OPENPRO : PROCEDURE BOOKING

Procédure d'activation de la procédure Booking.

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Alliance Réseaux 2014 – Tous droits réservés









Présentation et procédure d’activation

Passerelle XML Open Pro > Booking.com


Alliance Réseaux – v14/03/2014

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SOMMAIRE
1, Présentation ..................................................................................................................................... 3
1,1 Objectifs .............................................................................................................................................. 3
1,2 Prérequis .............................................................................................................................................. 3
1,3 Caractéristiques de la passerelle .................................................................................................... 3
1,4 A savoir ................................................................................................................................................ 4
2, Procédure d’activation de la passerelle XML Open Pro > Booking.com ................................... 6
 Etape 1 : Préparer la connexion dans Open Pro ......................................................................... 6
 Etape 2 : Préparer la connexion dans Booking.com ................................................................... 7
 Etape 3 : Etablir les correspondances ............................................................................................ 8
 Etape 4 : Activer la passerelle en production ............................................................................. 11
3, Réservations ................................................................................................................................... 12
3,1 Remontée des réservations Booking.com .................................................................................... 12
3,2 Suivi des réservations ....................................................................................................................... 13
4, Modifications et annulations ......................................................................................................... 14
4,1 Modifications de séjours .................................................................................................................. 14
4,2 Annulations de séjours ..................................................................................................................... 14

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1, Présentation

1,1 Objectifs

Permettre à un propriétaire qui dispose d’un compte Booking.com de gérer la vente en ligne de
son offre sur Booking.com directement à partir de son outil Open Pro.

1,2 Prérequis

 Disposer d’un compte Booking.com

 S’assurer de la cohérence entre le nombre de types d’hébergements créés dans Boo-
king.com et le nombre d’hébergements créés dans Open Pro (à 1 type d’hébergement
paramétré dans Booking.com peut correspondre 1 et 1 seul hébergement paramétré dans
Open Pro (1 chambre, 1 meublé, etc.).


1,3 Caractéristiques de la passerelle

Versions Open Pro
Fonctionnalité disponible exclusivement dans les dernières versions d’Open Pro (à partir de 2012)
Suites Open Pro compatibles : Open Pro Chambre d’hôte, Open Pro Meublé, Open Pro Camping.

Passerelle de type « Two-way »
Passerelle de type “Two-way Reservations & Availability” (les réservations et les disponibilités sont
synchronisées).
Cela signifie que depuis son compte Open Pro, le propriétaire enverra vers Booking.com :
 Les tarifs et les disponibilités des hébergements qu’il souhaite distribuer sur Booking.com

Cela signifie que dans son compte Open Pro, le propriétaire recevra depuis Booking.com :
 Les réservations faites sur Booking.com
 Les modifications de réservations faites sur Booking.com
 Les annulations faites sur Booking.com

A savoir : Seules les données de tarifs, disponibilités, réservations, modifications et annulations tran-
sitent entre l’outil Open Pro et Booking.com. Le système Booking.com repose sur le fait qu’aucun
descriptif affiché sur le site de Booking.com ne provient d’une source tierce. Les descriptifs, pho-
tos, etc. sont par conséquent paramétrés en amont dans le système Booking.com entre le pro-
priétaire et son chargé de compte Booking.com

Mode de Tarification
Mode de tarification utilisé par la passerelle dans le système Booking.com : LOS (Length of Stay)
Le mode de tarification Booking.com « LOS » permet de faire varier le tarif en fonction de la durée
du séjour.

