tujuan Administrasi Negara bertujuan untuk meningkatkan kemakmuran seluruh rakyat dalam wilayah negara. Administrasi Niaga bertujuan untuk mengusahakan keabdian kelangsungan hidup organisasi yang dimungkinkan oleh adanya ekumulasi modal. Faktor Motif Administrasi Negara dalam proses pelaksanaan kegiatannya bermotifkan pemberian service yang efisien, ekonomis, dan seefektif mungkin kepada setiap warga negara yang harus dilayani. yang wajar atas modal Niaga dalam operasi bermotifkan yang telah b. Administrasi keuntungan ditanam.

17. Sifat Pelayanan Administrasi Negara berkewajiban melayani semua warga negara dengan perlakuan yang sama. Administrasi Niaga dalam memberikan pelayanan sering membedakan sifat service yang diberikan karena motif untuk mencari keuntungan itu. Wilayah Yurisdiksi Administrasi Negara mempunyai wilayah kekuasaan yang sama luasnya dengan wilayah kekuasaan negara. b. Administrasi kekuasaan Niaga tetapi tidak mempunyai wilayah yang ada hanya wilayah operasional yang luasnya dapat sama atau lebihvkecil atau lebih luas dari wilayah kekuasaan negara.

18. 5. Kekuasaan a. Administrasi Negara memperoleh kekuasaan dari rakyat melalui lembaga perwakilan. b. Administrasi Niaga mempunyai kekuasaan tergantung pada besarnya modal yang dimiliki serta kemampuan untuk memanfaatkan hasil-hasil kemajuan di bidang teknologi. Wilayah Politik Administrasi Negara dan seluruh aparat dan personalianya sebagai abdi dari rakyat berorientasi politik netral, artinya ia tidak memihak, akan tetapi berdiri di atas semua golongan, aliran dan lapisan yang berada di dalam masyarakat. Administrasi Niaga, menjalankan politik pilihannya secara memihak dan menganut suatu aliran yang dianggapnya akan membantu usaha- usaha dalam mengadakan pengabdian kehidupan organisasi.

19. Cara Kerja Administrasi Negara lebih lamban dibandingkan dengan Administrasi Niaga, kelambanan ini adalah akibat dari approach legalitas yang dipergunakan administrasi negara yang sifatnya lebih menonjol dari administrasi niaga. Administrasi Niaga kegiatan- kegiatannya lebih sering didasarkan kepada approach programmatic dari pada legalitas sebagai akibat dari pada kompetisi ini, maka sifat inovasi merupakan cara terpenting untuk memenangkan persaingan, baik yang bersifat domestik (dalam negeri, regional, maupun Internasional).

20. Pertemuan 2 ADMINISTRASI PERKANTORAN

21. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran Administrasi perkantoran dalam arti sempit adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi. Dalam arti luas bahwa administrasi perkantoran kegiatan yang mendukung pelaksanaan kebijakan organisasi mulai dari struktur lini, middle hingga level top.

22. Tidak terbinanya administrasi perkantoran akan berakibat tidak tertibnya pekerjaan ketatausahaan yang menghambat kelancaran pelaksanaan pekerjaan operatif, menghambat pengambilan kebijaksanaan/keputusan oleh pimpinan dan menghambat perkembangan dan kemajuan organisasi. Dalam instansi pemerintah bahwa semua bagian yang berhubungan dengan kegiatan administratif dilaksanakan oleh bagian Sekretariat. Sedangkan untuk organisasi bisnis, berhubungan dengan keadministrasian oleh: Front Office Middle Office Back Offiice kegiatan yang dapat dilakukan

23. Fungsi Administrasi Menurut Quible (Haryadi, 2009:3), bahwa ada 5 jenis fungsi pendukung administrasi dalam perkantoran, yaitu: Fungsi rutin Mencakup pengersipan dan penggandaan Fungsi teknis Membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan Fungsi analisis Membutuhkan pemikiran kreatif dan kritis Fungsi Interpersonal Membutuhkan penilaian analisis dlm decision making Fungsi Manajerial Membutuhkan PAOC

24. Kesekretarisan dan Kesekretariatan Kesekretarisan adalah satuan organisasi yang melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang supaya tujuan organisasi dicapai dengan lancar. Kesekretariatan : segala kegiatan yang dilakukan oleh sekretariat. Jadi kesekretariatan menyatakan kegiatan dan tata kerjanya. Administrasi kesekretariatan : keseluruhan proses pelaksanaan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan tugas- tugas bantuan lainya dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi.

