PG- Workflows

1. Workflow Fundamentals Axel Furlan SharePoint Configurator & Front-End Developer [email protected]

2. Agenda 2 Primera parte - Charla ¿Qué es un Workflow ? ¿Para qué nos sirve? ¿En qué deberíamos usarlo y en qué no? Tipos de Workflow Lo nuevo que traen los workflows de Sharepoint 2013 Formularios para workflows y Custom Actions Microsoft Visio Workflows Segunda parte - Workshop Simular un TimerJob en Sharepoint Online

3. Primer Parte Charla ¿Qué es un Workflow ? ¿Para qué nos sirve? ¿En qué deberíamos usarlo y en qué no? Tipos de Workflow Lo nuevo que trae los workflows de Sharepoint 2013 Formularios de workflows y Custom Actions Microsoft Visio Workflows

4. ¿Que es un Workflow ? 4 Similar a un diagrama de flujo Serie de tareas que producen un resultado Más concretamente como el movimiento automatizado de documentos o elementos a través de una secuencia de acciones o tareas que están relacionadas con un proceso empresarial Completamente automatizado !

5. ¿Para que nos sirve? 5 Volvamos al ejemplo anterior… Sin workflow : Pablo recibe un documento Se lo manda por mail a los revisores Ania ve el mail y lo aprueba/no lo aprueba En caso de aprobarlo, Ania manda el mail a Luciano para una segunda revisión Luciano revisa el mail con el documento y si está todo bien lo aprueba, y le informará a quién tenga que informarle (por mail, en persona, etc.) ¿Cuál es el problema con esto? Pablo perdió el documento Pablo envía un mail con información incorrecta (revisores incorrectos, documento deprecado, etc.) Ania se olvida de revisarlo Lucho se olvida de revisarlo El documento queda traspapelado en algún mail de las 3 personas Borraste el mail borraste el documento Muchos documentos muchos mails Con workflow : Cualquier persona carga el documento en la lista para aprobación El flujo de trabajo asigna la tarea al revisor correspondiente ( Ania ), le envía un mail a Ania con un formulario con información del mismo como por ejemplo comentarios y ella lo puede aprobar o rechazar desde el mismo mail En caso de ser aprobado, el flujo de trabajo se encarga de asignar la tarea al siguiente revisor (Luciano) y mandarle un mail con la información y los comentarios de Ania (opcional) El documento queda aprobado definitivamente en caso de que el revisor final lo apruebe. En caso de ser rechazado en alguna instancia, se puede definir acciones a tomar al momento de definición del workflow

6. ¿En qué deberíamos usarlo y en qué no? 6 Muy útil en: Procesos de negocio cortos o medianos ( WFComplexity ) Procesos de negocios volátiles al cambio Aprobación de lo que sea (literal) Gestión y transacciones de documentos No es muy útil en: Procesos de negocio largos o complejos ( WFComplexity ) Procesos de negocio que deben ejecutarse sobre muchos elementos (a nivel elemento) Demasiado uso de Web Services Testing complicado

7. Tipos de Workflow 7 Las instancias están relacionadas al contexto del elemento y de la lista actuales Las acciones más comunes están relacionadas a los campos del “Elemento actual” Si haces una plantilla de la lista, el workflow asociado se copia también Las instancias pueden estar relacionadas a una lista/biblioteca/ TdC Si el WF se crea en un sitio, todos los sitios hijos podrán usarlo Pueden ser exportados y usados en cualquier otro sitio Pueden tener “columnas asociadas” que se agregan automáticamente al asociar el WF una lista Las instancias están asociadas al sitio Muchas acciones relacionadas a los otros 2 WF no están Muy útil en casos que conciernen al todo el sitio y no una lista/ TdC en particular

8. Lo nuevo en workflows 2013 8

9. Lo nuevo en workflows 2013 9 State Machine

10. Nuevas acciones en WF de 2013 10 Permite el uso de la máquina de estados Workflows de 2010 Se puede pasarle parámetros al puro estilo función Se asemeja a un JSON SUPER útil Funciona como una llamada a un servicio REST ( Representational State Transfer)

11. Nuevas acciones en WF de 2013 11 REST y variables de Diccionario

12. Nuevas acciones en WF de 2013 12 REST y variables de Diccionario

13. Formularios de Workflows y Custom Actions 13 DEMO ! Formularios: Sirven para pasar “parámetros” al WF Sólo son válidos para el inicio manual del WF Configurables con cualquier tecnología client-side , ya que son . aspx Custom Actions : Sirven para ejecutar WF de forma manual Intuitivos, fáciles de utilizar Añaden un buen atajo a la ejecución de un WF Poder administrar visualización a través de audiencia (máscara de derechos)

14. Microsoft Visio Workflows 14 DEMO !

15. Segunda Parte Workshop Simulando un TimerJob en Sharepoint Online mediante WF con Axel Furlan

16. Referencias: 16 https://msdn.microsoft.com/en-us/library/office/jj163181.aspx https://msdn.microsoft.com/en-us/library/office/jj163177.aspx https://msdn.microsoft.com/en-us/library/office/jj164026.aspx https://www.webucator.com/tutorial/advanced-microsoft-sharepoint/creating-custom-workflows-with-sharepoint-designer-2013.cfm https://msdn.microsoft.com/en-us/library/jj728659.aspx Súper completo!

17. Muchas gracias!