Tema 3: PERT de costes

Apuntes del tema 2 de la asignatura "Gestión y dirección de proyectos" del Grado de Diseño y desarrollo de Videojuegos (Ferraz) de la Universidad Rey Juan Carlos.
Objetivos:
* Planificar los costes de un proyecto
* Estimar los costes de un proyecto
* Conocer las principales herramientas de estimación de costes
* Determinar el presupuesto de un proyecto
* Conocer el PERT/Cost

1. Tema 3 . PERT de costes Grado en Diseño y Desarrollo de Videojuegos (Quintana) Oriol Borrás Gené Gestión y Dirección de Proyectos 2019/20

2. Objetivos Planificar los costes de un proyecto Estimar los costes de un proyecto Conocer las principales herramientas de estimación de costes Determinar el presupuesto de un proyecto Conocer el PERT/ Cost Objetivos

3. Costes

4. Gestión de proyectos: PMBOK PMBOK ( P roject M anagement BO dy of K nowledge ) Fuente: https://wolfproject.es/curso/dinamica-procesos-pmbok-6-2017/

5. Gestión de proyectos: PMBOK Planificación >> Planificar los costes Establecer y documentar las políticas y procedimientos que se van a llevar a cabo para gestionar, ejecutar y controlar los costes a lo largo del proyecto Se deben basar en la EDT Tipos de coste: De oportunidad, se origina por escoger una alternativa u oportunidad en lugar de otra. Hundidos o enterrados, ya fueron gastados o comprometidos. Variables, varían en función del nivel de actividad. Fijos, no cambian con el nivel de actividad Indirectos Directos Calidad La salida de este proceso es el “Plan de gestión de costes”

6. Gestión de proyectos: PMBOK Planificación >> Planificar los costes Plan de gestión de costes Unidades de medida Nivel de precisión, grado de redondeo, hacia arriba o hacia abajo, que se aplicará a las estimaciones del coste de las actividades Nivel de exactitud, rango aceptable (ejemplo: ±10%) que se utilizará para hacer estimaciones realistas sobre el coste de las actividades Formato de los informes Fórmulas del valor ganado a utilizar

7. Gestión de proyectos: PMBOK Planificación >> Estimación de costes Estimación aproximada de los  recursos monetarios necesarios  para completar las actividades del proyecto Este proceso está muy relacionado con la estimación de los recursos de las actividades Necesita iteraciones, se perfeccionará conforme se vaya completando la información del resto de áreas Costes son variados: personal, los materiales, el equipamiento, los servicios y las instalaciones, factor de inflación, el coste de financiación, el coste de contingencia, relacionados con la calidad y gestión de los riesgos, tiempo del director de proyecto, capacitación del equipo, etc. Tres niveles de precisión para la estimación de costes: Estimados de orden de magnitud: exactitud entre el -25% y el 75% (fases iniciales) Presupuesto o presupuestal: en la fase de planificación, exactitud entre -10% y 25% Definitivo o final: -5% y 10% (fase de planificación, establece la línea base de costes)

8. Gestión de proyectos: PMBOK Planificación >> Estimación de costes Herramientas y técnicas: Estimación análoga: Se calcula el coste actual de un proyecto a partir del coste de otro similar Cuando no se dispone de información detallada del proyecto Se basa en los datos históricos y juicio de expertos Técnica rápida y económica pero también es la más imprecisa.

9. Gestión de proyectos: PMBOK Planificación >> Estimación de costes Herramientas y técnicas: Estimación ascendente ( bottom -up): Se estima el coste de paquetes de trabajo individuales y a continuación se suman todos los costes de abajo hacia arriba. Cuanto más pequeños sean los paquetes de trabajo, más dificultad a la hora de estimar pero también se obtiene una mayor exactitud en la estimación. Es lenta y costosa, requiere de información detallada del proyecto.