25. KEDUDUKAN DAN PERAN SEKRETARIAT Pimpinan dalam organisasi Kesekretariatan bertindak sebagai Kepala Sekretariat wewenang membuat rencana, yang membuat mengorganisir bawahan dan sarananya, mempunyai keputusan, melakukan pengawasan, memberi perintah, menyelenggarakan sistem komunikasi yang baik, melakukan pengarahan, penyempurnaan organisasi dan tata kerja.

26. Ruang Lingkup, Tugas & Fungsi Sekretariat A. Ruang Lingkup 1. Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan surat menyurat, yang meliputi perbuatan, penerimaan, pengolahan, dan penyimpanan. 2. Menyelenggerakan tata hubungan baik secara intern maupun secara ekstern. Menyelenggarakan kepantiaan rapat Menyelenggarakan kegiatan yang sifatnya rahasia Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu atau pengunjung. 6. Menyelenggarakan tugas bantuan lain yang bersifat menunjang pelaksanan tugas pokok dan menyediakan fasilitas, terutama untuk mengkoordinasikan pelaksanaaan tugas pokok organisasi.

27. B. Tugas Administratif Kesekretariatan Memperlancar lalu lintas dna distribusi informasi ke segala pihak baik intern maupun ekstern. Mengamankan rahasia perusahaan / organisasi Mengelola dan memelihara dokumentasi perusahaan atau organisasi yang berguna bagi kelancaran fungsi manajemen (POAC C. Fungsi Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan. Sebagai alat komunikasi organisasi / perusahaan Sebagai pusat dokumentasi

28. Fungsi dan Tugas Administrasi Office Front Office adalah posisi yang langsung melayani stakeholders unit kerja. Posisi ini adalah ujung tombak unit kerja dalam memberikan kepuasan pada stakeholders. Contoh dari posisi ini adalah Petugas Loket di KPPN, Petugas Pelayanan Terpadu di KPP, Petugas Penerima Dokumen di KPBC, dsb. Middle Office adalah posisi yang memberikan jasa Supporting langsung kepada Frontliner tidak secara langsung berhubungan dengan stakeholders. Contoh dari posisi ini adalah petugas penguji SPM di KPPN, Pemeriksa Pajak di KPP, Pemeriksa dokumen dan Pemeriksa Barang di KPBC, serta pembuat kebijakan dan aturan di Kantor Pusat,

29. Back Office adalah posisi yang memberikan jasa administrasi, pencatatan, sistem informasi atau rumah tangga dalam rangka mendukung Front dan Middle. Contoh dari posisi ini adalah Petugas Tata Usaha, Petugas Data Entry, Petugas Rumah Tangga, dsb.

30. Administrasi Office dapat juga bertindak sebagai Sebagai pusat syaraf administrasi dan perencanaan kebijakan Sebagai perantara (penghubung) satu pabrik dengan pemasok bahan yang dibutuhkan Sebagai tempat penyelesaian persoalan Sebagai koordinator Sebagai penghubung dengan masyarakat.

31. Tugas dan Fungsi Khusus Front Office Penerima Tamu Customer Relation Office Komunikator Yang harus dilakukan oleh petugas Front Office Cara Melayani Tamu Telepon Masuk Etiket Pelayanan Manfaat Etiket Pelayanan Kualitas Pelayanan Kesan Pertama Dalam Pelayanan Macam- macam Tamu dan Bagaimana Menghadapinya Tamu Marah / Kecewa Konflik dengan Tamu 10.Pelayanan Loket

32. Pertemuan 3 ADMINISTRASI PERSONALIA

33. Administrasi Personalia Administrasi personalia diperlukan untuk memperlancar fungsi divisi personalia atau human resource secara keseluruhan. Hal ini terutama diperlukan bagi perusahaan yang sudah memiliki begitu banyak karyawan, misalnya lebih dari 100 orang, sementara staf bagian administrasi tidak sebanding jumlahnya. Akibatnya, banyak pekerjaan administrasi dilakukan secara tidak efisien, memakan waktu lama dan berakibat mengeluhnya para karyawan.

