Tema 4. Planificación y diagramas de Gantt

Apuntes del tema 4 de la asignatura "Gestión y dirección de proyectos" del Grado de Diseño y desarrollo de Videojuegos (Ferraz) de la Universidad Rey Juan Carlos.
Objetivos:
* Profundizar en la aplicación de Diagramas de Gantt en la gestión de proyectos.
* Conocer los principios de la gestión de la calidad en un proyecto.
* Ofrecer una visión general de la gestión de riesgos de un proyecto.
* Revisar los aspectos principales de la gestión del cambio en un proyecto durante los procesos de ejecución y monitoreo.

1. Tema 4. Planificación y diagramas de
Gantt
Grado en Diseño y Desarrollo de Videojuegos (Quintana)
Autor: Oriol BorrásGené
Gestión y Dirección de Proyectos

2. Objetivos
oProfundizar en la aplicación de Diagramas de Gantt en la
gestión de proyectos.
oConocer los principios de la gestión de la calidad en un
proyecto.
oOfrecer una visión general de la gestión de riesgos de un
proyecto.
oRevisar los aspectos principales de la gestión del cambio en
un proyecto durante los procesos de ejecución y monitoreo.
Objetivos

3. •Esunaherramientaquesirveparaplanificaryprogramartareasalolargodeunperiododeterminadode
tiempo.
•Reproducegráficamentelastareas,suduraciónysecuencia.Ademásdelcalendariogeneraldelproyectoyla
fechasdefinalizaciónprevista.
•Esunasalidadelgrupodeprocesosdeplanificación,elprocesode“Desarrollarelcronograma”,unadelas
formasenlasquesepuedepresentar.Otrasson,porejemplo,losdiagramasdehitos.
•Consisteenungráficodebarrashorizontalesordenadasporactividadesarealizar:
•Enelejeverticalestánlastareasoactividades(desdeelinicioalfinaldelproyecto)
•Elejehorizontalhacereferenciaaltiempo,elcualsedeberádefinir(días,semanas,meses,semestreso
años)
•Esrecomendableresaltarlastareascríticas,porejemplo,conotrocolor.
•Permitemostrardemaneravisuallastareasarealizar,lasinterdependenciasentreellasysutemporalización.
•Sirvetambiénparamonitorearlosproyectosunaveziniciadosparadescubrirpuntoscríticos,periodosde
inactividadyparacalcularlosretrasosdeejecución.
•Sesueleemplearenpequeñasymedianasempresas.
Diagramas de Gantt

4. Diagramas de Gantt
ConstruirundiagramadeGantt
1.Definirlastareas,actividadesyetapasdelproyecto
2.Analizarsuduración
3.Establecesdependenciasentreactividades
4.Concretarprioridades
5.Asignarrecursosydistribuircargasdetrabajo
6.Dibujarlosejeshorizontalyvertical
7.Definirlastareasyactividadesenelejevertical
8.Dibujarbloquesdetareasquenotengantareaoactividadpredecesora(iniciodel
proyecto).
9.Añadirlosbloquesdetareasoactividadesquedependandelasyadibujadas.
PERT
PERT/CPM
•Definir holguras
•Re-planif. Camino crítico
•Re-organizar cronograma (por
retrasos de actividades)
•Re-asignar recursos

5. Diagramas de Gantt
DiagramasdeGanttcomoarmadedestrucciónmasivadeproyectos.
1.Confiarciegamenteenlosporcentajesdeavancequemuestranlasbarrasdediagrama
Gantt.
2.PlanificarunGanttdeproyectoenfuncióndeltiempodisponibleynoenfuncióndel
tamañodelsoftwareadesarrollar.
3.CrearunGanttajenoalcalendarioreal.
4.Fijarinamoviblementeunafecha“real”defindeproyecto,independientementedela
fechadecomienzodelproyecto.
5.CrearunGanttgigante,avecesdeaños,yenelmismofijareldíaexactoenelque
finalizaráelproyecto.
Fabricarsoftwarenoeslomismoquefabricarcasas(link)
Fuente: https://www.javiergarzas.com/2012/06/diagramas-gantt.html

