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1. SANTIAGO DE CALI
2025
LICEO DEPARTAMENTAL
SAMUEL SOLARTE GIRALDO
TECNOLOGÍA.

3. 1. Combinación de correspondencia.
La combinación de correspondencia en Excel avanzado es una herramienta muy útil que
permite conectar una base de datos creada en Excel con un documento principal,
normalmente hecho en Word, para generar de forma automática varios documentos
personalizados. Sirve para que cada archivo tenga información específica, como el
nombre, dirección, cargo, fecha o cualquier otro dato que se encuentre en la hoja de
cálculo, sin tener que escribir uno por uno. Esta función se usa mucho en oficinas,
empresas, colegios y otras instituciones porque facilita la creación masiva de cartas,
certificados, facturas, invitaciones o correos personalizados, manteniendo siempre el
mismo formato pero cambiando los datos según cada persona o registro. En el nivel
avanzado de Excel, la combinación de correspondencia se considera una técnica que
mejora la productividad, ya que aprovecha la capacidad del programa para organizar y
manejar datos que después se integran fácilmente en Word. Debido a esto se ahorra
tiempo, se reducen errores y se logra una comunicación más rápida, organizada y
profesional
¿Qué es y para qué sirve?
La combinación de correspondencia (mail merge) permite unir un documento base
(normalmente en Word) con una fuente de datos (como una hoja de Excel) para crear
múltiples documentos personalizados automáticamente. Por ejemplo, cartas con
nombres distintos, facturas con montos diferentes, invitaciones con datos únicos para cada destinatario. ​

Los elementos que cambian (“campos combinados” o “merge fields”) se insertan en el
documento base, y al completar la combinación, Word reemplaza cada campo por el
dato correspondiente de la fila en Excel.​

La fuente de datos más usada es una hoja de cálculo de Excel, donde cada columna
representa un campo (nombre, dirección, puesto, etc.) y cada fila representa un
destinatario
Ventajas y limitaciones
Ventajas:
Ahorro de tiempo: en vez de editar manualmente muchos documentos, haces uno solo
con campos que se llenan automáticamente.​

Reducción de errores: al evitar copiar/pegar múltiples veces, disminuye la probabilidad de
equivocarte al transcribir datos.​

Uniformidad del formato: todos los documentos mantienen un diseño base (márgenes,
tipografía, estructura), solo cambian los datos variables.​

4. Flexibilidad: puedes generar cartas, correos electrónicos, etiquetas, sobres, catálogos,
directorios, y otros tipos de documentos desde la misma técnica.​

Limitaciones / aspectos a tener en cuenta:
Hay que preparar bien la hoja de Excel: que los campos estén bien nombrados, sin
celdas vacías críticas, evitar formatos incompatibles (por ejemplo, códigos postales que
comienzan con cero, que Excel puede cortar si no los tratas como texto).
Si haces cambios en el Excel (por ejemplo, agregar o eliminar filas), tendrás que
actualizar la combinación en Word o volver a vincular.​

En algunos casos, el formato de los campos combinados puede requerir ajustes
(alineación, saltos de línea, formato numérico) dentro de Word para que queden bien
visualmente.

2. Función SI.
La función SI en Excel avanzado es la fórmula lógica que se utiliza para tomar decisiones
automáticas dentro de una hoja de cálculo. Sirve para evaluar una condición y devolver
un resultado si esa condición se cumple, o un resultado diferente si no se cumple. Por
ejemplo, se puede usar para saber si un estudiante aprueba o reprueba, si un producto
necesita reabastecerse o si una venta cumple una meta.
Su estructura básica es: =SI(condición, valor_si_verdadero, valor_si_falso). Esta
herramienta es fundamental en Excel avanzado porque permite a quien la utilice a
automatizar cálculos, crear análisis lógicos y mejorar la precisión de los resultados.
Además, ayuda a interpretar grandes volúmenes de información de forma más rápida y
eficiente.
Definición y uso
La función SI (en inglés IF) es una función lógica que permite evaluar una condición, y
dependiendo de si es verdadera o falsa, devuelve uno de dos valores.​
Su sintaxis básica es:​
​

=SI(condición, valor_si_verdadero, valor_si_falso)
Por ejemplo:​

=SI(A1 ≥ 60, "Aprobado", "Reprobado")

5. Puede evaluar comparaciones numéricas, comparaciones de texto, resultados lógicos
(verdadero/falso), incluso errores.​

Puedes combinar la función SI con otras funciones como AND, OR, NOT para hacer
condiciones más complejas. Por ejemplo:
Consideraciones y buenas prácticas
Las fórmulas deben tener bien los paréntesis y no olvidarse de cerrar cada SI( que abras.​

Evita que la fórmula sea demasiado extensa u complicada: si tienes muchas condiciones,
una fórmula anidada puede volverse difícil de leer y mantener.​

En versiones recientes de Excel (Office 365, Excel 2019 en adelante), existe la función
IFS (y otras como SWITCH) que permiten manejar múltiples condiciones de forma más
legible, sin tener que anidar muchos SI uno dentro de otro
3. Función SI anidada
La función SI anidada, es una versión más avanzada de la función SI, que permite
evaluar varias condiciones al mismo tiempo dentro de una misma fórmula. Esto se logra
colocando una función SI dentro de otra, de manera que se puedan obtener diferentes
resultados según cada caso. Por ejemplo, puede servir para clasificar
calificaciones como “Excelente”, “Bueno” o “Insuficiente” según el puntaje obtenido, o
para categorizar ventas en distintos niveles. Su estructura general es: =SI(condición1,
valor1, SI(condición2, valor2, SI(condición3, valor3,). Esta herramienta es muy útil
cuando se necesita tomar múltiples decisiones automáticas dentro de una hoja de
cálculo y es una de las funciones más usadas en el nivel avanzado de Excel. Permite
automatizar procesos complejos y obtener resultados
precisos sin necesidad de hacerlo manualmente




Ventajas, retos y recomendaciones
Ventajas:
Permite manejar múltiples categorías o rangos en una sola fórmula.​

Es útil cuando la lógica depende de distintos niveles (por ejemplo, rangos de notas,
escalas de precio, categorías de ventas).​

6. Retos / riesgos:
Las fórmulas pueden volverse muy largas y difíciles de entender o modificar.​

Si anidas muchas funciones (decenas), puede haber riesgo de errores de sintaxis
(paréntesis perdidos).​

En versiones antiguas de Excel, hay un límite práctico de cuántos SI puedes anidar antes
de que se vuelva inmanejable (aunque Excel permite hasta 64 funciones anidadas en
teoría)

7. Lick:

Microsoft Support – Usar combinación de correspondencia para cartas, correos o
etiquetas​

Microsoft Support – Combinar correspondencia con una hoja de cálculo de Excel

Microsoft Support – Función SI

Microsoft Support – Usar funciones anidadas en una fórmula de Excel

Microsoft Support – Usar Y, O y NO con SI





Mi conclusión:
El uso de la combinación de correspondencia, la función SI y la función SI anidada en
Excel avanzado permite trabajar de manera más eficiente, organizada y automatizada.
Estas herramientas facilitan el análisis de datos, la personalización de documentos y la
toma de decisiones, reduciendo errores y ahorrando tiempo. Dominar estas funciones es
fundamental para aprovechar al máximo el potencial de Excel en cualquier entorno
profesional o académico…
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