34. Tugas dan Tanggungjawab Administrasi Personalia Tugas & Tanggung Jawab Administrasi Personalia adalah membantu dalam Pengorganisasian, perencanaan program & pengendalian Unit Personalia Flow Process Administrasi seluruh kegiatan Personalia dengan menyiapakan bahan- bahan yang butuhkan dan berkaitan dengan kepersonaliaan: Proses & Prosedur Rekrutmen: searching, interview, test and selection. Remuneration Management: Struktur dan Skala Gaji, Basic Salary, Allowance, Incentive & Overtime. System Penilaian Kinerja Karyawan Seluruh Perizinan Ketenaga Kerjaan Promosi, Mutasi & Demosi serta PHK Handling karyawan Tetap, Kontrak & Harian serta PKL

35. Tugas ... Perjalanan Dinas dalam/luar negeri serta fasilitasnya Training & Evaluasi Medical, Hospital, Asuransi & Dana Pensiun karyawan Benefit & Fasilitas Lainnya System Penyediaan Data Karyawan Surat- surat serta Form Administrasi kegiatan personalia System Dokumentasi yang Efektif System pelaporan Seluruh Kegiatan Personalia

36. Administrasi Proses Rekruitmen/Seleksi Rekrutmen adalah proses mencari, menemukan, mengajak dan menetapkan sejumlah orang dari dalam maupun dari luar perusahaan sebagai calon tenaga kerja dengan karakteristik tertentu seperti yang telah ditetapkan dalam perencanaan sumber daya manusia. Langkah- langkah proses rekrutmen disemua organisasi baik pemerintahan maupun swasta memiliki ciri khas tersendiri artinya ketentuan langkah- langkah diserahkan ke organisasi masing- masing

37. LANGKAH- LANGKAH DALAM PROSES SELEKSI Langkah 1 : Penerimaan Pendahuluan Langkah 2 : Tes- tes Penerimaan Langkah 3 : Wawancara Seleksi Langkah 4 : Pemeriksaan Referensi Langkah 5 : Evaluasi Medis Langkah 6 : Wawancara Atasan Langsung Langkah 7 : Keputusan Penerimaan

38. Remuneration Management REMUNERASI secara harfiahnya adalah "payment" atau penggajian, bisa juga uang ataupun substitusi dari uang yang ditetapkan dengan peraturan tertentu sebagai imbal balik suatu pekerjaan dan bersifat rutin tidak termasuk lembur dan honor. Sedangkan pengertian resmi menurut kamus Bahasa Indonesia adalah pemberian hadiah (penghargaan atas jasa dsb); imbalan. Remunerasi berasal dari bahasa Inggris yaitu Remuneration. Wikipedia memberi penjelasan, "Remuneration is pay or salary, typically a monetary payment for services rendered, as in an employment.

39. Ada lima prinsip yang akan diterapkan dalam reformasi sistem remunerasi yaitu: Sistem merit, yaitu penetapan penghasilan pegawai berdasarkan harga jabatan Adil, dalam arti jabatan dengan beban tugas dan tanggung jawab pekerjaan dengan bobot yang sama dibayar sama dan pekerjaan yang menuntut pengetahuan, keterampila serta tanggun jawa yang lebih tinggi, dibayar lebih tinggi Layak, yaitu dapat memenuhi kebutuhan hidup layak (bukan minimal) Kompetitif, di mana gaji PNS setara dengan gaji pegawai dengan kualifikasi yang sama di sektor swasta, guna menghindari brain drain Transparan, dalam arti PNS hanya memperoleh gaji dan tunjangan resmi.

40. Administrasi penggajian harus sesuai dengan hukum dan perundang- undangan yang berlaku Kerja, Perpajakan, Jamsostek seperti UU Tenaga dan menunjang keberhasilan perusahaan. Untuk itu bagian HRD/Payroll dituntut mampu melaksanakan proses administrasi penggajian mulai dari pemahaman terhadap konsep, proses perhitungan gaji dan pembuatan laporan penggajian.

41. System Penilaian Kinerja Untuk mendukung proses penilaian kinerja pegawai atau karyawan, perlukan perangkat dimana ketentuan dan tujuan dari penilaian kinerja antara PNS dan Karyawan swasta memiliki tujuan yang sama yaitu; untuk mengetahui sejauh mana tingkat kinerja pegawai atau karyawan yang dilakukan secara periodik. Formulir sistem penilaian untuk PNS dikenal dengan DP3 (Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan) Sedangkan karyawam swasta tidak ada yang baku.

