SmartBiz_TOP 7 sai lam trong quan ly kho_B7.pdf

Top 7 sai lầm khi triển khai WMS khiến chi phí tăng 30% và cách tránh trong 90 ngày
Triển khai WMS thất bại hiếm khi do “phần mềm kém”, mà thường do 7 bẫy kinh điển: thiết kế không theo dòng chảy, dữ liệu bẩn, chọn sai mô hình soạn hàng/đóng gói, không chuẩn bị kịch bản cao điểm, thiếu kiểm thử tải, bỏ trống quản trị thay đổi, và không khóa KPI từ đầu.
Nếu triển khai WMS mà chi phí đội 20–30%, thời gian go-live kéo dài, và hiệu suất… không như kỳ vọng — rất có thể bạn đang mắc vài trong 7 sai lầm dưới đây. Tin vui là hầu hết đều có thể dự phòng từ sớm bằng checklist đúng và cách tiếp cận “data-first, flow-first”.

1. Hotline: [phone] | Website: https://sbiz.vn 1

SmartBiz
https://sbiz.vn/

Top 7 sai lầm khi triển khai WMS
khiến chi phí tăng 30% và cách
tránh trong 90 ngày.

2. Hotline: [phone] | Website: https://sbiz.vn 2
Top 7 sai lầm khi triển khai WMS khiến
chi phí tăng 30% và cách tránh trong
90 ngày
Triển khai WMS thất bại hiếm khi do “phần mềm kém”, mà thường do 7 bẫy kinh điển:
thiết kế không theo dòng chảy, dữ liệu bẩn, chọn sai mô hình soạn hàng/đóng
gói, không chuẩn bị kịch bản cao điểm, thiếu kiểm thử tải, bỏ trống quản trị thay
đổi, và không khóa KPI từ đầu.
Nếu triển khai WMS mà chi phí đội 20–30%, thời gian go-live kéo dài, và hiệu
suất… không như kỳ vọng — rất có thể bạn đang mắc vài trong 7 sai lầm dưới
đây. Tin vui là hầu hết đều có thể dự phòng từ sớm bằng checklist đúng và cách tiếp
cận “data-first, flow-first”.
Vì sao WMS dễ “đội chi phí”?
WMS tác động trực tiếp đến dòng chảy hàng hóa, nhân sự và thiết bị trong kho. Chỉ
cần sai một “mắt xích” như sơ đồ vị trí, nhãn, hoặc KPI, hệ quả là tắc nghẽn, sai sót,
làm lại, và giảm năng suất. hi phí ẩn thường đến từ:
• Thêm nhân sự “chữa cháy” trong giai đoạn chuyển đổi,
• Overtime do tắc luồng lấy hàng/đóng gói,
• In lại nhãn, sửa dữ liệu master,
• Dừng hệ thống để “vá” cấu hình.
Dưới đây là 7 sai lầm phổ biến nhất — cùng cách khắc phục thực tế.

3. Hotline: [phone] | Website: https://sbiz.vn 3

Nhận diện 7 sai lầm triển khai WMS làm đội chi phí 30% và lộ trình 90 ngày để khắc
phục: flow-first, data-first, stress test, KPI OTIF, pick accuracy.

#1. Thiết kế sơ đồ kho và logic vị trí không dựa trên “dòng
chảy”
Dấu hiệu: Đặt dãy kệ theo thói quen, bin đặt tên rời rạc, tuyến đường di chuyển zig-
zag; bộ phận Nhập kho/Xuất kho “dẫm chân” nhau; đội xe nâng và bộ phận soạn hàng
cắt ngang luồng.
Hậu quả: Di chuyển thừa, giao nhau nhiều, phát sinh ùn tắc. Thời gian lấy hàng
tăng 15–25%; lỗi hoạch định slotting/putaway làm “kẹt” SKU nhanh xoay.
Cách tránh:
• Thiết kế theo luồng thực tế (flow-first): vẽ và mô phỏng toàn bộ luồng: nhập
bến (inbound) → kiểm tra chất lượng (QA) → cất vào kệ (putaway) → bổ
sung vị trí pick (replenishment) → soạn hàng (picking) → gom/chờ xuất
(staging) → xuất hàng (shipping).
• Sắp xếp vị trí theo “tốc độ” SKU (slotting): phân nhóm A/B/C theo mức độ
quay vòng và cả kích thước/khối lượng; đặt hàng bán chạy ở “vùng vàng”
(dễ lấy, gần lối đi).
• Đặt tên kệ/vị trí có quy tắc rõ ràng: dùng cấu trúc Khu—Dãy—Ô—Tầng—
Vị trí (Zone–Aisle–Bay–Level–Position) để người dùng và máy quét đều