10. Gestión de proyectos: PMBOK Planificación >> Estimación de costes Herramientas y técnicas: Estimación paramétrica: Se parte de ciertas características del proyecto (parámetros) para predecir los costes mediante un modelo matemático. Según la naturaleza del proyecto, el modelo matemático será: sencillo o complejo (habitual para el caso de Software, donde se utilizan docenas de factores y parámetros diferentes). Es la más precisa, aunque es lenta y compleja. Será más fiable en función de la exactitud de la información histórica, que los parámetros sean cuantificables sin dificultad, y el modelo sea escalable.

11. Gestión de proyectos: PMBOK Planificación >> Estimación de costes Herramientas y técnicas: Estimación por 3 valores: Se utilizan 3 valores: más probable, optimista y pesimista. Semejante a PERT.

12. Gestión de proyectos: PMBOK Planificación >> Determinar el presupuesto Este proceso es el resultado de sumar los costes estimados de las actividades individuales o paquetes de trabajo del proyecto. El objetivo consiste en estableces la “ Línea base de costes” autorizada con la que monitorear y controlar el proyecto. Se calcula a partir de: Los datos de estimación de costes de todos los paquetes de trabajo El EDT y DFT (Diagramas de Flujo de Trabajo) El calendario del proyecto (con fechas de inicio y fin de todas las actividades). Resume gráficamente los costes estimados para cada periodo. Se podrá construir una línea base de costes para cada categoría de costes (personal, servicios, etc.) o para un recurso individual. Versión aprobada del presupuesto del proyecto

13. Gestión de proyectos: PMBOK Planificación >> Determinar el presupuesto Las salidas principales del proceso serán el presupuesto (contiene los fondos autorizados para llevar a cabo el proyecto) y los requisitos de financiación del proyecto. En este proceso no solo se calcula el coste de las actividades, también las reservas de contingencias y las de gestión . Las reservas de gestión forman parte del presupuesto (el patrocinador es el responsable y el PM requiere de autorización para utilizarla) pero no de la línea base del coste, no se considera para el cálculo del valor ganado. Sirven para paliar el impacto de los riesgos detectados en la planificación, calculadas por el PM. Son fondos adicionales para cubrir imprevistos que puedan ocasionar, calculadas por la dirección de la empresa.

14. Gestión de proyectos: PMBOK Planificación >> Determinar el presupuesto Componentes del presupuesto del proyecto: Presupuesto total del proyecto Reserva de gestión Línea base de costes Cuentas de control Reservas para contingencias Estimación de costes de paquetes de trabajo Estimación de coste de actividad Reservas para contingencias de la actividad

15. Gestión de proyectos: PMBOK Planificación >> Determinar el presupuesto Curva s: es la curva que representa la línea base de costes. Fuente: http://todopmp.com/determinar-el-presupuesto/ la mayoría del presupuesto se consume durante la ejecución del proyecto.

16. Estimación de costes: PERT / Cost PERT / Cost Técnica para monitorizar los costes de ejecución de un proyecto, es una extensión del PERT de tiempos. Incorpora explícitamente la incertidumbre de la duración de las actividades en el coste de un proyecto Los paquetes de trabajo son un conjunto de actividades que tienen asociadas tiempos y presupuestos estimados, cada uno tendrá un coste estimado. El coste total del proyecto es la suma de los sobrecostes y bajocostes estimados, que se calculan restando el coste presupuestado del actual. La duración óptima del proyecto es la que minimiza el coste total como suma del coste (total) directo más el coste (total) indirecto .

17. Estimación de costes: PERT / Cost PERT / Cost Por lo general, las duraciones de las actividades se pueden modificar en función de los costes. La duración no se puede reducir más allá de un cierto punto, con independencia de la cantidad de dinero que se aporte. Los costes directos de las actividades aumentan a medida que se reducen sus duraciones (horas extraordinarias, por ejemplo). Los costes indirectos son mayores cuanto mayor sea la duración del proyecto. Costo min. Tiempo min. Costo del proyecto Tiempo de terminación del proyecto Programa de tiempo mínimo Programa de coste mínimo (normal) Curva de intercambio de tiempo y coste Costo max . Tiempo max .