42. Perizinan Ketenaga Kerjaan Semua hal- hal yang berhubungan dengan ketenaga kerjaan secara hukum telah diatur dalam UU dan Kepmen. PP Republik Indonesia Nomor 30 Tahun 1980 Tentang Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil UU N 3 Tahun 1992 tentang. Jaminan Sosial Tenaga Kerja Jo.Undang- undang Republik Indonesia Nomor 40 Tahun 2004 tentang Sistem Jaminan Sosial Nasional Keputusan Menteri Tenaga Kerja Republik Indonesia Nomor Kep- 150 / Men / 2000 Tentang Penyelesaian Pemutusan Hubungan Kerja Dan Penetapan Uang Pesangon, Uang Penghargaan Masa Kerja Dan Ganti Kerugian Di Perusahaan Undang- undang Republik Indonesia. Nomor 13 Tahun 2003. Tentang. Ketenagakerjaan .

43. Promosi, Mutasi & Demosi serta PHK Kepala Kepegawaian/Maneger Personalia secara umum sering dihadapkan pada keputusan yang akan diberikan pada para pekerja, karyawan, buruh, pegawai, atau SDM lainnya. Keputusan yang sering dikeluarkan pada umumnya adalah dalam bentuk promosi, mutasi, demosi dan pemberhentian/PHK. Semua itu pada umumnya didasarkan pada proses penilaian kinerja atau penyesuaian pada tubuh organisasi untuk mendapatkan konfigurasi yang terbaik pada tiap- tiap SDM yang tersedia agar perusahaan dapat berjalan dan memberikan dampak yang lebih baik.

44. Dan tugas- tugas lainnya !!! Tugas Bagian personalia atau kepegawaian adalah tugas nyata secara rutin, yang dikerjakan dan semua itu berhubungan dengan data atau dokumen- dukemen dan berkaitan karyawan atau pegawai. Bila masih ada waktu silahkan berikutnya. Masih ada materi point 5- 14 dijelaskan

45. Pertemuan 4 ADMINISTRASI PEMBELIAN DAN PENJUALAN

46. Administrasi Pembelian Pembelian adalah proses penemuan sumber dan pemesanan bahan, jasa, dan perlengkapan. Kegiatan tersebut terkadang disebut Pengadaan barang. Tujuan utamanya adalah memperoleh bahan dengan biaya serendah mungkin yang konsisten dengan kualitas dan jasa yang dipersyaratkan. Terlepas dari memastikan bahwa perusahaan mempunyai persediaan bahan tanpa henti, adalah fungsi dari pembelian untuk memastikan bahwa ada keseimbangan antara persediaan bahan dengan tingkat inventaris sehingga perusahaan dapat mempertahankan posisi labanya sepanjang menyangkut biaya bahan.

47. Prosedur Administrasi Pembelian Langkah- langkah dalam prosedur Administrasi Pembelian, yaitu: Tanda terima dan analisis Daftar Permintaan Pembelian (Purchase Requisition - PR) Pemilihan sumber persediaan yang potensial Pengajuan Permintaan Penawaran Harga Pemilihan Sumber yang Tepat Penetapan Harga yang Tepat Pengeluaran Pesanan Pembelian (Purchase Order- PO) Analisis Laporan Penerimaan dan Persetujuan Faktur Penjaja/Vendor bagi pembayaran

48. Bentuk Pembelian Penjualan tunai dilakukan apabila barang yang diberikan oleh penjual langsung saat barang tersebut diterima dan ini sudah umum dilakukan juga dianggap sebagat penjulan yang lazim. Penjualan yang dilakukan secara kredit adalah merupakan hal tagihan yang timbul dari transaksi penjualan barang atau jasa, dan merupakan komponen besar dalam aktiva lancar. Piutang dagang memiliki kecairan nomor dua setelah kas/bank.

49. Pendekatan pembelian yang berlainan Pendekatan pembelian berbeda bergantung kepada apakah barang tersebut bernilai rendah atau tinggi atau apakah mempunyai dampak besar atau kecil terhadap bisnis Berdasarkan Nilai Produk yang ada Pembelian barang dagangan Pembelian Berdasarkan Biaya Proses tawar menawar; program akreditasi pemasok Kemitraan pemasok / perjanjian pembelian

50. Pengertian Penjualan Penjualan adalah suatu usaha yang terpadu mengembangkan rencana- rencana strategis untuk yang diarahkan pada usaha pemuasan kebutuhan dan keinginan pembeli, guna mendapatkan penjualan yang menghasilkan laba (Warwan ,1986). Penjualan dapat dilakukan dengan penjualan yang dilakukan secara berbagai cara, ada tunai dan ada yang dilakukan secara kredit.