4. Hotline: [phone] | Website: https://sbiz.vn 4
đọc/hiểu đúng.
Ví dụ: Z-A / A03 / B12 / L2 / P05.
• Tách khu riêng cho hàng đặc biệt: tạo zone riêng cho hàng trả về, hàng
lỗi/khác thường để không lẫn với hàng đạt chuẩn.
#2. Master data rác (SKU, UoM, mã nhãn) & chuẩn hóa thất
bại
Dấu hiệu: SKU trùng, thiếu UoM chuyển đổi (thùng → lẻ), barcode “tự phát”, tem cũ
mờ/nát, thiếu quy tắc đặt tên.
Hậu quả: Quét sai/mất dấu, lệch tồn kho, team vận hành “chữa cháy” bằng Excel.
Sau go-live phải dừng để “dọn”.
Cách tránh:
• Ưu tiên dữ liệu trước (data-first): chốt ngay phạm vi dữ liệu cần cho ngày
go-live đầu tiên: SKU, đơn vị tính (UoM), mapping mã vạch, quy tắc in
nhãn.
• Quy tắc đặt tên nhất quán: chuẩn hóa tên SKU/pack level (ví dụ: case /
inner / each) và áp dụng chuẩn GS1 ở những nơi cần dùng.
• Test nhãn trên thiết bị thật: in nhãn và thử quét bằng máy quét thực tế (các
góc/độ xa khác nhau) trước khi triển khai rộng.
• Rà soát & làm sạch dữ liệu (data profiling): tìm trùng lặp/thiếu dữ liệu,
chuẩn hóa định dạng; lập Sổ tay dữ liệu (Data Playbook) ghi rõ quy tắc, ví
dụ, người chịu trách nhiệm.
#3. Chọn sai mô hình Soạn hàng/ Đóng gói (Discrete
/Batch/ Zone/ Wave/ Waveless)
Dấu hiệu: Chỉ dùng 1 kiểu soạn hàng “truyền thống” cho mọi đơn. Đối mặt flash
sale/đơn lẻ khối lượng lớn → nghẽn.
Hậu quả: Chi phí nhân công đội, tỷ lệ lỗi tăng; lead time soạn hàng kéo dài và khó
đạt OTIF.
Cách tránh:
• Phân loại đơn & mặt hàng trước khi soạn:
o Đơn lẻ vs theo lô; ít dòng vs nhiều dòng → chọn kịch bản phù hợp.
• Chọn kịch bản soạn hàng theo tình huống:
o Soạn hàng hàng loạt (Batch Picking): gom nhiều đơn ít dòng để đi 1
vòng nhặt luôn → nhanh hơn.
o Soạn hàng theo khu (Zone picking): chia khu; mỗi người chỉ đi trong
khu của mình → giảm di chuyển.
o Wave / Waveless: sắp đơn theo SLA/ưu tiên vận chuyển; wave thì
chạy theo đợt, waveless thì luân chuyển liên tục.
• Tổ chức khu đóng gói rõ ràng:
o Thiết kế staging theo “lane” (hãng vận chuyển/SLA/loại đơn).

