Tarea 5. Plan de auditoria en un SGI.pptx

Auditoria

1. TALLER PLAN DE AUDITORIA EN UN SIG

2. TALLER. PLAN DE AUDITORIA EN UN SIG OBJETIVO Elaborar un Plan para una auditoría a procesos en un Sistema de gestión integral basada en riesgos. METODOLOGÍA Seleccione un proceso de la organización en la que trabaja o cualquier otro que desee trabajar. Diligencie el Formato de Plan de Auditoria. Tenga en consideración toda la información solicitada en la plantilla para su diligenciamiento. Para la redacción del objetivo del plan de auditoría sería recomendable, tal como se presenta en el ejemplo, identificar aspectos relevantes (de impacto) que por su importancia, pueden afectar la capacidad del proceso para cumplir resultados o que pueden impactar de la misma manera resultados organizacionales. Esto permite formular objetivos específicos y basados en riesgo.

3. Plan de Auditoria PLAN DE AUDITORIA OBJETIVO DE LA AUDITORÍA Ejemplo: Evaluar el grado de eficacia de los controles aplicados a los proveedores críticos aosciados al SGI, tomando en consideración los requisitos aplicables de NTC ISO 9001:2015, NTC ISO 14001:2015, NTC ISO 45001:2018. 2. ALCANCE DE LA AUDITORÍA Ejemplo: El alcance cubre todas las actividades relacionadas con la gestión de los proveedores críticos del SGI 3. CRITERIOS DE AUDITORÍA Ejemplo: 8.1.4-NTC ISO 45001:2018, 8.4-NTC ISO 9001:2015, 8.1-NTC ISO 14001:2015, Procedimiento de selección y evaluación de proveedores, procedimiento de compras, caracterización del proceso de compras 4. UBICACIÓN Oficinas del jefe de compras 5. MÉTODOS DE AUDITORÍA Auditoría In Situ para oficina principal, Auditoría remota para la oficina localizada en la sede Internacional 6. ROLES AUDITOR LÍDER: Ejemplo: Evaluar la gestión integral del proceso de compras, detallando en los esquemas de selección y evaluación de los proveedores críticos gestionados desde la sede principal Gestión de los recursos dentro del proceso de auditoría Realizar reuniones de balance con todo el equipo para presentar los avances Diligenciar el informe de auditoría para su presentación en la reunión de cierre AUDITOR ACOMPAÑANTE. Ejemplo: Evaluar los criterios de selección y evaluación de los proveedores críticos en la sede internacional Apoyar al auditor líder en cualquier aclaración que se requiera presentar en la reunión de cierre. OBSERVADOR: Ejemplo: Acompañar el proceso de auditoría, detallando la manera como se lleva a cabo sin participar.

4. Plan de Auditoria 4. AGENDA DE LA AUDITORÍA FECHA 10-10-2021 HORA 8 a 10 am ACTIVIDADES DE AUDITORÍA Criterios de Selección de proveedores críticos REQUISITOS A AUDITAR 8.4.1 NTC ISO 9001:2015 AUDITOR Sergio Hernandez AUDITADO Paulo Rodriguez