51. Prosedur Penjualan Sejak dulu sampai sekarang penjualan masih te tap berperan paling penting diantara aktivitas lainnya. Penjualan merupakan sumber hidup suatu perusahaan, karena dari penjualan dapat diperoleh laba. Banyak faktor selain usaha promosi termasuk segi pelayanan atau pemberian service, harga yang cocok, juga bagian pimpinan perusahaan dapat mengikuti order penjualan yang masih luas/terbuka.

52. Aktivitas Kegiatan Penjualan Aktivitas administrasi dalam kegiatan penjualan dapat di kronologiskan sebagai berikut: Penerimaan pesanan Penegasan pesanan Pengiriman barang Pembuatan taktur Pembuatan laporan operasional penjualan

53. Pengertian Prosedur Penjualan Menurut Baridwan (1991), prosedur penjualan adalah urutan- urutan sejak diterimanya pesanan dari pembeli pengiriman barang, pembuatan faktur (penagihan) dan pencatatan penjualan. Prosedur penjualan melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar penjualan yang terjadi dapat diawasi dengan baik.

54. Bagian Terkait Dalam Administrasi Penjualan Bagian- bagian yang terkait dalam penjualan adalah hagian pesanan penjualan, bagian kredit, bagian gudang, bagian pengirimn dan bagian filling. Fungsi dari tiap- tiap bagian tersebut sebagai berikut: Bagian pesanan penjualan Bagian kredit Bagian gudang. Bagian pengiriman Bagian Billing Bagian piutang Bagian jurnal, buku besar, dan laporan.

55. Formulir Penjualan Dalam proses administrasi penjualan, biasanya diperlukan media/alat sebagai bukti apabila telah disepakati atau terjadi proses penjualan, bisa dalam faktur. Formulir yang digunakan dalam prosedur pesanan penjualan adalah surat perintah pengiriman ( shipping order ) dengan beberapa tembusan yang masing- masing mempunyai fiingsi sendiri- sendiri. Formulir yang digunakan dalam prosedur pembuatan faktur adalah faktur ( invoice ) beserta tembusan- tembusannya.

56. faktur Berikut ini uraian dari masing- masing tembusan surat perintah pengiriman atau penjualan: 1. Faktur penjualan Tembusan pengirim ( shipping copy atau stock request copy ] Tembusan kredit (credit copy) Tembusan pemberitahuuan. Tembusan surat pengangkutan. Tembusan barang. Tembusan untuk arsip. Tembusan untuk mengawasi pesanan- pesanan yang belum dipenuhi.

57. PERTEMUAN 5 ADMINISTRASI PENGADAAN BARANG/JASA

58. PENGERTIAN PENGADAAN BARANG/JASA Pengadaan barang dan jasa merupakan usaha pihak pengguna untuk mendapatkan barang dari pihak penyedia dengan cara pembelian. Pembelian ini ada beberapa cara yang dapat digunakan, yaitu pembelian langsung kepada penyedia, membeli dengan menunjuk penyedia secara langsung, pembelian dengan cara lelang dan lain- lain. Terdapat perbedaan proses pengadaan barang dan jasa oleh pemerintah dan pihak swasta. (Pemerintah diatur oleh PP, sedangkan swasta diserahkan ke masing sesuai perjanjian/MOU)

59. FUNGSI PENGADAAN Menyediakan sejumlah material sesuai kebutuhan produksi. Material harus tersedia dalam jumlah yang cukup dengan standar mutu yang sudah ditetapkan. Menurut Supriyanto dan Masruchah (2008:3) Spesifik fungsi pengadaan terdiri dari dua, yaitu: Fungsi Perencanaan Pembelian/pengadaan Fungsi Pelaksanaan Pembelian/pengadaan Secara

60. Proses perencanaan pembeliaan: Awal dari proses pengadaan yang dilakukan oleh departemen purchasing, yang diklasifikasikan menjadi 3 tahap, yaitu: Perencanaan Jangka pendek Perencanaan Jangka menengah Perencanaan Jangka panjang Proses Pelaksanaan Pembelian: Eksekusi terhadap angka pemesanan yang sudah ditetapkan, yaitu proses pengadaan itu sendiri. Pemesanan dilakukan terhadap semua item material kepada semua supplier sebagai rekanan

61. FUNGSI KONTROL BIAYA PENGADAAN Dalam perusahaan manufacturing pada umumnya biaya material memiliki bobot antara 60% - 80% dari total biaya produksi, maka kontrol biaya pengadaan mutlak. Pembelian material harus dapat dijaga dalam harga beli yang wajar. Dengan harus tetap mempertimbangkan di dalam struktur harga, departemen harus mampu melakukan analisis dan langkah untuk mejaga tingkat kewajaran faktor-faktor purchasing menentukan harga.