5. Hotline: [phone] | Website: https://sbiz.vn 5
o Tách bàn packing cho từng lane để tránh lẫn đơn và tăng tốc độ.
#4. Bỏ qua kịch bản mùa cao điểm (Peak) & khối lượng đột
biến
Dấu hiệu: Ngày thường chạy ổn, đến Black Friday/Tết/flash sale thì vỡ trận.
Không có cơ chế bật/tắt quy trình dành riêng cho mùa cao điểm.
Hậu quả: Tồn đọng đơn, làm tăng ca (overtime), khách khiếu nại, bị phạt phí
vận chuyển.
Cách tránh (làm ngay từ đầu):
• Xây “kịch bản Peak” riêng:
o Linh hoạt đổi/gộp mô hình pick cho phù hợp tải cao.
o Ưu tiên SKU A (bán chạy) ở vị trí dễ lấy.
o Thêm staging tạm thời và nhân sự thời vụ.
o Slotting lại tạm thời cho mùa cao điểm.
• Lập mô hình năng lực (capacity model):
o Tính throughput theo giờ/ca, xác định nút thắt cổ chai (khu, người,
thiết bị).
• Diễn tập “game day”:
o Mô phỏng 1–2 lần trước khi vào mùa cao điểm để
#5. Không kiểm thử tải (stress-test) & không diễn tập lỗi
(sandbox)
Dấu hiệu: Chỉ test “đường thẳng”, không thử trường hợp nhãn lỗi, thiếu hàng, đổi địa
điểm, mất kết nối, đổi batch.
Hậu quả: Sự cố nhỏ gây dừng dây chuyền vì không có playbook xử lý; team mệt
mỏi và mất niềm tin hệ thống.
Cách tránh:
• Stress-test: mô phỏng tải cao với dữ liệu thật/giả lập (số dòng/đơn, số người
quét đồng thời).
• Chaos testing “nhẹ”: cố ý tạo nhãn mờ, SKU trùng, mất mạng 5’, thiếu bin…
để luyện SOP.
• huẩn bị Runbook: nếu A xảy ra → thao tác B; phân quyền ai được quyết định
“bypass” tạm.
#6. Bỏ trống “quản trị thay đổi”
Dấu hiệu: Người vận hành phản kháng, thao tác “tự bẻ” quy trình; team mới vào
không có tài liệu chuẩn; đào tạo “truyền miệng”.
Hậu quả: Lệch chuẩn thao tác, báo cáo không tin cậy, khó mở rộng ca/kho khác.

6. Hotline: [phone] | Website: https://sbiz.vn 6
Cách tránh:
• SOP có hình/clip ngắn theo vai trò: tách rõ cho inbound, picker, packer,
QC, supervisor; mỗi bước có ảnh minh họa hoặc video 30–60s.
• Đào tạo theo ca + kiểm tra thực tế: học xong làm thử – chấm điểm; gắn KPI
& thưởng/phạt (ví dụ: Pick Accuracy, Lines/Hour).
• Bố trí “champion” mỗi ca: một người rành quy trình, trực hỗ trợ đầu ca/đầu
tuần, giải đáp và xử lý nhanh vướng mắc.
• Cập nhật thay đổi có kiểm soát: mỗi lần sửa quy trình/hệ thống phải có
Release Notes ngắn gọn và thông báo cho các ca liên quan.
#7. Không chốt KPI chuẩn ngay từ đầu
Dấu hiệu: Chỉ nhìn “tồn kho đúng/sai”, nhưng bỏ qua các chỉ số quan trọng như OTIF
(giao đúng-đủ), độ chính xác soạn hàng (Pick Accuracy), Dock-to-Stock (từ xe
vào bến đến khi hàng sẵn sàng soạn), năng suất theo giờ (Lines/Hour) và độ chính
xác kiểm kê vòng lặp (Cycle Count Accuracy).
Hậu quả: Quyết định cảm tính, tối ưu nhầm mục tiêu; người vận hành không thấy
“đích”.
Cách tránh:
• Chốt bộ KPI ngay từ ngày đầu:
o Giao đúng-đủ theo kênh bán.
o Độ chính xác soạn hàng theo ca/khu vực.
o Thời gian xe vào (phút) cho inbound.
o Năng suất theo giờ
o Độ chính xác kiểm kê
• Đặt mục tiêu theo mốc 30/60/90 ngày và treo bảng hiển thị KPI tại khu vực
làm việc để mọi người nhìn thấy tiến độ hằng ngày.

