Slide Course_MP_Week1.Management Procurement

Slide Course_MP_Week1.pptx Management Procurement

1. Manajemen Pengadaan Pertemuan-1 : Manajemen Pengadaan , Struktur dan Peran Pengadaan

2. OUTLINE Tugas-tugas bagian pengadaan Peran bagian pengadaan dalam berkompetisi Prosedur pengadaan Pembelian rutin dan pembelian sistem tender dan lelang Faktor- faktor memilih supplier Cara meranking supplier Memilih supplier baru Mengelola hubungan dengan supplier Membina / mengembangkan kemampuan supplier Melibatkan supplier dalam pengambangan produk Manfaat e-procurement bagi perusahaan

3. 1. Bagian Pengadaan Tugas dari manajemen pengadaan adalah: menyediakan input (barang dan jasa) yang dibutuhkan dalam kegiatan produksi maupun kegiatan lain dalam perusahaan Menyediakan jasa (transportasi dan pergudangan, jasa konsultasi dan sebagainya) Mendapatkan barang-barang (merchandise) yang akan dijual (resale), biasanya pada perusahaan ritel

4. Bagian Pengadaan (2) Klasifikasi bagian pengadaan secara umum: Bahan baku dan komponen untuk kebutuhan produksi Capital equipment (mesin dan peralatan jangka panjang lainnya) Maintenance, repair and operating (MRO) supplies, seperti suku cadang mesin dan sebagainya

5. Kegiatan pengadaan 1974, kegiatan pengadaan dianggap sebagai kegiatan pendukung ( menurut Amer ) 1980-an, kegiatan pengadaan adalah kegiatan yang strategis Persaingan yang semakin ketat Ikut berperan dalam menciptakan inovasi produk dan jasa (Carter, 2007) Keunggulan bagian pengadaan : Dari segi ongkos (40%-70% dari produk akhir ) Kualitas produk ( dari bahan baku dan komponen ) Dari segi waktu ( pemilihan supplier utk kirim barang )

6. Istilah Bagian Pengadaan Purchasing Management → Supply Management National Association of Purchasing Management (NAPM) → Institute for Supply Management (ISM) International Federation of Puchasing and Materials Management (IFPMM) → International Federation of Purchasing and Supply Management (IFPSM)

7. 2. Tugas-tugas Bagian Pengadaan Berdasarkan tujuan : Melakukan proses pembelian barang dan jasa Menyediakan barang dan jasa dengan harga yang murah , berkualitas dan terkirim tepat waktu Secara umum : Merancang hubungan yang tepat dengan supplier Memilih supplier Memilih dan mengimplementasikan teknologi yang cocok Memelihara data item yang dibutuhkan dan data supplier Melakukan proses pembelian Mengevaluasi kinerja supplier

8. 3. Proses Pembelian Pembelian bisa dilakukan melalui proses tender atau pembelian rutin Proses pembelian rutin, berlaku untuk item-item yang suppliernya sudah jelas karena ada kesepakatan jangka panjang dengan perusahaan Proses pembelian tender (dan lelang), dilakukan untuk item-item yang suppliernya masih harus dipilih

9. Pembelian Rutin Supplier Bagian Pengadaan Gudang User Keuangan (3) Kirim konfirmasi bisa tidaknya pesanan dipenuhi . Kalau bisa , kirim sesuai persetujuan (2) Buat PO dan kirim ke Supplier. Kirim copy ke gudang , user dan keuangan (4) Lakukan monitoring dan percepatan pengiriman bila perlu (5) Terima barang dan lakukan inspeksi bersama bagian kualitas (1) Buat PR / MR dan kirim ke bagian pengadaan (6) Lakukan pembayaran

10. Pembelian dengan Tender / Lelang User mendefinisikan kebutuhan barang / jasa User mengkomunikasikan kebutuhan tersebut ke bagian pengadaan Bagian pengadaan dan user menentukan model tender/ lelang dan kriteria pemilihan supplier Undang penawaran / proposal (RFQ/ RFP) Seleksi : Tahap 1: lakukan seleksi awal berdasarkan aspek teknis Tahap 2: evaluasi berdasarkan aspek finansial Putuskan pemenang Buat kontrak , buat dan kirim PO, monitor pengiriman dan lakukan pembayaran

11. Keterangan PR (Purchase Requisition) atau MR (Material Requisition): dokumen permintaan pembelian PO (Purchase Order) : dokumen pemesanan RFQ (Request for Quotation) : dokumen penawaran harga barang/jasa yang jelas spesifikasinya RFP (Request for Proposal) : dokumen penawaran harga barang/jasa yang belum jelas spesifikasinya

