Real page utility billing expense management

Real page utility billling expense management

1. Rent and utilities on one bill. Configure bills as you wish. We make it easy.
Maximize Cost Recovery with Resident Billing 
Resident Billing is a full-service billing, payments and reporting solution that provides
everything needed to recover the utility costs of your communities and integrates 
billing with your property management system.
The RealPage
®
 Resident Billing solution 
provides everything required to launch and manage 
a successful resident utility billing and cost recovery 
program for your multifamily communities. 
The RealPage Resident Billing platform gives 
you 
configurable options for convergent, utility-only 
and additional versions of the statement. 
ON-TIME AND ACCURATE
We help you reduce the third largest operating 
expense of multifamily property management 
with timely and accurate billing.
DATA SECURITY
With secure and redundant data management, 
we comply with and pass annual audits to 
confirm a high level of data security. This 
includes adherence to international, federal, 
state, local, card association and NACHA rules. 
RESIDENT CONVENIENCE
eBill and other billing and payment options are 
available, so residents can choose how they pay
their rent and utilities and have them processed.
LEGAL AND REGULATORY SUPPORT
We review all billing methodologies to ensure
compliance 
while staying focused on your
bottom line of resident satisfaction.   
SUPERIOR SERVICE AND SUPPORT
Our customers and their residents can quickly and 
conveniently get answers. The dedicated team of 
RealPage
®
 Utility Management professionals is 
eager to help them, so customers will have more 
time to focus on their core business objectives. Did 
you know that 20% of RealPage Utility Manage-
ment customer service calls are handled during 
evenings and weekends? Extended hours are just 
one more way we support our valued partners.
RESIDENT BILLING

2. Resident Billing provides everything required to launch and manage a successful utility cost recovery program 
for your communities while maximizing revenue streams. RealPage’s premier billing platform provides 
configurable options featuring convergent, utility-only statements and and a variety of other versions.
OPTION 1: RESIDENT ONEBILL
Resident OneBill delivers a statement bill to 
residents detailing their allocated utility charges 
and may include other line items for rent, amenity 
fees, balance carry-overs and any other charges 
reflected in their resident ledger for the month.
OPTION 2: UTILITIES
This service sends a full-page billing statement bill 
(option 
for postcard with privacy seal) to residents, 
detailing
 their allocated utility charges.
       
Launch and manage a successful utility cost recovery program
How RealPage Resident Billing Works
EXPERTS IN MULTIFAMILY UTILITY BILLING
Our regulatory team maintains a national database 
of state, county and municipal laws, ordinances
and regulations affecting submetering, billing and 
energy management.
REALPAGE IS SAFE AND SECURE
RealPage maintains a secure and compliant
infrastruc
ture, ensuring the highest standards
are upheld for 
all of its clients. 
GET QUICK UPDATES ABOUT KEY PROJECTS
RealPage’s Status Tracker is a real-time tool that 
syncs directly with the project management 
systems used by RealPage. Status Tracker will 
follow summary-level progress of three project 
types: Implementations, Submeter Installations 
and Submeter Maintenance. You can see notes, 
schedule dates completed and respond to request 
for files.
The Ultimate in Secure Transactions 
RESIDENT BILLING

3. Built to Meet Your Objectives
RealPage Utility Management delivers all common 
Ratio Utility Billing System (RUBS) and submetering 
billing methods used across the U.S., as well as 
multiple methods at the same property (as needed).
Life is simple, with multiple ways to generate and 
process final bills. This includes automated 
processes and the 
ability to generate them within 
other property management
 software systems such 
as OneSite
®
.
RealPage Utility Management interfaces with all 
major property management software systems, 
which allows us to automatically identify billable 
residents and upload accounts receivable.  
No one is more capable in all real estate sectors. 
We offer a number of features and methods to 
configure your billing across all products:
  • Conventional
  • Affordable
  • Student
  • Senior
  • Mixed-Use
  • Single-Family
  • Condominium
No matter the product, you are assured of 
first-class billing efficiency.
Committed to accurate and
on-time billing, RealPage leads the
multifamily industry, processing
approximately two and a half
million bills per month.
RESIDENT BILLING
For more information, visit:
www.realpage.com
or call 1-87-REALPAGE
© 2017 RealPage, Inc. All trademarks are the property of their respective owners. All rights reserved. UTM-17-004