6. Gestión de calidad >> Planificar la gestión de la calidad
•Proceso de identificar los requisitos y/o estándares de calidad para el proyecto y sus
entregables, así como de documentar cómo el proyecto demostrará el cumplimiento
con los mismos
•Se deberá planificar y diseñar antes de que empiece la ejecución del proyecto.
•La calidades “Elgradoen el que un proyecto cumple con los requisitos”.
•El gradoestá relacionado con la funcionalidad, forma u otras características del
producto. Un producto de grado bajo (pocas funcionalidades) puede tener una gran
calidad.
•El método Kaizense basa en realizar pequeñas mejoras involucrando a todos en una
organización, desde directores a trabajadores.
•Ley de rendimientos marginales decrecientes, supone que el nivel de productividad
va disminuyendo a medida que se añaden más recursos en un proceso si el resto de
recursos permanece sin variación.
Gestión de proyectos: PMBOK

7. Gestión de calidad >> Planificar la gestión de la calidad
Entradas:
•Plan de dirección del proyecto:
•Línea base del alcance
•Línea base del cronograma
•Línea base de costos
•Registro de los interesados
•Registro de riesgos
Gestión de proyectos: PMBOK
Fuente: PMBOK (5ª edición)

8. Gestión de calidad >> Planificar la gestión de la calidad
Herramientas y técnicas:
•Diagrama causa-efecto o diagramas de Ishikawa.
•Diagramas de flujo
•Hojas de verificación
•Histogramas
•Diagramas de Pareto
•Diagramas de control
•Diagrama de dispersión
Gestión de proyectos: PMBOK

9. Gestión de calidad >> Planificar la gestión de la calidad >> salidas
Plan de gestión de la calidad
•Describe cómo se implementarán las políticas de calidad de una organización. Cómo el
equipo del proyecto planea cumplir los requisitos de calidad establecidos para el
proyecto.
•Puede ser formal o informal, detallado o formulado de manera general (en función de
los requisitos del proyecto).
Plan de mejoras del proyecto
•Detalla los pasos necesarios para analizar los procesos de dirección del proyecto.
•Áreas a tener en cuenta: límites del proceso, configuración del proceso, métricas del
proceso y objetivos de mejora del desempeño.
Gestión de proyectos: PMBOK

10. Gestión de calidad >> Planificar la gestión de la calidad >> salidas
Métricas de calidad
•Describe de manera específica cada atributo del producto o del proyecto, y la manera en
que se medirá (valor real) el proceso de control de calidad.
•Habrá que indicar una tolerancia, la cual define las variaciones permitidas de las
métricas.
•Se emplean en los procesos de realizar el aseguramiento de calidad y de controlar la
calidad.
•Ejemplos: índice de puntualidad, el control del costo, la frecuencia de defectos, etc.
Gestión de proyectos: PMBOK

11. Gestión de calidad >> Planificar la gestión de la calidad >> salidas
Listas de verificación de calidad o “checklist”
•Herramienta estructurada que sirve para comprobar que se hayan seguido todos los
pasos necesarios para cada ítem de calidad definido.
•Pueden ser sencillas o complejas, en función de los requisitos y prácticas del proyecto.
•Hay organizaciones que disponen de listas de verificación estandarizadas para asegurar
la consistencia en tareas que se realizan con frecuencia.
Gestión de proyectos: PMBOK

12. Gestión de calidad >> Planificar la gestión de la calidad >> salidas
Ejemplo de plan de calidad de software
Gestión de proyectos: PMBOK
https://es.calameo.com/read/005688295503182877ba8

