Risalah Forum Continous Improvement Program FT Prove Mata-Mata.pptx

Risalah Forum Continous Improvement Program FT Prove Mata-Mata

1. Optimalisasi Performance Pesonil Security Melalui Inspeksi Mendadak di Seluruh Area Operasional PT Elnusa Tbk JENIS GUGUS : FT PROVE NAMA GUGUS : MATA-MATA

2. NAMA GUGUS : MATA-MATA FASILITATOR : RAMON ARIAS PILI/10300300 KETUA TIM : LISDA DWI RAHAYU/10400353 ANGGOTA : 1. M SAIPULOH/12001015 2. BAMBANG PRIO JK/12001014 3. NANDA ALFATAH/32201005 4. DEDEN PRAYOGI/32301024 Masalah / Isu / Kejadian / Fakta : Solusi / Perubahan Yang Dilakukan : Faktor Penyebab Dominan Kondisi Setelah Solusi / Perubahan Dilakukan: Inkonsistensi dalam menjalankan tugas dan tanggungjawab security Personil Security Internal terbatas dalam memonitoring operasional Kurangnya integrasi data Ketergantungan dengan BUJP Inkonsistensi Personil Security dalam menjalankan tugas dan tanggungjawab security Optimalisasi Performance Pesonil Security Melalui Inspeksi Mendadak di Seluruh Area Operasional PT Elnusa Tbk STANDARISASI Pedoman Pengelolaan Pengamanan Perusahaan ( A11-001/011Q/2023-S9) RINGKASAN RISALAH CIP Solusi / Perubahan Yang Dilakukan Merupakan : 1 Invention Development Modifikasi x Solusi / Perubahan Yang Dihasilkan Dalam Bentuk : 1 Alat Metode Digital New Produk x POTENSI BAGI PERUSAHAAN Komersial Replikasi Paten x v x DASAR TEMA/ PENUGASAN V x v v x LATAR BELAKANG Banyaknya area kerja PT Elnusa Tbk sehingga belum bisa termonitor langsung dengan baik , sehingga diperlukan metode khusus untuk memonitor personil yang ada diarea yang tidak terjangkau Permasalahan utama “ Inkonsistensi Personil Security dalam menjalankan tugas dan tanggungjawab security ” Panca Mutu Hasil Perbaikan Akhir Keterangan Quality Sesuai Target : Melakukan inspeksi mendadak untuk memastikan peran dan tanggungjawab anggota security Dampak Positif : Menjalankan Inspkesi mendadak sesuai target Cost Sesuai Target : Inspeksi mendadak dapat menekan biaya insiden security Dampak Positif: Efisiensi biaya insiden pengamanan Delivery Sesuai Target : Dapat mendeteksi dini dan melaporkan secara cepat Dampak Positif: Tidak ada insident security HSSE Sesuai Target : Januari s.d Agustus TRIS 0 (catastrophic dan significant) Dampak Positif: KPI TRIS tercapai Moral Sesuai Target : Motivasi meningkat Dampak Positif : Motivasi meningkat

3. plan STEP 1 1 Latar Belakang/Masalah Utama/Tantangan Latar belakang Masalah / Isu / Kejadian / Fakta / tantangan : Banyaknya area kerja PT Elnusa Tbk sehingga belum bisa termonitor langsung dengan baik , sehingga diperlukan metode khusus untuk memonitor personil yang ada diarea yang tidak terjangkau Permasalahan utama “ Inkonsistensi Personil Security dalam menjalankan tugas dan tanggungjawab security ” Hasil SWOT/RISK MATRIX S : Memiliki security internal yang berpengalaman dan memahami area operasional W : Inkonsistensi dalam menjalankan tugas dan tanggungjawab security O : Penguatan awareness pengamanan karena sidak meningkatkan kedisiplinan terhadap prosedur T : Potensi bisa menimbulkan konflik dan menghambat aktivitas kritikal operasional Hasil Stratifikasi dan Pareto ( jika issue bottom up) KPI/RJPP/RKAP/SK dll terkait Isue yang dibahas Stakeholder Analysis HSSE Warehouse & Inventory Management Mitra Kerja Persetujuan Pimpinan Diusulkan Oleh ( Ketua ) Diketahui Oleh ( Fasilitator ) Disetujui Oleh ( Atasan Fungsi ) Lisda Dwi Rahayu Ramon Arias Pili Ramon Arias Pili Komentar Atasan : Tema Yang Akan diselesaikan Optimalisasi Performance Pesonil Security Melalui Inspeksi Mendadak di Seluruh Area Operasional PT Elnusa Tbk No Isue / Permasalahan S O D RPN Dampak (%) Cummulative Ranking 1 Inkonsistensi dalam menjalankan tugas dan tanggungjawab security 7 8 7 392 63.1% 63.1% 1 2 Personil Security Internal terbatas dalam memonitoring operasional 7 3 5 105 16.9% 80.0% 2 3 Kurangnya integrasi data 4 4 4 64 10.3% 90.3% 3 4 Ketergantungan dengan BUJP 5 4 3 60 9.7% 100.0% 4