4. REALPAGE® PRODUCT BEST PRACTICE STANDARDS CHECK
UTILITY EXPENSE MANAGEMENT
How do you lower my utility expense and gain 
more control over my utility payments?
RealPage:
•  Uncovers the portion of “vacant” energy expense that 
is actually due to theft.
•  Exposes late fees and other line items that aren’t 
captured through in-house data entry processes.
•  Allows you to choose from exible funding options. 
Frequency, who initiates, accrual calculation 
methods and fle formats can all be customized to 
ft your needs.
•  Tracks each step. If desired, your invoices and 
payments can be followed throughout the payables 
process with imprinted code and status reports.
•  Ensures accuracy with quality controls for data 
entry—over 300 validations—and includes 
statistical data quality program and dedicated 
Quality Assurance group.
•  Establishes additional checkpoints and thresholds 
to ft your needs, setting dollar limits to ensure 
you don’t overpay.
•  Views and approves work ow exception 
queue—approve, deny, send questions back to our 
Invoice Desk, or place on hold.
•  Money is typically routed through 
a Federal Reserve Member Bank.
What are your late fee guarantees?
RealPage’s late fee reduction claim is not just in our 
marketing material, our contract actually backs it up. We 
research and reimburse customers for material late fees 
that result if we fail to process in a timely manner. And we 
report your late fees via monthly performance reports and 
online reports that are available on demand, while most 
others don’t even track late fees at all.
What steps do you take to ensure 
accountability and secure my nancial data?
As a publically traded company, RealPage takes every 
precaution to protect your data. Our pledge is backed by 
the highest level of industry certifcation. In addition, all 
transactions are conducted through FDIC insured 
fnancial partners who are audited regularly by the 
Federal Reserve, FDIC, SEC, third party auditors and 
KPMG. This is important, because in early 2013, two 
payables companies made headlines when they 
declared bankruptcy after employees embezzled $25 
million and $17 million respectively from their customers.
Furthermore, the partner model provides unmatched 
accountability, with RealPage managing the program for 
you. Multiple data checks, redundant data storage and 
superior service levels by the leaders in each respective 
business provides you with the best-in-class utility invoice 
management solution.
What steps do you take to prevent shutofs?
RealPage’s system automatically ags missing bills when 
they don’t arrive when expected. Our team of research 
and resolution associates prevent shutofs by proactively 
working to track them down and immediately addressing 
any notices from the utilities.
What is your average processing 
speed for an individual invoice?
RealPage processes every bill it receives, every day of 
the year. Our average time to process a bill is 0.67 days, 
and getting faster all of the time! Our systems provide 
fully transparent date trails for each step in the life of a 
bill. All of this information is available on our website and 
in detailed monthly performance reports provided by 
Account Managers. Our speed and accuracy mean less 
late fees, shutofs, balances carried forward, deposits, etc. 
and better, faster information in your hands sooner. It also 
allows more time to research and handle any exceptions.
How much experience do you have 
in invoice management?
RealPage Utility Management currently serves more than 
6,450 properties representing more than 2.1 million units, 
and processes more than 4 million invoices totaling more 
than $1.4B dollars each year! Our beginnings stretch back 
to 1994 for resident billing, and 2001 for invoice processing. 
Our management team has extensive experience in all 
facets of utility management, invoice processing and 
bill payment services as well as senior-level multifamily 
management experience. Our overall experience in all 
things related to Utility Management is unsurpassed 
in the industry!
How big is your benchmarking database?
We know you want to be sure you are benchmarking against 
a large sample set. That’s why RealPage’s data warehouse 
currently allows you to compare your properties to over 
3,100 properties throughout the United States. You will 
soon be able to compare your properties using data derived 
from more than 4 million invoices processed annually from 
6,400+ properties in nearly every state!
What evidence do you have to back up your 
claim to have great customer service?
Ask them how they’re rated by The Better Business 
Bureau. RealPage has 3 times less complaints fled with 
the BBB over the last 3 years than our main competitors, 
even though we serve more residents than either of them. 
RealPage also has extended hours of availability. In fact, 
the RealPage resident service hotline felds 20% of resident 
inquiries during hours while our competitors are CLOSED.
What opportunities do you provide 
for ongoing customer education in the 
eld of utilities? 
RealPage is a leader in giving back to the apartment 
industry and helping our customers keep current on 
best practices and changing regulations in the area of 
water, waste, and energy management. Ways we do that 
include our Journal of Utility Management magazine, our 
annual Energy Summit with special guest speakers, our 
formation of the Utility Management Advisory to help 
you collaborate with peers. 
How many attorneys do you have focused on 
multifamily utilities and how much experience 
do they have?
RealPage has several attorneys on staf. We have the 
strongest, most experienced, nationally active legal bench 
in multifamily involved in utility management regulations 
and legislation. Our expert attorneys have over 80 years 
combined experience.
How do you guarantee business continuity in 
the event of a disaster?
RealPage has fully redundant processing centers and 
systems designed to keep your data safe. If you would like 
additional information on the RealPage continuity plan 
please contact your account representative.
What does your program ofer to help me get 
actionable energy management content and 
reduce my utility consumption?
Two big features that RealPage ofers are Alert 
Management and Scorecard. 
One alert that our customers are excited about is our Email 
Alerts feature. These are proactive alerts that go out to 
your communities with actionable advice for pinpointing 
consumption that has spiked way up or down—month 
over month and year over year—for electricity, natural gas 
or water. But even more customers have told us they are 
really excited about our alert management and research 
service, where we go the extra mile, calling the utilities and 
your communities to investigate root causes. Then we log 
the results and provide you with a report so you can take 
action or follow up if needed.
The second feature is our Scorecard, which, along with our 
Energy Management team, helps you fnd the high-value 
opportunities for investing in capital improvement projects. 
One thing that’s diferent about our Scorecard, compared 
to some of out competitors, is that it calculates the type 
of green savings you can put in your wallet—the potential 
dollars on the table— and not just the kWh, therms, or BTUs. 
The Scorecard shows each property’s annual consumption 
and gives an at-a-glance indicator (A, B, C, D) of how 
effcient each property is. It shows the Annualized Potential 
Savings if the consumption is lowered to A level.
Ask these questions when evaluating solution providers for utility
expense management, and you will reduce the risk to your assets
and your residents.

