Records Management Models

Faculty of Archival Science, Bucharest, Romania, 2008

1. THE THREE RECORDS THE THREE RECORDS 
MANAGEMENT MODELSMANAGEMENT MODELS
Lucia Stefan
Archiva Ltd

2. RECORDS MANAGEMENT 
MODELS
European  Administrative model – Archival 
model
Anglo­Saxon model – Lifecycle model
Australian Model – Records Continuum

3. EUROPEAN ADMINISTRATIVE 
MODEL 
No distinction between records and 
documents
The word record doesn’t exist in many 
European languages
Document management rules dictated by 
administrative needs and managed by 
administrative staff
No records management function, only an 
archival function

4. EUROPEAN 
ADMINISTRATIVE MODEL  
Document life composed of two stages: current 
and archived
Active records created and managed by users
No clear definition of time and no retention 
schedules
Inactive documents are retained until appraisal
Appraisal made by archivists
Documents sent to Archives for permanent 
preservation

5. LIFECYCLE MODEL  
Model conceived by Phillip Coolidge 
Brooks and Emmett J. Leahy of US 
National Archives in the late 1930’s and 
further developed by Ira Penn
Based on birth to death lifecycle
Time is linear and sequential 
Defines differences between document and 
record
Retention concept become important

6. LIFECYCLE MODEL  

7. LIFECYCLE MODEL  
Record lifecycle events:
creation, 
maintenance 
disposal (destruction or archival)
Creation/Capture
Records enters its active stage
Primary role as evidence of a business 
transaction, administration or legal 
compliance
 Stored on­site
 Managed by records managers

8. LIFECYCLE MODEL  
Maintenance stage
Managed by Records managers
Active records stored on­site
Semi­active records stored on or off­site
Disposal Stage
Inactive records: trigger event starts 
retention schedule: retention period 
End of retention period: records destroyed 
or sent to Archives for permanent 
preservation 
Archived record: secondary role as 
historical evidence

9. LIFECYCLE MODELLIFECYCLE MODEL
Document creation
Published document: Record creation
Record use and maintenance 
Record disposition 
Repository management 
Archive management
Records management divided in two 
distinct phases:
the records management phase 
the archival phase 

10. LIFECYCLE MODEL  

11. TYPE OF RECORDS
Active or Current records ­ Used regularly and 
frequently in day to day work of the organisation. 
Semi­active or Semi­current Records – Not in 
use as frequently as current records, but are 
needed for legal or operational reasons to be 
retained. Required for compliance with 
procedural / statutory / financial requirements.
 
Inactive Records – Records no longer required 
for the work of the organisation. Subject to 
appraisal procedures for final disposition

12. DEFINITION OF A RECORD

13. RECORDS CONTINUUM RECORDS CONTINUUM 
MODELMODEL
Developed by Frank Upward
Defined by a Time/Space construct
Times is circular and continuum
Time has fours Axes:
Space has four Dimensions (Layers)

14. RECORDS CONTINUUM MODELRECORDS CONTINUUM MODEL
The Axes
The Recordkeeping Axis
Custodial history
The Evidence Axis
The record as trace and evidence of actions and their 
role in collective and corporate memory
The Transactional Axis
The act, activities, functions and purposes
The Identity Axis 
The creator

15. RECORDS CONTINUUM MODELRECORDS CONTINUUM MODEL
 THE FOUR AXES THE FOUR AXES

16. RECORDS CONTINUUM MODELRECORDS CONTINUUM MODEL
The Dimensions
CREATE dimension
Creator and document
CAPTURE dimension
The recordkeeping system that maintains the 
documents as trace and evidence of actions and their 
role in collective and corporate memory
ORGANISE dimension
Recordkeeping as management function
PLURALISE dimension
Archival function to provide a collective social, 
historical and cultural memory

17. RECORDS CONTINUUM MODELRECORDS CONTINUUM MODEL
The four Dimensions

18. RECORDS CONTINUUM MODELRECORDS CONTINUUM MODEL
Abolishes differences between archivists 
and records managers: 
Introduces one unique function to cover 
both records management and records 
archival : RECORDKEEPING 
Abolishes differences between 
organisation repositories and archives
Decisions on document/record 
management and archival are taken when 
the document is created  
Documents archived permanently on­site

19. RECORDS MANAGEMENT RECORDS MANAGEMENT 
STANDARDSSTANDARDS
ISO 15489 ­1 and ISO 15489 ­2 ­ 
Information and Documentation ­ Records 
Management
ISO 23081­1 and ISO 23081­2 Information 
and documentation ­ Records 
Management Processes ­ Metadata for 
Records
ISO ISO/TR 18492 Long­term 
preservation of electronic document­based 
information

20. QUESTIONS?
[email protected]
[email protected]