Risalah Continous Improvement Program FT Prove Inovatex.pptx

Risalah Continous Improvement Program FT Prove Inovatex

1. Meningkatkan Efesiensi Waktu Serta Akurasi Dalam Proses Pendataan Security JENIS GUGUS : FT PROVE NAMA GUGUS : INOVATEX

2. NAMA GUGUS : RED ZONE FASILITATOR : RAMON ARIAS PILI/10300300 KETUA TIM : LISDA DWI RAHAYU/10400353 ANGGOTA : 1. M SAIPULOH/12001015 2. BAMBANG PRIO JK/12001014 3. NANDA ALFATAH/32201005 4. DEDEN PRAYOGI/32301024 Masalah / Isu / Kejadian / Fakta : Solusi / Perubahan Yang Dilakukan : Faktor Penyebab Dominan Kondisi Setelah Solusi / Perubahan Dilakukan: Pengelolaan pendataan tamu , pengelolaan kunci ruangan dan kunci kendaraan sudah dijalankan oleh security secara manual Maraknya kejadian pencurian helm Bergantung pada koneksi internet Personil security belum terlalu terampil dalam menggunakan sistem digitalisasi Belum ada perangkat kerja untuk menjalankan sistem Pendataan masih menggunakan metode penulisan di buku tamu yang menyebabkan kehilangan data dan panjangnya antrian Meningkatkan Efesien Waktu serta Akurasi Pendataan Security STANDARISASI Pedoman Pengelolaan Pengamanan Perusahaan ( A11-001/011Q/2023-S9) RINGKASAN RISALAH CIP Solusi / Perubahan Yang Dilakukan Merupakan : 1 Invention Development Modifikasi x Solusi / Perubahan Yang Dihasilkan Dalam Bentuk : 1 Alat Metode Digital New Produk x POTENSI BAGI PERUSAHAAN Komersial Replikasi Paten x v x DASAR TEMA/ PENUGASAN V x v v x LATAR BELAKANG Area kerja PT Elnusa Tbk memiliki asset (material, manusia , aktifitas dan informasi ) dengan beragam resiko yang dimiliki , sehingga semua mitra kerja , vendor dan tamu harus dilakukan pemeriksaan dan pengisian identitas . Pendataan mitra kerja , vendar dan tamu yang akan masuk ke area Elnusa masih menggunakan manual yaitu dengan penulisan di dalam buku tamu Permasalahan utama “ Pendataan masih menggunakan metode pengisian secara manual yang menyebabkan kehilangan data dan panjangnya antrian ”

3. plan STEP 1 1 Latar Belakang/Masalah Utama/Tantangan Latar belakang Masalah / Isu / Kejadian / Fakta / tantangan : Area kerja PT Elnusa Tbk memiliki asset (material, manusia , aktifitas dan informasi ) dengan beragam resiko yang dimiliki , sehingga semua mitra kerja , vendor dan tamu harus dilakukan pemeriksaan dan pengisian identitas . Pendataan mitra kerja , vendar dan tamu yang akan masuk ke area Elnusa masih menggunakan manual yaitu dengan penulisan di dalam buku tamu Permasalahan utama “ Pendataan masih menggunakan metode penulisan Hasil SWOT/RISK MATRIX S : Data lebih akurat dan real time W : Pengelolaan pendataan tamu , pengelolaan kunci ruangan dan kunci kendaraan sudah dijalankan oleh security secara manual O : Data tersimpan rapih untuk keperluan Audit T : Human eror dalam pengisian form Hasil Stratifikasi dan Pareto ( jika issue bottom up) No Isue/ Permasalahan S O D RPN Dampak (%) Cummulative Ranking 1 Pengelolaan pendataan tamu , pengelolaan kunci ruangan dan kunci kendaraan sudah dijalankan oleh security secara manual 7 8 7 392 53.9% 53.9% 1 2 Bergantung pada koneksi internet 7 5 5 175 24.1% 78.0% 2 3 Personil security belum terlalu terampil dalam menggunakan sistem digitalisasi 5 5 4 100 13.8% 91.7% 3 4 Belum ada perangkat kerja untuk menjalankan sistem 5 4 3 60 8.3% 100.0% 4 KPI/RJPP/RKAP/SK dll terkait Isue yang dibahas Stakeholder Analysis HSSE IT PMGS Warehouse & Inventory Management Mitra Kerja Anak Perusahaan Persetujuan Pimpinan Diusulkan Oleh ( Ketua ) Diketahui Oleh ( Fasilitator ) Disetujui Oleh ( Atasan Fungsi ) Lisda Dwi Rahayu Ramon Arias Pili Ramon Arias Pili Komentar Atasan : Tema Yang Akan diselesaikan Meningkatkan Efesien Waktu serta Akurasi Pendataan Security