12. 4. Kriteria Pemilihan Supplier Kriteria yang digunakan mencerminkan strategi supply chain maupun karakteristik dari item yang akan dipasok Secara umum kriteria dasar antara lain, kualitas barang yang ditawarkan, harga dan ketepatan waktu pengiriman Kriteria lain menurut Dickson (1966) berdasarkan survey adalah sebagai berikut:

13. Kriteria Skor Quality 3,5 Delivery 3,4 Performance history 3,0 Warranties and claim policies 2,8 Price 2,8 Technical capability 2,8 Financial position 2,5 Procedural compliance 2,5 Communication system 2,5 Reputation and position in industry 2,4 Desire for business 2,4 Management and organization 2,3 Operating controls 2,2 Repair services 2,2 Attitudes 2,1 Impression 2,1 Packaging ability 2,0 Labor relations record 2,0 Geographical location 1,9 Amount of past business 1,6 Training aids 1,5 Reciprocal arragements ( timbal-balik ) 0,6

14. 5. Teknik Mengurutkan / Memilih Supplier Salah satu metode yang digunakan dalam meranking alternatif berdasarkan beberapa kriteria yang ada adalah AHP (Analytical Hierarchy Process) Tentukan kriteria pemilihan Tentukan bobot masing-masing kriteria Identifikasi alternatif (supplier) yang akan dievaluasi Evaluasi masing-masing alternatif dengan kriteria di atas Hitung nilai berbobot masing-masing supplier Urutkan supplier berdasarkan nilai berbobot tersebut

15. Contoh : Kriteria yang akan dipakai untuk pemilihan supplier adalah : Quality – Cost – Delivery Menentukan bobot masing-masing kriteria, Pada model AHP, pemberian bobot dilakukan dengan sistem perbandingan berpasangan Caranya: dua buah kriteria diambil dan dibandingkan Jika dianggap sama pentingnya, kedua kriteria diberi angka 1 Jika kriteria satu secara absolut lebih penting dari yang lain maka yang lebih penting diberi angka 9, satuny 1 Keseluruhan ada 9 angka yang mungkin diberikan sebagai skala perbandingan

16.   Quality Cost Delivery Quality 1 2 5 Cost 1/2 1 4 Delivery 1/5 1/4 1 Ʃ 1,7 3,25 10 Hasil Perbandingan berpasangan   Quality Cost Delivery Bobot ** Quality 0,59* 0,62 0,5 0,56 Cost 0,29 0,31 0,4 0,33 Delivery 0,12 0,08 0,1 0,10 * : diperoleh dari 1/1,7 ** : diperoleh dari rata-rata ke samping Perhitungan akhir bobot masing-masing kriteria Alternatif supplier yang akan dipilih adalah S1, S2, dan S3 Quality sedikit lebih penting dari cost M embandingkan   Quality, Cost, dan Delivery   secara berpasangan untuk menentukan mana yang lebih penting .

17. Nilai Arti Penilaian (Judgement) 1 Sama penting 3 Sedikit lebih penting 5 Lebih penting 7 Sangat penting 9 Mutlak lebih penting 2,4,6,8 Nilai antara dua penilaian yang berdekatan Contoh : Saat memberi nilai   2   antara   Quality vs Cost , artinya menurut judgement,  Quality sedikit lebih penting daripada Cost . Semua nilai judgement itu kemudian diolah secara matematis ( normalisasi , eigen vector, bobot ) → menjadi   bobot kriteria .

18. Evaluasi masing-masing alternatif dengan kriteria di atas   S1 S2 S3 S1 1 3 7 S2 1/3 1 3 S3 1/7 1/3 1   1,48 4,33 11,00   S1 S2 S3 Nilai S1 0,68 0,69 0,64 0,67 S2 0,23 0,23 0,27 0,24 S3 0,10 0,08 0,09 0,09 Kriteria Quality   S1 S2 S3 S1 1 1/5 7 S2 5 1 3 S3 1/7 1/3 1   6,14 1,53 11,00   S1 S2 S3 Nilai S1 0,16 0,13 0,64 0,31 S2 0,81 0,65 0,27 0,58 S3 0,02 0,22 0,09 0,11 Kriteria Cost   S1 S2 S3 S1 1 7 1/5 S2 1/7 1 9 S3 5 1/9 1   6,14 8,11 10,20   S1 S2 S3 Nilai S1 0,16 0,86 0,02 0,35 S2 0,02 0,12 0,88 0,34 S3 0,81 0,01 0,10 0,31 Kriteria Delivery Nilai cost supplier 1 = 0,31 Untuk setiap kriteria , dibandingkan alternatif   S1, S2, S3 .