5. PLAN DE AUDITORIA: Oficina de Control Interno OBJETIVO DE LA AUDITORÍA Evaluar la gestión integral de los procesos del Sistema Integrado de Gestión ( NTC ISO 9001:2015, NTC ISO 14001:2015, NTC ISO 45001:2018 NTC ) de BD GUIDANCE, para verificar que el sistema Integrado de Gestión, es conforme con: los requisitos propios de la organización, si se implementa y mantiene eficazmente. Evaluar la efectividad del control interno y la aplicación de los controles dentro de los procesos del Sistema Integrado de Gestión de la corporación. 2. ALCANCE DE LA AUDITORÍA Ejecución de auditorias internas de gestión, elaboración de informes internos y externos de ley, realización de Comités de Coordinación de Control Interno, actividades de evaluación y seguimiento a los procesos que se realizan en el área de control interno acorde con los requerimientos legales, de la organización , los cambios que afecten a la organización y los resultados de las auditorías previas, de las normas de los sistemas de gestión que apliquen. Así mismo la evaluación independiente y las actividades que se generen desde los roles de control Interno: Liderazgo estratégico, enfoque hacia la prevención, evaluación de la gestión del riesgo, relación con entes externos de Control, evaluación y Seguimiento. 3. CRITERIOS DE AUDITORÍA 7.2 -NTC ISO 45001:2018, 7.2 -NTC ISO 9001:2015, 7.2-NTC ISO 14001:2015 procedimento de competencia en trabajadores involucrados en el processo de control interno. 4. UBICACIÓN Oficina Control Interno 5. MÉTODOS DE AUDITORÍA Auditoría In Situ para oficina principal 6. ROLES AUDITOR LÍDER: Planificar los trabajos de auditoría, preparar los documentos de trabajo y dar instrucciones al equipo auditor, responsable último de todas las fases de la auditoría, disponer de la autoridad necesaria para resolver , e valuar la gestión integral del proceso de efectividad de control interno , mediante su decisión, todas las situaciones que se vayan planteando a lo largo de la auditoría, llevar a cabo la selección de los restantes miembros del equipo, revisar la documentación del sistema de gestión para determinar su adecuación. AUDITOR ACOMPAÑANTE. Apoyo en el desarrollo de la auditoria en las diferentes actividades asignadas por el auditor líder, incluyendo las visitas a los procesos, recolección de información, actividades de campo, así como la elaboración del informe. JEFE DE OFICINA AUDITADA (AUDITADO): Brindar toda la colaboración a los auditores. A este respecto, se debe tenerse en cuenta que el obtener la información es misión del auditor, por lo que no debe esperarse que el auditado muestre sin más, los defectos o debilidades de su sistema de gestión. Es absolutamente lícito por su parte, el tratar de ocultarlos o tratar de desviar la atención del equipo auditor hacia otras áreas de la organización. Poner todos los medios para asegurar un efectivo y eficiente proceso de auditoría.

6. 4. AGENDA DE LA AUDITORÍA FECHA HORA ACTIVIDADES DE AUDITORÍA REQUISITOS A AUDITAR AUDITOR AUDITADO 25/05/2023 7 am -9 Reunión de Inicio: Al inicio de la actividad el auditor interno o equipo de auditoría, debe reunirse con el responsable del proceso auditado 7.2 -NTC ISO 45001:2018, 7.2 -NTC ISO 9001:2015, 7.2-NTC ISO 14001:2015. Blanca Olmos Andrés Gómez 25/05/2023 9 am- 3 pm Solicitud de información relacionada con el proceso teniendo en cuenta el objeto y alcance definidos: Informe de la Oficina de Control Interno Seguimiento y evaluación gestión del riesgo y a las matrices de riesgos Seguimiento al Plan Anual de Auditoría de la Oficina de Control Interno y reporte cumplimiento de indicadores Seguimiento Mapa de Riesgos de la Oficina de Control Interno (Proceso Control Interno) Seguimiento a planes de mejoramiento establecidos con entes externos de control Documentación de la Oficina de Control Interno, de acuerdo con las políticas o lineamientos de Gestión Documental y parámetros establecidos en el Sistema de Gestión Integral Informe avance del sistema de control interno de cada vigencia Informe pormenorizado del estado del control interno semestral 7.2 -NTC ISO 45001:2018, 7.2 -NTC ISO 9001:2015, 7.2-NTC ISO 14001:2015. . Blanca Olmos Andrés Gómez 26/05/2023 7 am -9 Determinación de la muestra de auditoria 7.2 -NTC ISO 45001:2018, 7.2 -NTC ISO 9001:2015, 7.2-NTC ISO 14001:2015. Blanca Olmos Andrés Gómez 26/05/2023 9-11 am Diseño de papeles de trabajo: Son los documentos elaborados por el auditor interno u obtenidos por él durante el transcurso de cada una de las fases del proceso. El soporte de los papeles de trabajo puede incluir anotaciones, cuestionarios, programas de trabajo, planillas, las cuales deberán permitir la identificación razonable del trabajo efectuado por el Auditor interno 7.2 -NTC ISO 45001:2018, 7.2 -NTC ISO 9001:2015, 7.2-NTC ISO 14001:2015. Blanca Olmos Andrés Gómez 26/05/2023 11-2 am Diseño de pruebas de auditoria: Las Pruebas de Auditoría son las técnicas que utiliza el auditor interno para la obtención de evidencia 7.2 -NTC ISO 45001:2018, 7.2 -NTC ISO 9001:2015, 7.2-NTC ISO 14001:2015. Blanca Olmos Andrés Gómez 27/05/2023 8 am - 4 pm Análisis y evaluación de datos y revisión de los siguientes procesos: - Informe seguimiento a lineamientos para prevención de conductas irregulares relacionadas con incumplimiento de los manuales de funciones y de procedimientos y la pérdida de elementos y documentos públicos Evaluación del Sistema de Control Interno Seguimiento a la evaluación del desempeño laboral y a la concertación y evaluación Seguimiento al cumplimiento del Manual de Funciones Seguimiento del ejercicio de la función y aplicación del régimen disciplinario Seguimiento Plan de Mejoramiento Informe semestral del Sistema de Control Interno - SCI Fomento de la cultura del control interno y del autocontrol en la entidad. Análisis de las respuestas a requerimientos que se realicen a la Oficina de Control Interno Revisión de actividades de sensibilización y capacitación sobre temas transversales de control interno 7.2 -NTC ISO 45001:2018, 7.2 -NTC ISO 9001:2015, 7.2-NTC ISO 14001:2015. Blanca Olmos y Juan Ortiz Andrés Gómez