62. FUNGSI ADMINISTRASI PENGADAAN Proses pembelian material harus terkontrol dengan baik. Semua transaksi pembelian berupa penyerahan material dari supplier dan pengembalian material yang rusak harus tercatat dengan baik. Dengan memanfaatkan IT melalui aplikasi e-pro- curement, yaitu: suatu sistem komputer yang dibangun sedemikian rupa sehingga kita bisa melakukan pengadaan secara online. Untuk mengetahui kinerja purchasing perlu dilakukan evaluasi secara periodik. Proses penyusunan data dan laporan harus dilakukan secara periode, baik yang sifatnya bulanan, semester, atau tahunan.

63. PROSES PENGADAAN Aktivitas pengadaan material yang dilakukan Departemen Purchasing melalui beberapa tahapan proses, yaitu: Proses perencanaan pengadaan Proses administrasi pengadaan Proses Produksi di supplier Proses penyerahan Proses penerimaan dan penyimpanan Proses penyerahan ke lini produksi

64. PROSES ADMINISTRASI PENGADAAN Proses administrasi pengadaan meliputi proses perhitungan jumlah pesanan, proses dokumentasi penyerahan dan proses administrasi pembayaran. Semua tahapan dalam proses pengadaan harus terdokumetasi dengan baik, sehingga mudah melakukan follow up. Untuk memenuhi kebutuhan data sebagai penunjung pelaksanaan pembelian departemen purcahsing mempersiapkan data base sebagai master, data record, dan laporan pembelian.

65. Apabila terjadi ketidakmampuan perusahaan suplier dalam melakukan proses penyerahan pemesanan material atau order yang berakibat kurangnya persediaan material untuk memenuhi kebutuhan proses produksi. lini Jika tidak dapat diatasi akan berakibat terhentinya produksi perusahaan. Maka diperlukan: Lead time Lead time untuk persiapan dokumen Lead time pengadaan Lead time untuk memajukan pengiriman Lead time untuk memajukan proses produksi Menentukan siklus pemesanan

66. A L U R P R O S E S PGE N A D A A N MA T E R IA L D ep art em en Pro du cti on C oritro 1 D ep art em en Purch as in g Peru sah a an Z up p li er D ep art em en Purch as in g D ep art em en M ateria 1 C ontro 1 D ep art em en In sp ek s i Peri erim a an D ep art em en M ateria 1 C ontro 1 D ep art erri en Pro du ction R enc ari a Produk s i R en c ari a P en g ad a ari atPemesanan ProsesProduks P erus ah a ari Z up p li er K on tro 1 P eny erah an P en erim a an M a teri al Insp e ks i P erierim aa ri P enyi mpana ri P en yerah an k e lini P ro du ks i PROGRAAÃ DIPLOMA III BINA 6ARANA INFORMATÃMA

67. KONTROL MATERIAL

68. PENGADAAN BARANG/JASA (PBJ) PEMERINTAH (Kebijakan Umum Pengadaan Barang dan Jasa berdasarkan Keppres 80/2003) METODA PEMILIHAN PENYEDIA JASA Pelelangan Umum Pelelangan Terbatas Pemilihan Langsung Penunjukan Langsung PBJ Pekerjaan Penanggulangan Akibat Bencana Alam

69. I. PELELANGAN UMUM Segmen pasar dan kualifikasi Jadual waktu pelaksanaan pelelangan umum Syarat peserta lelang Isi pengumuman Prakualifikasi dan Pascakualifikasi Undangan dan penjelasan lelang Pembukaan dokumen penawaran Evaluasi umum ( umum ) Evaluasi administrasi Evaluasi teknis Evaluasi harga BA Pelelangan, penetapan pemenang, pengumuman pemenang, sanggahan dan pengaduan, penunjukan pemenang, dan tanda tangan kontrak Pelelangan gagal dan pelelangan ulang

