Software Contable: Ventajas y Desventajas

Es un ensayo dirigido a todo publico, para dar a conocer, qué ventajas y desventajas tiene el uso de programas contables.

1. DHTIC
ENSAYO
CARMEN MARIANA SOTO CASIMIRO
FACILITADOR: EDMUNDO MEJÍA SÁNCHEZ
23/09/2015
Software Contable: Ventajas y
Desventajas

2. 1
Índice

Introducción. .................................................................................. 2
1. Software Contable ......................................................................... 3
1.1 Antecedentes .......................................................................... 3
1.2 Concepto ............................................................................... 3
1.3 Ventajas................................................................................ 5
1.3.1 Velocidad .......................................................................... 5
1.3.2 Volumen de producción ........................................................... 5
1.3.3 Reducción de errores ............................................................. 5
1.3.4 Pases automáticos al mayor ...................................................... 5
1.3.5 Obtención de información contable oportuna ..................................... 5
1.3.6 Menores costos.................................................................... 5
1.3.7 Impresión automática de documentos ............................................ 5
1.4 Desventajas. ........................................................................... 6
1.4.1 Disminución en la confiabilidad de la información contable ...................... 6
1.4.2 Pérdida de datos .................................................................. 6
1.4.3 Fraude ............................................................................. 6
1.4.4 Costos Elevados de Software y Hardware........................................ 6
Conclusiones. ................................................................................ 7
Bibliografía. ................................................................................... 7

3. 2
Introducción.

El objetivo del presente ensayo es identificar las ventajas y desventajas del
Software Contable, con el fin de dar a conocer a los Contadores, Auxiliares
Contables o a toda aquella persona que no teniendo los conocimientos básicos, y
utilizando éstas Herramientas Contables, puedan hacer uso de éstos programas
informáticos de manera efectiva.
Hoy en día tener en orden la contabilidad del negocio, la empresa o del
despacho, puede resultar una tarea difícil para los trabajadores independientes y
las empresas, tanto pequeñas, como de gran magnitud. Esto se debe a la falta de
experiencia o de conocimientos en Contabilidad, lo que creará pérdidas de tiempo
y dinero.
Por tal motivo, la elección de un buen programa informático de Contabilidad
para tu despacho, empresa o negocio, puede ser la forma para mejorar los
resultados y los estados financieros de las mismas.
El elegir un Software Contable es una de las decisiones más importantes y
críticas. A veces tomar la mejor decisión o la más acertada depende mucho de la
dimensión de la empresa y obviamente de los gastos causados por la contratación
de personas especialistas en el sector Contable.
El Software Contable en nuestros días, es una herramienta básica para
llevar todo el control de la empresa en cuestiones contables, pero estos
programas informáticos, como todo, tiene sus ventajas y desventajas; las cuales
analizaremos brevemente.

4. 3
1. Software Contable
1.1 Antecedentes
Todo se remonta a los años en que surgió la informática en sí, el surgimiento de
ésta, vino a revolucionar y automatizar muchos sistemas manuales, entre ellos y
con mucha importancia el Contable.
En aquellos tiempos la contabilidad sólo se hacían controles e informes
similares a los manuales, entonces solo era el mismo proceso manual, pero
llevado por una computadora. Gracias a eso, se podía tener acceso rápido a los
estados contables, de manera eficaz era revolucionario en la contabilidad.
Más tarde, la informática, avanza con el tiempo, los nuevos conceptos de
interacción hombre-máquina y con el surgimiento del Internet, los nuevos sistemas
en tiempo real, podían recoger, analizar y transformar datos de múltiples fuentes.
Es así como la contabilidad tuvo un mejor momento en el avance tecnológico, ya
que tanto empresas como universidades, se centraron en crear programas
informáticos con mayor eficacia para obtener mayores ganancias, tanto
monetarias, como productivas.

1.2 Concepto
Un sistema es un conjunto ordenado de componentes que interactúan entre sí y
se encuentran relacionados entre sí.
Lo contable, por su parte, hace referencia a aquello que tiene que ver con la
contabilidad (la cual se refiere al control y registro de los gastos e ingresos y
demás operaciones económicas que realiza una empresa o entidad.
1
).


