Protocollo informatico - Protocollazione documenti

Presentazione delle funzionalità del Sistema di Protocollo Informatico basato su SharePoint 2007.

Protocollazione documenti in Sharepoint.

1. Protocollo Informatico

2. Protocollo Informatico (Definizione) Il protocollo informatico è un sistema che consente per ogni documento ricevuto o spedito dall'amministrazione, la registrazione in maniera automatizzata delle informazioni di protocollo . In particolare, i sistemi di protocollo informatico e di gestione dei flussi documentali, possono diventare lo strumento che abilita la completa attuazione della trasparenza amministrativa tra amministrazioni,cittadini e imprese, intesa come concreto diritto del cittadino e dell’impresa di conoscere lo stato delle attività amministrative che li riguardano e avere la garanzia che tali attività siano condotte nel rispetto di regole di priorità e massimo impegno.

3. Protocollo Informatico (Definizione) Può essere inserito in un progetto articolato per: Automatizzazione dei flussi aziendali Dematerializzazione Archiviazione elettronica dei documenti amministrativi Iter Approvativo dei documenti Fascicolazione documenti correlati Non si parla solo di innovazione tecnologica Si vuole mutare l’orientamento burocratici, passando da una "logica per direzioni ad una logica per processi". Una maggiore sicurenza nello scambio di informazioni usando strumenti all’avanguardia Firma digitale Posta certificata

4. Protocollo Informatico (Vantaggi) La gestione elettronica dei flussi documentali permette di: Migliorare dell'efficienza interna con   riduzione dei costi (attraverso l'eliminazione dei registri cartacei, la diminuzione degli uffici di protocollo e la razionalizzazione dei flussi documentali ) Migliorare i servizi  volti alla trasparenza dell'azione amministrativa attraverso l'impiego di strumenti che consentano un effettivo esercizio del diritto di accesso allo stato dei procedimenti ed ai relativi documenti da parte dei soggetti interessati .

5. Protocollo Informatico (Vantaggi) L‘attività di protocollo rappresenta una fase essenziale del processo di gestione documentale perchè Consente di certificare la provenienza e tipologia di ogni documento e la data certa di acquisizione o creazione.   Il sistema del protocollo è quindi essenziale per regolamentare il flusso documentale, per catalogare, distribuire ed archiviare ogni documento o gruppi di documenti correlati, in modo da garantire l’ordinato svolgimento delle procedure connesse e consentire il recupero delle informazioni in ogni momento.

6. La nostra soluzione Decatec ha sviluppato una soluzione di protocollo informatico che recepisce tutti i requisiti fissati dalle leggi vigenti . Si presenta come un portale basato su Microsoft SharePoint di cui sfrutta le caratteristiche di enterprise portal, di collaboration, di workgroup e soprattutto di gestione documentale. In un moderno ambiente web-based, l’enterprise p ortal garantisce potenti funzionalità di integrazione e di personalizzazioni . Il sistema di gestione documentale di Office SharePoint si differenzia da un tradizionale file system per caratteristiche fondamentali quali versionamento , categorizzazione , metadati e funzioni di ricerca . E’ inoltre dotato di un’elevata integrazione nativa con Microsoft Office per semplificare al massimo l’accesso al repository documentale

7. Funzionalità Principali Decatec estende gli strumenti messi a disposizione da SharePoint integrando: Scansione dei documenti Registrazione di Protocollo co metadati nucleo minimo CNIPA Segnatura di Protocollo Creazione e affissione del watermark Flusso di Gestione Assegnazione Archiviazione Cancellazione Rifiuto Inoltra Gesione dei permessi Ricerca dei documenti Servizi aggiuntivi Firma digitale Posta certificata (PEC )

8. Scansione Documenti Integrata con SharePoint La soluzione permette con pochi semplici click, di scansionare in modo rapido i documeti, che vengono poi in automatico integrati nel sistema di protocollazione. Dopo la scansione il documento viene caricato all’interno del sistema e pronto per essere lavorato e seguire i vari iter che lo porteranno a diventare la corrispondente riproduzione fotografica (o altro mezzo) del documento idonea a garantire la conformità degli originali in formato cartaceo.

9. Registrazione di Protocollo(Nucleo minimo CNIPA) In seguito alla fase di scansione e acquisizione del sistema documentale, il documento deve essere corredato dalle seguenti informazioni: Data acquisizione documento Stato del documento Tipo del documento Direzione Oggetto Mittenti/Destinatari del documento (siano essi diretti o in CC) Dalla stessa maschera può essere avviata la funzionalità di assegnazione del numero di protocollo (Fig.1) . Scheda documento (fig.1)

10. Segnatura di Protocollo In questa fase il sistema associa al documento le seguenti informazioni: Numero di protocollo Data di protocollazione In seguito il sistema provvede ad apporre sul documento scansionato un timbro (watermark) (fig.2). La timbratura del documento permette di avere le informazioni di protocollazione disponibili direttamente all’interno del documento. Watermadk allegato al documento (fig.2)