7. Hotline: [phone] | Website: https://sbiz.vn 7

Quản lý Kho thông minh thế hệ mới tích hợp OCR, AI, IoT & QR Code – Xem ngay
cách vận hành
Lộ trình 90 ngày: từ “dọn dữ liệu” đến “hạ cánh
mềm”
Giai đoạn Mục tiêu Việc cần làm Kết quả mong đợi
Tuần 1–2
Cố định nền
tảng
Xác định
phạm vi và
dọn dữ liệu
• Khóa phạm vi: module WMS, khu/kho áp
dụng, nhóm SKU trọng yếu.
• Làm sạch dữ liệu: SKU, UoM, mã nhãn;
thống nhất quy tắc đặt tên location.
• Vẽ sơ đồ luồng Inbound → QA →
Putaway → Replenishment → Picking →
Packing → Shipping; chốt slotting ban
đầu.
Dữ liệu sạch, sơ đồ
luồng rõ, mọi người
hiểu phạm vi go-
live.

8. Hotline: [phone] | Website: https://sbiz.vn 8
Giai đoạn Mục tiêu Việc cần làm Kết quả mong đợi
Tuần 3–4
Cấu hình &
POC thao
tác
Chạy thử
thao tác cốt
lõi
• Cấu hình 2–3 kịch bản soạn hàng cho
các loại đơn chính (B2B, B2C, nội bộ).
• In bộ nhãn mẫu (GS1/QR/ZPL), test quét
trên nhiều thiết bị thực tế.
• POC Cycle Count & Replenishment để
kiểm soát tồn bin.
Thao tác chủ lực
chạy được ở môi
trường thử;
nhãn/scan ổn định.
Tuần 5–6
Kiểm thử tải
và cao điểm
Chịu tải &
tình huống
lỗi
• Dựng kịch bản cao điểm (tải gấp 1.5–2
lần ngày thường), kiểm thử nhiều người
quét đồng thời.
• Chaos test: nhãn mờ, SKU trùng, thiếu
bin, mất mạng ngắn; luyện tình huống xử
lý.
• Điều chỉnh slotting theo kết quả test.
Biết rõ “điểm
nghẽn”, có hướng
dẫn ứng phó;
layout/slotting được
tối ưu.
Tuần 7–8
SOP &
Training có
KPI
Chuẩn hóa
thao tác &
đo lường
• Viết hướng dẫn theo vai trò + clip ngắn
minh họa (inbound, picking, packing, QC).
• Đào tạo theo ca + bài test thực tế.• Niêm
yết KPI mục tiêu: OTIF, Pick Accuracy,
Lines/Hour tại khu vực làm việc.
Đội ngũ làm đúng
chuẩn; KPI được
nhìn thấy và theo
dõi hằng ngày.
Tuần 9–10
Chạy thật
phạm vi
nhỏ
• Chạy thật 1–2 dòng sản phẩm/kênh đơn,
giám sát real-time.
Pilot ổn định, lỗi
giảm theo

