Tema 4 auditoría del sistema de gestión de la calidad

Muy buen Power para capacitar sobre auditorias. Espero les sirva.Universidad Fasta.

1. AUDITORÍADEUNSISTEMA
DEGESTIÓNDELACALIDAD
1
GESTION INTEGRADA DE LA SEGURIDAD E HIGIENE
EN EL TRABAJO
Ing. Mariela Ambrústolo

2. ¿QUÉESUNAAUDITORÍA?
Es un proceso sistemático porque requiere
planificación, implementación, verificación y mejora
aplicando el ciclo PDCA
Independiente porque es realizado por personas
ajenas al proceso o área auditada
Documentado porque se trabaja con documentos y
se realiza un registro del resultado de la misma
2
Es un proceso sistemático, independiente y
documentado para obtener evidencias de la
auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin
de determinar el grado en que se cumplen los
criterios acordados.

3. ¿CUÁLESELOBJETIVODEUNAAUDITORÍA?
3
Conformidad
No
Conformidad
Generar Hallazgos de:
Permite identificar oportunidades de mejora y el
registro de las mejores prácticas

4. LOSHALLAZGOS SEOBTIENENCONLA
SIGUIENTECOMPARACIÓN:
4
Criterios: conjunto
de políticas,
procedimientos o
requisitos
determinados como
referencia.
Evidencia: registros,
declaraciones de
hechos o cualquier
otra información
relevante para los
criterios de la auditoria
y verificable
HALLAZGO

5. 5
ISO 19011: Directrices para la
Auditoría de Sistema de Gestión
Dentro de la Familia de las Normas ISO, encontramos
una Guía que desarrolla los lineamientos para la
realización de Auditorías Internas en las organizaciones

6. TIPOSDEAUDITORIA
6
CLIENTE
ORGANIZACIÓN
PROVEEDOR
Interna –1º Parte
Ud. mirándose a sí
mismo
Externa –2º Parte
Ud. mirando a su
proveedor
Externa –3º Parte
( ej. Certificadora )
mirándolo a Ud.
Externa –2º Parte
Su cliente mirándolo a
Ud.

7. ESQUEMANORMATIVO
7
ISO 19011

8. PODEMOSDEFINIROTROSDOSTIPOSDE
AUDITORÍA
8
AUDITORÍA COMBINADA: cuando se auditan juntos dos o
más sistemas de gestión de diferentes disciplinas (ej.
calidad, ambiental, seguridad y salud ocupacional).
AUDITORÍA CONJUNTA: cuando dos o más organizaciones
cooperan para auditar a un único
auditado .
La ISO 19011 también permite la
planificación de este tipo de
auditorías

9. OBJETIVOS
9
Determinar si el sistema:
se adecua a las disposiciones de la
organización y la norma
ha sido implementado y mantenido
eficazmente
Proveer información a la dirección
Necesidad de introducir mejoras
Necesidad de introducir acciones correctivas
No es una actividad de vigilancia con el sólo
propósito del control
Herramienta Positiva de
Mejora

10. PRINCIPIOSDELAAUDITORÍA
10
Principios
Integridad
Presentación
Ecuánime
Confidencialidad
Independencia
Enfoque
basado en
evidencias
Cuidado
Profesional
Auditores
Auditoría

11. DESARROLLEMOS LOSPRINCIPIOS…
Integridad: el fundamento del profesionalismo.
Los auditores y la persona que maneja el programa de
auditoría deberían:
llevar a cabo su trabajo con honestidad, diligencia y
responsabilidad;
observar y cumplir con todos los requisitos legales
aplicables;
demostrar su competencia durante el desarrollo del trabajo;
llevar a cabo su trabajo de manera imparcial; es decir, ser
justo e imparcial en todos sus negocios;
ser sensible a cualquier influencia ejercida sobre su juicio
durante el curso de una auditoría.
11

12. DESARROLLEMOS LOSPRINCIPIOS…
12
Presentación ecuánime: obligación de reportar con
veracidad y exactitud
Los hallazgos, conclusiones e informes de la auditoría
deberían reflejar con veracidad y exactitud las actividades de
la auditoría. Se informa de los obstáculos significativos
encontrados durante la auditoría y de las opiniones
divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado.
La comunicación debería ser sincera, exacta, objetiva, clara
y completa.