18. Estimación de costes: PERT / Cost PERT / Cost Cada punto de la curva representa un programa factible para el proyecto (solo los programas que estén dentro de la curva entre los puntos extremos). La clave será reducir una actividad crítica aumentando su coste, para determinar que actividad debe reducirse y en cuanto , es necesario conocer: El coste esperado asociado a cada tiempo esperado de actividad El tiempo más breve posible para cada actividad si se aplica el máximo de recursos El coste esperado para la actividad y asociado con el tiempo más corto para esa actividad t n = tiempo normal (esperado) para la actividad c n = Coste asociado con el tiempo normal de la actividad t c = tiempo reducido o de emergencia (el menor tiempo posible para acabar la actividad, reducción máxima) c c = Coste de reducción (asociado al tiempo reducido “Tc”).

19. Estimación de costes: PERT / Cost PERT / Cost El coeficiente K de costes de una actividad, es el importe que se modifica el coste directo de una actividad al modificarse su duración por unidad de tiempo.   Para reducir el tiempo total de un proyecto de la forma más económica, la clave será en acelerar primero aquella o aquellas actividades críticas cuyo coef . K sea menor. La K se corresponde con la pendiente de la curva de intercambio de tiempo y coste.

20. Estimación de costes: PERT / Cost PERT / Cost >> Proceso de cálculo Partiendo de una tabla con las actividades, sus precedencias, duración normal, coste normal duración mínima y coste máximo. Dibujamos el diagrama de PERT completo con sus tiempos y holguras. Detectamos el camino crítico y sus actividades críticas. Para todas las actividades calcular la reducción máxima por actividad ( )y el costo por unidad de tiempo de la reducción de la duración (K). Escoger la actividad crítica con la K menor y reducir en una unidad su duración (Si hay más de una actividad con la misma K y una afecta a más caminos escoger esa) Reevaluar el diagrama de PERT con tiempos y holguras. Calcular nuevo coste para una unidad menos y detectar la ruta crítica (apuntar estos valores). Repetir 4, 5 y 6.  

21. Estimación de costes: PERT / Cost PERT / Cost >> Proceso de cálculo 8. Si aparecen nuevas rutas críticas se tendrá que reducir una unidad de una actividad de cada ruta. Ej. Si aparecen tres rutas críticas se reducirá 1 unidad de tres actividades por cada ruta.  Si hay una actividad común a varias rutas escoger esa (solo reducir una unidad, afectando a todas las rutas) 9. Repetir los pasos 4, 5 y 6. 10. En el momento en el que una de las rutas críticas no tenga más actividades que se puedan reducir, la red completa se habrá reducido al máximo. 11. Dibujar la gráfica de intercambio de tiempo y coste. Será interesante crear una tabla para cada paso de reducción donde se incluya el tiempo total, los costes totales, la actividad o actividades que se han reducido, el coste por día de reducir dicha actividad y la ruta o rutas críticas.

22. Estimación de costes: PERT / Cost PERT / Cost >> Proceso de cálculo Ejercicio Actividad Predecesor Tiempo normal Coste normal Tiempo urgencia Coste urgencia A - 3 300 2 360 B A 4 500 2 900 C B 6 1000 3 1600 D C, H 4 600 3 650 E B 5 1200 2 1500 F E 3 500 3 500 G A 6 800 5 1050 H G 3 900 2 1200 Se sabe que el coste indirecto se comporta según la expresión: C.I. = 200 + 20 * Duración total

23. Estimación de costes: PERT / Cost PERT / Cost >> Proceso de cálculo Ejercicio (solución) Paso 1 A B C D E F G H 3 4 6 6 3 5 3 4 1 2 5 3 4 6 7 3 12 7 9 13 17 17 13 7 10 14 3 2 1 Max[12,13] Max[15,17] Min[9,7] Min[3,4]