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Les prix envoyés par Open Pro sur Booking.com sont les prix publics saisis dans Open Pro. Dans le
cas où une remise a été saisie dans Open Pro, c'est le prix public remisé qui est envoyé sur Boo-
king.com.
Les prix envoyés par Open Pro sur Booking.com sont : le prix forfaitaire + le prix par adulte (pour les
Open Pro disposant des fonctionnalités formules et tranches âges). Il n’existe qu’une seule caté-
gorie d’âges gérée par le système Booking.com ; par conséquent, le propriétaire devra choisir
dans Open Pro la tranche d’âge de son Open Pro qui correspond à la tranche d’âge Boo-
king.com (adultes)

Devise
Devise exclusivement acceptée par la passerelle : Euros (€)

Editeur référencé dans le système Booking.com
« Open System (Alliance Réseaux) » est le nom de l’éditeur que le propriétaire devra choisir dans
la console d’administration Booking.com s’il souhaite activer la passerelle Open Pro > Boo-
king.com.

1,4 A savoir

 Une fois la Passerelle XML Open Pro > Booking.com activée en production, le propriétaire
n’aura plus la possibilité d’administrer ses tarifs et disponibilités depuis la console
d’administration Booking.com (extranet Booking.com). Ses tarifs et disponibilités seront di-
rectement administrés depuis Open Pro.

 Une fois la Passerelle XML Open Pro > Booking.com activée en production, le propriétaire
n’aura plus la possibilité de créer de nouveaux hébergements dans le système Boo-
king.com ou de modifier des correspondances déjà établies. Les hébergements doivent
être paramétrés dans l’extranet Booking.com et associés aux hébergements Open Pro
avant l’activation définitive de la passerelle (mise en production).

 Les réservations effectuées par les internautes sur Booking.com (sur les offres que le proprié-
taire a envoyées vers le système Booking.com) remontent automatiquement dans l’outil
Open Pro. Les dossiers de réservation Open Pro provenant de réservations Booking.com ne
sont pas modifiables par le propriétaire depuis Open Pro. (les modifications et annulations
sont directement effectuées par le client sur le système Booking.com et mettent à jour
automatiquement le dossier de réservation dans Open Pro)

 Les données de carte bancaire utilisées par l’internaute sur Booking.com ne sont récupé-
rables et accessibles par l’outil Open Pro qu’à condition que :
o Le propriétaire ait indiqué qu’il souhaitait recevoir ces coordonnées (paramétrage
effectué dans le système Booking.com)
o Le propriétaire ait créé dans Open Pro un mot de passe lui permettant d’accéder
au module sécurisé de récupération des coordonnées de carte.

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 Les éventuels tarifs et plannings qui existaient déjà dans votre compte Booking.com de-
vront être nettoyés (supprimés) avant activation de la Passerelle XML Open Pro > Boo-
king.com en production.

 L'activation de la passerelle ne permettra pas d’importer dans Open Pro les réservations
Booking.com qui ont été faites avant activation de la passerelle en production.

 Dans Open Pro, l’édition PDF d’un dossier de réservation issu d’une réservation de Boo-
king.com ne fait pas figurer les descriptifs et images des hébergements paramétrés dans
Open Pro. L’édition PDF d’un dossier de réservation issu d’une réservation de Booking.com
affiche les descriptifs reçus de Booking.com. Le descriptif reçu de Booking.com ne compor-
tant pas d’image, l’édition PDF ne comportera pas d’image associée aux hébergements.

 Dans Open Pro, l’édition PDF d’un dossier de réservation issu d’une réservation de Boo-
king.com ne fait pas figurer les conditions de ventes paramétrées dans Open Pro. L’édition
PDF d’un dossier de réservation issu d’une réservation de Booking.com affiche les condi-
tions de réservation reçues de Booking.com.

 A 1 type d’hébergement paramétré dans Booking.com correspond 1 et 1 seul héberge-
ment paramétré dans Open Pro (1 chambre, 1 meublé, etc.).
Si vous souhaitez distribuer sur Booking.com la totalité des hébergements que vous avez
créés dans Open Pro, vous devrez avoir créé autant de types d’hébergements dans
l’extranet Booking.com.