13. 13
Debido cuidado profesional: la aplicación de diligencia
y juicio al auditar
Los auditores deberían proceder con el debido cuidado, de
acuerdo con la importancia de la tarea que desempeñan y la
confianza depositada en ellos por el cliente de la auditoría y
por otras partes interesadas. Un factor importante en el
desempeño de su trabajo con el debido cuidado profesional
es tener la habilidad de hacer juicios razonables en toda
situación de auditoría.
DESARROLLEMOS LOSPRINCIPIOS…

14. 14
Confidencialidad: seguridad de la información
Los auditores deberían ejercitar la discreción en el uso y
protección de la información adquirida en el curso de sus
labores. La información de auditoría no debería ser usada
de manera inapropiada para ganancia personal del auditor o
del cliente de auditoría ni de manera tal que vaya en
detrimento de los intereses legítimos del auditado. Este
concepto incluye el adecuado manejo de información
confidencial sensible.
DESARROLLEMOS LOSPRINCIPIOS…

15. 15
Independencia: la base para la imparcialidad de la
auditoría y la objetividad de las conclusiones de la
auditoría
Los auditores deberían ser independientes de la actividad
que es auditada mientras esto sea posible, y en todo caso
actuarán de manera tal que estén libres de sesgo y conflicto
de intereses. Para auditorías internas, deberían ser
independientes de los gerentes operativos de las funciones a
ser auditadas. Los auditores deberían mantener una actitud
objetiva a lo largo del proceso.
Para organizaciones pequeñas, es posible que los auditores no
puedan ser completamente independientes de la actividad a
auditor, pero se debería hacer todo esfuerzo para quitar los sesgos
y animar la objetividad.
DESARROLLEMOS LOSPRINCIPIOS…

16. 16
Enfoque basado en la evidencia: el método racional
para alcanzar conclusiones de auditoría fiables y
reproducibles en un proceso de auditoría sistemático
La evidencia de la auditoría debería ser verificable. En
general, está basada en muestras de la información
disponible, ya que una auditoría se lleva a cabo durante un
período de tiempo delimitado y con recursos finitos. Se
debería aplicar un uso adecuado del muestreo, ya que éste
está estrechamente relacionado con la confianza que puede
depositarse en las conclusiones de la auditoría.
DESARROLLEMOS LOSPRINCIPIOS…

17. ¿CÓMOCOMENZAR APLANIFICARLAS
AUDITORÍASINTERNASENUNAORGANIZACIÓN?
17
Determinación
del
responsable
de las
auditorías
internas
Programa de
Auditorías
Formación de
Auditores
Internos
Planes de
auditorías
Auditorías
Internas
El programa de auditorías lo puede gestionar el
representante de la dirección o una persona designada
específicamente a esta tarea. Esto dependerá del
tamaño de la organización y de su estructura

18. ¿QUÉESELPROGRAMA DEAUDITORÍAS?
Estado e importancia de la actividad
Resultados auditorías previas
Circunstancias especiales
Partes interesadas
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Conjunto de una o más Auditorias planificadas
para un periodo de tiempo específico y
dirigidas hacia un propósito específico. Para
armar el programa se tienen en cuenta…

19. PROGRAMA DEAUDITORÍA
19
Contenido
Objetivo del programa
Cronograma de procesos y áreas a auditar
Criterios de auditoría
Personal calificado
Procedimientos documentados: metodología,
registro e informe de resultados de una
auditoría
Recursos
Procesos para manejo de confidencialidad y
seguridad de la información