1
Google, Inc,(2015) “Concepto de Contabilidad” en Google (En línea) México. Disponible en
https://www.google.com.mx/search?q=google&rlz=1C1VFKB_enMX656MX656&oq=google&aqs=chr
ome..69i57j0j69i60l3j0.855j0j9&sourceid=chrome&es_sm=0&ie=UTF-8#q=contabilidad (Accesado
el día 23 de Septiembre de 2015)

5. 4
Como lo menciona la referencia web, Definiciones.de Software Contable:
“La noción de sistema contable, de este modo, puede
entenderse de distintas maneras. En su sentido más amplio, se trata
del conjunto de elementos que registran la información financiera y
las interrelaciones de estos datos.Los sistemas contables se
componen de diversos tipos de documentos e implican la
participación de especialistas (contadores) que se encargan del
registro preciso y del análisis de la información. Los contadores
suelen trabajar en conjunto con los gerentes o los responsables de
tomar las decisiones de la empresa.” (Definiciones.de, 2015)

En la actualidad, el concepto de sistema contable suele asociarse al
programa informático que permite registrar la información. El software contable
cuenta con diferentes módulos para que una empresa pueda llevar sus libros y
balances de manera digital y con herramientas que facilitan los cálculos.
Los beneficios que un buen software contable puede ofrecer a los gerentes
de cualquier organización es de suma importancia, especialmente a la hora de
tomar decisiones importantes que afecten las actividades productivas de dichas
organizaciones. No podríamos concebir una organización que no utilice un
software contable como herramienta para el control interno de las actividades y
como fuente de información para los procesos de toma de decisiones, más cuando
estas son empresas que generan altos volúmenes de transacciones
El que una empresa posea un buen software contable, no solo tiene el
beneficio de poseer un activo intangible, sno que también por las características y
funcionalidades que este pueda tener lo convierte en una fuente de información
importante para la toma de decisiones por parte de las personas que administran
la organización.

6. 5
1.3 Ventajas

1.3.1 Velocidad
Puede proporcionar información con mayor rapidez, por lo que puedes realizar en
forma instantánea tareas que consumen mucho tiempo cuando se hacen en forma
manual.
1.3.2 Volumen de producción
Se puede manejar grandes volúmenes de transacciones usando el sistema
contable computarizado, debido a su rapidez en el procesamiento de los datos.
1.3.3 Reducción de errores
Se reduce mucho el número de errores, debido a que el sistema contable hace los
cálculos con mayor exactitud que un ser humano. Están diseñadas con la
característica de minimizar los errores.
1.3.4 Pases automáticos al mayor
En un sistema contable computarizado, los informes se pueden producir
automáticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados Financieros, e Informes
Especiales que ayuden a la administración a tomar decisiones.
1.3.5 Obtención de información contable oportuna
Se puede generar los informes en el momento en que se requieren, esto siempre y
cuando la contabilidad sea llevada al día y oportunamente.
1.3.6 Menores costos
Se puede reducir el gasto en personal, ya que el trabajo se concentra en menos
personas, debido a que muchas actividades que se realizaban ahora son
generados directamente por el software
1.3.7 Impresión automática de documentos
Un software contable proporciona mucho de los documentos que se usan en un
negocio: Facturas, Estados Mensuales de Cuentas por Cobrar a Clientes,
Cheques de Nominas, Estados de Ingresos de los Empleados, entre otros.