5. How do you lower my utility expense and gain 
more control over my utility payments?
RealPage:
•  Uncovers the portion of “vacant” energy expense that 
is actually due to theft.
•  Exposes late fees and other line items that aren’t 
captured through in-house data entry processes.
•  Allows you to choose from exible funding options. 
Frequency, who initiates, accrual calculation 
methods and fle formats can all be customized to 
ft your needs.
•  Tracks each step. If desired, your invoices and 
payments can be followed throughout the payables 
process with imprinted code and status reports.
•  Ensures accuracy with quality controls for data 
entry—over 300 validations—and includes 
statistical data quality program and dedicated 
Quality Assurance group.
•  Establishes additional checkpoints and thresholds 
to ft your needs, setting dollar limits to ensure 
you don’t overpay.
•  Views and approves work ow exception 
queue—approve, deny, send questions back to our 
Invoice Desk, or place on hold.
•  Money is typically routed through 
a Federal Reserve Member Bank.
What are your late fee guarantees?
RealPage’s late fee reduction claim is not just in our 
marketing material, our contract actually backs it up. We 
research and reimburse customers for material late fees 
that result if we fail to process in a timely manner. And we 
report your late fees via monthly performance reports and 
online reports that are available on demand, while most 
others don’t even track late fees at all.
What steps do you take to ensure 
accountability and secure my nancial data?
As a publically traded company, RealPage takes every 
precaution to protect your data. Our pledge is backed by 
the highest level of industry certifcation. In addition, all 
transactions are conducted through FDIC insured 
fnancial partners who are audited regularly by the 
Federal Reserve, FDIC, SEC, third party auditors and 
KPMG. This is important, because in early 2013, two 
payables companies made headlines when they 
declared bankruptcy after employees embezzled $25 
million and $17 million respectively from their customers.
Furthermore, the partner model provides unmatched 
accountability, with RealPage managing the program for 
you. Multiple data checks, redundant data storage and 
superior service levels by the leaders in each respective 
business provides you with the best-in-class utility invoice 
management solution.
What steps do you take to prevent shutofs?
RealPage’s system automatically ags missing bills when 
they don’t arrive when expected. Our team of research 
and resolution associates prevent shutofs by proactively 
working to track them down and immediately addressing 
any notices from the utilities.
What is your average processing 
speed for an individual invoice?
RealPage processes every bill it receives, every day of 
the year. Our average time to process a bill is 0.67 days, 
and getting faster all of the time! Our systems provide 
fully transparent date trails for each step in the life of a 
bill. All of this information is available on our website and 
in detailed monthly performance reports provided by 
Account Managers. Our speed and accuracy mean less 
late fees, shutofs, balances carried forward, deposits, etc. 
and better, faster information in your hands sooner. It also 
allows more time to research and handle any exceptions.
How much experience do you have 
in invoice management?
RealPage Utility Management currently serves more than 
6,450 properties representing more than 2.1 million units, 
and processes more than 4 million invoices totaling more 
than $1.4B dollars each year! Our beginnings stretch back 
to 1994 for resident billing, and 2001 for invoice processing. 
Our management team has extensive experience in all 
facets of utility management, invoice processing and 
bill payment services as well as senior-level multifamily 