20. GESTIÓNDEUNPROGRAMA DEAUDITORÍA
20
Autoridad
del programa
Objetivos
Definir el
Programa de auditoría
Implementación del Programa de auditoría
•Evaluación auditores
•Atribuciones de los equipos
•Dirección de las act. de la auditoría
•Registro
Control y examen del
Programa de auditoría
Mejora
Competencia
Auditores
Actividades
Planificación
P
Ejecución
D
Comprobación
C
Acción
A

21. 21

22. ENLAVERSIÓN2011 DELANORMAISO19011
SURGEUNNUEVOCONCEPTO:
22
Identificación y evaluación de los riesgos del
programa de auditoría
RIESGO EVALUACION MEDIDA DE CONTROL
Comunicación
ineficaz del programa
Riesgo
mediano
Envío temprano y verificación de recibo
No logro de los
objetivos del
programa
Riesgo crítico•Entrenamiento apropiado de auditores
•Elaboración oportuna y adecuada de planes
de auditoria
•Listas de verificación revisadas por el auditor
líder
Interferencia con las
actividades
productivas
Riesgo
mediano
•Coordinación previas con los responsables
de los procesos operacionales
Riesgo físico para los
auditores
Riesgo alto•Capacitación previa en control de riesgos
•Evaluación competencias en seguridad

23. ¿CUÁNDOHACERUNAAUDITORÍA?
Programa de auditorías periódicas
Cambios en el sistema
Cambios en la organización o método de trabajo
Cambios en la calidad de los procesos, productos o
servicios
Sospechas de mal funcionamiento del SGC
Para el seguimiento de acciones correctivas
Por existencia de problemas
Requerimiento contractual o futuro contrato
Y cualquier otra situación que la organización considere
necesaria
23

24. PARTESIMPLICADAS
24
Auditado
Cliente
Gestión del
Programa
Auditor jefe
Brindar acceso, datos
Información, etc.
Determinar objetivos,
alcance y criterios
Equipo auditor
(incluyendo expertos,
técnicos y auditores
en entrenamiento
Conducción
Informe

25. 25
EQUIPO AUDITOR
Ético
De actitud abierta
Diplomático
Observador.
Perspicaz
Versátil
Tenaz.
C
U
A
L
I
D
A
D
E
S
AUDITOR
AUDITOR JEFE
•Persona calificada para
realizar auditorías internas
•Grupo de Auditores o
auditor único designado
•Persona calificada para
dirigir y realizar auditorías
internas

26. COMPETENCIADELOSAUDITORES
26
CALIDAD
Conocimientos y
habilidades
especificas de
calidad
Conocimientos
y habilidades
GENERICOS
Formación
Académica
Formación
auditor
Experiencia
laboral
Experiencia
Atributos Personales
AMBIENTAL
Conocimientos y
habilidades
ambientales
especificas.
SEG. Y SALUD
Conocimientos y habilidades
especificas.
Requisitos
legales

27. ¿CÓMOLOGRARLACOMPETENCIA DELOS
AUDITORES?
Lacalificaciónlaobtendrámediantelossiguientes
requisitos:
Haberrealizadouncursoparatalfin.Poseerconocimientos
deprocedimientosytécnicasdeauditoría
Tenerconocimientosdelanormaaaplicar
Conocerlosprocesosdelaempresabasadaenla
experienciadeltrabajo
Tenerunaeducaciónquepermitaexpresarsefluiday
claramenteenformaoralyescrita
Poseeratributospersonalesparadesempeñarseenéstas
situacionesquelepermitanobteneryevaluarclaramente
evidenciasobjetivas,serpersistente,mantenerelobjetivo,
arribaraconclusionesaceptablesymantenersufirmeza.
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28. UNPOCODEHUMOR…
28
AUDITORES
-Estos también se la juegan en
cada faena, pero al menos
luego los aplauden.

