Relatics implementatie bij witteveen+bos - meer dan software alleen

Relatics implementatie bij Witteveen + Bos

Kennissessie 'kritische succesfactoren' 2018

1. Relatics implementatie bij Witteveen+Bos “Meer dan software alleen” Maarten Visser 20 september 2018

2. Vragen 2 Hoe kreeg je de verschillende stakeholders (management, projecten, projectleden) mee? Wat moesten we in de organisatie of processen veranderen? Welke (nieuwe) werkafspraken zijn gemaakt? Wel/geen implementatiestrategie of –plan vooraf? Hoe heb je alles geborgd? Wat ging goed, wat ging niet goed / Lessons learned

3. Implementatie 3 Organisatie Processen Software

4. 4 sectoren Gebouwde omgeving Delta’s, kusten en rivieren Energie, water en milieu Infrastructuur en mobiliteit Per sector ongeveer bij 5 pmc’s (Product Markt Combinatie) Organisatiestructuur Witteveen+Bos 4

5. Organisatiecultuur 5 Inhoudelijk gedreven medewerkers Verantwoordelijkheden laag in de organisatie, geen top-down cultuur Participatie

6. Processen 6 PMC Construction management Opstellen contracten (Klanteisen, systeemeisen en contract) conform Systems Engineering Projectbeheersing Directievoering en toezicht

7. Software 7 2011 Word Excel Access Smartteam FS DOORS Siemens Teamcenter

8. Aanleiding implementatie Relatics 8 Opzoek naar meer efficiëntie en minder fouten in proces bij opstellen contracten Opkomst Systems Engineering -> veel eisen, objecten en verificaties Behoefte om samenhang van projectinformatie te kunnen vastleggen Huidige (2011) softwarepakketten voldoen niet

9. Start implementatie 2011 9 In 2011 besloten om Relatics te implementeren “Plan”: Modelsessies met Relatics B.V. 2 Functioneel beheerders opleiden Klein aantal pilot projecten

10. 10

11. 11

12. Projecten en gebruikers 12 Eerst 2 pilot projecten In korte tijd al snel meer 2011 +9 maanden 2017 Start templates + gebruik projectbeheersing

13. Implementatie 2017 13 Constateringen: template was 5 jaar oud, veel nieuwe functionaliteiten niet gebruikt Processen konden efficiënter meer grote integrale projecten aanvullende behoeftes Veel functioneel beheervragen Gebruikersinterface was niet goed Besloten nieuwe template te maken met gebruik synchronization

14. 14 screenshot

15. synchronization en continuous integration 15

16. Hoe kreeg je de verschillende stakeholders (management, projecten, projectleden) mee? 16 Vanzelf.. Gedreven vanuit de projectbehoefte, groot deel medewerkers die vonden dat de huidige tools niet werken waren enthousiast over Relatics.. Door organisatiecultuur hoeft het management hier niet over te besluiten..

17. Wat moesten we in de organisatie of processen veranderen? 17 Uitgangspunt: Organisatie -> Proces -> Software Maar ook: Software -> Proces -> Organisatie

18. Welke (nieuwe) werkafspraken zijn gemaakt? 18 Data die in Relatics wordt beheerd, mag alleen in Relatics worden aangepast!  Dus niet in word rapportage e.a. aanpassen. Eén functioneel beheerder/aanspreekpunt per project

19. Wel/geen implementatiestrategie of –plan vooraf? 19 Geen plan wel strategie. Verleiden i.p.v. opleggen

20. Hoe heb je alles geborgd? 20 Alleen het noodzakelijke echt geborgd.  Functioneel beheerders  Keuzes template + template  Werkwijze in projecten

21. Wat ging goed, wat ging niet goed / Lessons learned 21 Maak gebruik van templates, maak je template passend voor 90% van de projecten Relatics geïmplementeerd op basis van bestaande “papieren” proces (kan efficiënter), bekijk het gehele proces en faciliteer dit in Relatics Besteed aandacht aan een gebruiksvriendelijkheid en interface Lever snelle support aan projecten Deel je successen

22. Discussie 22 ..

23. www.witteveenbos.com