Illustration :
Vous disposez de 3 chambres d’hôtes. Vous avez créé ces 3 chambres d’hôtes dans votre
Open Pro, ex :
- Chambre Les Mimosas (chambre double)
- Chambre Iris (chambre triple)
- Chambre les Jonquilles (chambre triple)

Si vous disposez dans l’extranet de Booking.com de 3 types d’hébergement :
Ex :
- Chambre Double Cocooning
- Chambre Triple Tradition
- Chambre Triple Charme
C’est parfait, vous pourrez associer chacune de vos 3 chambres Open Pro à chacun des
types d’hébergements créés dans Booking.com

Si vous disposez dans l’extranet de Booking.com de moins de 3 types d’hébergement :
Ex :
- Chambre Double Cocooning
- Chambre Triple Tradition
Vous ne pourrez distribuer sur Booking.com que 2 de vos chambres Open Pro (car 3
chambres sont créées dans votre Open Pro alors que seuls 2 types sont créés dans Boo-
king.com)

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2, Procédure d’activation de la passerelle XML Open Pro >
Booking.com

Etapes successives à suivre par le propriétaire (dans l’ordre) pour activer la passerelle XML Open
Pro > Booking.com


Etape 1 : Préparer la connexion dans Open Pro

Depuis votre compte Open Pro, cliquez sur le menu « Booking.com » présent dans l’onglet
« Diffuser votre offre »

A savoir : Si le menu « Booking.com » n’apparait pas dans l’onglet « Diffuser votre offre », contactez
votre référent Open System.


Saisir votre Identifiant Booking.com (identifiant disponible depuis l’extranet Booking.com). Lire
et accepter les Conditions Générales d’Utilisation de la passerelle et valider.






A ce stade, aucune donnée n’est envoyée à Booking.com. L’identifiant Booking.com est uniquement
demandé pour qu’Alliance Réseaux ait connaissance de l’information quand les services Bo o-
king.com contacteront Alliance Réseaux pour procéder à la connexion.








A noter :

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Etape 2 : Préparer la connexion dans Booking.com

Depuis votre extranet Booking.com, cliquez sur le menu « Channel Manager »

Choix de l’éditeur :
Dans le champ de recherche des éditeurs de logiciels compatibles, saisissez les premières
lettres de « Open System » ou d’« Alliance Réseaux »
Dans la liste de résultats, assurez-vous de choisir « Open System (Alliance Réseaux) »

Type de connexion :
Dans la liste des choix de type de connexion, assurez-vous de choisir la passerelle « 2 sens »
« Two-way Reservations & Availability » / « 2 sens – Réservations et disponibilités »

Validez les conditions Booking.com.




A ce stade, aucune donnée n’est encore envoyée à Booking.com depuis Open Pro.
Booking.com envoie un mail à Alliance Réseaux pour signaler votre demande d’activation de la pas-
serelle. Dès réception de cette demande et après vérification par Alliance Réseaux que vous avez
bien effectué les opérations demandées à l’Etape 1 de ce document, Alliance Réseaux envoie un
mail à votre référent Open System qui vous invitera à passer à l’Etape 3 de ce document.

Pour que vous puissiez passer à l’Etape 3 de ce document (Etablir les correspondances dans votre
Open Pro), les équipes d’Alliance Réseaux interviennent manuellement suite à réception du mail de
Booking.com. Par conséquent, après votre demande d’activation depuis l’extranet Booking.com, la
possibilité de passage à l’Etape 3 n’est pas débloquée instantanément et ne peut être opérée que les
jours ouvrés.

Après un délai raisonnable :
- si vous n’avez toujours pas reçu de demande de votre référent Open System vous invitant à passer à
l’Etape 3 de ce document
ou
- si la fonctionnalité de saisie des correspondances n’est toujours pas disponible dans le menu « Boo-
king.com » de votre Open Pro,
Retournez dans votre extranet Booking.com pour recommencer l’opération (Etape 2 de ce doc u-
ment)





A noter :

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Etape 3 : Etablir les correspondances

Pour pouvoir réaliser les tâches de l’Etape 3, vous devez avoir reçu un mail de la part votre ré-
férent Open System vous informant que vous pouviez procéder à la saisie des correspon-
dances dans votre Open Pro.