70. II. PELELANGAN TERBATAS Prinsipnya sama dengan proses pelelangan umum Dilakukan apabila diyakini pesertanya terbatas dan untuk pekerjaan bersifat kompleks Pengumuman mencantumkan peserta yang diundang Bila ada peserta lain di luar yang diundang dan memenuhi kualifikasi, wajib diikutsertakan dalam pelelangan terbatas. Pesertanya harus lulus prakualifikasi

71. III. PEMILIHAN LANGSUNG Hanya untuk PBJ bernilai sampai dengan Rp.100 juta Tetapkan calon peserta yang diundang dan diumumkan pada papan pengumuman resmi Sekurang- kurangnya 3 penawaran Dilakukan prakualifikasi Tetap harus memenuhi prinsip- prinsip PBJ Dilakukan klarifikasi dan negosiasi penawaran Tidak memerlukan persetujuan Menteri/Gubernur/ Bupati/Walikota Tetap diumumkan pemenangnya Diberikan kesempatan sanggahan dan pengaduan

72. IV. PENUNJUKAN LANGSUNG Kriteria: Keadaan tertentu: Penanganan darurat/bencana alam Pekerjaan perlu dirahasiakan Pekerjaan < Rp. 50 juta Keadaan khusus: Tarif resmi Spesifik/satu penyedia jasa / hak paten Kompleks/teknologi khusus / hanya satu penyedia jasa. Memenuhi asas keterbukaan dan keadilan Dengan prakualifikasi dan diumumkan di papan pengumuman resmi Dilakukan klarifikasi dan negosiasi Tanpa persetujuan Menteri / Gubernur / Bupati / Walikota Diberikan kesempatan pengaduan masyarakat.

73. V. PBJ PEKERJAAN PENANGGULANGAN AKIBAT BENCANA ALAM Pemasokan barang untuk keperluan bencana alam PL untuk penanganan darurat/konstruksi darurat BA yang tidak masuk cakupan kontrak PL kepada BU yang melaksanakan pek.terdekat, diyakini mempunyai kemampuan SPMK diterbitkan setelah persetujuan penanggung jawab keuangan,dan pernyataan bencana alam Opname pek. bersama- sama BU yang ditunjuk, proses PBJ diproses simultan DIP bencana alam untuk penanganan darurat Penangan permanen dilakukan dengan lelang BA yang masuk cakupan kontrak Pengangan darurat dengan CCO CCO /pek.tambah boleh > 10% NK

74. PERTEMUAN 6 ADMINISTRASI INVENTORY DAN PERGUDANGAN

75. PENGERTIAN INVENTORY Inventory adalah material dan persediaan yang keduanya dimiliki oleh suatu badan usaha atau institusi untuk penjualan atau persediaan masukan untuk proses produksi. Seluruh badan usaha atau institusi dan biasanya inventory membutuhkan inventory merupakan bagian yang besar dari total asset. Inventory sangat penting bagi perusahaan manufaktur secara finansial, inventory biasanya mewakili 20% sampai 60% dari total asset di dalam balance sheet.

76. Menurut Sofjan Assauri (1993:169) persediaan dapat didefinisikan sebagai berikut: “Persediaan adalah suatu aktiva yang meliputi barang- barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha yang normal“. Jadi persediaan merupakan sejumlah barang yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari pelanggan. Dalam perusahaan perdagangan pada dasarnya hanya ada satu golongan inventory (persediaan), yang mempunyai sifat perputaran yang sama yaitu yang disebut “ Merchandise Inventory ” (persediaan barang dagangan).

77. Administrasi inventory adalah suatu sistem yang bertanggungjawab untuk merencanakan dan mengawasi inventory mulai dari tahap raw material sampai ke pelanggan. Persediaan (Inventory), merupakan aktiva perusahaan yang menempati posisi yang cukup penting dalam suatu perusahaan, perusahaan baik itu perusahaan dagang maupun industri (manufaktur), apalagi perusahaan yang bergerak dibidang konstruksi, hampir 50% dana perusahaan akan tertanam dalam persediaan yaitu untuk membeli bahan- bahan bangunan.