management experience. Our overall experience in all 
things related to Utility Management is unsurpassed 
in the industry!
How big is your benchmarking database?
We know you want to be sure you are benchmarking against 
a large sample set. That’s why RealPage’s data warehouse 
currently allows you to compare your properties to over 
3,100 properties throughout the United States. You will 
soon be able to compare your properties using data derived 
from more than 4 million invoices processed annually from 
6,400+ properties in nearly every state!
What evidence do you have to back up your 
claim to have great customer service?
Ask them how they’re rated by The Better Business 
Bureau. RealPage has 3 times less complaints fled with 
the BBB over the last 3 years than our main competitors, 
even though we serve more residents than either of them. 
RealPage also has extended hours of availability. In fact, 
the RealPage resident service hotline felds 20% of resident 
inquiries during hours while our competitors are CLOSED.
What opportunities do you provide 
for ongoing customer education in the 
eld of utilities? 
RealPage is a leader in giving back to the apartment 
industry and helping our customers keep current on 
best practices and changing regulations in the area of 
water, waste, and energy management. Ways we do that 
include our Journal of Utility Management magazine, our 
annual Energy Summit with special guest speakers, our 
formation of the Utility Management Advisory to help 
you collaborate with peers. 
How many attorneys do you have focused on 
multifamily utilities and how much experience 
do they have?
RealPage has several attorneys on staf. We have the 
strongest, most experienced, nationally active legal bench 
in multifamily involved in utility management regulations 
and legislation. Our expert attorneys have over 80 years 
combined experience.
How do you guarantee business continuity in 
the event of a disaster?
RealPage has fully redundant processing centers and 
systems designed to keep your data safe. If you would like 
additional information on the RealPage continuity plan 
please contact your account representative.
What does your program ofer to help me get 
actionable energy management content and 
reduce my utility consumption?
Two big features that RealPage ofers are Alert 
Management and Scorecard. 
One alert that our customers are excited about is our Email 
Alerts feature. These are proactive alerts that go out to 
your communities with actionable advice for pinpointing 
consumption that has spiked way up or down—month 
over month and year over year—for electricity, natural gas 
or water. But even more customers have told us they are 
really excited about our alert management and research 
service, where we go the extra mile, calling the utilities and 
your communities to investigate root causes. Then we log 
the results and provide you with a report so you can take 
action or follow up if needed.
The second feature is our Scorecard, which, along with our 
Energy Management team, helps you fnd the high-value 
opportunities for investing in capital improvement projects. 
One thing that’s diferent about our Scorecard, compared 
to some of out competitors, is that it calculates the type 
of green savings you can put in your wallet—the potential 
dollars on the table— and not just the kWh, therms, or BTUs. 
The Scorecard shows each property’s annual consumption 
and gives an at-a-glance indicator (A, B, C, D) of how 
effcient each property is. It shows the Annualized Potential 
Savings if the consumption is lowered to A level.
If the vendor you're considering can't answer these questions, put RealPage
Utility Management to the test and get the satisfaction you deserve.
For more information, visit:
www.realpage.com
or call 1-87-REALPAGE
© 2017 RealPage, Inc. All trademarks are the property of their respective owners. All rights reserved. UTM-17-042