7. 6
1.4 Desventajas.
1.4.1 Disminución en la confiabilidad de la información contable
Los errores de la computadora son posibles al hacer el registro contable original
en el sistema. La posibilidad de error se agrava cuando la entrada se ajusta. El
programa puede rechazar el cambio y volver a la cantidad original. El programa no
puede guardar el ajuste correctamente. Los errores humanos en las entradas
cambiantes no pueden ser recogidos por el equipo, lo que conduce a errores que
afectan en última instancia a los ingresos.
1.4.2 Pérdida de datos
Siempre que las entradas se realizan en un sistema electrónico, la posibilidad de
la pérdida de datos aumenta. Los datos pueden ser perdidos por el fuego, la
actividad electromagnética y otros acontecimientos imprevisibles. Esto hace que el
ajuste de entrada sea aún más difícil, porque no sólo se ha perdido la entrada
original, sino también el ajuste, por lo que la recuperación de la cantidad correcta
de entrada será mucho más difícil.
1.4.3 Fraude
El cambio de conexión y funciones de seguridad pueden resolver el problema de
tiempo, pero alienta otra dificultad: la posibilidad de fraude. Al ajustar las entradas,
puede ser fácil de ajustar mayor o menor que la cantidad real y mover el dinero en
diferentes cuentas para lograr malversación de fondos. Las empresas pueden
tener dificultades para asegurar el negocio en contra de ese tipo de fraudes, ya
que son perpetrados por los empleados que tienen permiso para acceder al
sistema.
1.4.4 Costos Elevados de Software y Hardware
El costo inicial puede ser demasiado alto para algunas empresas, ya que muchas
veces los software y hardware con que cuentan no son suficientemente
actualizados tecnológicamente para el software contable a implementar, en todo
caso debe hacerse el estudio de factibilidad económica para prever la rentabilidad
que tendrá dentro de la empresa.

8. 7
Conclusiones.
Derivado del trabajo realizado, se llega a determinar que el software tiene grandes
ventajas, con programas informáticos, que facilitan la vida de los Contadores, se
tiene la información de manera precisa, ordenada y rápida, si es que un cliente lo
solicita, mayor rapidez en el momento de ingresar información al SAT, pero mejor
aún, un buen manejo de la contabilidad de la empresa, del negocio o del mismo
despacho. Los clientes se sienten con mayor confianza pues ellos mismos pueden
en algunos casos, acceder directamente a la información, las grandes bases de
datos permiten estadísticas. Las desventajas, parecen ser pocas, pues estas se
basarían principalmente en costos excesivos por las actualizaciones que se
necesiten cada año, pero creo que la inversión lo vale. Aunado a esto, Invertir en
un buen sistema de seguridad (antivirus) para evitar robo de información, ya que
los clientes confían en que su información, se encuentra segura con nosotros.

Bibliografía.

1. Definicion.de (2015), “Definición de sistema contable - Qué es, Significado y
Concepto” (En línea), México, disponible http://definicion.de/sistema-
contable/#ixzz3ma7c5kNL (Accesado el dia 23 de Septiembre de 2015).
2. Google, Inc,(2015) “Concepto de Contabilidad” en Google (En línea)
México. Disponible
https://www.google.com.mx/search?q=google&rlz=1C1VFKB_enMX656MX
656&oq=google&aqs=chrome..69i57j0j69i60l3j0.855j0j9&sourceid=chrome&
es_sm=0&ie=UTF-8#q=contabilidad (Accesado el día 23 de Septiembre de
2015).
3. Soy Entrepreneur, (2015), “Como Elegir el mejor software Contable”, (En
línea) disponible http://www.soyentrepreneur.com/como-elegir-el-mejor-
software-contable.html (Accesado el dia 23 de Septiembre de 2015).

9. 8
4. Santamaría, J. Elías, (2012) “Ventajas y desventajas del Software Contable”
En blog personal (En línea) disponible http://ventajas-
desventajassoftwarecont.blogspot.mx/p/introduccion.html (Accesado el 23
de Septiembre de 2015.).
5. Universidad del Salvador. “Ventajas y desventajas del software
computarizado”. Republica del Salvador,
http://contasystems2013.jimdo.com/contenido/ventajas-y-desventajas/
(Accesado el día 23 de Septiembre de 2015.
6. D Vargas, Martha, (2012) “Ventajas y Desventajas de la Informática en la
Contabilidad” (en línea), disponible en
http://marthadvargas.blogspot.mx/2012/03/ventajas-y-desventajas-de-
la_31.html (Accesado el día 23 de Septiembre de 2015).
7. Acevedo, Laura. “Desventajas del Software Contable” Disponible en
http://www.ehowenespanol.com/desventajas-del-software-contable-
sobre_103058/ (Accesado el día 23 de septiembre de 2015).
8. Magloff, Lisa. “Desventajas y Ventajas de la Contabilidad Computarizada”
La voz de Houston, Demand Media. (En línea), disponible en:
http://pyme.lavoztx.com/ventajas-y-desventajas-de-la-contabilidad-
computarizada-4791.html (Accesado el dia 23 de Septiembre de 2015)