29. CARACTERÍSTICASNODESEADAS…..
Ser autoritario.
Tener perjuicios.
No tener atención ni observar.
No hacer preguntas adecuadas.
No usar habilidades de comunicación.
Distraerse fácilmente.
No hacer notas con precisión.
Expresar opiniones.
29

30. MÉTODOSDEEVALUACIÓNDEAUDITORES
30

31. PENSEMOSENLASAUDITORIASINTERNAS…
31
Desventajas
Ventajas
•Mejor conocimiento de la
actividad
•Mayor capacidad de acción
•Mayor efectividad
•Mayor posibilidad de
detectar Oportunidades de
mejora
•Necesidad de capacitación
especial
•Falta conocimiento de la
Normativa
•Posible falta de objetividad
•Resultados tendenciosos

32. ACTIVIDADESDELAAUDITORÍA
32
Inicio
de la
Auditoría
Examen documentación
Preparación de
Actividades
Conducción in situ
Informe
Fin de la
Auditoría
Seguimiento
de la
Auditoría

33. INICIODELAAUDITORÍA
El Responsable del equipo auditor determinará:
•Objetivos, criterios y campo de aplicación de la
auditoría
•Establecerá la Viabilidad en función de:
•información suficiente y apropiada para la planeación y
realización de la auditoría;
•cooperación adecuada por parte del auditado;
•tiempo y recursos adecuados para la realización de la
auditoría.
•Contactará al Equipo auditor
•Realizará los contactos iniciales con el auditado
33

34. CONFORMACIÓN DELEQUIPOAUDITOR
El equipo auditor puede estar compuesto por un Auditor
Líder o Jefe o un grupo cuyo tamaño dependerá del tamaño
del área a auditar y puede tenerlas siguientes figuras:
34
Equipo Auditor
Auditor Jefe
Auditor Observador
Auditor
Experto
Técnico

35. CONTACTOCONELAUDITADO
Establecer comunicación, confirmar la autoridad para la
realización de la auditoría y necesidad de guías u
observadores
Proveer información sobre los objetivos, alcance,
métodos de auditoría, así como la composición del
equipo auditor
Solicitar acceso a documentos y registros relevantes
para propósitos de planeación
Determinar requisitos legales y contractuales
aplicables
Confirmar el acuerdo del auditado en lo referente al
tratamiento de la información confidencial
Hacer arreglos para la auditoría, incluyendo la
programación de fechas
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36. EXAMENDEDOCUMENTACIÓN
Reunir información para preparar actividades de
auditoria y documentos de trabajo aplicables por
ej. sobre los procesos, funciones, etc.
Establecer una visión general del grado de
documentación del sistema de gestión para
detectar posibles vacíos.
Determinar la adecuación a los requisitos de la
norma o sistema que se esté evaluando
36

37. PREPARACIÓN DEACTIVIDADES
•El auditor líder en función del análisis documental realiza el
Plan de auditoría que contiene:
•los objetivos de la auditoría;
•el alcance de auditoría (unidades organizacionales y funcionales
y los procesos a ser auditados)
•los criterios de auditoría
•la ubicación, fechas, tiempo esperado y duración de las
actividades de auditoría
•los métodos de auditoría a utilizar
•los roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor,
así como de los guías y observadores
•recursos necesarios
•Distribución de Tareas en el equipo
•Diseño de Documentos de trabajo (lista de chequeo, formularios)
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38. AUDITORÍAINSITU
•Reunión inicial. Su propósito es:
•confirmar que todas las partes están de acuerdo
con el plan de auditoría (auditado, equipo auditor)
•confirmar objetivos y criterios
•presentar al equipo auditor
•asegurar que se pueden llevar a cabo todas las
actividades de auditoría planeadas.
•Comunicación en la auditoría. Se deben establecer
canales y responsables del auditado (guías) para la
comunicación así como espacios para intercambio del
equipo auditor
•Responsabilidades de guías y observadores
•
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39. AUDITORÍAINSITU
•Recopilación y verificación de la información
•Solo información verificable debería ser aceptada como
evidencia de auditoría
•Los métodos para recolectar información incluyen
—entrevistas;
—observaciones;
—revisión de documentos y registros.
•Hallazgos
•Pueden ser de conformidad o no conformidad y deben
registrarse
•Se deben resolver opiniones divergentes relacionadas
con la evidencia o hallazgos de auditoría y cualquier
punto sin resolver, documentarse
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40. AUDITORÍAINSITU
•Preparación de conclusiones. El equipo auditor debe:
•revisar los hallazgos de la auditoría y toda información recopilada
•llegar a un acuerdo respecto a las conclusiones
•preparar recomendaciones, si esto está especificado en el plan
•Se debe contestar:
40
•Reunión final
•Presentar hallazgos y conclusiones de la auditoría
•Si los objetivos lo explicitan, pueden presentarse
recomendaciones
•Agradecer la colaboración del auditado
Existe un
sistema?
Está
implementado?
Es
eficaz?

