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MS WORD

1. 1 AUTOTEXTOS, TEXTOS RAND, PANEL DE NAVEGACION, IMPRIMIR DOCUMENTO Ing. Vallejos

2. Autotextos La creación de un autotexto resulta útil cuando se debe incluir muchas veces un párrafo repetitivo en un documento . Una solución es contar con varias ventanas abiertas y copiar el texto de una a otra. MS Word dispone de una función que nos ahorrará este trabajo tedioso. La utilidad de un autotexto es convertir en Autotexto el párrafo o texto que se desea repetir y, a partir de ahora, sólo será necesario insertarlo cuando se necesite. MS Word posee una serie de autotextos que ya están definidos, como por ejemplo un saludo o la despedida de carta, pero también contamos con la opción de poder crear autotextos a medida. 2 Ing. Vallejos

3. Crear Autotextos Ejemplo : Crearemos el autotexto de los datos de contacto del CIS. Los paso son los siguientes: En un documento cualquiera, digitar el texto que se necesita repetir. Seleccionar las líneas de texto digitadas. Ficha INSERTAR , grupo TEXTO seleccionar la opción ELEMENTOS RAPIDOS y luego AUTOTEXTO . En el cuadro de dialogo hacer clic en «Guardar selección en galería de Autotexto» 3 Ing. Vallejos CIS - LIMA NORTE [phone] Anexos 2089 - 2199 Correo : [email protected]

4. Crear Autotextos En la casilla «NOMBRE» colocar el nombre del autotexto para la selección actual, por defecto, MS Word asigna como nombre el texto de la primera línea. 4 Ing. Vallejos Haciendo clic en Aceptar este queda guardado y listo para ser usado

5. Usar un Autotexto Abrir el documento en el que se desea insertará el autotexto. Ubicar el cursor en la posición del documento en la que se desea insertar el autotexto. Ficha INSERTAR , Grupo TEXTO , comando ELEMENTOS RÁPIDOS , opción AUTOTEXTO y seleccionar el AUTOTEXTO a insertar. 5 Ing. Vallejos

6. Eliminar un Autotexto Existen dos rutas para cargar el cuadro de dialogo en el cual se puede eliminar un AUTOTEXTO. Ficha INSERTAR , Grupo TEXTO , comando ELEMENTOS RÁPIDOS , opción Organizador de bloques de creación . 6 Ing. Vallejos

7. Eliminar un Autotexto Ficha INSERTAR , Grupo TEXTO , comando ELEMENTOS RÁPIDOS , opción AUTOTEXTO, clic derecho sobre el AUTOTEXTO a eliminar y seleccionar «Organizar y Eliminar» . 7 Ing. Vallejos

8. Eliminar un Autotexto En ambos casos abrirá la ventana en la cual deberemos seleccionar el AUTOTEXTO a eliminar y luego hacer clic en el botón ELIMINAR . 8 Ing. Vallejos

9. Textos Aleatorios MS Word dispone de una función poco conocida, mediante la cual es posible generar, de manera automática, cierto número de párrafos con varias líneas de texto para cada párrafo . La función de texto aleatorio nos permitirá utilizar varios párrafos de texto con el fin de  realizar pruebas con el formato de los mismos y poder ajustar el efecto visual resultante.  Cuando hablamos de textos aleatorios en MS Word nos estamos refiriendo a la función: RAND 9 Ing. Vallejos

10. Función RAND La forma de uso de esta función es muy sencilla: Colocar el siguiente texto: =RAND() Presionar Pulsar la tecla Enter Esta acción insertar automáticamente tres párrafos de texto. Es posible definir la cantidad de párrafos que se desean insertar y el número de líneas aproximado de cada uno de ellos, de la siguiente forma: =RAND(P, L), donde: P = Nro de párrafos L = Nro de líneas aprox. por párrafo Para insertar 5 párrafos, con 10 líneas cada uno la sintaxis sería: =RAND(5, 10) 10 Ing. Vallejos

11. Panel de Navegación El panel de navegación permite ver todos los encabezados y páginas del documento en un formato claro de arriba abajo; busque y reestructure fragmentos de contenido arrastrando los encabezados; y busque todas las apariciones de palabras, frases o elementos específicos como ilustraciones y tablas, sin tener que desplazarse por los resultados de la búsqueda . Con el panel de navegación, que se abre en una ventana independiente, te orientas más fácilmente en documentos voluminosos. De hecho, muestra una versión Índice de tu documento que contiene todos los niveles de título. 11 Ing. Vallejos

12. Panel de Navegación Para abrir el panel de navegación la ruta es la siguiente: Ficha VISTA , Grupo MOSTRAR Seleccionar PANEL DE NAVEGACIÓN. 12 Ing. Vallejos