4. STEP 2 Root Cause Analysis (RCA) plan 2 Faktor Penyebab Dominan Fishbone Issue Analisa Korelasi No Faktor Sebab uraian Korelasi 1 Metode Belum tersedia metode/ sistem database pengelolaan data secara digital Perubahan aturan dari pelaksanaan pekerjaan manual sering kali menjadi kendala dalam hal pengumpulan data, tidak efisien dalam waktu dan menyulitkan apabila dibutuhkan waktu apabila dibutuhkan dalam waktu cepat. Terkolerasi 2 Alat Belum tersedia peralatan pengamanan sesuai dengan kebutuhan Peralatan pengamanan dibutuhkan untuk membantu mengamankan area sesuai identifikasi resikonya Terkolerasi 3 Manusia Personil security belum terlalu terampil dalam menggunakan sistem digitalisasi Kompetensi yang dibutuhkan dalam menjalankan program adalah tentang Information Technology Terkolerasi 4 Lingkungan Pengisian buku tamu , buku kunci ruangan dan buku kunci kendaraan operasional tidak efektif dalam waktu Lokasi pengisian buku tamu tidak stategis mengakibatkan antrian panjang Terkolerasi Pareto Penyebab Dominan Stratifikasi Akar Penyebab Issue Dominan Kode Rootcauses Mode Kegagalan S O D RPN Dampak (%) Cummulative A Belum tersedia metode / sistem database pengelolaan data secara digital Kegalan dalam mengimplementasikan sistem 8 7 8 448 59.9% 59.9% B Belum tersedia peralatan pengamanan sesuai dengan kebutuhan Kegalan dalam mengimplementasikan sistem 7 5 4 140 18.7% 18.7% C Personil security belum terlalu terampil dalam menggunakan sistem digitalisasi Kegalan dalam mengimplementasikan sistem 4 5 4 80 10.7% 10.7% D Pengisian buku tamu, buku kunci ruangan dan buku kunci kendaraan operasional tidak efektif dalam waktu Kegalan dalam mengimplementasikan sistem 5 4 4 80 10.7% 10.7% Total 748

5. STEP 3 plan 3. Solusi Terpilih Selected Root Cause Alternative Solution Cost Estimate Duration Implementation Low Effort High Impact Solusi Terpilih Belum tersedia metode / sistem database pengelolaan data secara digital Menggunakan Microsoft Form yang integrasi dengan email Rp - 5 hari Low Effort High Impact YES Menggunakan Aplikasi Zoho Form dengan berbayar langganan tahunan Rp 5.000.000 1 Tahun Low Effort High Impact No Membuat Aplikasi mandiri dengan berbayar Rp 50.000.000 3 Bulan High Effort High Impact No PERBANDINGAN ALTERNATIF SOLUSI Design / Gambar Teknik / Flow Proses/ Formula

6. STEP 4 plan 4. Rencanakan Perbaikan 5W+2H No Kegiatan Rencana Biaya PIC Bobot Plan Jan-25 Feb-25 Mar-25 Apr-25 Keterangan Realisasi W1 W2 W3 W4 W1 W2 W3 W4 W1 W2 W3 W4 W1 W2 W3 W4 1 Koordinasi dengan Fungsi IT Rp - Nanda Alfatah 20 Plan                                   Realisasi                                 2 Pembuatan draft Digitalisasi Security Rp - Nanda Alfatah 30 Plan                                   Realisasi                                 3 Sosialisasi dan Implementasi Digitalisasi Area Warehouse Cakung Rp - Nanda Alfatah 10 Plan                                   Realisasi                                 4 Sosialisasi dan Implementasi Digitalisasi Area Warehouse BSD Rp - Muhamad Saipuloh 10 Plan                                   Realisasi                                 5 Sosialisasi dan Implementasi Zonasi Area Warehouse Mundu Rp 5,000,000 Muhamad Saipuloh 10 Plan                                   Realisasi                                 6 Sosialisasi dan Implementasi Zonasi Area Warehouse Kalitidu Rp 5,000,000 Bambang Prio JK 10 Plan                                   Realisasi                                 7 Sosialisasi dan Implementasi Zonasi Area Warehouse Batakan Rp 5,000,000 Bambang Prio JK 10 Plan                                   Realisasi                                 Prediction Value Creation 1 2 Panca Mutu Dampak Apabila tidak diperbaiki Dilihat dari Aspek QCDSM Probability Severity Risk Level Quality Laporan secara manual belum optimal 3 5 15 Cost Pembelian log book secara berkala sesuai kebutuhan 1 3 3 Delivery Membutuhkan waktu penulisan pada log book 2 5 10 HSSE Menyebabkan kelelahan saat antri penulisan log book 2 4 8 Moral Mmebuat pekerja malas antri 1 3 3 3