24. Estimación de costes: PERT / Cost PERT / Cost >> Proceso de cálculo Ejercicio (solución) Paso 2 (CC): A,B,C y D T = 17 días Coste = 5800$ + 540$ = 6340$ A B C D E F G H 3 4 6 6 3 5 3 4 1 2 5 3 4 6 7 3 12 7 9 13 17 17 13 7 10 14 3 2 1 C.I. = 200 + 20*17dias

25. Estimación de costes: PERT / Cost PERT / Cost >> Proceso de cálculo Ejercicio (solución) – Paso 3 Actividad Predecesor Tiempo normal Coste normal Tiempo urgencia Coste urgencia t n -t c K A - 3 300 2 360 1 60 B A 4 500 2 900 2 200 C B 6 1000 3 1600 3 200 D C, H 4 600 3 650 1 50 E B 5 1200 2 1500 3 100 F E 3 500 3 500 G A 6 800 5 1050 1 250 H G 3 900 2 1200 1 300 Se sabe que el coste indirecto se comporta según la expresión: C.I. = 200 + 20 * Duración total C.I. = 200 + 20*12dias Coste urg . = 7760$ +440$= 8200$

26. Estimación de costes: PERT / Cost PERT / Cost >> Proceso de cálculo Ejercicio (solución) Paso 4 : D es la actividad crítica con menor K (50) Reducimos 1 unidad -> D = 3 Paso 5 : reevaluar PERT A B C D E F G H 3 4 6 6 3 5 3 3 1 2 5 3 4 6 7 3 12 7 9 13 16 16 13 7 10 13 3 1 1 Min[ 8 ,7]

27. Estimación de costes: PERT / Cost PERT / Cost >> Proceso de cálculo Ejercicio (solución) Paso 6 (CC): A,B,C y D T = 16 días Coste = 5800$ + 50$ + 520$ = 6370$ Paso 7: repetir 4, 5 y 6 A B C D E F G H 3 4 6 6 3 5 3 3 1 2 5 3 4 6 7 3 12 7 9 13 16 16 13 7 10 13 3 1 1 C.I. = 200 + 20*16dias

28. Estimación de costes: PERT / Cost PERT / Cost >> Proceso de cálculo Ejercicio (solución) Paso 4 (CC): A es la actividad crítica con menor K (60) Reducimos 1 unidad -> A = 2 Paso 5 : reevaluar PERT A B C D E F G H 2 4 6 6 3 5 3 3 1 2 5 3 4 6 7 2 11 6 8 12 15 15 12 6 9 12 2 1 1 Max[11,12] Max[14,15] Min[ 6 ,7] Min[ 2, 3] No se pueden reducir más días de la actividad D

29. Estimación de costes: PERT / Cost PERT / Cost >> Proceso de cálculo Ejercicio (solución) Paso 6 (CC): A,B,C y D T = 15 días Coste = 5850$ + 60$ + 500$ = 6410$ Paso 7: repetir 4, 5 y 6 A B C D E F G H 2 4 6 6 3 5 3 3 1 2 5 3 4 6 7 2 11 6 8 12 15 15 12 6 9 12 2 1 1 C.I. = 200 + 20*15dias

30. Estimación de costes: PERT / Cost PERT / Cost >> Proceso de cálculo Ejercicio (solución) Paso 4 (CC): B y C sin las siguientes actividad crítica con menor K (200) (E no es crítica), B afecta a más caminos Reducimos 1 unidad -> B = 1 Paso 5 : reevaluar PERT A B C D E F G H 2 3 6 6 3 5 3 3 1 2 5 3 4 6 7 2 10 5 11 14 14 11 5 8 11 2 1 No se pueden reducir más días de la actividad A 8

31. Estimación de costes: PERT / Cost PERT / Cost >> Proceso de cálculo Ejercicio (solución) Paso 6 (CC): A,B,C y D // A,G,H y D T = 14 días Coste = 5910$ + 200$ + 480$ = 6590$ Paso 7: repetir 4, 5 y 6 A B C D E F G H 2 3 6 6 3 5 3 3 1 2 5 3 4 6 7 2 10 5 11 14 14 11 5 8 11 2 1 8 C.I. = 200 + 20*14dias