13. Panel de Navegación El panel de navegación nos brindas tres vistas básicas: Pestaña de Títulos y subtítulos. Pestaña de Paginas. Pestaña de Resultados de búsquedas. 13 Ing. Vallejos

14. Trabajo para casa: Panel de Navegación. Definición y manejo del panel de navegación: Pestaña de Títulos y subtítulos. Que se necesita para que funcione esta pestaña. Como mover, insertar, eliminar un titulo. Pestaña de Paginas. Como desplazarse entre las paginas del documento. Que otras opciones brinda esta pestaña. Pestaña de Resultados de búsquedas. Que tipos búsquedas existen y Como se realizan las búsquedas(simples y avanzadas). 14 Ing. Vallejos

15. Imprimir un documento Antes de imprimir debemos REVISAR el aspecto general del documento para ver si está todo correcto, para lo cual nos aseguraremos de que estamos viendo el documento en vista de impresión, esta vista presenta la página tal y como se imprimirá, existen dos formas de verificarlo: En la pestaña  Vista  deberá estar seleccionado  Diseño de impresión , o En la barra de estado deberá estar marcada esta opción. 15 Ing. Vallejos

16. Revisión del documento Las versiones anteriores a Word 2007 contaba con la Vista preliminar, a partir de Word 2010 en adelante ya no existe esta opción, pero se ha adicionado en la pestaña  Vista   algo interesante, que son las opciones de   Zoom : El botón  Una página  ajustará la página al espacio que tenga en la pantalla, lo mismo sucede con  Dos páginas , mostrándose una al costado de la otra. 16 Ing. Vallejos

17. Opciones del Grupo ZOOM 100%: muestra el tamaño original de la página, sea cual sea el tamaño de la ventana de Word. Ancho de pagina: ajusta la página al ancho de la ventana de Word . Una página:  ajustará la página al espacio que tenga en la pantalla. Dos páginas: ajustará dos páginas al espacio que tenga en la pantalla. 17 Ing. Vallejos Revisión del documento

18. Para mostrar varias paginas tenemos la opción: Zoom:   el botón Zoom nos mostrara la siguiente ventana en donde encontraremos la opción Varias Paginas: 18 Ing. Vallejos Revisión del documento

19. Haciendo clic en el icono del monitor nos mostrara la opciones disponibles para la vista de Varias Paginas. 19 Ing. Vallejos Revisión del documento Luego seleccionamos la opción que necesitamos y hacemos clic en el botón Aceptar .

20. Para imprimir un documento debemos cargar la ventana de las opciones de impresión, para lo cual existen dos formas de hacerlo: Con el método abreviado mediante el teclado: Ctrl + P Ficha ARCHIVO , opción IMPRIMIR . La ventana de impresión esta dividida en dos secciones: La sección izquierda: muestra todas las opciones de impresión que nos brinda MS Word. La sección derecha: muestra una vista previa del documento. 20 Ing. Vallejos Impresión del documento

21. 21 Ing. Vallejos

22. Opciones de la sección derecha: Para visualizar una o mas paginas utilizamos la barra del zoom para variar el porcentaje de la vista o los botones – ó + Para ir a una pagina especifica digitamos el numero de la misma en la casilla de paginas o nos movilizamos con la barra de desplazamiento vertical 22 Ing. Vallejos Impresión del documento

23. Opciones de la sección izquierda: Estas son las opciones de configuración para la impresión: Copias del documento: Elegir cuántas copias imprimir del documento . Impresora: Escoger qué impresora usaremos para la impresión, si no deseamos la impresora predeterminada. Modificar las Propiedades de la impresora   seleccionada , por ejemplo: imprimir en blanco y negro . 23 Ing. Vallejos Impresión del documento

24. Configuración : Imprimir paginas: Todo el documento, hojas activas o bien la selección realizada . Modo de impresión: a una cara o a doble cara. Intercalación: Impresión sin intercalación : imprime X veces cada página. 3 copias de que 4 páginas: 1,1,1    2,2,2    3,3,3    4,4,4 Impresión con intercalación : imprime el trabajo completo, una vez tras otra, ejemplo sería: 1,2,3,4    1,2,3,4     1,2,3,4 Orientación y el tamaño del papel. Márgenes del documento. Numero de páginas a incluir en cada hoja impresa. Acceder a la  Configuración de página . 24 Ing. Vallejos Impresión del documento

25. Revisión Ortográfica y Gramática Evitar que haya errores en nuestros textos es ahora mucho mas fácil. En forma predeterminada, conforme vayamos escribiendo; Word ira subrayando con una línea ondulada las palabras que considere que contienen errores ortográficos en rojo y las que considere que contienen errores gramaticales en azul. Ejemplo, con un punto. Ing. Vallejos

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