11. Assegnazione del documento SharePoint Workflow In seguito alla fase di segnatura di protocollo il documento viene sottoposto ad un flusso di gestione documentale le cui fasi sono rappresentate nella figura:

12. Assegnazione del documento Archiviazione Dopo aver selezionato un archivio di destinazione i documenti vengono spostati e i metadati a essi legati vengono impostati in uno stato di “Archiviati”. Accesso in visione dei documenti archiviati Attive tutte le funzionalità delle documet library di sharepoint 2007

13. Assegnazione del documento Cancellazione Il documento viene spostato all’interno di un archivio contenente tutti i documenti cancellati e i metadati a essi legati vengono impostati in uno stato di “Cancellato”. I documenti non vengono mai realmente cancellati Possibilità di recuperare documenti cancellati Utilizzo delle funzionalità delle documet library di sharepoint 2007

14. Assegnazione del documento Inoltra Il sistema da la possibilità di inoltrare un documento a un untente che ha la possibilità di: Controllo totale del documento o permessi di sola lettura

15. Assegnazione del documento Rifiutato Possibilità di un utente di rifiutare il documento Il documente viene rimandato al primo smistatore

16. Gestione dei permessi L’applicazione è dotato di un’elevata integrazione nativa con Sharepoint 2007, questo permette di sfruttare al massimo la gestione dei permessi su ogni singolo utente o gruppo. E’ inoltre possibile gestire vari livelli di permessi per aree differenti sullo stesso utente o gruppo : Collaboratori Lettori Amministratore Collaboratore Amministratore Lettore

17. Ricerca dei documenti La maschera per la ricerca permette la ricerca dei documenti all’interno di tutto il sistema. Si ha la possibilità di indicare una o più parole chiavi , e allo stesso tempo di inserire uno o più canoni di ricerca in modo da ottenere un risultato basato su procedure di ricerche incrociate . Il risultato viene stampato a video sotto forma di una tabella, con la possibilita di: Selezionando un documento, in modo che con un click si viene rediretti alla scheda del documento Esportazione del risultato in formato excel Grazie all’utilizzo di tecnologie basate sul motore di ricerca di sharepoint, si ottengono risultati veloci e con le migliori performance nelle prestazioni Modulo per la ricerca dei documenti (fig.4) Risultato di una ricerca (fig.5)

18. Servizi Aggiuntivi Grazie all’esperienza maturata nella progettazione e realizzazione di soluzioni di gestione documentale e collaborazione aziendale, Decatec è in grado di proporre: Progettare e Realizzar e personalizzazioni a partire dalla soluzione base per soddisfare a pieno i requisiti del Cliente Soluzioni di Firma Digitale; Integrazione con Sistemi di Posta Elettronica Certificata; Progettazione e i mplementazione di soluzioni avanzate di gestione documentale e workflow automation basate sulla Piattaforma SharePoint

19. Firma digitale Un documento firmato digitalmente (tramite firma digitale) ha la stessa valenza di un qualsiasi documento firmato su cartaceo. Ma i vantaggi che si possono avere sono: Più veloce Diminuisce i costi Molto più sicura Si può usare in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo (basta avere una pc e una connessione) Utilizzare canali sicuri per la gestione aumenttando cosi la sicurezza, si possono firmare documenti da remoto usando un pc o smartphone, avere la conferma della firma tramite un feeback (sms o mail). Dove?

20. Posta certificata (PEC) COS’E’ LA PEC   La Posta Elettronica Certificata (PEC) è uno strumento che consente di attribuire ad un messaggio di posta elettronica lo stesso valore di una raccomandata con avviso di ricevimento. Il valore della PEC è legato al fatto che entrambe le parti (chi scrive l’e-mail e chi la riceve) siano dotate di casella di posta elettronica di tipo PEC.    La PEC offre diversi benefici rispetto alla posta elettronica tradizionale: Garanzia di recapito (si viene avvisati in caso di mancato recapito) La ricevuta di consegna ha valore legale (non è solo una semplice conferma di lettura) Certezza e tracciabilità dell’indirizzo del mittente Certezza sulla titolarità della casella del destinatario Certificazione del contenuto Elevati standard di sicurezza obbligatori

21. Standard di mercato Decatec Protocollo Informatico è compatibile con tutti i principali standard di mercato. Supporta .NET, XML, SQL, ADO, ODBC, OLE-DB ed è interoperabile con Windows Workflow Foundation. Essendo un sistema distribuito, funziona su reti Intranet/Extranet basate su ambienti operativi Microsoft e browser Internet. Oltre a ciò dispone di un supporto multilingua ed è profondamente integrato con i più diffusi ambienti di produttività individuale, in particolare con Microsoft Office System. Requisiti di sistema. Le componenti server richiedono : un sistema basato su Microsoft Windows server 2003/2008 e ActiveDirectory un sistema di posta elettronica (ad es. Microsoft Exchange Server) Microsoft SQL Server 2005/2008 Microsoft SharePoint 2010 (o Windows SharePoint Foundation 2010) o Microsoft Office SharePoint Server 2007 (o WSS 3.0) tecnologia jquery , che permette di aumentare la velocità di rendering dei risultati a video