41. INFORMEDEAUDITORÍAYFIN
•El reporte de auditoría debería proveer un registro
complete, exacto, conciso y claro debería incluir :
•los objetivos y alcance de la auditoría;
•identificación del equipo auditor y los participantes del
auditado;
•las fechas y los lugares donde se realizaron las actividades
•los criterios de auditoría;
•los hallazgos de la auditoría y la evidencia relacionada;
•las conclusiones de la auditoría;
•una declaración sobre el grado en que se han cumplido los
criterios de la auditoría.
•Aprobación y distribución del Informe 41

42. MÉTODOSDEAUDITORÍA
42

43. IMPLEMENTACIÓN ACCIONES CORRECTIVAS
La auditoría ya terminó, ahora queda en el auditado proponer e
implementar acciones
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No Conformidad u
Oportunidad de mejora
ALCANCE
DISPOSICIÓN
ANÁLISIS EFECTIVIDAD ACCIONES CORRECTIVAS
CAUSA
ACCIÓN
CORRECTIVA
VERIFICACIÓN
Auditado
Según
Programa

44. TAREADELAUDITADO
Análisis del alcance
¿Es solamente este problema puntual o abarca otros
puntos u otros sectores?
Analizo todas las NC similares que pueda tener
¿Qué hago con la NC encontrada?
Corregir: Resolver el problema puntual
Análisis de la Causa raíz
¿Qué paso para que se genere la NC?
Analizo todas las causas posibles, distinguiendo cuál es
la causa raíz del problema
¿Qué Acción correctiva puedo aplicar?
En algunos casos se pude solucionar la NC, en otros,
sólo voy a poder controlarla.
En este punto debo definir: Acciones a seguir,
Responsables y plazos
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Veamos en el archivo eliminación del
incumplimiento una pequeña historia de
cuales pueden ser los problemas cuando no
se realiza un buen análisis de la causa raíz

45. SEGUIMIENTODELAAUDITORÍA
El seguimiento lo define el programa de auditoría, puede
ser realizado por encargado del programa, del sistema,
por el auditor líder, en la auditoría siguiente o como lo
defina la organización. Debe responder:
¿Desapareció la NC? ¿Fue efectiva la AC?
Este punto es de seguimiento del problema.
A raíz del análisis el auditado puede proponer acciones preventivas
Se debe realizar un Análisis crítico
Elúltimopasoesevaluarquétanefectivasfueronlas
accionesquesepropusieroneimplementaronparaeliminar
lasaccionescorrectivas.
Este punto debe analizarse dejando un lapso de tiempo
respecto de la auditoría necesario para verificar que no se
repitieron las no conformidades.
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46. RECUERDE, UNAAUDITORÍADEBEPODER
ESTABLECERENCADAPROCESOOÁREAAUDITADA
46
Es eficaz?
Está
implementado?
Existe un
sistema?