Depuis votre compte Open Pro, cliquez sur le menu « Booking.com » présent dans l’onglet
« Diffuser votre offre »

L’outil affiche désormais les hébergements que vous avez paramétrés dans Open Pro :


…et vous permet d’établir la correspondance avec l’hébergement Booking.com correspondant :

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Rappel : A 1 type d’hébergement paramétré dans Booking.com correspond 1 et 1 seul hébergement
paramétré dans Open Pro (1 chambre, 1 meublé, etc.). Si vous souhaitez associer la totalité de vos hé-
bergements paramétrés dans Open Pro aux types d’hébergements paramétrés dans Booking.com,
vous devez donc avoir le même nombre de types d’hébergements dans Booking.com que
d’hébergements dans Open Pro. Cf. 1,1,4 A savoir


Une fois toutes les correspondances d’hébergements établies :
- Si vous avez choisi de recevoir les informations de carte bancaire lorsque l’internaute
effectue une réservation sur Booking.com : créez un mot de passe d’accès aux infor-
mations de carte bancaire depuis la section « Informations de carte bancaire »

- Choisissez, pour chacun de vos hébergements, les Tarifs que vous souhaitez distribuer sur
Booking.com en cochant la case « Booking.com » lors de la création ou modification
de Tarifs :



A savoir : Les consignes détaillées de chacune des actions sont rappelées sur chaque écran d’Open
Pro et des bulles d’aide décrivent le fonctionnement et les manipulations à effectuer.

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A ce stade, aucune donnée n’est encore envoyée à Booking.com depuis votre Open Pro.

Pour pouvoir passer à l’Etape 4 de ce document (dernière étape), vous devez au préalable informer
votre référent Open System que vous avez terminé l’Etape 3. Alliance Réseaux ne débloquera votre
accès à l’Etape 4 qu’une fois la confirmation reçue de votre référent Open System.

Pour débloquer l’accès à l’Etape 4 de ce document, les équipes d’Alliance Réseaux interviennent
manuellement. Cette intervention n’est donc pas instantanée et n’est opérée que les jours ouvrés. A
titre d’information, aucun déblocage de l’étape 4 n’est opéré par Alliance Réseaux la veille d’un
week-end ou veille d’un jour férié.



A noter :

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Etape 4 : Activer la passerelle en production


Depuis votre extranet Booking.com, cliquez sur le menu « Channel Manager »

Confirmez l’activation de la connexion.





Attention, lorsque vous confirmez l’activation de la connexion depuis votre Extranet Booking.com, vos
données de tarifs et disponibilités existantes dans Booking.com sont supprimées pour que les données
que vous avez saisies dans votre Open Pro puissent être envoyées vers Booking.com

A ce stade, Booking.com contacte Alliance Réseaux par mail pour informer de votre confirmation
d’activation de la passerelle. Dès réception de la demande par Alliance Réseaux, Alliance Réseaux
active la passerelle en production et c’est à ce moment que les disponibilités que vous avez sélec-
tionnées dans Open Pro sont envoyées à Booking.com

L’activation de la passerelle en production est effectuée manuellement par les équipes d’Alliance Ré-
seaux après réception et vérification de la demande email de Booking.com. Par conséquent, le pas-
sage en production n’est pas instantané et ne peut être opéré que les jours ouvrés.


Une fois la passerelle en production, depuis votre compte Open Pro, cliquez sur le menu « Boo-
king.com » présent dans l’onglet « Diffuser votre offre »

L’outil vous informe que la passerelle Open Pro > Booking.com est en production et vous af-
fiche un voyant représentant l’état de la synchronisation des tarifs et du planning entre Open
Pro et Booking.com
- Vert : Les Tarifs et le planning de l’hébergement sont à jour sur Booking.com
- Orange : Les Tarifs et/ou le planning sont en cours de synchronisation sur Booking.com
- Gris : l’hébergement n’est pas réservable sur Booking.com


A noter :

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3, Réservations

Les réservations effectuées sur Booking.com créent automatiquement les dossiers de réservation
dans Open Pro (sur un principe similaire à toute autre réservation Internet).