4. STEP 2 Root Cause Analysis (RCA) plan 2 Faktor Penyebab Dominan Fishbone Issue Analisa Korelasi Pareto Penyebab Dominan Stratifikasi Akar Penyebab Issue Dominan Kode Rootcauses Mode Kegagalan S O D RPN Dampak (%) Cummulative A Belum ada metode pengawasan secara langsung untuk memonitoring tugas dan tanggungjawab security Kegalan dalam mengimplementasikan sistem 8 7 8 448 64.4% 64.4% B Anggota security lalai dalam bertugas karena tidak ada pengawasan secara langsung Kegalan dalam mengimplementasikan sistem 6 5 4 120 17.2% 81.6% C Belum memiliki perangkat atau alat untuk menilai kinerja security Kegalan dalam mengimplementasikan sistem 4 5 4 80 11.5% 93.1% D Cakupan wilayah Elnusa yang besar Kegalan dalam mengimplementasikan sistem 3 4 4 48 6.9% 100.0% Total 696 No Faktor Sebab uraian Korelasi 1 Metode Belum ada metode pengawasan secara langsung untuk memonitoring tugas dan tanggungjawab security Metode dibutuhkan untuk memonitoring tugas dan tanggungjawab anggota security Terkolerasi 2 Manusia Anggota security lalai dalam bertugas karena tidak ada pengawasan secara langsung Butuhnya pengawasan secara langsung untuk meminimalisir kelalaian anggota security Terkolerasi 3 Alat Belum memiliki perangkat atau alat untuk menilai kinerja security Membutuhkan perangkat atau alat untuk menilai kinerja security Terkolerasi 4 Lingkungan Cakupan wilayah Elnusa yang besar Cakupan wilayah Elnusa yang besar sehingga sulit untuk memonitoring secara langsung Terkolerasi

5. STEP 3 plan 3. Solusi Terpilih Selected Root Cause Alternative Solution Cost Estimate Duration Implementation Low Effort High Impact Solusi Terpilih Belum tersedia metode / sistem database pengelolaan data secara digital Menggunakan Microsoft Form yang integrasi dengan email Rp - 5 hari Low Effort High Impact YES Menggunakan Aplikasi Zoho Form dengan berbayar langganan tahunan Rp 5.000.000 1 Tahun Low Effort High Impact No Membuat Aplikasi mandiri dengan berbayar Rp 50.000.000 3 Bulan High Effort High Impact No PERBANDINGAN ALTERNATIF SOLUSI Design / Gambar Teknik / Flow Proses/ Formula

6. STEP 4 plan 4. Rencanakan Perbaikan 5W+2H No Area Kondisi PIC Tahun 2025 Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Sept Okt Nop Des W4 W3 W4 W1 W2 W4 W1 W2 W4 W4 W5 W4 W4 W5 W4 W5 1 Graha Elnusa Plan Chief 1           Libur Idul Fitri 1446 H Libur Idul Fitri 1446 H                   Actual                             2 Warehouse Cakung Plan                             Actual                             3 Lahan S. Parman Plan                           Actual                             4 Warehouse BSD Plan                           Actual                             5 Warehouse Merak Plan                           Actual                             6 Warehouse Mundu Plan Chief 2                           Actual                             7 Warehouse Kalitidu Plan                         Actual                             8 Lahan Masalembu Plan                           Actual                           9 Warehouse Pendopo Plan                         Actual                             10 Warehouse Jambi Plan                           Actual                             11 Warehouse Duri Plan                         Actual                             12 Lahan Batam Plan                           Actual                             13 Warehouse Batakan Plan Chief 3                             Actual                             14 Lahan Manggar Plan                             Actual                             15 Warehouse Pendingin Plan                             Actual                             16 Handil Mess Plan                             Actual                             17 Handil Bharge Plan                             Actual                             18 Mess Sungai Meriam Plan                             Actual                             19 CTU Badak Plan                             Actual                             20 Warehouse Bunyu Plan                             Actual                             21 ALS Cikande Plan Chief 4                             Actual                             22 OM TAP Plan                             Actual                             23 CTU Mutiara Plan                             Actual                             24 EMR PHSS Plan                             Actual                             25 Kota Batak Plan                             Actual                             26 Manggala Jhonson Plan                             Actual                             27 350 HP RIG PHR Plan                             Actual                             28 Pembangunan Terminal Terpadu Samarinda Plan                             Actual                            

