SOP Pelayanan User melalui Whatsapp.docx

1. TUJUAN
SOP ini bertujuan untuk memberikan panduan kepada tim pelayanan melalui WhatsApp dalam memberikan layanan yang responsif, efisien, dan informatif kepada pengguna atau calon pelanggan yang berinteraksi melalui aplikasi WhatsApp. Hal ini dimaksudkan untuk meningkatkan kepuasan pengguna, mempromosikan citra positif perusahaan, dan menjaga komunikasi yang efektif dengan pengguna melalui platform WhatsApp.

2. CAKUPAN
SOP ini mencakup seluruh tahap pelayanan user melalui WhatsApp, mulai dari penyambutan pesan, penanganan pertanyaan atau keluhan, hingga penyelesaian permintaan pengguna.

3. DEFINISI
User: Merupakan pengguna atau calon pelanggan yang berinteraksi dengan perusahaan melalui aplikasi WhatsApp.

4. KEBIJAKAN
- Tim pelayanan melalui WhatsApp bertanggung jawab penuh untuk memberikan pelayanan yang profesional, ramah, dan informatif.
- Pelayanan harus dilakukan dengan cepat dan efisien, dengan mengutamakan kebutuhan dan kepuasan pengguna.
- Informasi yang disampaikan harus akurat, jelas, dan sesuai dengan panduan dari perusahaan.

1. No.
Dokumen
SOP/DEV/13 STANDARD OPERATING
PROCEDURE LOGO
PERUSAHAAN
Tgl. Berlaku22/07/2023
Halaman 1
PROSEDUR PELAYANAN USER MELALUI
WHATSAPP
1. TUJUAN
SOP ini bertujuan untuk memberikan panduan kepada tim pelayanan melalui WhatsApp
dalam memberikan layanan yang responsif, efisien, dan informatif kepada pengguna atau
calon pelanggan yang berinteraksi melalui aplikasi WhatsApp. Hal ini dimaksudkan untuk
meningkatkan kepuasan pengguna, mempromosikan citra positif perusahaan, dan
menjaga komunikasi yang efektif dengan pengguna melalui platform WhatsApp.
2. CAKUPAN
SOP ini mencakup seluruh tahap pelayanan user melalui WhatsApp, mulai dari
penyambutan pesan, penanganan pertanyaan atau keluhan, hingga penyelesaian
permintaan pengguna.
3. DEFINISI
User: Merupakan pengguna atau calon pelanggan yang berinteraksi dengan perusahaan
melalui aplikasi WhatsApp.
4. KEBIJAKAN
- Tim pelayanan melalui WhatsApp bertanggung jawab penuh untuk memberikan
pelayanan yang profesional, ramah, dan informatif.
- Pelayanan harus dilakukan dengan cepat dan efisien, dengan mengutamakan kebutuhan
dan kepuasan pengguna.
- Informasi yang disampaikan harus akurat, jelas, dan sesuai dengan panduan dari
perusahaan.
5. RINCIAN PROSEDUR
NO.
TANGGUNG
JAWAB
KEGIATAN
5.1
Tim
Customer
Service
Menyambut pengguna dengan ucapan ramah dan doa
5.2
Memberikan penjelasan singkat tentang layanan yang dapat
diberikan
5.3
Membaca pesan dengan seksama dan segera menanggapi
pertanyaan atau permintaan yang diajukan
5.4
Mendengarkan dengan empati keluhan atau masalah yang
disampaikan oleh pengguna
5.5
Berusaha menyelesaikan masalah dengan segera atau
merujuk ke pihak yang berwenang jika diperlukan
5.6
Memberikan ucapan terima kasih atas interaksi dan
pertanyaan yang diajukan oleh pengguna