78. Tujuan Dasar Tujuan dasar dari inventory adalah memisahkan antara permintaan dan penawaran. Inventory bertugas sebagai penyangga/perantara antara: Permintaan dan penawaran Permintaan pelanggan dan barang jadi Barang jadi dan ketersediaan komponen Persyaratan untuk suatu operasi dan output dari operasi sebelumnya Bagian dan material untuk memulai produksi dan persediaan material

79. Agar suatu badan usaha memperoleh keuntungan yang optimum maka manajemen inventory harus bertujuan sebagai berikut: Pelayanan pelanggan yang maksimal Biaya operasional pabrik yang rendah Investasi inventory yang minimal Karena inventory disimpan di gudang, maka secara fisik manajemen inventory berkaitan. Dalam beberapa dan kasus, gudang inventory sangat mungkin disimpan untuk jangka waktu tertentu. Dalam situasi lain, perputaran inventory sangat cepat dan gudang berfungsi sebagai pusat distribusi.

80. Karena inventory disimpan di gudang, maka secara fisik manajemen inventory berkaitan. Dalam beberapa dan kasus, gudang inventory sangat mungkin disimpan untuk jangka waktu tertentu. Dalam situasi lain, perputaran inventory sangat cepat dan gudang berfungsi sebagai pusat distribusi.

81. Administrasi Gudang Pergudangan adalah kesatuan komponen di dalam Supply Chain Product dan bagian- bagian dari gudang. Gudang adalah tempat yang dibebani tugas untuk menyimpan barang yang akan dipergunakan dalam produksi, sampai barang tersebut diminta sesuai jadwal produksi. Fungsi penyimpanan ini sering disebut ruang persediaan, gudang bahan baku, atau nama khusus setempat, bergantung pada jenis barang yang di simpan.

82. Dalam produksi, idealnya raw material sampai pada fasilitas pabrik pada saat dibutuhkan dan segera diproses, hasil dari produk harus dipabrikasi dan dirakit tanpa penundaan, dan produk yang sudah jadi harus segera dikirim ke costumer, dalam situasi ini (yang diistilahkan secara murni sebagai Just in time/JIT ) hanya dibutuhkan sedikit penahan atau penyimpanan material. Dalam prakteknya, biasanya ada hubungan antara keuntungan ekonomis dengan penyimpanan material, work in process (WIP), dan barang jadi.

83. Penyimpanan produk membuat elemen produksi bekerja lebih efisien per unit karena fixed cost/biaya tetap berhubungan dengan penggunaan elemen yang dapat menyebar pada seluruh produk, misalnya: - Penyimpanan pada truk muatan produk di fasilitas mengurangi biaya pengiriman per unit - Menyimpan barang work in process pengurangan biaya setup per unit produksi. memungkinkan dari batch/lot

84. Selain untuk mengurangi biaya produksi per unit, membuat produk tersedia ketika keuntungan lain adalah: 1. Penghubung waktu , dibutuhkan Aliran material , membuat produk dapat dikumpulkan, disortir dan didistribusikan dengan efisien Proses , untuk beberapa produk ( misal anggur), penyimpanan dipertimbangkan sebagai proses karena produk mengalami perubahan yang dibutuhkan selama penyimpanan. Pengamanan , misalnya penyimpanan limbah nuklir

85. Fungsi & Aktivitas Administrasi Pergudangan Fungsi dasar dari gudang adalah penerimaan, identifikasi dan penyortiran, penyimpanan, pengambilan barang dari penyimpanan, pengumpulan pesanan, pengemasan, Fungsi gudang pengiriman, dan pemeliharaan dokumen. dibentuk berdasarkan elemen berikut: Kerangka bangunan Media penyimpanan Mekanisme pengangkutan Kebijakan penyimpanan/pencarian Pengawasan/ kontrol

86. Mengoperasikan suatu pergudangan melibatkan beberapa aktivitas proses, dan operasi yang efisien dari gudang bergantung pada seberapa baik aktivitas proses tersebut dilaksanakan. Seperti di bawah ini: Penerimaan Barang Mengidentifikasi barang Mengirim barang ke penyimpanan Simpanan Barang Pengambilan barang Penyusunan pengiriman Mengirim barang ke pengiriman Mengoperasikan sistem informasi

87. PERTEMUAN 7 REVIEW MATERI

88. RIVIEW MATERI Yang terhormat Bapak/Ibu Dosen dan Staf Pengajar pengampuh mata kuliah ADMINISTRASI BISNIS , apabila masih ada pertemuan 7 (Review) dipersilahkan untuk melakukan review dari pertemuan 1 s.d 6. dan konsorsium menyediakan 5 soal untuk nilai tugas.