7. STEP 4 plan 4. Rencanakan Perbaikan Prediction Value Creation 1 2 3 Panca Mutu Dampak Apabila tidak diperbaiki Dilihat dari Aspek QCDSM Probability Severity Risk Level Quality Inkonsistensi dalam menajalankan peran dan tanggungjawab anggota security 3 5 15 Cost Menimbulakn biaya ketika terjadi insident security 1 3 3 Delivery Lambat dalam memberikan laporan maupun aktivitas 2 4 8 HSSE Terjadinya kejadian keamanan 2 5 10 Moral Demotivasi pimpinan security 2 3 6

8. STEP 4 plan 4. Rencanakan Perbaikan Persetujuan Perubahan ( MoC atau Sejenisnya ) Persetujuan Pimpinan Diusulkan Oleh ( Ketua ) Diketahui Oleh ( Fasilitator ) Disetujui Oleh ( Atasan Fungsi ) Lisda Dwi Rahayu Ramon Arias Pili Ramon Arias Pili Komentar Atasan :

9. STEP 5 DO 5. Pelaksanaan Perbaikan No Area Kondisi PIC Tahun 2025 Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Sept Okt Nop Des W4 W3 W4 W1 W2 W4 W1 W2 W4 W4 W5 W4 W4 W5 W4 W5 1 Graha Elnusa Plan Chief 1           Libur Idul Fitri 1446 H Libur Idul Fitri 1446 H                   Actual                             2 Warehouse Cakung Plan                             Actual                             3 Lahan S. Parman Plan                           Actual                             4 Warehouse BSD Plan                           Actual                             5 Warehouse Merak Plan                           Actual                             6 Warehouse Mundu Plan Chief 2                           Actual                             7 Warehouse Kalitidu Plan                         Actual                             8 Lahan Masalembu Plan                           Actual                           9 Warehouse Pendopo Plan                         Actual                             10 Warehouse Jambi Plan                           Actual                             11 Warehouse Duri Plan                         Actual                             12 Lahan Batam Plan                           Actual                             13 Warehouse Batakan Plan Chief 3                             Actual                             14 Lahan Manggar Plan                             Actual                             15 Warehouse Pendingin Plan                             Actual                             16 Handil Mess Plan                             Actual                             17 Handil Bharge Plan                             Actual                             18 Mess Sungai Meriam Plan                             Actual                             19 CTU Badak Plan                             Actual                             20 Warehouse Bunyu Plan                             Actual                             21 ALS Cikande Plan Chief 4                             Actual                             22 OM TAP Plan                             Actual                             23 CTU Mutiara Plan                             Actual                             24 EMR PHSS Plan                             Actual                             25 Kota Batak Plan                             Actual                             26 Manggala Jhonson Plan                             Actual                            

10. STEP 6 CHECK 6. Evaluasi Hasil Kondisi sebelum & Kondisi sesudah perbaikan sesuai panca mutu Hasil Pareto Penyebab Dominan – Setelah Perbaikan Before After Panca Mutu Dampak* Sasaran Awal (SMART-C) Hasil Perbaikan Akhir Keterangan Quality Inkonsistensi dalam menajalankan peran dan tanggungjawab anggota security Konsistensi dalam menjalankan peran dan tanggungjawab anggota security Sesuai Target : Melakukan inspeksi mendadak untuk memastikan peran dan tanggungjawab anggota security Dampak Positif : Menjalankan Inspkesi mendadak sesuai target Cost Menimbulakn biaya ketika terjadi insident security Gunakan metode inspeksi mendadak agar biaya insiden security dapat di tekan Sesuai Target : Inspeksi mendadak dapat menekan biaya insiden security Dampak Positif: Efisiensi biaya insiden pengamanan Delivery Lambat dalam memberikan laporan maupun aktivitas Personil security tepat waktu dalam performance kinerja Sesuai Target : Dapat mendeteksi dini dan melaporkan secara cepat Dampak Positif: Tidak ada insident security HSSE Terjadi insiden keamanan Total recordable insident security 0 (catastrophic dan significant) Sesuai Target : Januari s.d Agustus TRIS 0 (catastrophic dan significant) Dampak Positif: KPI TRIS tercapai Moral Demotivasi pimpinan security Meningkatkan moral bagi chief security Sesuai Target : Motivasi meningkat Dampak Positif : Motivasi meningkat

11. STEP 7 ACTION 7. Standarisasi Pedoman Pengelolaan Pengamanan Perusahaan ( A11-001/011Q/2023-S9) Dokumen prosedur tersebut telah direview, disetujui pejabat berwenang & diupload di portal system management document PT Elnusa Tbk dalam portal STK Elnusa (Emesys) NOMER DAN NAMA STK HASIL PERBAIKAN POTENSI REPLIKASI Pelaksanaan bisa dilakukan di Anak Perusahaan Elnusa