32. Estimación de costes: PERT / Cost PERT / Cost >> Proceso de cálculo Ejercicio (solución) Paso 4 (CC): reducir en 1 cada ruta crítica: B y G Paso 5 : reevaluar PERT A B C D E F G H 2 2 6 5 3 5 3 3 1 2 5 3 4 6 7 2 9 4 10 13 13 10 4 7 10 2 1 7

33. Estimación de costes: PERT / Cost PERT / Cost >> Proceso de cálculo Ejercicio (solución) Paso 6 (CC): A,B,C y D // A,G,H y D T = 13 días Coste = 6110$ + 200$ + 250$ + 460$ = 7020$ Paso 7: repetir 4, 5 y 6 A B C D E F G H 2 2 6 5 3 5 3 3 1 2 5 3 4 6 7 2 9 4 10 13 13 10 4 7 10 2 1 7 C.I. = 200 + 20*13dias

34. Estimación de costes: PERT / Cost PERT / Cost >> Proceso de cálculo Ejercicio (solución) Paso 4 (CC): reducir en 1 cada ruta crítica: B y G (no se pueden reducir más), C y H. Paso 5 : reevaluar PERT A B C D E F G H 2 2 5 5 3 5 2 3 1 2 5 3 4 6 7 2 9 4 9 12 12 9 4 7 9 2 7

35. Estimación de costes: PERT / Cost PERT / Cost >> Proceso de cálculo Ejercicio (solución) Paso 6 (CC): A,B,C y D // A,G,H y D // A,B,E y F T = 12 días Coste = 6560$ + 200$ + 300$ + 440$ = 7500$ Paso 7: repetir 4, 5 y 6 A B C D E F G H 2 2 5 5 3 5 2 3 1 2 5 3 4 6 7 2 9 4 9 12 12 9 4 7 9 2 7 C.I. = 200 + 20*12dias

36. Estimación de costes: PERT / Cost PERT / Cost >> Proceso de cálculo Ejercicio (solución) Habría que reducir el máximo ahora 3 rutas, pero A,B,C y D ya no tiene actividades que se puedan reducir. La red completa se ha reducido . Tiempo total Coste total Act . reducida Coste/ act Ruta crítica 1 17 6340 - ABCD 2 16 6370 A 50 ABCD 3 15 6410 C 60 ABCD 4 14 6590 B 200 ABCD / AGHD 5 13 7020 B G 200 250 ABCD / AGHD 6 12 7500 B G 200 300 ABCD / AGHD ABEF Coste tiempo 12 17 7500 6340

37. J. Heagney . Fundamentals of Project Management, 4th Edition . AMACOM, 2011 The PMBOK Guide . Project Management Institute , 5th Edition , 2014 Jack R. Meredith and Samuel J. Mantel, Jr., Project Management: A Managerial Approach, Wiley, 2006 M. Williams. The Principles of Project Management, SitePoint Ltd., 2008 Bassi , R. (2002). El uso del medio electrónico para los equipos de trabajo. Reddin , W. J. (1974).  Effective situational diagnosis . Capilla R. Apuntes asignatura Bibliografía

38. http://todopmp.com/planificar-la-gestion-los-costos/ https://uv-mdap.com/blog/integracion-del-alcance-el-cronograma-y-el-coste-analisis-del-valor-ganado/ https://slideplayer.es/slide/4588051/ winQSB (software): https:// winqsb.uptodown.com / windows /descargar Cursos gratuitos: https://todopmp.com/ https://ocw.unican.es/course/view.php?id=23&section=1 https://miriadax.net/web/preparacion-de-la-certificacion-pmp-project-management-professional-3-edicion- https://courses.edx.org/courses/course-v1:IDBx+IDB6x+2T2019a/course/ Enlaces de interés