9. Hotline: [phone] | Website: https://sbiz.vn 9
Giai đoạn Mục tiêu Việc cần làm Kết quả mong đợi
Chạy thử
(Pilot) có
giám sát
• Ghi nhận lỗi theo ca; daily stand-up 15’
để chốt và sửa nhanh.
ngày/tuần, sẵn
sàng mở rộng.
Tuần 11–
12
Go-live “hạ
cánh mềm”
Mở rộng có
kiểm soát
• Mở rộng phạm vi dần, bật kịch bản peak
khi cần.
• Báo cáo KPI tuần: so sánh trước/sau;
chốt backlog cải tiến cho giai đoạn tiếp
theo.
Go-live êm, KPI cải
thiện (Dock-to-
Stock ↓, Lines/Hour
↑, OTIF ↑).
Tìm hiểu ngay: Kho hàng AI & Drone của Alibaba- Xu hướng quản lý kho, doanh
nghiệp Việt có theo kịp?
KPI chuẩn nên chốt (định nghĩa nhanh)
KPI Kho là tập chỉ số giúp đo lường mức độ đúng – nhanh – chính xác – ổn định
của toàn bộ dòng chảy hàng hóa, từ nhận hàng (inbound), lưu kho/putaway –
replenishment, đến soạn – đóng gói – xuất hàng (outbound). Chúng cho phép đội
vận hành và quản lý thấy nút thắt ở đâu, hiệu suất tăng/giảm ra sao, và tác động
chi phí/khách hàng thế nào, để ra quyết định cải tiến hằng ngày/tuần.
• Nhóm Hiệu suất & Dịch vụ: OTIF, Lines/Orders per Hour.
• Nhóm Chất lượng thao tác: Pick Accuracy, Cycle Count Accuracy.
• Nhóm Tốc độ quy trình: Dock-to-Stock, Putaway Time, Replenishment SLA.
• Nhóm Ổn định hệ thống: MTTR, Error Rate @Stress.
KPI Diễn giải dễ hiểu Cách đo nhanh Mục tiêu 90 ngày
OTIF
(Giao đúng – đủ)
Tỷ lệ đơn hàng giao đúng
thời hạn và đủ số lượng
Đơn OTIF / Tổng
đơn đã giao
≥ 97% (giai đoạn
pilot), ≥ 98.5% (vận
hành ổn định)

10. Hotline: [phone] | Website: https://sbiz.vn 10
KPI Diễn giải dễ hiểu Cách đo nhanh Mục tiêu 90 ngày
Pick Accuracy
(Độ chính xác
soạn hàng)
% dòng hàng được soạn
đúng ngay lần đầu
(Dòng đúng) / (Tổng
dòng pick)
≥ 99%
Dock-to-Stock
(phút)
Thời gian từ lúc xe vào bến
đến khi hàng sẵn sàng để
soạn trong kho
Thời điểm “Xe vào
bến” → “Hàng ở vị
trí pick”
Giảm ≥ 20% so với
baseline
Lines/Orders per
Hour
(Năng suất)
Số dòng (hoặc đơn) xử lý
mỗi giờ theo ca/khu vực
Tổng lines (hoặc
orders) / Số giờ làm
Tăng ≥ 15% so với
baseline
Cycle Count
Accuracy
(Chính xác kiểm
kê vòng lặp)
Độ chính xác tồn kho sau
khi đếm xoay vòng
1 − ( Lệch
MTTR
(phút)
Thời gian khôi phục sau
một sự cố điển hình
Từ lúc ghi nhận sự
cố → lúc hệ
thống/luồng chạy lại
≤ 10 phút với sự cố
thường
Error Rate
@Stress
Tỷ lệ lỗi khi chạy tải cao
(stress-test)
Số lỗi / Tổng giao
dịch trong phiên
stress
≤ 1%

11. Hotline: [phone] | Website: https://sbiz.vn 11
Lời Kết
Bảy sai lầm phổ biến từ bố trí luồng sai, dữ liệu bẩn đến thiếu kiểm thử tải là nguyên
nhân khiến dự án WMS trượt mục tiêu. Khi chuyển sang cách làm ưu tiên luồng vận
hàng + ưu tiên dữ liệu chuẩn (flow-first + data-first), cố định KPI ngay từ đầu, và
kỷ luật theo lộ trình 12 tuần, việc “hạ cánh mềm” trong 90 ngày là khả thi. Kết quả
điển hình: Dock-to-Stock ↓ ≥20%, năng suất/giờ ↑ ≥15%, OTIF ≥98%. Đó mới là
thước đo thật của một dự án WMS hiệu quả.
Liên hệ với SmartBiz để nhận tư vấn và demo miễn phí giải pháp phù hợp với
mô hình và quy mô Kho của bạn.