13. PROYECTO
Riesgo
•Eventoocondicióninciertaque,encasodedarse,tendráun
efectopositivoonegativosobrelosobjetivosdeunproyecto.
•Tieneunaomáscausasyenelcasodedarse,unoomás
impactos(efectos).
•Losriesgosconocidossonaquellosquehansidoidentificadosy
analizadosdurantelaplanificacióndelproyecto.
Gestiónderiesgos
•Identificar,analizarydarrespuestaalosriesgosdelproyecto.
•Maximizarlaprobabilidadyconsecuenciasdeeventospositivos.
•Minimizarlaprobabilidadyconsecuenciasdeeventosnegativos.
Gestión de proyectos: PMBOK
Causas
Efectos /
impactos
RIESGO
(evento o
condición)
Pueden ser aspectos del entorno del proyecto u organización

14. Gestión de riesgos
•Objetivo general: identificar, estudiar y eliminar las fuentes de riesgo antes de que
empiecen a amenazar el cumplimiento satisfactorio de un proyecto software.
•Es habitual gestionar riesgos con efecto negativo→amenaza para el éxito del proyecto.
5 niveles de gestión de riesgos (-a + exigencia):
1.Control de crisis
2.Arreglar cada error
3.Mitigación de riesgos
4.Prevención
5.Eliminación de causas principales
Planificación
Gestión de proyectos: PMBOK

15. Gestión de riesgos
Gestión de proyectos: PMBOK
Fuente: http://todopmp.com/planificar-la-gestion-los-riesgos/

16. Gestión de riesgos >> Normas y estándares (para software)
•MAGERIT –Metodología de Análisis y Gestión de Riesgos de los Sistemas de
Información. Versión actual 3.0 elaborada por el Consejo Superior de Administración
Electrónica (CSAE) del Gobierno de España.
•Objetivo: minimizar los riesgos de la implantación y uso de las TIC, enfocada a lasAdmin. públicas
•Libro I –Método (pdf)
•Libro II –Catálogo de elementos (pdf)
•Libro III –Guía de Técnicas (pdf)
•Enlace:
https://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Documentacion/pae_Met
odolog/pae_Magerit.html#.XXEVDpMzbOQ
•IEEE Std1540-2001 –IEEE Standard forSoftware LifeCycleProcesses–Risk
Management (pdf) –más info:
http://www.psmsc.com/UG2001/Presentations/06IEEEStandard1540.PDF
Gestión de proyectos: PMBOK

17. Gestión de riesgos >> Planificar la gestión de riesgos
•Salida es el Plan de gestión de riesgos:
•Es parte del Plan de Gestión del Proyecto y describe cómo se estructurará y realizará
la gestión de riesgos del proyecto.
•Contenido:
•Metodología: enfoques, herramientas y fuentes de datos.
•Roles y responsabilidades (líder, apoyo y miembros del equipo de g. de riesgos).
•Presupuesto: estima, sobre la base de los recursos asignados, los fondos
necesarios para su inclusión en la línea base de costos, y establece los protocolos
para la aplicación de la reserva para contingencias y la reserva de gestión.
•Calendario: cuándo y con qué frecuencia se llevarán a cabo los procesos de g. de
riesgos a lo largo del ciclo de vida del proyecto; protocolos para la utilización de
las reservas para contingencias del cronograma; y las actividades de gestión de
riesgos a incluir en el cronograma del proyecto.
Gestión de proyectos: PMBOK

18. Gestión de riesgos >> Planificar la gestión de riesgos
•Salida es el Plan de gestión de riesgos:
•Es parte del Plan de Gestión del Proyecto y describe cómo se estructurará y realizará
la gestión de riesgos del proyecto.
•Contenido:
•Categorías de riesgo.
•Definiciones de la probabilidad e impacto de los riesgos.
•Matriz de probabilidad e impacto.
•Formatos de los informes.cómo se documentarán, analizarán y comunicarán los
resultados del proceso de gestión de riesgos. Describe formato y contenido.
•Seguimiento: documenta cómo se registrarán las actividades de gestión de
riesgos para beneficio del proyecto en curso y cómo se auditarán los procesos de
gestión de riesgos.
Gestión de proyectos: PMBOK