19. Perhitungan nilai berbobot masing-masing supplier Kriteria Bobot S1 S2 S3 Quality 0,56 0,67 0,24 0,09 Cost 0,33 0,31 0,58 0,11 Delivery 0,10 0,35 0,34 0,31 Nilai berbobot 0,51 0,36 0,12 Urutan supplier berdasarkan nilai berbobot: Supplier 1  Supplier 2  Supplier 3 Bobot kriteria dikalikan dengan nilai alternatif pada tiap kriteria .

20. 6. Menilai Kinerja Supplier Dimonitor secara kontinyu Dilakukan sebagai bahan evaluasi yang digunakan untuk meningkatkan kinerja atau sebagai bahan pertimbangan mencari supplier alternatif Mengalokasikan order di masa depan Penilaian kerja lebih pada kualitas, ketepatan waktu, flesibilitas dan harga Penilaian perlu dikomunikasikan tiap bulan, tiga bulan, enam bulan atau tahunan.

21. 7. Portofolio Hubungan dengan Supplier Ada dua faktor yang bisa digunakan dalam merancang hubungan dengan supplier : Tingkat kepentingan strategis item yang dibeli perusahaan/supply chain Semakin strategis posisi suatu item dalam perusahaan, makin perlu untuk menciptakan hubungan yang dekat dan berorientasi jangka panjang dengan supplier dari item tersebut Strategis tidaknya suatu item dipengaruhi oleh beberapa hal : Kontribusi item tersebut terhadap kegiatan/kompetensi inti perusahaan Nilai pembelian dalam setahun Image/brand name dari supplier Resiko ketidaktersediaan item yang bersangkutan

22. Tingkat kesulitan mengelola pembelian item tersebut Semakin tinggi tingkat kesulitannya, semakin banyak diperlukan intervensi dari manajemen Secara umum tingkat kesulitan pembelian suatu item ditentukan oleh beberapa hal : Kompleksitas dan keunikan item Kemampuan supplier dalam memenuhi permintaan Ketidakpastian (ketersediaan, kualitas, harga, waktu pengiriman) 7. Portofolio Hubungan dengan Supplier (2)

23. 8. Langkah-langkah dalam Pengembangan Supplier Tujuh langkah pengembangan supplier oleh Handfield et al. (2000): Identifikasi komoditi yang kritis Identifikasi supplier yang kritis Bentuk tim lintas fungsi Lakukan pertemuan dengan pimpinan puncak dari supplier Identifikasi proyek perbaikan Definisikan alat ukur , target, milestone dan deadline Monitor perkembangan dan lakukan perubahan strategis bila perlu

24. 9. Keterlibatan Supplier dalam Pengembangan Produk Baru Ide awal Pengembangan konsep Prototipe Perancangan awal Lebih awal Lebih akhir Supplier untuk item-item yang kompleks Supplier untuk system atau subsystem Supplier item-item atau teknologi yang kritis Supplier yang merupakan aliansi strategis Supplier untuk item-item yang lebih simpel Supplier untuk komponen tunggal Supplier item-item atau teknologi yang tidak terlalu kritis Supplier yang tidak termasuk aliansi strategis

25. 10. Electronic Procurement (e-procurement) Didefinisikan sebagai aplikasi internet untuk keperluan proses pengadaan Secara umum ada beberapa jenis: E-catalogue E-auction B2B market exchange B2B Private Exchange

26. Keuntungan Proses-proses administratif bisa dilangsungkan lebih cepat , akurat dan murah Perusahaan yang menggunakan sistem lelang bisa mendapatkan keuntungan berupa harga yang jauh lebih murah Perusahaan bisa mendapatkan calon-calon supplier yang lebih banyak dan lebih berkompeten Perusahaan maupun supplier bisa melacak transaksi maupun proses-prose fisik ( pengiriman dll ) Bisa dilakukan di mana saja

27. Kritik E-auction memiliki implikasi bahwa hubungan antara pembeli dan supplier hanya bersifat jangka pendek E-auction juga memunculkan pemenang yang sebenarnya kurang berkompeten

28. TUGAS Mencari satu website/ aplikasi e-procurement (e-catalogue, e-auction, B2B market exchange, atau B2B private exchange) Jelaskan cara penggunaan dan keunggulan website/ aplikasi Tampilkan capture websitenya Tuliskan tanggal aksesnya Persentasikan

29. Thank you.