7. STEP 4 plan 4. Rencanakan Perbaikan Persetujuan Perubahan ( MoC atau Sejenisnya ) Persetujuan Pimpinan Diusulkan Oleh ( Ketua ) Diketahui Oleh ( Fasilitator ) Disetujui Oleh ( Atasan Fungsi ) Lisda Dwi Rahayu Ramon Arias Pili Ramon Arias Pili Komentar Atasan :

8. STEP 5 DO 5. Pelaksanaan Perbaikan No Kegiatan Rencana Biaya PIC Bobot Plan Jan-25 Feb-25 Mar-25 Apr-25 Gap Finding Gap Solving Realisasi W1 W2 W3 W4 W1 W2 W3 W4 W1 W2 W3 W4 W1 W2 W3 W4 1 Koordinasi dengan Fungsi IT Rp - Nanda Alfatah 20 Plan                                     Realisasi                                 2 Pembuatan draft Digitalisasi Security Rp - Nanda Alfatah 30 Plan                                     Realisasi                                 3 Sosialisasi dan Implementasi Digitalisasi Area Warehouse Cakung Rp - Nanda Alfatah 10 Plan                                 Tidak Ada perangkat Komputer Pengadaan perangkat Komputer Realisasi                                 4 Sosialisasi dan Implementasi Digitalisasi Area Warehouse BSD Rp - Muhamad Saipuloh 10 Plan                               Tidak Ada perangkat Komputer Pengadaan perangkat Komputer Realisasi                                 5 Sosialisasi dan Implementasi Zonasi Area Warehouse Mundu Rp 5,000,000 Muhamad Saipuloh 10 Plan                                 Tidak Ada perangkat Komputer Pengadaan perangkat Komputer Realisasi                                 6 Sosialisasi dan Implementasi Zonasi Area Warehouse Kalitidu Rp 5,000,000 Bambang Prio JK 10 Plan                                 Tidak Ada perangkat Komputer Pengadaan perangkat Komputer Realisasi                                 7 Sosialisasi dan Implementasi Zonasi Area Warehouse Batakan Rp 5,000,000 Bambang Prio JK 10 Plan                                 Tidak Ada perangkat Komputer Pengadaan perangkat Komputer Realisasi                                

9. STEP 6 CHECK 6. Evaluasi Hasil Kondisi sebelum & Kondisi sesudah perbaikan sesuai panca mutu Panca Mutu Dampak* Sasaran Awal (SMART-C) Hasil Perbaikan Akhir Keterangan Quality Laporan secara manual belum optimal Menggunakan metode digital Sesuai Target : Implementasi digitalisasi menggunaka MS Form Dampak Positif : Memudahkan, efektif dan optimal dalam pendataan Cost Pembelian log book secara berkala sesuai kebutuhan Tidak ada biaya pembelian log buku Sesuai Target : tidak ada biaya pembelian Log Book dan menggunakan digital Dampak Positif: Tidak ada biaya log book dan biaya digital karena sudah terintegrasi dengan email perusahaan Delivery Membutuhkan waktu penulisan pada log book Pengisian lebih cepat tidak membutuhkan waktu lama Sesuai Target : Pengisian lebih cepat dan mudah Dampak Positif: Mudah dan cepat dalam pengisian HSSE Menyebabkan kelelahan saat antri penulisan log book Tidak ada antri dan proses pengisian lebih cepat Sesuai Target : Tidak ada antiran yang menyebabkan kelelahan Dampak Positif: Mudah dan cepat dalam pengisian Moral Mmebuat pekerja malas antri Menambah motivasi dalam bekerja Sesuai Target : Pekerja lebih mudah dan cepat dalam pengisian Dampak Positif : Mudah dan cepat dalam pengisian Hasil Pareto Penyebab Dominan – Setelah Perbaikan Before After

10. STEP 7 ACTION 7. Standarisasi Pedoman Pengelolaan Pengamanan Perusahaan ( A11-001/011Q/2023-S9) Dokumen prosedur tersebut telah direview, disetujui pejabat berwenang & diupload di portal system management document PT Elnusa Tbk dalam portal STK Elnusa (Emesys) NOMER DAN NAMA STK HASIL PERBAIKAN SHARING KNOWLEDGE POTENSI REPLIKASI Pelaksanaan bisa dilakukan di Anak Perusahaan Elnusa