19. Gestión de riesgos >> Planificar la gestión de riesgos
Categorías de riesgo
•Permiten agrupar las causas potenciales de riesgo.
•Existen diversos enfoques: listas de riesgos, estructura de
desglose del riesgo (RBS), …
•La RBS es una representación jerárquica de los riesgos
según sus categorías, éstas cambian según el tipo de
proyecto.Porejemplo en un proyecto software podrían
ser:
•Técnicas
•Externas
•De la organización
•Dirección de proyectos
Gestión de proyectos: PMBOK
Proyecto
Técnica
Requisitos
Tecnología
Calidad
...
Externa
Mercado Cliente
Condiciones
climáticas
Subcontratas
y proveedores
...

20. Gestión de riesgos >> Planificar la gestión de riesgos
Matriz de probabilidad de impacto
•Cuadrícula para vincular la probabilidad de ocurrencia de cada riesgo con su impacto
sobre los objetivos del proyecto en caso de que ocurra dicho riesgo.
•Se puede utilizar una matriz de amenazas y otra de oportunidades (también se
puede fusionar en una única):
Gestión de proyectos: PMBOK
Impacto
Probabilidad
Muy Bajo Bajo Medio Alto Muy Alto
0,05 0,10 0,20 0,40 0,80
Muy Alta 0,90
Alta 0,70
Media 0,50
Baja 0,30
Muy Baja 0,10

21. Gestión de riesgos >> Planificar la gestión de riesgos
Definiciones de la probabilidad e impacto de los riesgos:
•Será clave definir distintos niveles de probabilidade impactode riesgos.
Gestión de proyectos: PMBOK
Objetivo de
Proyecto
Muy bajo
(0,05)
Bajo
(0,10)
Medio (0,20) Alto
(0,40)
Muy Alto
(0,80)
Alcance
Cronograma
Costo
Calidad
Muy Alta
Alta
Media
Baja
Muy Baja

22. Gestión de riesgos >> Identificar los riesgos
•A partir del plan general podemos identificar los riesgos y obtener como resultado:
•Lista de riesgos identificados (luego se puede ir ampliando), algunas categorías
de riesgos software potenciales: elaboración de la planificación, organización y
gestión, ambiente/infraestructura de desarrollo, usuarios finales, cliente,
personal contratado, requisitos, producto, fuerzas mayores, proceso, …
•Lista de respuestas potenciales.
Gestión de proyectos: PMBOK
Fuente: PMBOK (5ª edición)

23. Gestión de riesgos >> Análisis cualitativo de riesgos
•Priorizar los riesgos identificados evaluando la probabilidad de ocurrencia y su
impacto en los objetivos principales del proyecto.
•Se centra en cada riesgo de manera independiente.
•Se va a evaluar:
•La probabilidad de que se de el riesgo
•El impacto del riesgo, en que proporción afecta a los objetivos básicos del
proyecto (p.ej.: cronograma, coste, …).
•Los criterios para establecer estos valores viene del plan de g. de riesgos, resumidos
en la matriz de probabilidad de impacto
Gestión de proyectos: PMBOK

24. Gestión de riesgos >> Análisis cuantitativo de riesgos
•Analizar los riesgos identificados del proyecto para obtener información
cuantitativa(resultados numéricos) sobre su efecto global sobre los objetivos
principales del proyecto.
•Se tendrá en cuenta las relaciones entre los propios riesgos.
•Habrá que priorizar aquellas áreas clave para cumplir los objetivos del proyecto, a la
hora de decidir los riesgos a mitigar.
•Es un proceso complejo y costoso, requiere información de calidad de un número
adecuado de proyectos para poder desarrollar modelos numéricos fiables.
•Si nuestra organización no está capacitada será necesario plantear este proceso a
medio y largo plazo.
•Técnicas: probabilidad y estadísticas; inteligencia artificial; simulaciones
(Montecarlo); …
Gestión de proyectos: PMBOK