3,1 Remontée des réservations Booking.com

Comme pour les réservations Internet, vous êtes informés des nouvelles réservations issues de
Booking.com via le menu d'Open Pro « Suivi de réservation » > « Nouvelles réservations internet ».
Certaines informations complémentaires sont transmises par le système Booking.com lors de la
réservation. Ces dernières sont affichées dans le dossier de réservation de votre Open Pro :

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Dans un dossier Open Pro issu d'une réservation effectuée sur Booking.com, vous effectuez vos
traitements habituels (éditions à destination de votre client, saisie des règlements).

Si l'internaute a saisi ses informations de carte bancaire sur Booking.com lors de sa réservation,
vous pouvez y accéder directement depuis le dossier de réservation d'Open Pro (après avoir saisi
votre mot de passe d’accès au module sécurisé de récupération des coordonnées de carte) :
pour cela, cliquez sur le lien « Voir » dans la rubrique intitulée « Informations de carte de crédit ».


3,2 Suivi des réservations

Les dossiers Booking.com apparaissent sur votre planning Open Pro.
Dans l’onglet « Suivi de réservation » d'Open Pro, vous pouvez affecter le critère de filtrage «
Origine des réservations » avec la valeur « Réservation internet – Booking.com », vous pourrez ainsi
visualiser uniquement les réservations issues de Booking.com :

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4, Modifications et annulations


4,1 Modifications de séjours

Dans un dossier Open Pro issu d'une réservation effectuée sur Booking.com, vous ne pouvez pas
modifier vous-même les hébergements (modification des dates de séjour, ajout ou suppression
d'un hébergement), ni les suppléments.
Si votre client souhaite annuler, modifier ses dates de séjour, ajouter un nouvel hébergement, ou
ajouter un supplément, il doit effectuer lui-même ces modifications en utilisant le lien qui lui a été
communiqué par "Booking.com" lors de sa prise de réservation sur "Booking.com".

Si le client effectue des modifications de son dossier sur "Booking.com", alors après un délai de
quelques minutes, son dossier dans Open Pro sera automatiquement mis à jour. Afin que vous
soyez avertis de cette mise à jour du dossier dans Open Pro, ce dossier apparaitra dans Open Pro
dans le menu "Suivi de réservation" dans une section intitulée "Dossiers mis à jour par un tiers".

4,2 Annulations de séjours

Dans le cas où un dossier issu de Booking.com comporte plusieurs hébergements :
Si le client annule uniquement certains des hébergements de son dossier sur Booking.com, vous
recevrez alors dans Open Pro cette mise à jour du dossier, qui comportera d'éventuels frais de
réservation (conformément aux modalités d'annulation configurés sur Booking.com).

Dans le cas où un dossier issu de Booking.com comporte un seul hébergement :
Si le client annule son séjour sur Booking.com, vous recevrez alors dans Open Pro cette mise à jour
du dossier, qui comportera d'éventuels frais de réservation (conformément aux modalités
d'annulation configurés sur Booking.com).
Ce dossier aura dans Open Pro le statut « Annulé », car il ne comporte plus d'hébergements. Il
sera donc accessible depuis le suivi des réservations d'Open Pro, via le menu « Suivi de
réservation » > « Rechercher un dossier », en choisissant le filtre « Annulé » dans le « Statut du
dossier ».


A noter : Si vous constatez que vous avez reçu dans Open Pro un dossier qui correspond à un client qui
ne viendra pas, et si ledit client a laissé de mauvaises coordonnées sur Booking.com ou s'il n'est pas allé
annuler sa réservation sur Booking.com, alors vous ne pouvez pas supprimer cette réservation
directement dans Open Pro. Il convient que vous contactiez directement Booking.com, afin qu'ils
procèdent à l'annulation de ce dossier. Dès lors que ce dossier aura été annulé par Booking.com, il sera
automatiquement mis à jour dans Open Pro, et aura le statut « Annulé ».