7. 4. AGENDA DE LA AUDITORÍA FECHA HORA ACTIVIDADES DE AUDITORÍA REQUISITOS A AUDITAR AUDITOR AUDITADO 28/05/2023 7 am -11 Formulación de hallazgos: son el resultado de la comparación que se realiza entre un criterio establecido y la situación actual encontrada durante el examen a una actividad, procedimiento o proceso. 7.2 -NTC ISO 45001:2018, 7.2 -NTC ISO 9001:2015, 7.2-NTC ISO 14001:2015. Blanca Olmos Andrés Gómez 30/05/2023 8 am -11 Elaboración de informe preliminar 7.2 -NTC ISO 45001:2018, 7.2 -NTC ISO 9001:2015, 7.2-NTC ISO 14001:2015. Blanca Olmos Andrés Gómez 02/06/2023 8am -10 Reunión de cierre - presentación de resultados (informe preliminar) 7.2 -NTC ISO 45001:2018, 7.2 -NTC ISO 9001:2015, 7.2-NTC ISO 14001:2015. Blanca Olmos Andrés Gómez 04/06/2023 9 -11 am Replica- actividades de revisión 7.2 -NTC ISO 45001:2018, 7.2 -NTC ISO 9001:2015, 7.2-NTC ISO 14001:2015. Blanca Olmos Andrés Gómez 06/06/2023 9 -12 Presentación del informe definitivo: Se deben incluir los objetivos y alcance de los trabajos así como las conclusiones correspondientes, las recomendaciones y las fechas para el levantamiento a planes de mejoramiento. Cuando se emita una opinión o conclusión debe esta soportada por información suficiente, fiable, relevante y útil. 7.2 -NTC ISO 45001:2018, 7.2 -NTC ISO 9001:2015, 7.2-NTC ISO 14001:2015. Blanca Olmos Andrés Gómez 06/06/2023 9 am- 2 pm Revisión y suscripción del plan de mejoramiento Es importante resaltar los resultados satisfactorios del trabajo. Las comunicaciones deben ser precisas, objetivas, claras, concisas, constructivas, completas y oportunas 7.2 -NTC ISO 45001:2018, 7.2 -NTC ISO 9001:2015, 7.2-NTC ISO 14001:2015. Blanca Olmos Andrés Gómez

8. Gracias