25. Gestión de riesgos >> Planificar la respuesta a los riesgos
•Desarrollar opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las
amenazas a los objetivos del proyecto.
•Cómo responder a cada riesgo.
•Se asigna un responsable (propietario de la respuesta a los riesgos) para dar
respuesta a cada riesgo.
•Conceptos:
•Riesgo residual, permanece después de haber implementado la respuesta.
•Riesgo secundario, nuevo riesgo que se origina como consecuencia directa de la
respuesta a otro/s riesgo/s.
•Estrategias:
•Riesgos negativos: evitar, transferir (a parte menos crítica), mitigar y aceptar.
•Riesgos positivos: explotar, compartir, mejorar y aceptar.
Gestión de proyectos: PMBOK

26. Grupo de procesos de ejecución (10)
•Se coordinan todos los recursos para implementar el plan para la dirección del proyecto.
Gestión de proyectos: PMBOK
Grupo de procesos de monitoreo y control (12)
•Se supervisa el avance del proyecto y aplican acciones correctivas.
Grupo de procesos de cierre (1)
•Se aceptan formalmente los entregables del proyecto.

27. Ejecución y monitoreo: Gestión del cambio
Línea base
•Cualquierproducto,descripción,rol,quesehaaprobadoyqueeslo
queestáautorizadoahacer.
•Sirveparaircomprobandoloejecutadocontraloplanificado/aprobado,
quesonlaslíneasbase.
•Unplanaprobadoesunalíneabase,haytresenunproyectosegúnel
PMBOK:
•Alcance
•Tiempo
•Coste

28. Ejecución y monitoreo: Gestión del cambio
Trazabilidad
Saberloquehaocurrido,parapoderresponderanuestrosclientesu
organización.
Cambios
Amedidaquesedesarrollaelproyectopuedensurgircambios,algoque
nosiempreesnegativopuespuedenserparamejorarelproductofinal.

29. Ejecución y monitoreo: Gestión del cambio
Gestióndelaconfiguración(versiones)
•Gestionarlosdistintoscambiosylasversionesquesevanobteniendo.
•Establecerlaformadecontrolarlasversiones,unasistemática.
•Siqueremostenergrancontrolpodemostrabajarconmuchos
elementosdeconfiguración,frenteaagruparlosparasimplificar,pero
conmenorcontroldeesagestión.
•Detectarocategorizarloscambios.Versiuncambioenelpresupuesto
hasidodebidoaaspectosnegativos(erroresenlaplanificacióno
problemasquehayansurgido)opositivos(incrementoenelalcance
connuevasfuncionalidadesdelproducto).
•EnmetodologíaságilescontamosconelProductbacklogdonde
tenemosellistadodeactividadesestimadoencostosytiempos.

30. Ejecución y monitoreo: Gestión del cambio
Sistemaintegradodegestióndelcambio(SIGC)
1.Peticióndecambio(cualquieradelproyectolapuedehacer)[plantillaen
materiales].
2.Análisisdesusbeneficiosrespectoalcoste.
3.Generarundocumentodesolicituddelcambio(serámásomenoscompleto
segúnelproyecto)
4.Evaluarsiseaceptaono,puedeserunapersonaoinclusouncomitéde
cambios(grupodepersonasadecuadasparatomarladecisióndecambios).
Anteuncambioestesepuede:
a)Integrarconelconsecuenteincrementodetiempos,costos,
etc.
b)Cambiodecromos:eliminarotrafuncionalidadmenos
importanteyasíajustarosustituiresteañadido.
Documentos:
1.Solicituddecambios
2.Tabladeseguimientodecambios